một mỏy Fax khỏc (phục vụ cỏc ứng dụng truyền thụng).
3.4. Cỏc thiết bị đa năng
Thiết bị đa chức năng là thiết bị văn phũng co sử dụng tớch hợp nhiều cụng nghệ khỏc nhau như truyền fax, sao chộp hoặc in tài liệu. Vớ dụ Xerox DocuTech là một thiết bị đa chức năng cho phộp quột kiểu số hoỏ, xủư lý ảnh, sao chộp với tốc độ caovà khả năng in ấn hay Ricoh’s DS32OFX là mmột thiết bị với hai chức nănảitong một:sao chộp kiểu số hoỏ và fax Laser.
Cỏc hệ thống thư điện tử và thư điện thoại
Cỏc hệ thống thư điện tử cú thể gồm bất cứ hệ thống truyền tài liệu, thư điện tử nào. Thư điện thoại cú thể là cỏc bản truyền văn bản bằng fax, mỏy sao chộp thụng minh hay bất cứ một thiết bị truyền văn bản điện tử nào trờn một mạng mỏy tớnh. Với cỏc hệ thống thư điện tử dựa trờn mỏy tớnh, người
dựng cú thể truyền thư tớn tới mụt hay tất cả mọi người sử dụng trờn mạng mà khụng cần đến thư giấy(vớ dụ quản trị viờn bỏn hàngcú thể thụng bỏo bảng giỏ tới mụt hay tất cả nhõn viờn bỏn hàng chựng mụt lỳc bằng thư điện tử). người sử dụng cú thể thực hiện truyền thư , xem, lưu hay chia sẻ, hiệu chỉnh hoặc xoỏ thư hay bản thụng bỏo mà khụng cần đến mỏy in. Cỏc hệ thống thư điện tử cho phộp truyền ngay lập tức mà khụng cần đến hệ thống dịch vụ chuyển thư của bưu điện nữa. Mụt hệ thống thư điện tử cần phải cú mụt mạng mỏy tớnh, mụt dung lượng đĩa nhất định vỏ phần mềm quản trị và kiểm sỏot hệ thống thư. Mỗi người sử dụng phải cú thiết bị đầu cuối, đú cú thể là mụt thiết bị đầu cuối cõm được nối kết với mỏy tớnh mini hay mỏy tớnh lớn hoặc là mụt mỏy tớnh cỏ nhõn cú hũa vào mụt mạng cục bụ. Mỗi người sử dụng được phõn mụt phần dung lượng đĩa và được gỏn mụt địa chỉ E-mail, giỳp người sử dụng và cỏc cỏ nhõn khỏc định danh địa chỉ hụp thư của người đú.
Nhiều hệ thống thư điện tử cũn cho phộp người dựng gắn kốm cỏc tệp tin vào cỏc thư điện tử và vậy nờn người dựng cú thể sử dụng hệ thống này để truyền tài liệu cựng cỏc tệp tin kốm theo mụt nụi dung thư. Nếu cú mỏy quột đi kốm, thỡ cú thể tiến hành chuyển văn bản và đổ họa qua hệ thống thư điện tử.
Với những hệ thống thư điện tử tõn tiến hơn, người ta cũn cú thể gắn kốm những nụi dung õm thanh điện tử vào thư điện tử để gửi đi, như vậy, khi nhận thư điện tử người nhận cũn được nghe mụt yờu cầu hay lời nhắc của người gửi thư như "Yờu cầu gửi ngay bỏo cỏo bỏn hàng thỏng 1!" và để trả lời thư điện tử người nhận cú thể chỉ cần núi mụt cõu ngắn gọn "Tụi sẽ gửi ngay bỏo cỏo trong ngày hụm nay" mà khụng cần soạn nụi dung thư, khi đú cõu trả lời vẫn được gửi đi theo hỡnh thức thư điện tử.
Mụt trong những ưu điểm chớnh của thư điện tử là trỏnh được tỡnh huống hay gặp phải khi sử dụng điện thoại để liờn lạc, đú là khi gọi điện thoại mà mỏy bị bận hay người được gọi khụng cú mặt. Vậy để đạt được mục tiờu thụng tin tới đối tượng liờn quan mà khụng bị phụ thuục vào tỡnh trạng điện thoại,
chỉ bằng cỏch để lại thư điện tử trong hộp thư của người đú là tốt nhất.
Một hệ thống khỏc cũng cú tỏc dụng giỳp khắc phục tỡnh trạng nghẽn