tớnh cỏ nhõn với mụt modem nối mạng.
Đ 3. Cụng nghệ văn phũng.
Cỏc cụng nghệ văn phũng chủ yếu được sử dụng để tự đụng hoỏ cụng việc văn phũng gổm sử lý văn bản, sao chụp, xử lý ảnh, thư điện tử và thư núi, hụi nghị điện tử, vi đổ hoạ.
3.1. Cỏc hệ thống xử lý văn bản (Word Processing)
Ngày nay, núi đến xử lý văn bản là núi đến cỏc phần mềm soạn thảo văn bản. Chỳng được thiết kế để chạy trờn cỏc mỏy tớnh phục vụ mục tiờu chung và để sử dụng một loạt cỏc thiết bị ra khỏc nhau. Tuy nhiờn phần mềm xử lý văn bản và mỏy tớnh, trờn đú phần mềm được thực hiện, chỉ là một yếu tố cấu thành nờn hệ thống xử lý tài liệu mà thụi. Cỏc nhà thiết kế hệ thống cũng phải quan tõm đến cỏc vấn đề như nhập tài liệu, lưu trữ tài liệu cung cấp bởi bộ xử lý văn bản, nhõn bản cũng như vấn đề phõn phối tài liệu.
Cỏc chương trỡnh soạn thảo ngày nay cú những tớnh năng mạnh như: tạo ghi trỳ, lập dàn bài, vẽ, đồ hoạ, trộn thư tớn, hỗ trợ truyền thụng, thư điện tử và thậm chớ cả những chương trỡnh cho phộp chuyển đổi tài liệu được soạn thảo bởi hệ soạn thảo khỏc. Đối với hệ thống thụng tin văn phũng, vấn đề quan trọng khụng chỉ là tự động hoỏ cỏc quỏ trỡnh mà cũn là vấn đề truyền thụng giữa cỏc quỏ trỡnh đú.vậy nờn việc chuẩn hoỏ một bộ tương thớch phần mềm soạn thảo văn bản và phần cứng mỏy tớnh là hết sức quan trọng đối với cỏc tổ chức doanh nghiệp, nhằm đản bảo vấn đề truyền thụng giữa chỳng.
Gần đõy cỏc phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp - gọi là phần mềm chế bản điện tử - đó được kết hợp với cac mỏy in chất lượng cao như Laser, màn hỡnh mỏy tớnh cú độ phõn giải cao, mỏy quột quang học nhằm tạo ra cỏc hệ thống xử lý tài liệu cho phộp nhập, đọc, trộn văn bản, vẽ biểu đồ, hỡnh hoạ trờn một trang của tài liệu, chỉ bằng cỏch sử dụng một mỏy vi tớnh.
Mỏy quột cho phộp số hoỏ văn bản, hỡnh ảnh, sơ đồ, cỏc hỡnh vẽ và chốn chỳng vào cỏc tài tiệu, cũn màn hỡnh và mỏy in voi độ phõn giả caođảm bảo một tài liệuco chất lượng cao.
Hệ thống chế' bản điện tử.
Những gỡ người dựng thấy trờn màn hỡnh sẽ là những cỏi được in ra. Với khả năng. WYSIWYG (What - You - See - Is - What - You - Get) này, khụng cần phải in thử tài liệu ra để kiểm tra, trước khi in một khối lượng lớn nữa. Sau khi tài liệu được xử lý xong, nú cú thể đưpực photo lại và đem in opset hoặc tài liệu được in một số lượng lớn ngay trờn mỏy in Laser được nối với mỏy tớnh, trờn đú chạy phần mềm chế bản điện tử.
Nhiều cụng ty phần mềm soạn thảo văn bản đang tỡm cỏch đưa cỏc chức năng chế bản điện tử vào sản phẩm của mỡnh nhằm duy trỡ vị trớ cạnh tranh của mỡnh trong thị trường, đú là những bộ soạn thảo văn bản đồ hoạ. Chế bản điện tử đang trở thfnh một cụng cụ chuẩn mực giành cho việc tạo và xử lý tài liệu văn bản trong cỏc văn phũng.
3.2 Cỏc hệ thống sao chụp (Reprographies)
Sao chụp là một nhu cầu khụng thể thiếu được trong cụng tỏc văn phũng. Đú là quỏ trỡnh tạo ra nhiều bản sao của một tài liệu, kể cả những tài liệu đầu ra của quỏ trỡnh soạn thảo văn bản hay quỏ trỡnh xử lý số liệu. Nú bao gồm nhiều thiết bị và tiến trỡnh, từ giấy than cho tới mỏy in Laser...
Cú nhiều phương phỏp được sử dụng trong sao chụp tài liệu. Cú thể dựng mỏy in để in tài liệu trực tiếp trờn mỏy in Laser, trong trường hộp số bản cần in khụng nhiều lắm hoặc trong trường hợp cần tạo thư hàng loạt, những bức thư cú nội dung gần giống nhau, chỉ khỏc nhau ở một số thụng liờn quan đến số liệu cỏ nhõn. Khi này, người ta sẽ sử dụng tớnh năng trộn thư tớn của hệ soạn thảo văn bản để trộn một mẫu thue với một cơ sở dữ liệu cỏc cỏ nhõn và kết quả l;à tạo hàng loạt loạt thư tớn cho cỏc cỏ nhõn liờn quan.
Trong trường hợp số lượng bản in nhiều và tốc độ là vấn đề cần quan tõm thỡ cú thể chọn phương phỏp sao chộp hay in ấn. Chọn cụng nghệ nào là tuỳ thuộc vàonhiều yếu tố như: tốc độ, chất lượng và số lượng bản in, số lượng trang in của tài liệu, chi phớ và đặc điểm của tài liệu cần in ra( kớch cỡ, màu sắc... )
Thiết bị sao chụp tỏ ra ưu việt hơn cả là mỏy sao chụp thụng minh. Cỏc mỏy sao chụp này là những thiết bị điều khiển bằng mỏy tớnh, cú khả năng truyền thụng với cỏc mỏy tớnh khỏc hay cỏc mỏy sao chụp thụng minh khỏc. Chỳng cú thể lưu giữ và chuyển giao theo kiểu điện tử cỏc tài liệu để tạo ra cỏc bản in. Mụt ứng dụng điển hỡnh của mỏy sao chụp thụng minh là trụn mụt bản sao mẫu biểu nghiệp vụ, đang được lưu giữ trong bụ nhớ của nú, với giữ liệu nhận được từ mụt hệ thống mỏy tớnh khỏc, sau đú cung cấp theo thức điện tử theo cỏc mẫu biểu hoàn chỉnh cho cỏc hệ thống mỏy tớnh khỏc.
3.3 Cỏc hệ thống hỡnh ảnh và đồ hoạ (Imaging)
Cú hai loại hệ thống hỡnh ảnh: hệ thống số hoỏ hỡnh ảnh và hệ thống nhận dạng quang học. Cỏc thiết bị số hoỏ chuyển đổi cỏc ảnh, sơ đổ và cỏc hỡnh ảnh khỏc thành mụt chuỗi cỏc điểm và chuyển cỏc điểm này ở dạng từ lờn đĩa hay bụ nhớ chớnh. Ngược lại với thiết bị nhận diện quang học, thiết bị số hoỏ khụng hiểu nú quột gỡ. Nú chỉ thực hiện việc số hoỏ hỡnh ảnh và lưu trữ kết quả ở dạng cỏc chữ số. Mụt khi đó ở dạng từ, phần mềm đổ thị cho phộp người dựng phúng to, thu nhỏ, cắt sửa hoặc thực hiện cỏc thao tỏc khỏc đối với hỡnh ảnh. Cỏc thiết bị quột - mụt dạng hệ thống số hoỏ hỡnh ảnh - hay được sử dụng trong chế bản điện tử để quột cỏc hỡnh ảnh vào mỏy và vậy nờn cú thể thực hiện trụn hỡnh ảnh vào văn bản.
Fax là mụt dạng thiết bị số hoỏ đó được sử dụng từ lõu. Đú là mụt thiết bị quột quang học, cú tỏc dụng "biến đổi " vaen bản và hỡnh ảnh đổ hoạ trờn giấy thành cỏc xung điện, cú thể truyền tải tới cỏc thiết bị fax tương thớch thụng qua đường điện thoại hoặc mụt mạng khỏc. Về cơ bản, hệ thống fax là mụt hệ thống cung cấp tài liệu điện tử, mụt hệ thống kết hợp cụng nghệ quột với cụng nghệ modem.
Cỏc thiết bị fax cú thể là thiết bị số hoặc tương tự. Thiết bị quột tương tự phải quột và chuyền toàn bụ tài liệu, kể cả phần khụng dựngdesn hoặc là phần trắng của tài liệu. Để fax mụt bản sao của mụt trang bằng thiết bị quột tương tự, cần từ 2 đến 6 phỳt. Thiết bị quột số hoỏ cú khả năng nộn tài liệu cần
chuyển đi vỡ vậy nờn tốc độ nhanh hơn nhiều. Cỏc mỏy fax tốc độ cao cú thể truyền một trang trong 20 giõy. Để tăng hiệu quả văn phũng, mỏy fax cú thể được trang bị bộ trọn tự động và nạp giấy tự động vỡ vậy nờn cú thể thực hiện được việc nhận và gửi fax một cỏch tự động.
Cỏc thiết bị fax cú thể được sử dụng hỗn hợp với cỏc hệ thống hội nghị viễn thụng để thực hiện chia sẻ cỏc tài liệu in. Cỏc bản chụp bảng viết,cỏc bản sao cỏc tài liệu co thể được gửi nhanh tới cỏc địa điểm tham gia hội nghị, thậm chớ cú mầu.
Tuy vậy cần chỳ ý rằng, cỏc hệ thụng fax cung cấp tài liệu như hỡnh ảnh - một chuỗi cỏc chấm đen trờn một trang trắng, chứ khụng phải là cỏc số và cỏc chữ cỏi,mà hỡnh ảnh của một văn bản tỡ khụng thẻ được xử lý bởi cỏc bộ xử lý văn bản,trừ khi chỳng được chuyển đổi trở lại thành số và ký tự. Đõy chớnh là chức năng của cỏc hệ thống nhận dạng ký tự quang học.
Cỏc hệ thống nhận dạng quang hoạc gồm cỏc thiết bị & phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR - Optical Character Recognition) và thiết bị & phần mềm nhận dạng ký hiệu. Thiết bị OCR khụng chỉ quột dữ liệu và văn bản mà cũn "hiểu" những gỡ nú quột. Nú cú thể quột văn bản trờn giấy, chuyển đổi avnr bản thành thụng tin số và thực hiện lưu trữ chỳng trờn đĩa ở dạng cỏc số và ký tự. Và một khi thụng tin đó được lưu trờn đĩa, thỡ cú thể dựng cỏc bộ xử lý dữ liệu và văn bản để hiệu chỉnh và tiến hành những thao tỏc khỏc.
Thiết bị OCR cú thể được sử dụng để chuyển đổi từ hệ thống xử lý văn bản thủ cụng sang hệ thống điện tử và từ hệ thống điện tử sang cỏc hệ thống khỏc. Đối với cỏc tổ chức phải xử lý một lượng lớn giấy tờ sổ sỏch được đỏnh mỏy hoặc in ra thỡ cỏc mỏy quột quang học tỏ ra rất kinh tế.
Cỏc thiết bị OCR ngày càng trở nờn bộ hơn về kớch cỡ: Cú loại để bàn (mỏy quột ảnh), cú loại cầm tay (quột giỏ hàng hoỏ ở dạng mó số mó vạch trong siờu thị). Cú những loại rất bộ, đủ quột từng dũng của tài liệu và lưu thụng tin quột được lờn đĩa từ để xử lý tiếp theo bằng cỏc bộ sử lý văn bản trờn mỏy vi tớnh.
Thiết bị quột quang học thường được dựng trong cỏc trường hợp sau: - Quột dữ liệu kiểu số: Bảng tớnh hay cỏc tài liệu in chứa số khỏc (cần cho cỏc phõn tớch tài chớnh, kế toỏn viờn hay cỏc thư ký)
- Quột cỏc bản tài liệu được in hoặc đỏnh mỏy trước đú vào mỏy tớnh cỏnhõn: Cần cho cỏc nhà nghiờn cứu, cỏc thư ký hay cỏc nhõn viờn xử lý văn