- Sử dụng cho sản phẩm và dịchvụ nào? Sử dụng bao nhiờu?
3.1. Hệ thống thụng tin quản trị và kiuểm soỏt hàng dự trữ
Viờc quản trị và kiểm soỏt cỏc nguổn nguyờn vật liờu, sản phẩm dở dang và thành phẩm là một cụng viờc quan trọng của hờ thống sản xuất. Thực hiờn tốt cỏc chức năng trờn sẽ tiết kiờm đỏng kể cho tổ chức. Hờ thống quản trị và kiểm soỏt hàng dự trữ sử dụng thụng tin cỏc hờ thống thụng tin tỏc nghiờp như hờ thống giao/nhận hàng, hờ thống mua hàng và hờ thống xử lý đơn đặt hàng của người mua.
Dự trữ hàng ở mức hợp lý sẽ trỏnh được tỡnh trạng phải ngưng sản xuất vỡ thiếu nguyờn vật liờu hoặc mất cơ hội kinh doanh vỡ thiếu thành phẩm để bỏn. Mặc dầu vậy, dự trữ hàng sẽ kộo theo hàng loạt cỏc chi phớ mà tổ chức phải gỏnh chịu như chi phớ đặt hàng, chi phớ tổn trữ hàng dự trữ.
Trong hờ thống sản xuất thường sử dụng hai cụng cụ thụng tin chủ yếu sau đõy để quản lý hàng dự trữ.
(1) Hờ thống xỏc định mức tổn kho an toàn/ hay mức đặt hàng lại RL (Reorder Level).
(2) Hờ thống xỏc định kiểm đặt hàng kinh tế EOQ (Economic Order Quantity).
Cụng cụ thứ nhất được sử dụng để chắc chắn rằng, nguyờn vật liờu cần cho sản xuất được đặt kịp thời để cú thể sẵn sàng vào thời điểm cần đến (vỡ
giữa thiời điểm đặt hàng và thời điểm nhận hàng cần một thời gian nhất định). Lượng hàng dự trữ mà doanh nghiờp cần cú sẵn để dựng, cho tới khi hàng mới được đặt về gọi là mức tồn kho an toàn.
Sơ đổ luồng vào/ra của mụ hỡnh Reoder Level
Sơ đồ luồng vào/ra của mụ hỡnh EOQ
Cụng cụ thứ hai được cỏc nhà quản lý sử dụng để xỏc định lượng đặt hàng kinh tế, sao cho tổng chi phớ dự trữ hàng là tấhp nhất. Đặt hàng với số lượng ớt sẽ giảm được chi phớ tồn trữ, nhưng lại tăng chi phớ đặt hàng. Ngược lại, đặt hàng với số lượng lớn thỡ sẽ giảm được chi phớ đặt hàng, nhưng làm tăng chi phớ tồn trữ. Vậy lượng đặt hàng tối ưu phải là điểm mà tại đú đạt sự cõn bằng giữa chi phớ đặt hàng và chi phớ tồn trữ.
sự trợ giỳp của mỏy tớnh điện tử.
Mụ hỡnh EOQ với điểm đặt hàng tối ưu Q* 3.2. Hệ thống hoạch định nhu cầu nguyờn vật liệu
Hoạch định nhu cầu vật liệu MRP (Material Requirement Planning) là quỏ trỡnh xỏc định chớnh xỏc mức hàng dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất, xỏc định khoảng thời gian cần thiết để cú thể nhận được hàng từ nhà cung cấp, tớnh toỏn lượng hàng đặt với một chi phớ hợp lý nhất, sau đú tiến hành đặt mua tại thời điểm hợp lý để chắc chắn cú được chỳng vào đỳng lỳc cần đến. Hệ thống MRP phải xỏc định cho được:
- Vật liệu nào cần cho mỗi kỳ sản xuất? - Cần với số lượng như thế nào?
- Khi nào cần đến?
- Thời điểm cần phỏt đơn hàng bổ sung cựng với lượng hàng đặt tối ưu EOQ là bao nhiờu?
- Thời gian cần thiết để nhận được hàng từ nhà cung cấp là bao nhiờu? Đầu vào của hệ thống hoạch định yờu cầu vật liệu bao gổm:
Bao giờ cần sản xuất cỏc sản phẩm đú?
- Tỡnh trạng hàng dự trữ: Chủng loại và lượng hàng dự trữ hiờn cú cũng như chủng loại và lượng hàng đặt.
- Húa đơn nguyờn vạt liờu của sản phẩm.
Đơn đặt hàng —>- Kế hoạch LICH TRèNH sản xuất Dự bỏo SẢN bỏn hàng XUẤT TỔNG Tờp húa đơn NVL HỢP — Tờp hàng d ự trữ PHƯƠNG PHÁP MRP ĐẦU RA • Liệt kờ nhu cầu và thời gian cụ thể cho mỗi loại vật liệu • Lệnh phỏt đơn hàng, lệnh sản xuất, lệnh gia cụng.
• Những thay đổi của đơn hàng so với kế hoạch.
• Bỏo cỏo bất thường
Sơ đổ luồng vào/ra của hệ thống hoạch định nhu cầu vật liệu MRP
Một trong những đầu ra quan trọng của hờ thống này là hàng loạt cỏc đơn đặt mua hàng cựng với thụng tin về ngày cỏc đơn đặt hàng được đỏp ứng để thỏa món nhu cầu dự trữ.