ở nước ta hiện nay có rất nhiều loại doanh nghiệp có hình thức pháp lý khác nhau như: doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn,
2.2.2 Thực trạng quản trị tài chính của Cơng ty
Là một công ty kinh doanh, công tác quản trị tài chính của Cơng ty đã từng bước được tăng cường và hoàn thiện. Với mục tiêu, định hướng trong cơng tác quản trị tài chính:
- Hồn thành cao nhất các chỉ tiêu kế hoạch tài chính của Tổng cơng ty giao. - An tồn trong hoạt động tài chính, bảo tồn và phát triển vốn được giao. - Sử dụng vốn có hiệu quả, khơng ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
- Hỗ trợ các chương trình, các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp (đặc biệt là phát triển thị trường), góp phần đắc lực vào các nhiệm vụ, mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Hàng năm, căn cứ tình hình thực tế và kế hoạch tài chính Cơng ty xây dựng, Tổng cơng ty giao kế hoạch tài chính cho Cơng ty trong đó có các chỉ tiêu: Sản lượng, doanh thu, chi phí, đơn giá tiền lương, giá trị đầu tư tài sản, lợi nhuận mặt hàng xăng. Khi được Tổng công ty giao hoặc điều chỉnh kế hoạch, Cơng ty tính tốn, cân đối và giao ( hoặc điều chỉnh) kế hoạch kinh doanh, tài chính cho các đơn vị (bao gồm các chi nhánh, xí nghiệp và khối văn phịng), cùng các văn bản qui
định chung và định hướng, hướng dẫn thực hiện. Cơng ty bán hàng hố cho các Chi nhánh, Xí nghiệp theo giá bán nội bộ. Các Chi nhánh tự quyết định giá bán (không vượt quá mức giá trần của nhà nước), chi phí và thực hiện phân phối lợi nhuận tại đơn vị mình theo qui định của Cơng ty. Là các đơn vị hạch tốn kế tốn phụ thuộc, Giám đốc chi nhánh, xí nghiệp là người trực tiếp chịu trách nhiệm trước Giám đốc Cơng ty về số vốn đựợc giao. Q trình kinh doanh các Chi nhánh, Xí nghiệp khơng được huy động vốn từ bên ngoài hoặc tài trợ vốn ra bên ngoài.
Đối với các cửa hàng xăng dầu: Đều thực hiện hình thức hạch tốn báo sổ. Cơng ty, Chi nhánh, Xí nghiệp giao kế hoạch sản lượng hàng năm và định mức cơng nợ, khốn chi phí với từng cửa hàng ( chưa thực hiện giao định mức hàng hoá tồn kho). Các cửa hàng nhận hàng và bán hàng theo giá bán qui định; cửa hàng phải thực hiện các qui định của Công ty theo qui chế quản lý các cửa hàng xăng dầu ( quản lý hàng hoá và tổ chức bán hàng, quản lý tiền hàng và công nợ, quản lý và sử dụng trang thiết bị máy móc, quản lý và sử dụng hố đơn chứng từ, hạch toán thống kê báo cáo,..) và các qui định hiện hành khác.
Để đạt được các mục tiêu, định hướng chung, công tác quản trị tài chính của Cơng ty, trong mỗi giai đoạn và điều kiện nhất định phải triển khai nhiều chương trình, nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ chương trình quản trị cơng nợ khách hàng, giảm công nợ khách hàng, chương trình tiết giảm chi phí, chương trình kiểm tra, kiểm sốt tài chính... Đối với một số lĩnh vực, nội dung hoạt động tài chính, thực trạng cơng tác quản trị tài chính của Cơng ty được phản ánh sơ lược như sau:
- Đánh giá và quyết định đầu tư tài sản cố định
Hàng năm, Cơng ty có cân đối vốn và lập kế hoạch đầu tư tài sản cố định. Phần vốn đầu tư chủ yếu dành để xây dựng mới, hoặc thay thế, nâng cấp các cửa hàng bán xăng dầu. Việc đầu tư xây dựng mới các cửa hàng xăng dầu để phát triển và chiếm lĩnh thị trường là công tác hết sức cần thiết đối với Công ty. Tuy nhiên, hiện nay trước khi đầu tư, nhiều khi Cơng ty đã chưa tính tốn và Ýt quan tâm đến hiệu quả đầu tư, dẫn đến có một số cửa hàng mặc dù được đầu tư lớn, nhưng sản lượng bán rất thấp, không mang lại hiệu quả kinh doanh. Các cơng trình xây dựng,
tài sản cố định có giá trị lớn đã đưa vào sử dụng nhiều năm, nhưng cũng chưa được Công ty đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm trong quản lý đầu tư.
- Quyết định tồn kho
Do được tài trợ vốn lưu động hàng hố ( mặc dù có tính lãi suất chậm trả q hạn), nên Công ty chưa quan tâm nhiều đến việc phải huy động và sử dụng thật hiệu quả nguồn vốn lưu động hàng hố. Tại các đơn vị chưa có định mức tồn kho, chưa chú ý đến mức dự trữ tồn kho hợp lý, việc nhập hàng hoá chủ yếu dựa trên quan điểm không để hết hàng bán cho người tiêu dùng. Vì vậy, tại nhiều thời điểm lượng hàng hố tồn kho của Cơng ty rất lớn, vượt nhiều so với mức dự trữ cần thiết đã làm tăng số tiền phải trả lãi suất do sử dụng vốn quá hạn với Tổng cơng ty, tăng chi phí bảo quản, chi phí hao hụt và vận chuyển hàng hoá...
- Quyết định tồn quĩ
Tại văn phịng Cơng ty, Chi nhánh, Xí nghiệp chưa xây dựng được kế hoạch thu chi tiền mặt và chưa có định mức tồn quĩ cụ thể. Đối với các cửa hàng xăng dầu Cơng ty đã có u cầu phải nộp đầy đủ số tiền bán hàng hàng ngày và không để số dư tiền mặt ( trừ trường hợp cửa hàng ở xa nơi thu nộp tiền và có doanh thu thấp), nhưng trên thực tế đa số các đơn vị đều chưa thực hiện đúng qui định.
- Chính sách bán chịu và quản trị khoản phải thu
Công ty đã xác định trong kinh doanh thì việc phát sinh cơng nợ, các khoản phải thu là một tất yếu. Khả năng cho nợ, chính sách bán chịu hay nói cách khác đó là công nợ cũng là một yếu tố quan trọng để tăng khả năng cạnh tranh của Công ty. Trong nhiều năm qua, công nợ đã tác động làm tăng sản lượng, doanh thu bán hàng của Công ty, nhưng nó cũng tiềm Èn nhiều nguy cơ rủi ro tài chính. Để quản lý cơng nợ Cơng ty đã có nhiều qui định khá chặt chẽ như: Qui chế quản lý công nợ, định mức công nợ cho các đơn vị và cửa hàng xăng dầu,...Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn cụ thể của từng cá nhân, bộ phận, tập thể trong quá trình tổ chức bán hàng và thu hồi cơng nợ.
Chính sách bán chịu của Công ty hiện tại chủ yếu dựa trên cơ sở tín chấp và hợp đồng mua bán xăng dầu với khách hàng. Tại văn phịng cơng ty, chi nhánh, xí nghiệp số ngày cho khách nợ được xác định tuỳ theo từng đối tượng khách hàng,
thông thường đối với khách mua buôn là 15 ngày, đại lý 5 ngày, tổng đại lý 7 ngày. Tại các cửa hàng xăng dầu mức dư nợ của từng khách hàng do cửa hàng trưởng quyết định, nhưng phải trên cơ sở định mức cơng nợ cơng ty, chi nhánh, xí nghiệp đã giao cho cửa hàng tại thời điểm cuối tháng.
Trong những năm gần đây, cơng nợ khách hàng có xu hướng gia tăng, khó kiểm sốt, tăng nguy cơ rủi ro tài chính và làm giảm hiệu quả kinh doanh của Công ty. Phần lớn các cửa hàng xăng dầu đều có số dư cơng nợ vượt định mức được giao và đã xuất hiện một số khoản cơng nợ dây dưa, khó địi.
Ngun nhân cơng nợ tại các cửa hàng tăng cao chủ yếu do:
+ Thị trường ngày càng có tính cạnh tranh cao, cạnh tranh bằng khả năng cho nợ được coi là một biện pháp hữu hiệu để các cửa hàng có thể tăng được sản lượng bán.
+ Nhiều khách hàng của cửa hàng là những đơn vị xây dựng hoặc phục vụ cho các cơng trình xây dựng có thời gian hồn thành và quyết tốn cơng trình dài, tài chính cịn khó khăn hoặc phải phụ thuộc vào chủ đầu tư.
+ Các cửa hàng đều muốn phấn đấu hồn thành kế hoạch sản lượng Cơng ty giao, tăng thêm tiền lương, chi phí, trong khi Cơng ty chưa có các chế tài đủ mạnh đối với các đơn vị vượt định mức công nợ.
+ Công ty chưa xây được các tiêu chuẩn bán chịu cụ thể đối với khách hàng; Chưa đưa ra tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để có thể được Cơng ty bán chịu và phát sinh công nợ.
+ Một số cửa hàng, đơn vị cịn chưa có những biện pháp tích cực, mềm dẻo và cương quyết với khách hàng trong q trình thực hiện hợp đồng và thu hồi cơng nợ...
- Giải pháp phịng ngừa rủi ro tài chính
Cơng ty chưa có chính sách cụ thể trong việc phịng ngừa các rủi ro tài chính, hàng năm khơng trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi và quĩ dự phịng tài chính.
Ngồi chế độ thông tin, báo cáo bắt buộc theo yêu cầu cầu của cấp trên, khi cần thiết Công ty đã triển khai thực hiện một số chế độ thông tin báo cáo riêng nhằm phục vụ cho công tác quản trị, phân tích tài chính.
Q trình thực hiện cơng tác quản trị tài chính, Cơng ty cũng đã đưa ra một số chỉ tiêu tài chính để xem xét, đánh giá, so sánh và phân tích như các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, cơng nợ...Tuy nhiên chỉ dừng ở mức độ nhất định, chưa phân tích kỹ càng và chưa đưa ra được nhiều biện pháp giải quyết triệt để.
Để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp và quản trị tài chính, Cơng ty xăng dầu Hà Sơn Bình đã thiết lập, tổ chức bộ máy quản trị tài chính trong tồn hệ thống. Đứng đầu bộ máy quản trị tài chính là Giám đốc cơng ty, kế đến là phó giám đốc kinh doanh, kế tốn trưởng Cơng ty, giám đốc các chi nhánh xí nghiệp, các trưởng phịng kế tốn tài chính, kinh doanh các đơn vị, các cán bộ, chuyên viên phòng kế tốn tài chính cơng ty, chi nhánh xí nghiệp, các cửa hàng trưởng, nhân viên nghiệp vụ các cửa hàng xăng dầu, gas và các tập thể cá nhân có liên quan...Trong bộ máy quản trị tài chính của Cơng ty, từng bộ phận, cá nhân đã có sự phân công, phân nhiệm tương đối rõ ràng. Tuy nhiên, các nội dung quan trọng của công tác quản trị tài chính chủ yếu do phịng Kế tốn tài chính Cơng ty và các đơn vị đảm nhiệm theo chức năng và nhiệm vụ của phịng.
Giám đốc Cơng ty tổ chức, triển khai thực hiện công tác quản trị tài chính đối với tồn cơng ty chủ yếu qua hệ thống các văn bản về các cơ chế, chính sách, kế hoạch và các qui định về tài chính.
Hệ thống chính sách, qui định và cơ chế quản lý tài chính của Cơng ty được hình thành trên cơ sở các qui định của hệ thống pháp luật nhà nước, các qui định của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và tình hình thực tế của Cơng ty.
Hệ thống chính sách và cơ chế tài chính được qui định trong hệ thống văn bản của Công ty bao gồm: Điều lệ tổ chức hoạt động, các qui chế, qui định về quản lý tài chính, kinh doanh, đầu tư, xây dựng cơ bản, bán hàng, phân phối tiền lương, tiền thưởng, kế hoạch tài chính... từ Cơng ty cho đến các chi nhánh xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc. Ngoài các cơ chế, qui định chung Cơng ty cịn ban hành nhiều văn bản nhằm tổ chức, thực hiện tốt cơng tác quản trị tài chính. Nh các qui định về phân
cấp quản lý cụ thể cho các chi nhánh xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc trên cơ sở hiệu quả kinh doanh và tăng quyền chủ động sáng tạo của các đơn vị. Các qui định về quản lý vốn và tài sản của Cơng ty, Chi nhánh, Xí nghiệp. Các qui định về chế độ kiểm kê hàng hoá tài sản, hạch toán thống kê; quản lý hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, các qui định về qui trình thu nộp, chuyển tiền; qui định về cơng tác quản lý công nợ, và các khoản phải thu; chế độ kiểm tra, kiểm soát, trách nhiệm của các cá nhân trong việc bảo toàn phát triển vốn, tài sản của cơng ty, chính sách bán hàng, cơ chế khốn bán hàng v.v.. Ví dụ, trong nội qui lao động và thoả ước lao động tập thể của Công ty về hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất đối với một số hành vi vi phạm kỷ luật lao động, có ghi như sau:
+ " Làm hỏng, mất tài sản... thuộc trách nhiệm được giao quản lý ( vì lý do chủ quan), vi phạm lần đầu: khiển trách, tái phạm lần hai: chấm dứt hợp đồng lao động - trách nhiệm vật chất: bồi hoàn 100% trách nhiệm vật chất."
+ " Lợi dụng sơ hở trong quản lý của Công ty để tham ô tham nhũng, trục lợi cá nhân gây thiệt hại cho công ty, vi phạm lần đầu: sa thải "
+" Không chấp hành các qui định vận hành máy móc thiết bị, qui trình cơng nghệ , vi phạm lần đầu: chuyển làm việc khác, tái phạm lần hai chấm dứt hợp đồng lao động"
+ " Các hành vi lấy cắp tiền, hàng, tài sản của Công ty, vi phạm lần đầu: chấm dứt hợp đồng lao động - Thu hồi 100% giá trị tiền, hàng lấy cắp"....
Có thể nói hệ thống chính sách, qui định và cơ chế tài chính của Cơng ty là khá đầy đủ và có liên quan đến mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh. Đó chính là những chỉ thị, mệnh lệnh, hướng dẫn, động viên, khuyến khích, kỷ luật... trong tồn bộ hệ thống nhằm đạt mục tiêu quản trị. Các qui định đó đều nhằm quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu lực của công tác quản lý, điều hành, tăng cường chất lượng cơng tác quản trị tài chính tại Cơng ty.
Các chính sách, qui định và cơ chế đó tuy cịn hạn chế nhưng vẫn tiếp tục được bổ sung, hồn thiện và đã góp phần đắc lực vào việc nâng cao chất lượng công tác quản trị tài chính tại Cơng ty.
Trong q trình quản trị tài chính thì cơng tác kiểm tra, kiểm sốt cũng đã được Công ty tổ chức thực hiện. Cơng ty đã xác định kiểm tra tài chính là một hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong công tác quản trị. Kiểm tra tài chính một cách hữu hiệu sẽ đảm bảo cho lãnh đạo Công ty nắm bắt được chính xác, tồn diện về tình hình tài chính và kiểm sốt các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, phát hiện những tồn tại, sơ hở trong quản lý để kịp thời điều chỉnh, có biện pháp bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh...