- Lờn kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhõn lực.
Để triển khai cỏc hoạt động quản trị nhõn lực, cỏc nhà quản lý dựa trờn hàng loạt cỏc hờ thống thụng tin kế hoạch húa tỏc nghiờp, sỏch lược và chiến lược. Hờ thống thụng tin về nhõn lực của một doanh nghiờp là một hờ thống tài liờu phản ỏnh đầy đủ và toàn diờn những tiềm năng về trớ lực, thể lực của từng con người, của những con người trong một tập thể, nú bao gồm cỏc mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: Quỏ khứ, hiờn tại và dự kiến trong tương lai. Hờ thống này một cỏch hợp nhất với cỏc phõn hờ thụng tin khỏc của doanh nghiờp như hờ thống thụng tin kế toỏn tài chớnh, hờ thống thụng tin sản xuất và hờ thống thụng tin Marketing, tạo thành một hờ thống thụng tin hợp nhất phục vụ quản trị doanh nghiờp núi chung.
Đ 2. Cỏc hệ thống thụng tin nhõn lực mức tỏc nghiệp
Cỏc hờ thống thụng tin nhõn lực mức tỏc nghiờp cung cấp cho quản trị viờn nhõn lực dữ liờu hỗ trợ cho cỏc quyết định nhõn sự cú tớnh thủ tục, lặp lại. Cú rất nhiều hờ thống thụng tin tỏc nghiờp thực hiờn được thu thập và thụng tin về cỏc dữ liờu nhõn sự. Cỏc hờ thống này chứa cỏc thụng tin về cỏc cụng viờc và nhõn lực của tổ chức và thụng tin về cỏc quy định của chớnh phủ.
2.1. Hệ thống thụng tin quản lý lương
thập và bỏo cỏo cỏc dữ liệu về nguồn nhõn lực trong doanh nghiệp. Cỏc tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thụng tin về người lao động, hệ số lương của người lao động, cỏc nhúm thu nhập và thõm niờn nghề nghiệp của người lao động. Đú là những thụng tin rất cú ớch cho cỏc quản trị viờn nhõn lực ra quyết định. Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta cú thể thực hiện lưu trữ dữ liệu với sự giảm thiếu tối đa sự trựng lắp và vậy nờn sẽ khụng cú sự trựng lắp giữa hệ thống quản lý lương và hệ thống nhõn sự, nhưng vấn đảm bảo sự tương thức về mặt dữ liệu giữa hai hệ thống này, đảm bảo cung cấp cỏc bỏo cỏo tầm sỏch lược từ dữ liệu của hai hệ thống này.
2.2. Hệ thống thụng tin quản lý vị trớ làm việc
Trong khi cụng việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt động của một doanh nghiệp thỡ vị trớ là một phần cụng việc được thực hiện bởi một người lao động riờng. Mục tiờu của hệ thống thụng tin quản lý vị trớ làm việc là xỏc định từng vị trớ lao động trong tổ chức, phạm trự nghề nghiệp của vị trớ đú và nhõn sự đang đảm đương vị trớ đú.
Định kỳ, hệ thống thụng tin quản lý vị trớ làm việc sẽ cung cấp một danh mục cỏc vị trớ lao động trong ngành nghề, theo phũng ban bộ phận, theo nội dung cụng việc hoặc theo yờu cầu cụng việc cựng danh mục cỏc vị trớ làm việc cũn khuyết nhõn lực. Những danh mục liệt kờ cỏc vị trớ làm việc cũn khuyết theo ngành nghề sẽ rất cú ớch cho bộ phận quản trị nhõn sự trong việc ra cỏc quyết định tuyển người. Hệ thống thụng tin quản lý vị trớ việclàm cũng cung cấp nhiều thụng tin hữu ớch giỳp cho cỏc quản trị viờn hệ thống phỏt hiện ra cỏc vấn đề liờn quan đến nguồn nhõn lực để từ đú ra cỏc quyết định sỏch lược phự hợp.
