Là một công ty kinh doanh, công tác quản trị tài chính của Công ty đã từng bước được tăng cường và hoàn thiện. Với mục tiêu, định hướng trong công tác quản trị tài chính:
- Hoàn thành cao nhất các chỉ tiêu kế hoạch tài chính của Tổng công ty giao. - An toàn trong hoạt động tài chính, bảo toàn và phát triển vốn được giao. - Sử dụng vốn có hiệu quả, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
- Hỗ trợ các chương trình, các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp (đặc biệt là phát triển thị trường), góp phần đắc lực vào các nhiệm vụ, mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Hàng năm, căn cứ tình hình thực tế và kế hoạch tài chính Công ty xây dựng, Tổng công ty giao kế hoạch tài chính cho Công ty trong đó có các chỉ tiêu: Sản lượng, doanh thu, chi phí, đơn giá tiền lương, giá trị đầu tư tài sản, lợi nhuận mặt hàng xăng. Khi được Tổng công ty giao hoặc điều chỉnh kế hoạch, Công ty tính toán, cân đối và giao ( hoặc điều chỉnh) kế hoạch kinh doanh, tài chính cho các đơn vị (bao gồm các chi nhánh, xí nghiệp và khối văn phòng), cùng các văn bản qui
định chung và định hướng, hướng dẫn thực hiện. Công ty bán hàng hoá cho các Chi nhánh, Xí nghiệp theo giá bán nội bộ. Các Chi nhánh tự quyết định giá bán (không vượt quá mức giá trần của nhà nước), chi phí và thực hiện phân phối lợi nhuận tại đơn vị mình theo qui định của Công ty. Là các đơn vị hạch toán kế toán phụ thuộc, Giám đốc chi nhánh, xí nghiệp là người trực tiếp chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về số vốn đựợc giao. Quá trình kinh doanh các Chi nhánh, Xí nghiệp không được huy động vốn từ bên ngoài hoặc tài trợ vốn ra bên ngoài.
Đối với các cửa hàng xăng dầu: Đều thực hiện hình thức hạch toán báo sổ. Công ty, Chi nhánh, Xí nghiệp giao kế hoạch sản lượng hàng năm và định mức công nợ, khoán chi phí với từng cửa hàng ( chưa thực hiện giao định mức hàng hoá tồn kho). Các cửa hàng nhận hàng và bán hàng theo giá bán qui định; cửa hàng phải thực hiện các qui định của Công ty theo qui chế quản lý các cửa hàng xăng dầu ( quản lý hàng hoá và tổ chức bán hàng, quản lý tiền hàng và công nợ, quản lý và sử dụng trang thiết bị máy móc, quản lý và sử dụng hoá đơn chứng từ, hạch toán thống kê báo cáo,..) và các qui định hiện hành khác.
Để đạt được các mục tiêu, định hướng chung, công tác quản trị tài chính của Công ty, trong mỗi giai đoạn và điều kiện nhất định phải triển khai nhiều chương trình, nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ chương trình quản trị công nợ khách hàng, giảm công nợ khách hàng, chương trình tiết giảm chi phí, chương trình kiểm tra, kiểm soát tài chính... Đối với một số lĩnh vực, nội dung hoạt động tài chính, thực trạng công tác quản trị tài chính của Công ty được phản ánh sơ lược như sau:
- Đánh giá và quyết định đầu tư tài sản cố định
Hàng năm, Công ty có cân đối vốn và lập kế hoạch đầu tư tài sản cố định. Phần vốn đầu tư chủ yếu dành để xây dựng mới, hoặc thay thế, nâng cấp các cửa hàng bán xăng dầu. Việc đầu tư xây dựng mới các cửa hàng xăng dầu để phát triển và chiếm lĩnh thị trường là công tác hết sức cần thiết đối với Công ty. Tuy nhiên, hiện nay trước khi đầu tư, nhiều khi Công ty đã chưa tính toán và Ýt quan tâm đến hiệu quả đầu tư, dẫn đến có một số cửa hàng mặc dù được đầu tư lớn, nhưng sản lượng bán rất thấp, không mang lại hiệu quả kinh doanh. Các công trình xây dựng,
tài sản cố định có giá trị lớn đã đưa vào sử dụng nhiều năm, nhưng cũng chưa được Công ty đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm trong quản lý đầu tư.
- Quyết định tồn kho
Do được tài trợ vốn lưu động hàng hoá ( mặc dù có tính lãi suất chậm trả quá hạn), nên Công ty chưa quan tâm nhiều đến việc phải huy động và sử dụng thật hiệu quả nguồn vốn lưu động hàng hoá. Tại các đơn vị chưa có định mức tồn kho, chưa chú ý đến mức dự trữ tồn kho hợp lý, việc nhập hàng hoá chủ yếu dựa trên quan điểm không để hết hàng bán cho người tiêu dùng. Vì vậy, tại nhiều thời điểm lượng hàng hoá tồn kho của Công ty rất lớn, vượt nhiều so với mức dự trữ cần thiết đã làm tăng số tiền phải trả lãi suất do sử dụng vốn quá hạn với Tổng công ty, tăng chi phí bảo quản, chi phí hao hụt và vận chuyển hàng hoá...
- Quyết định tồn quĩ
Tại văn phòng Công ty, Chi nhánh, Xí nghiệp chưa xây dựng được kế hoạch thu chi tiền mặt và chưa có định mức tồn quĩ cụ thể. Đối với các cửa hàng xăng dầu Công ty đã có yêu cầu phải nộp đầy đủ số tiền bán hàng hàng ngày và không để số dư tiền mặt ( trừ trường hợp cửa hàng ở xa nơi thu nộp tiền và có doanh thu thấp), nhưng trên thực tế đa số các đơn vị đều chưa thực hiện đúng qui định.
- Chính sách bán chịu và quản trị khoản phải thu
Công ty đã xác định trong kinh doanh thì việc phát sinh công nợ, các khoản phải thu là một tất yếu. Khả năng cho nợ, chính sách bán chịu hay nói cách khác đó là công nợ cũng là một yếu tố quan trọng để tăng khả năng cạnh tranh của Công ty. Trong nhiều năm qua, công nợ đã tác động làm tăng sản lượng, doanh thu bán hàng của Công ty, nhưng nó cũng tiềm Èn nhiều nguy cơ rủi ro tài chính. Để quản lý công nợ Công ty đã có nhiều qui định khá chặt chẽ như: Qui chế quản lý công nợ, định mức công nợ cho các đơn vị và cửa hàng xăng dầu,...Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn cụ thể của từng cá nhân, bộ phận, tập thể trong quá trình tổ chức bán hàng và thu hồi công nợ.
Chính sách bán chịu của Công ty hiện tại chủ yếu dựa trên cơ sở tín chấp và hợp đồng mua bán xăng dầu với khách hàng. Tại văn phòng công ty, chi nhánh, xí nghiệp số ngày cho khách nợ được xác định tuỳ theo từng đối tượng khách hàng,
thông thường đối với khách mua buôn là 15 ngày, đại lý 5 ngày, tổng đại lý 7 ngày. Tại các cửa hàng xăng dầu mức dư nợ của từng khách hàng do cửa hàng trưởng quyết định, nhưng phải trên cơ sở định mức công nợ công ty, chi nhánh, xí nghiệp đã giao cho cửa hàng tại thời điểm cuối tháng.
Trong những năm gần đây, công nợ khách hàng có xu hướng gia tăng, khó kiểm soát, tăng nguy cơ rủi ro tài chính và làm giảm hiệu quả kinh doanh của Công ty. Phần lớn các cửa hàng xăng dầu đều có số dư công nợ vượt định mức được giao và đã xuất hiện một số khoản công nợ dây dưa, khó đòi.
Nguyên nhân công nợ tại các cửa hàng tăng cao chủ yếu do:
+ Thị trường ngày càng có tính cạnh tranh cao, cạnh tranh bằng khả năng cho nợ được coi là một biện pháp hữu hiệu để các cửa hàng có thể tăng được sản lượng bán.
+ Nhiều khách hàng của cửa hàng là những đơn vị xây dựng hoặc phục vụ cho các công trình xây dựng có thời gian hoàn thành và quyết toán công trình dài, tài chính còn khó khăn hoặc phải phụ thuộc vào chủ đầu tư.
+ Các cửa hàng đều muốn phấn đấu hoàn thành kế hoạch sản lượng Công ty giao, tăng thêm tiền lương, chi phí, trong khi Công ty chưa có các chế tài đủ mạnh đối với các đơn vị vượt định mức công nợ.
+ Công ty chưa xây được các tiêu chuẩn bán chịu cụ thể đối với khách hàng; Chưa đưa ra tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để có thể được Công ty bán chịu và phát sinh công nợ.
+ Một số cửa hàng, đơn vị còn chưa có những biện pháp tích cực, mềm dẻo và cương quyết với khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng và thu hồi công nợ...
- Giải pháp phòng ngừa rủi ro tài chính
Công ty chưa có chính sách cụ thể trong việc phòng ngừa các rủi ro tài chính, hàng năm không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và quĩ dự phòng tài chính.
Ngoài chế độ thông tin, báo cáo bắt buộc theo yêu cầu cầu của cấp trên, khi cần thiết Công ty đã triển khai thực hiện một số chế độ thông tin báo cáo riêng nhằm phục vụ cho công tác quản trị, phân tích tài chính.
Quá trình thực hiện công tác quản trị tài chính, Công ty cũng đã đưa ra một số chỉ tiêu tài chính để xem xét, đánh giá, so sánh và phân tích như các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ...Tuy nhiên chỉ dừng ở mức độ nhất định, chưa phân tích kỹ càng và chưa đưa ra được nhiều biện pháp giải quyết triệt để.
Để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp và quản trị tài chính, Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình đã thiết lập, tổ chức bộ máy quản trị tài chính trong toàn hệ thống. Đứng đầu bộ máy quản trị tài chính là Giám đốc công ty, kế đến là phó giám đốc kinh doanh, kế toán trưởng Công ty, giám đốc các chi nhánh xí nghiệp, các trưởng phòng kế toán tài chính, kinh doanh các đơn vị, các cán bộ, chuyên viên phòng kế toán tài chính công ty, chi nhánh xí nghiệp, các cửa hàng trưởng, nhân viên nghiệp vụ các cửa hàng xăng dầu, gas và các tập thể cá nhân có liên quan...Trong bộ máy quản trị tài chính của Công ty, từng bộ phận, cá nhân đã có sự phân công, phân nhiệm tương đối rõ ràng. Tuy nhiên, các nội dung quan trọng của công tác quản trị tài chính chủ yếu do phòng Kế toán tài chính Công ty và các đơn vị đảm nhiệm theo chức năng và nhiệm vụ của phòng.
Giám đốc Công ty tổ chức, triển khai thực hiện công tác quản trị tài chính đối với toàn công ty chủ yếu qua hệ thống các văn bản về các cơ chế, chính sách, kế hoạch và các qui định về tài chính.
Hệ thống chính sách, qui định và cơ chế quản lý tài chính của Công ty được hình thành trên cơ sở các qui định của hệ thống pháp luật nhà nước, các qui định của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và tình hình thực tế của Công ty.
Hệ thống chính sách và cơ chế tài chính được qui định trong hệ thống văn bản của Công ty bao gồm: Điều lệ tổ chức hoạt động, các qui chế, qui định về quản lý tài chính, kinh doanh, đầu tư, xây dựng cơ bản, bán hàng, phân phối tiền lương, tiền thưởng, kế hoạch tài chính... từ Công ty cho đến các chi nhánh xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc. Ngoài các cơ chế, qui định chung Công ty còn ban hành nhiều văn bản nhằm tổ chức, thực hiện tốt công tác quản trị tài chính. Nh các qui định về phân
cấp quản lý cụ thể cho các chi nhánh xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc trên cơ sở hiệu quả kinh doanh và tăng quyền chủ động sáng tạo của các đơn vị. Các qui định về quản lý vốn và tài sản của Công ty, Chi nhánh, Xí nghiệp. Các qui định về chế độ kiểm kê hàng hoá tài sản, hạch toán thống kê; quản lý hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, các qui định về qui trình thu nộp, chuyển tiền; qui định về công tác quản lý công nợ, và các khoản phải thu; chế độ kiểm tra, kiểm soát, trách nhiệm của các cá nhân trong việc bảo toàn phát triển vốn, tài sản của công ty, chính sách bán hàng, cơ chế khoán bán hàng v.v.. Ví dụ, trong nội qui lao động và thoả ước lao động tập thể của Công ty về hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất đối với một số hành vi vi phạm kỷ luật lao động, có ghi như sau:
+ " Làm hỏng, mất tài sản... thuộc trách nhiệm được giao quản lý ( vì lý do chủ quan), vi phạm lần đầu: khiển trách, tái phạm lần hai: chấm dứt hợp đồng lao động - trách nhiệm vật chất: bồi hoàn 100% trách nhiệm vật chất."
+ " Lợi dụng sơ hở trong quản lý của Công ty để tham ô tham nhũng, trục lợi cá nhân gây thiệt hại cho công ty, vi phạm lần đầu: sa thải "
+" Không chấp hành các qui định vận hành máy móc thiết bị, qui trình công nghệ , vi phạm lần đầu: chuyển làm việc khác, tái phạm lần hai chấm dứt hợp đồng lao động"
+ " Các hành vi lấy cắp tiền, hàng, tài sản của Công ty, vi phạm lần đầu: chấm dứt hợp đồng lao động - Thu hồi 100% giá trị tiền, hàng lấy cắp"....
Có thể nói hệ thống chính sách, qui định và cơ chế tài chính của Công ty là khá đầy đủ và có liên quan đến mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh. Đó chính là những chỉ thị, mệnh lệnh, hướng dẫn, động viên, khuyến khích, kỷ luật... trong toàn bộ hệ thống nhằm đạt mục tiêu quản trị. Các qui định đó đều nhằm quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu lực của công tác quản lý, điều hành, tăng cường chất lượng công tác quản trị tài chính tại Công ty.
Các chính sách, qui định và cơ chế đó tuy còn hạn chế nhưng vẫn tiếp tục được bổ sung, hoàn thiện và đã góp phần đắc lực vào việc nâng cao chất lượng công tác quản trị tài chính tại Công ty.
Trong quá trình quản trị tài chính thì công tác kiểm tra, kiểm soát cũng đã được Công ty tổ chức thực hiện. Công ty đã xác định kiểm tra tài chính là một hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong công tác quản trị. Kiểm tra tài chính một cách hữu hiệu sẽ đảm bảo cho lãnh đạo Công ty nắm bắt được chính xác, toàn diện về tình hình tài chính và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, phát hiện những tồn tại, sơ hở trong quản lý để kịp thời điều chỉnh, có biện pháp bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh...