- Phõn phối sản phẩm & dịchvụ tới khỏch hàng.
Đ 3 Cỏc hệ thống thụng tớn Marketớng
3.1. Cỏc hệ thống thụng tin Marketing tỏc nghiệp
Hờ thống thụng, tin bỏn hàng
Nhõn viờn bỏn hàng thực hiờn hàng loạt hoạt động bỏn hàng như xỏc định khỏch hàng tiềm năng, tạo mối liờn hờ với cỏc khỏch hàng, bỏn hàng trọn gúi và theo dừi bỏn hàng. Cú rất nhiều hờ thống thụng tin cú khả năng hỗ trợ cho nhõn viờn bỏn hàng trong cỏc hoạt động này.
Hờ thống thụng tin khỏch hàng tương lai.
Khoanh vựng cỏc khỏch hàng tương lai thường là một cụng viờc tốn nhiều thời gian và cụng sức. Cỏc nguồn thụng tin phục vụ cho viờc xỏc định cỏc khỏch hàng tương lai thường rất khỏc nhau. Đú cú thể là cỏc nhà cung cấp khỏc chuyờn bỏn cỏc sản phẩm phụ thuộc, cỏc ghi chỳ trờn bỏo chớ, danh bạ điờn thoại hay cỏc phiếu thăm dũ khỏch hàng.
Khi tờp cỏc khỏch hàng tương lai được lưu trữ trờn đĩa từ, thỡ cỏc nhõn viờn bỏn hàng sẽ rất rễ tỡm kiếm hoặc tổng hợp thụng tin về họ. Như vậy, đầu ra của hờ thống thụng tin khỏch hàng tương lai cú thể gồm cỏc danh mục cỏc khỏch hàng theo địa điểm, theo loại sản phẩm, theo doanh thu gộp hoặc theo cỏc chỉ tiờu khỏc cú tầm quan trọng đối với lực lượng bỏn hàng.
Cỏc cơ sở dữ liờu trực tuyến cũng là nguồn thụng tin về khỏch hàng tương lai. Cỏc cơ sở dữ liờu kiểu này cho phộp tỡm kiếm bằng phần mềm truy vấn hoặc phần mềm bản đồ và cho phộp khoanh vựng khỏch hàng tương lai theo cỏc vựng địa lý và hiển thị chỳng trờn bản đồ cỏc vựng này.
Hờ thống thụng tin liờn hờ khỏch hàng.
Hờ thống thụng tin khỏch hàng cung cấp thụng tin cho bộ phận bỏn hàng về khỏch hàng, về sở thớch của họ đối với cỏc sản phẩm & dịch vụ và số liờu về quỏ trỡnh mua hàng của họ trong quỏ khứ. Khi thụng tin đó được lưu trữ trờn đĩa từ, cỏc nhõn viờn bỏn hàng cú thể dễ dàng xỏc định được tất cả những khỏch hàng ưa chuộng cỏc kiểu mẫu sản phẩm nhất định hay khỏch hàng nào đú cú thể đang sẫn sàng mua thờm hàng đó mua lần trước. Bằng cỏch sắp xếp cỏc giao dịch mua bỏn theo trỡnh tự thời gian nhõn viờn bỏn hàng
cú thể xỏc định được cỏc khỏch hàng đang ở tỡnh trạng gần hết hàng, cần mua bổ sung thờm.
Hờ thống thụng, tin hỏi/đỏp/khiếu nai.
Khi khỏch hàng cú khiếu nại, thắc mắc về cỏc sản phẩm & dịch vụ mà doanh nghiệp đưa vào lưu thụng thỡ cỏc khiếu nại đú cần được ghi nhận, xử lý và lưu trữ lại, phục vụ phõn tớch quản lý hoặc liờn hệ kinh doanh sau này. Cần lưu ý rằng, cỏc khiếu nại cần được lưu trữ trờn một phương tiện sao cho cú thể dễ dàng tiến hành phõn tớch sau này. Khả năng này cho phộp cỏc nhà quản lý Marketing phõn tớch yờu cầu của khỏch hàng, nhằm xỏc định cơ hội cho những sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm hiện cú, thiết lập hoặc cải tiến cỏc dịch vụ hỗ trợ khỏch hàng.
Một hệ thống thụng tin hỏi đỏp cú thể gồm hàng loạt cỏc thư trả lời khỏch hàng, trong đú thụng tin cho khỏch hàng về cỏc sản phẩm & dịch vụ, cú thể mua chỳng ở đõu, hay cỏc trả lời khiếu nại, hỏi đỏp thụng qua điện thoại.
Hờ thống thụng tin tài liờu:
Một hệ thống thụng tin tài liệu cung cấp cho nhõn viờn Marketing nhiều tài liệu cú thể sử dụng ngay cho hoạt động của họ. Hệ thống này cũng cải tiến chất lượng của cỏc tài liệu được thiết lập bởi nhõn viờn Marketing và vậy nờn sẽ gúp phần nõng cao doanh thu bỏn hàng.
Hờ thống thụng tin bỏn hàng qua điờn thoai
Một doanh nghiệp cú thể tăng được năng suất bỏn hàng thụng qua hỡnh thức bỏn hàng qua điện thoại. Với hỡnh thức này, người bỏn hàng cú thể liờn hệ với khỏch hàng, bỏn hàng húa và dịch vụ cho khỏch hàng bằng cỏch sử dụng điện thoại mà khụng cần đến chi phớ và thời gian đi lại. Hỡnh thức bỏn hàng này cũng cho phộp tiếp cận được với nhiều khỏch hàng hơn trong một giới hạn thời gian so với những phương thức bỏn hàng khỏc.
Hờ thống thụng tin quảng cỏo gửi thư trực tiếp:
Nhiều doanh nghiệp nõng cao hiệu quả kinh doanh bằng cỏch gửi cỏc cuốn sỏch nhỏ và cỏc Catalog sản phẩm & dịch vụ trực tiếp tới khỏch hàng,
bằng cỏch sử dụng hệ thống quảng cỏo gửi thư trực tiếp. Để cú thể phõn phối tài liệu kinh doanh tới một số lượng lớn cỏc khỏch hàng tiềm năng một cỏch nhanh chúng, đa phần cỏc phũng kinh doanh đều duy trỡ danh sỏch, địa chỉ khỏch hàng và thực hiện gửi tài liệu hàng loạt trờn cơ sở danh sỏch đú. Danh sỏch này cú thể cú được từ cỏc tệp khỏch hàng tương lai hoặc cỏc cơ sở dữ liệu thương mại. Danh sỏch này cũng cú thể mua lại từ cỏc doanh nghiệp khỏc.
Cỏc hệ thống thụng tin ph õn p h ố i
Một doanh nghiệp cú thể lựa chọn để sử dụng cỏc hệ thống phõn phối cụng cộng hiện cú cho cỏc sản phẩm & dịch vụ của mỡnh hoặc tự xõy dựng nờn hệ thống phõn phối cho khỏch hàng của riờng mỡnh. Dự chọn hệ thống nào đi nữa cũng phải theo dừi được hàng húa và dịch vụ phõn phối đi. Việc theo dừi lần theo đường đi của sản phẩm & dịch vụ thụng qua hệ thống phõn phối là hết sức quan trọng, nhằm xỏc định và sửa chữa những sai sút trong phõn phối và làm giảm thời gian phõn phối. Một trong những dịch vụ khỏch hàng quan trọng đối với một doanh nghiệp là tốc độ phõn phối sản phẩm & dịch vụ của nú tới khỏch hàng.
Cỏc hệ thống k ế toỏn tài chớnh tỏc nghiệp h ố trợ
Chức năng Marketing sử dụng rất nhiều dữ liệu được cung cấp bởi ba hệ thống thụng tin tài chớnh tỏc nghiệp: Hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống thụng tin hàng tồn kho và hệ thống thụng tin tớn dụng.
Hờ thống xử lý đơn đăt hàng
Một lượng lớn dữ liệu Marketing được hỡnh thành từ hệ thống kế toỏn tài chớnh của doanh nghiệp. Vớ dụ hệ thống xử lý đơn hàng cung cấp cho nhà quản lý Marketing dữ liệu ban đầu phục vụ việc lập bỏo cỏo về tỡnh hỡnh đặt hàng của khỏch hàng theo thời kỳ, theo người bỏn, theo sản phẩm và theo địa điểm. Thụng tin này cú thể được sử dụng để ra nhiều quyết định Marketing ở cỏc mức khỏc nhau. Phõn tớch cỏc lệnh bỏn hàng sẽ cung cấp chonhà quản lý Marketing một số thụng tin, mà trờn cơ sở đú cú thể lờn được cỏc dự bỏo bỏn hàng.
Hờ thống POS (Point - o f - Sale) thu thập dữ liờu về đơn hàng ngay tại thời điểm hàng được bỏn ra. Thụng tin ra từ hờ thống POS sẽ là dữ liờu đầu vào của hờ thống kế toỏn tài chớnh, sau đú chỳng được chuyển tiếp cho hờ thống thụng tin Marketing.
Một số doanh nghiờp cung cấp cho khỏch hàng của họ cỏc thiết bị đầu cuối, cho phộp truy nhập trực tiếp tới hờ thống bỏn hàng của doanh nghiờp. Mục đớch ở đõy là tạo điều kiờn thuận lợi cho khỏch hàng trong viờc đặc hàng và tăng cường ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiờp.
Hờ thống thụng tin hàng tồn kho
Cỏc hờ thống thụng tin hàng tồn kho là những phõn hờ thụng tin của hờ thống kế toỏn tài chớnh. Chỳng cú chức năng cung cấp thụng tin về mức tồn kho, tỡnh hỡnh xuất - nhập - tồn, về hàng hư hỏng cũng như thụng tin về phõn phối hàng tồn kho nội bộ trong doanh nghiờp. Vớ dụ, nhõn viờn bỏn hàng cú thể kiểm tra lại lượng hàng tồn trong kho trước khi bỏn hàng cho khỏch. Như vậy, hờ thống thụng tin hàng tồn kho cung cấp cho hờ thống xử lý đơn hàng cỏc dữ liờu quan trọng về mức tồn kho để cú hướng điều chỉnh phương thức bỏn hàng, vớ dụ nếu cú mặt hàng nào khụng đủ cung cấp, nhõn viờn bỏn hàng cú thể thay thế bằng một mặt hàng tương tự cho nhu cầu của khỏch.
Núi chung cỏc hờ thống tỏc nghiờp quan trọng của hờ thống kế toỏn tài chớnh đều cung cấp thụng tin hữu ớch cho quỏ trỡnh ra quyết định ra quyết định Marketing ở cả mức sỏch lược và chiến lược.
Hờ thống thụng tin tớn dung:
Một hờ thống thụng tin tớn dụng tỏc nghiờp thường cung cấp cho nhõn viờn bỏn hàng hoặc nhõn viờn quản lý tớn dụng thụng tin về tớn dụng tối đa cho phộp đối với một khỏch hàng. Thụng thường, thụng tin của hờ thống này được tớch hợp với phõn hờ xử lý đơn hàng của hờ thống kế toỏn tài chớnh.
Thực hiờn tự động húa cỏc hờ thống thụng tin kể trờn cho phộp cỏc nhõn viờn bỏn hàng tăng năng suất làm viờc, tăng cường dịch vụ khỏch hàng, giảm chi phớ bỏn hàng và tất cả những lợi ớch khỏc cú thể mang lại lợi thế cho tổ chức.