2.3. Hệ thống thụng tin quản lý người lao động
Phũng tổ chức - hành chớnh, duy trỡ thụng tin về tất cả cỏc nhõn sự của doanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiờu bỏo cỏo khỏc nhau. Một phần của hệ thống thụng tin quản lý người lao động là tệp nhõn sự. Tệp này chứa dữ liệu về bản thõn cỏc nhõn sự và cỏc thụng tin liờn quan đến tổ chức như họ tờn,
giới tớnh, tỡnh trạng gia đỡnh, trỡnh độ học vấn, kinh nghiờm nghề nghiờp, quỏ trỡnh làm viờc trong doanh nghiờp... Một phần khỏc của hờ thống thụng tin quản lý người lao động là danh mục cỏc kỹ năng, chứa cỏc thụng tin về kinh nghờm làm viờc, sở thớch cụng viờc, điểm trắc nghiờm, sở thớch và cỏc khả năng đặc biờt khỏc của người lao động. Danh mục này cú thể giỳp cho cỏc quản trị viờn nhõn lực xỏc định được năng lực của từng người lao động và sắp xếp đỳng người,đỳng viờc để đảm bảo hiờu quả lao động cao nhất; đồng thời danh mục này cũng được sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyờn chuyển người lao động, nhằm kớch thớch khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trớ viờc làm.
2.4. Hệ thống thụng tin đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc vàcon người con người
Đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiờn cụng viờc là quỏ trỡnh so sỏnh tỡnh hỡnh thực hiờn cụng viờc với yờu cầu đề ra. Đối với cụng nhõn sản xuất làm viờc theo mức lao động cú thể căn cứ vào phần trăm thực hiờn mức lao động, chất lượng sản phẩm... Đối với cỏc nhõn viờn, viờc đỏnh giỏ cú phần phức tạp và khú khăn hơn.
Những đỏnh giỏ do hờ thống thụng tin đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiờn cụng viờc và con người cung cấp được gọi là đỏnh giỏ biểu hiờn. Dữ liờu phục vụ cho cỏc đỏnh giỏ biểu hiờn được thu thập bằng cỏc mẫu đỏnh giỏ người lao phỏt tới cấp trờn trực tiếp của người lao động, hoặc phỏt tới người cựng làm viờc, tới bản thõn người lao động và thậm chớ là phỏt tới cỏc khỏch hàng.
Thụng tin đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiờn cụng viờc cú thể dẫn đến hàng loạt cỏc quyết định tỏc nghiờp như: "Sẽ dữ nguyờn vị trớ làm việc, sẽ đề bạt, sẽ thuyờn chuyển hay phải buộc thụi việc một người lao động?”
Thụng tin đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiờn cụng viờc cũng được sử dụng để xỏc định cỏc nguồn lao động tin cậy, trỏnh tuyển dụng nhõn cụng từ cỏc nguồn khụng đảm bảo chất lượng và cũng từ cỏc thụng tin này đặt ra cho tổ chức nhu cầu phỏt triển một chương trỡnh đào tạo bổ sung dành cho một số
loại nhất định cỏc nhõn cụng lao động.
2.5. Hệ thống thụng tin bỏo cỏo lờn cấp trờn
Dữ liệu của hệ thống thụng tin quản lý lương, quản lý người lao động và hệ thống thụng tin đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc cú thể được sử dụng để lờn cỏc bỏo cỏo theo yờu cầu của luật định và quy định của chớnh phủ.Vớ dụ, luật quản lý sức khỏe và an toàn nghề nghiệp yờu cầu tổ chức doanh nghiệp duy trỡ cỏc thụng tin về sức khỏe và an toàn của mỗi người lao động, kể cả những thụng tin về cỏc tai nạn nghiờm trọng hay bệnh nghề nghiệp.
Tổ chức doanh nghiệp cú thể thực hiện được nhiều cải tiến, bằng cỏch sử dụng chớnh cỏc thụng tin dựng cho bỏo cỏo chớnh phủ. Vớ dụ trờn cơ sở thụng tin về tai nạn và bệnh nghề nghiệp bỏo cỏo lờn bộ phận quản lý sức khỏe và an toàn lao động, cú thể tớnh toỏn được chi phớ cho tai nạn và bệnh nghề nghiệp. Thụng tin này trở thành một cụng cụ quan trọng trong việc thuyết phục người lao động và cỏc nhà quản lý tụn trọng hơn nữa an toàn lao động và xỏc định cỏc yếu tố gõy tai nạn hay bệnh nghề nghiệp.
Cỏc nhà quản lý cũng cú thể sử dụng thụng tin kiểu này để tớnh tai nạn và bệnh nghề nghiệp bỡnh quõn cho toàn doanh nghiệp, cho mừi đơn vị bộ phận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự ỏn hay mỗi ngành nghề, từ đú cú thể xỏc định cỏc bộ phận, cỏc ca làm việc, cỏc dự ỏn, cỏc địa điểm, cỏc ngành nghề hay cỏc, người phụ trỏch liờn đới đến một tỷ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỷ lệ trung bỡnh; và cũng xỏc định những người lao động hay gặp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp trờn cơ sở đú đặt ra yờu cầu đào tạo hay đào tạo laọi nội quy bảo hộ lao động cho những người đú cũng như người phụ trỏch của họ.
Nhà quản lý cũng cú thể cú nhu cầu sắp xếp cỏc thụng tin thu nhận được theo nhúm tai nạn hay nhúm bệnh nghề nghiệp. Thụng tin này cú thể dẫn đến những khảo sỏt trong tương lai nhằm xỏc định, tỡm kiếm nguyờn nhõn gõy ra tỉ lệ cao đối với một số loại tai nạn hay nhúm bệnh nghề nghiệp, trờn cơ sở đú thực hiện những thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay mụi
trường làm việc.
2.6. Hệ thống tuyển chọn nhõn viờn và sắp xếp cụng việc
Sau khi đó xỏc định cỏc cụng việc và yờu cầu đối vỏi những cụng việc đú, sau quỏ trỡnh tuyển chọn nhõn viờn cụng việc tiếp theo là sàng lọc, đỏnh giỏ, lựa chọn và sắp xếp những người lao đụng vào cỏc vị trớ làm việc cũn trống. Để chắc chắn phự hợp vỏi cỏc luật định của nhà nưỏc, cỏc thủ tục phải được lập hổ sơ và tiến hành mụt cỏch cú cấu trỳc. Số liệu thu được qua phỏng vấn, sỏt hạch và cỏc quyết định phõn cụng phải được thu thập và lưu giữ lại theo đỳng yờu cầu của cỏc điều luật, phục vụ mục đớch phõn tớch này.
2.7. Vớ dụ về hệ thống thụng tin quản lý nhõn sự.
Để quản lý nhõn sự trong mụt đơn vị tổ chức, người ta cần tiến hành phỏt triển mụt hệ thống thụng tin vỏi đầy đủ cỏc yếu tố cấu thành nờn mụt hệ thống thụng tin quản lý hiện tại: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người, cỏc thủ tục liờn quan đến tổ chức và quản trị thụng tin.
HỔ sơ nhõn sự Bỏo cỏo nhõn sự
HỆ
• Da nh mục đơn vị • D a n h s ỏ c h n h õ n
• Da nh mục chức vụ CHƯƠNG viờn theo đơn vị
• Danh mục dõn tộc TRèNH • Bỏo cỏo tổng hợp • Da nh mục trỡnh độ VH
QUẢN Lí lương
• Lý lịch cỏ nhõn • Bỏo cỏo tổng hợp
• Quyết định phõn cụng, thuyờn chuyển
NHÂN sự trỡnh độ văn húa
Cơ sở dữ liệu nhõn sự sẽ bao gổm nhiều bảng/tệp dữ liệu cú quan hệ với nhau. Quy mụ, đặc điểm nhõn sự và yờu cầu quản lý của nhõn sự của tổ chức sẽ quyết định quy mụ và mức đụ phức tạp của cơ sở dữ liệu đú. Về cơ bản, cơ sở dữ liệu nhõn sự cũng chứa 3 loại tệp/bảng dữ liệu sau: