ở thị trườngcủa Cơng ty xăng dầu Hà Sơn Bình hiện tại chỉ có 4 đối thủ
3.2.2Quản trị nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
Nâng cao hiệu quả sử vốn luôn là một giải pháp hữu hiệu đối với mọi doanh nghiệp trong công tác quản trị tài chính. Đối với Cơng ty, trong giai đoạn hiện nay cần thực hiện ở tất cả các khâu, các lĩnh vực và cần phải thực hiện tốt, đồng bộ từ Công ty cho tới các đơn vị trực thuộc.
3.2.2.1 Quản trị vốn bằng tiền
Hiện tại dòng tiền ra vào Công ty thường xuyên, liên tục và luôn gia tăng với số lượng ngày càng nhiều. Tuy lượng tiền rất lớn nhưng lại phân tán vì các đơn vị trực thuộc nằm rải rác trên các huyện lỵ của tỉnh Hà Tây, Hồ Bình, Sơn La và Hà Nội. Vì vậy, cơng ty cần có quy định cụ thể chặt chẽ hơn nữa về việc thu, nộp tiền, chuyển tiền của các đơn vị; yêu cầu các cửa hàng phải nộp tiền, chuyển tiền thường xuyên hàng ngày, theo nguyên tắc nộp hết số dư, không để tiền tồn quỹ (tại văn phịng Cơng ty, chi nhánh xí nghiệp cũng chỉ để tồn quĩ ở mức tối thiểu cần thiết) gây ứ đọng vốn và mất an tồn; khơng để số dư trên tài khoản, tránh hiện tượng bị ngân hàng chiếm dụng vốn.
Hồn thiện, đổi mới qui trình, phương thức thu nộp, chuyển tiền phù hợp trong từng thời kỳ nhằm rút ngắn thời gian, số tiền đang chuyển trên đường và giảm thiểu chi phí chuyển tiền. Cần quy định tất cả các đơn vị trực thuộc phải mở tài khoản giao dịch ở các ngân hàng trong cùng hệ thống (cụ thể là hệ thống Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam). Nh thế thì các món tiền được chuyển từ các chi nhánh ngân hàng các huyện, thị xã về ngân hàng trung tâm được thực hiện rất nhanh qua hệ thống điện toán của ngân hàng. Tuy nhiên, đối với các cửa hàng lượng tiền phát sinh Ýt thì chỉ nên mở tài khoản vãng lai hoặc chuyên thu để nộp thẳng vào tài khoản của Cơng ty, Chi nhánh, Xí nghiệp ở ngân hàng trung tâm.
Tổ chức thực hiện thường xuyên, (đặc biệt vào cuối tháng cuối quí) bố trí xe ơ tơ đi thu tiền tại các đơn vị ở gần văn phịng Cơng ty, Chi nhánh, Xí nghiệp. Đối với các cửa hàng ở xa, nếu khơng có điều kiện đến thu thì để đảm bảo an tồn cũng cần quy định khi đơn vị đi nộp tiền phải có Ýt nhất hai người cùng đi.
Đối các ngày cuối tuần, cuối tháng, cuối quí hoặc khi thu được một món tiền lớn, tại văn phịng Cơng ty và Xí nghiệp xăng dầu K133 nên thực hiện biện pháp sử dụng ô tô chở tiền nộp thẳng vào tài khoản của Tổng công ty ( Tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam -23, Láng Hạ). Nh vậy vừa khơng mất lệ phí chuyển tiền đồng thời tiền về tài khoản của Tổng cơng ty được nhanh chóng, kịp thời.
Các đơn vị cũng nên xem xét, tính tốn để với mức chi phí hợp lý có thể hợp đồng với Ngân hàng trực tiếp đi thu tiền tại một số cửa hàng xăng dầu, hoặc thu tiền tại văn phịng Cơng ty, Chi nhánh, xí nghiệp hàng ngày nhằm đảm bảo an toàn và luân chuyển nhanh tiền hàng.
Xây dựng kế hoạch về thu, chi vốn bằng tiền chi tiết theo tháng, tuần, ngày; đặc biệt lưu ý các thời điểm cuối tuần, tháng, quí, năm đảm bảo tận thu và chuyển tiền kịp thời về Tổng cơng ty.
Cần có sự phân định trách nhiệm rõ ràng trong qui trình quản lý, lưu giữ, thu nộp, vận chuyển tiền mặt giữa thủ quĩ, nhân viên kế toán tiền mặt, cửa hàng trưởng, nhân viên nghiệp vụ, các nhân viên bán hàng và người bảo vệ.
Công ty phải xác định được nhu cầu vốn hàng hoá hợp lý nhất theo cơ cấu mặt hàng và khả năng bán hàng. Nh thế sẽ làm tăng tốc độ chu chuyển vốn dự trữ hàng hố, giảm được chi phí tiền lãi do thanh tốn chậm trả với Tổng cơng ty đồng thời giúp Cơng ty có quyết định đúng đắn trong việc dự trữ hàng hoá tồn kho.
Tăng cường việc bán hàng chuyển thẳng cho khách, hạn chế dự trữ hàng hoá tại các kho trung gian tại Hồ Bình, Sơn La, đồng thời có qui định cụ thể đối với bên được thuê vận chuyển về thời gian tối đa vận chuyển hàng hố đi trên đường.
Cơng ty phải yêu cầu các đơn vị báo cáo hàng ngày lượng hàng hoá tồn kho, lượng hàng hoá đã xuất kho từ đó có kế hoạch nhập xuất cho cân đối, hợp lý. Tránh tình trạng hàng hố tồn kho q nhiều hoặc q Ýt thì đều gây bất lợi trong kinh doanh. Nếu hàng hoá dự trữ quá nhiều vốn sẽ chậm luân chuyển, nếu dự trữ quá Ýt có thể dẫn đến khơng đủ nguồn hàng bán trong những lúc nguồn hàng khó khăn. Cơng ty cần xác định và có qui định cụ thể về mức tồn kho tại từng cửa hàng xăng dầu trong từng thời điểm phù hợp. Mặt khác phải phối hợp với bên được thuê vận tải hàng hoá cung ứng hàng hoá kịp thời theo đúng kế hoạch.
Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả cịn địi hỏi phải có những thơng tin nhanh nhậy, chính xác về xu hướng biến động của giả cả hàng hoá trên thị trường. Khi giá thị trường có xu hướng giảm cần giảm thấp nhất lượng hàng hoá tồn kho. Khi dự báo có thể tăng giá cần tính tốn và có các biện pháp tăng lượng hàng nhập để có thể thu lợi từ việc chênh lệch giá của lượng hàng tồn kho.
Bên cạnh đó cũng cần có biện pháp tích cực xử lý sớm các hàng hố, vật tư ứ đọng, kém mất phẩm chất, chậm luân chuyển của Công ty (như : dầu nhờn mất phẩm chất, bếp gas và phụ kiện "lạc mốt" và giá quá cao...) nhằm tăng hiệu quả của việc sử dụng vốn.
3.2.2.3 Quản lý các khoản phải thu
* Phải thu khách hàng:
Trong những năm gần đây nợ phải thu của người mua liên tục gia tăng với tốc độ lớn làm giảm hiệu quả kinh doanh, tăng rủi ro, dễ mất an tồn tài chính và tiềm Èn rủi ro kinh doanh. Trong thực tế đã xuất hiện một số khoản công nợ khó địi, hoặc có cửa hàng đã lợi dụng ghi khống công nợ của khách hàng để rút tiền sử
dụng vào mục đích cá nhân. Để ngăn chặn thực trạng này Cơng ty cần hồn thiện cơ chế quản lý công nợ theo hướng sau:
- Xác định quản lý công nợ là một trong những công tác quan trọng hàng đầu trong hoạt động kinh doanh của công ty. Thủ trưởng các đơn vị phải thường xuyên quan tâm đến quản lý công nợ, ưu tiên và tập trung chỉ đạo thực hiện tốt công tác này.
- Trong công tác quản trị, cơng ty cần xác định để có thể tăng được sản lượng bán, tăng khả năng cạnh tranh và chiếm lĩnh thị phần phải có cơng nợ. Nhưng cơng nợ đó chính là sự đánh đổi giữa sản lượng, doanh thu, lợi nhuận với chi phí và rủi ro. Mục tiêu là phải quản lý tốt công nợ bán hàng.
- Gắn công tác bán hàng với hiệu quả kinh doanh, với công nợ, và an tồn tài chính. Phân định trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng, cụ thể của từng cá nhân, bộ phận, tập thể trong q trình tổ chức bán hàng và cơng nợ.
- Khi hoạch định chính sách nợ phải biết phát huy thế mạnh vốn có của Cơng ty về uy tín, kinh nghiệm chuyên ngành, về khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật đồng bộ, chất lượng phục vụ tốt hơn hẳn các đối tác khác cùng kinh doanh trên thị trường để hạn chế phương thức bán hàng cho nợ. Việc bán hàng cho khách nợ phải có tài sản đảm bảo và thực hiện thế chấp, bảo lãnh, cầm cố; mặt khác Cơng ty phải kiểm tra, kiểm sốt thường xuyên để đôn đốc thu hồi nợ, hạn chế tối đa việc phát sinh cơng nợ q hạn, cơng nợ khó địi và cơng nợ khơng có khả năng thanh tốn gây thất thốt vốn. Đặc biệt, việc đối chiếu cơng nợ phải được thực hiện thường xuyên, liên tục; số dư nợ phải được khách hàng ký nhận đầy đủ. Đối với khách hàng là tổ chức, đơn vị thì cần phải có chữ ký và đóng dấu của người có thẩm quyền.
- Đối với bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng phải thu tiền ngay, không bán nợ. Đối với bán buôn và bán dịch vụ tại cửa hàng phải ký hợp đồng và phải phân loại đối tượng khách hàng, không bán cho khách nợ nhằm chỉ lấy thành tích về sản lượng bán tại một số đơn vị như hiện nay. Cần thiết các đơn vị phải xây dựng tiêu chuẩn, điều kiện cho nợ đối với khách hàng. Đó có thể là các tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để có thể được Cơng ty cho mua hàng hố và chậm
trả tiền hàng. Khi đã quyết định cho khách hàng nợ phải quy định rõ thời gian khách hàng được nợ tối đa là bao nhiêu ngày, đồng thời phải quy định mức giá bán tương ứng với thời gian mà khách hàng đó được nợ. Giá bán hàng hoá trả chậm phải bao gồm cả chi phí vốn khi khách hàng đó sử dụng vốn của Cơng ty. Nếu khách hàng thanh toán ngay, thanh tốn trước thời hạn có thể được giảm giá hoặc được chiết khấu thanh tốn theo một tỷ lệ thích hợp tương ứng với mức lãi suất vay ngắn hạn của ngân hàng. Nếu quá hạn thanh toán phải quy định thu lãi trả chậm. Tất cả các quy định nêu trên cần phải được thể hiện trên hợp đồng mua bán giữa hai bên để tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong q trình thực hiện.
- Về quản lý, theo dõi, đôn đốc thu nợ: Để đảm bảo an tồn về tài chính, khi bán hàng cho nợ, tránh sự cố phát sinh nợ phải thu khó địi, dây dưa chậm trả, khách hàng khơng có khả năng thanh tốn hoặc cố tình chiếm dụng vốn, Cơng ty cần phải có quy định cụ thể đối với các bộ phận bán hàng, quản lý công nợ về trách nhiệm, quyền hạn được quyết định bán hàng, cho nợ; gắn cơng tác tiếp thị tìm hiểu thơng tin về khách hàng với cơng tác hoạch định chính sách nợ và quản lý theo dõi đơn đốc thu nợ thành một cơng nghệ khép kín. Tức là cán bộ tiếp thị, phòng kinh doanh, cửa hàng trưởng chịu trách nhiệm tìm hiểu cung cấp thơng tin về tình hình tài chính, khả năng thanh tốn của tất cả các đối tượng khách nợ cơng ty. Phịng Tài chính Kế tốn (cụ thể là kế tốn theo dõi cơng nợ) chịu trách nhiệm cập nhật đầy đủ, chính xác kịp thời các thông tin về khách nợ, số dư nợ và thời hạn nợ. Những thông tin này phải được đưa lên mạng máy tính nội bộ hàng ngày, hàng giờ để giúp cho công tác quản lý thu hồi nợ được kịp thời. Mặt khác, Công ty cần phải thiết lập một chương trình tin học để quản lý nợ được chặt chẽ hơn. Ví dụ: khi có đối tượng khách hàng đến thời hạn phải thanh toán tiền hàng, máy tính sẽ tự động thơng báo trên mạng máy tính, như thế giúp cho kế tốn cơng nợ cũng như cán bộ quản lý có liên quan nắm bắt thơng tin để có biện pháp xử lý kịp thời trước khi có quyết định bán hàng hay không, hoặc cho khách nợ tiếp hay phải thu hồi nợ ngay,...
Các khoản phải thu khác bao gồm: Phải thu tạm ứng của cán bộ, nhân viên; phải thu của các cá nhân về tiền nợ mua gas, tiền vỏ bình gas...Cơng ty cần có những quy định chặt chẽ về các khoản công nợ này. Cụ thể:
- Đối với công nợ tạm ứng: Chỉ chi tạm ứng cho cán bộ, nhân viên đi giải quyết công việc chung của Công ty và chỉ giải quyết cho tạm ứng khi đã trả hết số dư tạm ứng của các lần tạm ứng trước đó, tránh gây lãng phí vốn trong khi Cơng ty đang phải đi vay vốn. Giấy xin tạm ứng phải ghi rõ lý do tạm ứng, thời gian hồn ứng và phải được lãnh đạo Cơng ty phê duyệt.
- Đối với công nợ khác: Công ty cần có biện pháp mạnh, thu hồi dứt điểm số dư nợ khác, đặc biệt là cơng nợ của một số cán bộ, nhân viên có số dư nợ đã lâu mà tiến độ trả nợ chậm. Giải pháp có thể là tính lãi suất dư nợ cao hoặc cho dừng công việc để thu hồi nợ,...
3.2.2.4 Quản lý tài sản cố định
Trong nền kinh tế thị trường, giá cả thường xuyên biến động, hiện tượng hao mịn vơ hình làm cho giá nguyên thuỷ của tài sản cố định (TSCĐ ) luôn biến đổi, giá trị cịn lại theo sổ sách khơng phản ánh đúng với giá trị thực của tài sản. Mặt khác xuất phát điểm của từng TSCĐ khác nhau dẫn tới hao mịn vơ hình cũng khác nhau, việc sửa chữa nâng cấp cũng làm thay đổi giá trị thực của chúng nhưng lại có lúc tính vào giá trị tài sản có lúc khơng,... Vì vậy, hàng năm Cơng ty cần đánh giá một cách cụ thể giá trị thực của TSCĐ hiện có làm cơ sở xác định chính xác mức khấu hao phù hợp, kịp thời thu hồi vốn và xử lý những tài sản kém hiệu quả, tránh thất thoát vốn.
- Công ty cần xác định thời gian sử dụng của TSCĐ căn cứ vào tình trạng kỹ thuật, chất lượng và mức độ tham gia của TSCĐ vào quá trình sản xuất kinh doanh trên cơ sở khung thời gian quy định của Bộ tài chính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đối với các đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng TSCĐ phải được phản ánh theo dõi cả về giá trị và hiện vật, trên cơ sở quy định về chế độ bảo dưỡng vận hành và trách nhiệm vật chất sẽ giúp người trực tiếp quản lý, sử dụng thấy rõ được trách nhiệm của mình, từ đó sẽ tăng được hiệu suất sử dụng tài sản được giao.
- Phải thường xuyên kiểm tra, xem xét mức độ tham gia của TSCĐ ở tất cả các đơn vị, bộ phận trong Cơng ty. Qua đó kịp thời phát hiện những bất cập trong quá trình quản lý, sử dụng; thực hiện điều động linh hoạt từ nơi thừa tới nơi thiếu, từ nơi không phù hợp tới nơi phù hợp hơn, tránh lãng phí trong đầu tư mà tận dụng triệt để năng lực hiện có của TSCĐ. Kịp thời thanh lý, nhượng bán đối với những TSCĐ không cần dùng, sử dụng kém hiệu quả, hoặc hỏng hóc khơng thể khắc phục nhằm sớm thu hồi vốn cho Công ty.
- Trước khi đầu tư, Cơng ty cần tính tốn, phân tích kỹ mức độ cần thiết, xác định hiệu quả đầu tư, cân đối nguồn vốn hợp lý. Đẩy nhanh tiến độ thanh quyết tốn các cơng trình đầu tư xây dựng cơ bản, sớm đưa các cơng trình vào khai thác, sử dụng.
- Sau mỗi chu kỳ kinh doanh phải phân tích hiệu quả của việc khai thác, sử dụng TSCĐ thông qua các chỉ tiêu: Khả năng sinh lời, tỷ suất sử dụng của TSCĐ,... Qua đó rót ra những nguyên nhân và bài học kinh nghiệm về quản lý, sử dụng TSCĐ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ở các chu kỳ kinh doanh tiếp theo.
Bên cạnh những giải pháp cụ thể trên để tăng hiệu quả sử dụng vốn công ty cũng cần có những giải pháp khác nữa như: Nâng cao ý thức trách nhiệm của các cá nhân, tập thể trong việc quản lý, giữ gìn vốn và bảo vệ tài sản. Thực hiện trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi, trích lập quĩ dự phịng tài chính. Tăng cường các biện pháp nhằm tiết giảm chi phí, đảm bảo mọi khoản chi tiêu phải có kế hoạch, chặt chẽ, hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả; Tích cực triển khai các biện pháp thực hiện chương trình tiết kiệm, chống lãng phí trên tất cả các hoạt động tài chính ở tất cả các khâu, các cơng đoạn, các bộ phận trong tồn Cơng ty, tập trung vào các khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn như chi phí vận chuyển, hao hụt hàng hố, chi phí văn phịng (tiếp khách, giao dịch, điện, nước, điện thoại, nhiên liệu xe con...);