1.3.7.1. Nội dung kiểm soát
a. Đối với vốn CTMTQG có tính chất đầu tư XDCB
- Kiểm soát tài liệu ban đầu
Tài liệu ban đầu (tài liệu cơ sở của dự án): Tùy theo từng loại công trình, dự án
mà hồ sơ ban đầu sẽ khác nhau. Nhìn chung bao gồm các tài liệu chính sau: Các tài liệu để mở tài khoản tại KBNN; Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật) và quyết định đầu tư của
cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); dự toán kèm quyết định
phê duyệt thiết kế kỹ thuật thi công - dự toán; văn bản lựa chọn nhà thầu; hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và nhà thầu; kế hoạch vốn đầu tư dự án hàng năm của cấp có
thẩm quyền, giấy đề nghị cam kết chi…[16]
Những tài liệu trên do chủ đầu tư gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh.
Khi nhận tài liệu, KBNN kiểm tra ngay hồ sơ theo một số tiêu chí sau:
+ Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ: đủ về số lượng các hồ sơ tài liệu theo quy định, yêu cầu về bản chính, bản sao…
+ Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ: hồ sơ phải được lập đúng mẫu quy
người có thẩm quyền, cấp có thẩm quyền; các hồ sơ phải được lập, ký duyệt theo đúng
trình tự đầu tư XDCB (chỉ tiêu này được phản ảnh về mặt thời gian trên các hồ sơ), sự
phù hợp về mã ĐVSDNS, nguồn vốn, niên độ kế hoạch.
+ Kiểm soát tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ, đảm bảo sự trùng khớp các hạng mục, nội dung đầu tư trong dự toán chi phí với các hạng mục đầu tư trong dự án đầu tư đã được phê duyệt. Trong 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của
đơn vị sừ dụng ngân sách, KBNN phải thông báo ý kiến chấp nhận hoặc từ chối cam kết chi cho đơn vị được biết.
Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc đã có nhưng chưa hợp pháp, hợp lệ thì yêu cầu một lần để chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện cho phù hợp.
- Kiểm soát tài liệu từng lần tạm ứng hoặc thanh toán
Khi tạm ứng, ngoài tài liệu của dự án đã gửi trên, chủ đầu tư còn gửi đến KBNN các tài liệu sau: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư; bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu có).
Trường hợp thanh toán KLHT, chủ đầu tư gửi đến KBNN: Bảng tính giá trị
khối lượng hoàn thành theo hợp đồng; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có).
Ngoài việc kiểm soát sự đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ thì tùy từng nội dung
tạm ứng hoặc thanh toán (như chi phí xây lắp, chi phí mua sắm thiết bị, chi đền bù GPMB hoặc các khoản chi khác) mà nội dung kiểm soát khác nhau, nhưng nói chung
việc kiểm soát hồ sơ tạm ứng hoặc thanh toán từng lần được thực hiện như sau:
+ Kiểm tra nội dung tạm ứng, xem có đúng đối tượng được tạm ứng; kiểm tra
mức vốn tạm ứng (tỷ lệ tạm ứng %) có phù hợp với chế độ tạm ứng theo quy định phù hợp với quy định của hợp đồng.
+ Kiểm tra nội dung thanh toán, tức là kiểm tra xem các hạng mục, công trình, các nội dung thanh toán có đúng với dự toán, đúng với dự án đầu tư hoặc báo cáo kinh
tế - kỹ thuật đã được duyệt không. Việc kiểm tra này đảm bảo chi đúng đối tượng, đúng mục đích đề ra.
+ Kiểm tra số vốn đề nghị thanh toán trên nguyên tắc, số vốn đề nghị thanh toán
phải phù hợp với khối lượng XDCB hoàn thành được nghiệm thu; có trong giá hợp đồng, giá trúng thầu; kiểm tra số học (phép cộng, tính tỷ lệ %) có đúng không.
+ Kiểm tra, xác định số vốn đã tạm ứng để thu hồi (chuyển vốn đã tạm ứng
sang thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành).
+ Kiểm tra các chế độ mà dự án được hưởng tại thời điểm lập, phê duyệt dự
toán, cũng như khi nghiệm thu KLHT thanh toán.
+ Kiểm tra danh mục, chủng loại thiết bị có đúng với dự toán được duyệt, có
phù hợp với nội dung hợp đồng.
+ Tổng số vốn thanh toán, bao gồm cả tạm ứng không được vượt hợp đồng, dự
toán, tổng dự toán và kế hoạch vốn đầu tư năm của dự án.
Ngoài ra, còn kiểm tra một số nội dung có liên quan khác tùy thuộc vào đặc thù của từng dự án.
b. Đối với vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư
- Đối với các dự án có mức vốn từ 1 tỷ đồng trở lên, quy trình kiểm soát thanh toán (hồ sơ tài liệu, tạm ứng và thu hồi tạm ứng, nội dung kiểm tra...) được thực hiện
như quy định đối với vốn chi đầu tư và sự nghiệp có tính chất đầu tư (riêng giấy rút vốn đầu tư được thay thế bằng Giấy rút dự toán ngân sách).
- Đối với các dự án có mức vốn dưới 1 tỷ đồng:
Kiểm soát hồ sơ ban đầu:
+ Tài liệu do chủ đầu tư gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh:
+ Giấy đề nghị cam kết chi (nếu có)
+ Báo cáo kinh tế - kỹ thuật và quyết định phê duyệt Báo cáo kinh tế - kỹ thuật
hoặc dự toán và quyết định phê duyệt thiết kế - dự toán;
+ Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu;
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu;
+ Quyết định giao dự toán của cấp có thẩm quyền.
Trường hợp dự án được thực hiện theo hình thức tự thực hiện dự án, tài liệu do chủ đầu tư gửi đến, bao gồm: Dự toán và Quyết định phê duyệt thiết kế - dự toán; Quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án; văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
Kiểm soát hồ sơ từng lần tạm ứng hoặc thanh toán
- Khi tạm ứng ngoài các tài liệu trên, chủ đầu tư gửi đến KBNN các loại tài liệu sau:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; + Giấy rút dự toán ngân sách;
+ Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và
nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng).
- Thanh toán khối lượng hoàn thành.
Trường hợp thanh toán theo hợp đồng.
- Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng. - Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có thanh toán tạm ứng) - Giấy rút dự toán ngân sách
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng xác nhận giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng
Trường hợp thanh toán không theo hợp đồng.
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì chủ đầu tư có thể lập Bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo)
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn (nếu có thanh toán tạm ứng) - Giấy rút dự toán ngân sách
c. Đối với chi thường xuyên
Hồ sơ ban đầu:
Đầu năm ngân sách đơn vị sử dụng NSNN phải gửi cac loại văn bản, giấy tờ sau
đây đến KBNN để kiểm tra và lưu giữ:
- Dự toán chi NSNN năm được cấp có thẩm quyền duyệt
- Bảng đăng ký hoặc thông báo biên chế, quỹ tiền lưu được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Nếu đầu năm ngân sach đơn vị chưa được giao biên chế, quỹ lương
thì tạm thời căn cứ vào sổ biên chế, quỹ lương được giao của năm trước để cấp phát thanh toán.
- Đối với các khoản mua sắm đồ dùng trang thiết bị:
+ Dự toán mua sắm sửa chữa được cấp có thẩm quyển duyệt
+ Trường hợp mua sắm có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên phải thông qua đầu
khoản chi đã thực hiện cam kết chi; Trường hợp mua sắm có giá trị nhỏ hơn 100 triệu đồng thì phải có báo giá của ít nhất 03 đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ;
+ Hóa đơn bán hàng theo mẫu của Bộ tài chính phát hành;
+ Hợp đồng kinh tế với đơn vị gia công hoặc đơn vị cung cấp hàng hóa; Nội dung kiểm soát chi NSNN của KBNN bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi NSNN.
- Kiểm tra tính hợp lệ về con dấu và chữ ký của thủ trưởng và kế toán của đơn vị
sử dụng NSNN.
- Kiểm tra các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm:
+ Các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được giao, trừ trường hợp: dự toán ngân sách và phân bổ dự toán ngân sách chưa được cơ quan có thẩm quyền quyết định,
cơ quan tài chính và KBNN tạm cấp kinh phí cho các nhiệm vụ chi: chi lương và các
khoản có tính chất tiền lương; chi nghiệp vụ phí và công tác phí; một số khoản chi cần thiết khác để bảo đảm hoạt động của bộ máy, trừ các khoản mua sắm trang thiết bị, sửa chữa; chi cho các dự án chuyển tiếp thuộc các chương trình quốc gia; chi bổ sung, cân
đối cho ngân sách cấp dưới. Mức tạm cấp hàng tháng tối đa không được vượt quá mức chi bình quân một tháng của năm trước.
+ Các khoản chi phải đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan có
thẩm quyền quy định.
+ Các khoản chi phải đảm bảo là đã được Thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được uỷ quyền quyết định chi.
- Trường hợp sử dụng vốn, kinh phí NSNN để đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc và các công việc khác phải qua khâu đấu thầu hoặc thẩm định giá; phải tổ chức đấu thầu hoặc thẩm định giá theo quy định của pháp luật.
- Đối với các khoản chi có tính chất thường xuyên sẽ được chia đều trong năm để
chi, các khoản có tính chất thời vụ hoặc chỉ phát sinh vào một số thời điểm như đầu tư
xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa lớn và các khoản chi có tính chất không thường xuyên khác phải thực hiện theo dự toán quý được đơn vị dự toán cấp I giao cùng dự toán năm.
- Trong quá trình thực hiện kiểm soát chi NSNN, nếu phát hiện thấy các vi phạm về chính sách, chế độ quản lý tài chính, KBNN có quyền từ chối thanh toán.
- Khi tạm ứng ngoài các tài liệu trên, chủ đầu tư gửi đến KBNN các loại tài liệu sau:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; + Giấy rút dự toán ngân sách;
+ Bảng kê chứng từ thanh toán
- Khi thanh toán
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có thanh toán tạm ứng) - Giấy rút dự toán ngân sách
1.3.7.2. Quy trình kiểm soát thanh toán chi CTMTQG
Quy trình kiểm soát chi CTMTQG qua KBNN thực hiện theo nguyên tắc “một cửa”, có nghĩa là việc giải quyết công việc từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ chứng từ và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
của KBNN.
Có thể khái quát quy trình này như sau:
4
Sơ đồ 1.1: Quy trình kiểm soát chi vốn CTMTQG có tính chất đầu tư XDCB của KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc TW
Chú thích sơ đồ:
(1) Chủ đầu tư gửi hồ sơ, chứng từ thanh toán cho bộ phận một giao dịch cửa; bộ
phận giao dịch một cửa kiểm tra hồ sơ, nhận hồ sơ, viết phiếu giao nhận hồ sơ, hẹn 2 1 1 4 5 6 3 Trưởng Phòng Kiểm soát chi Chủ đầu tư (Ban QLDA) Đơn vị thụ hưởng Lãnh đạo KBNN Tỉnh Phòng Kế toán Bộ phận giao dịch một cửa
ngày trả hồ sơ;
(2) Bộ phận giao dịch một cửa chuyển chứng từ sang phòng kiểm soát chi để
kiểm soát thanh toán;
(3) Phòng kiểm soát chi xử lý hồ sơ, xem xét sau khi chấp nhận thanh toán, trình lãnh đạo KBNN tỉnh ký duyệt;
(4) Phòng kiểm soát chi chuyển hồ sơ đã được duyệt sang phòng kế toán;
(5) Phòng kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán trình lãnh
đạo KBNN tỉnh ký duyệt và làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
1.3.8. Một số tiêu chí đánh giá chất lượng kiểm soát chi CTMTQG
Mục tiêu quản lý vốn đầu tư XDCB là bảo đảm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng nguyên tắc, đúng tiêu chuẩn, chế độ quy định và có hiệu quả cao. Đối với vốn
đầu tư XDCB từ NSNN, hiệu quả không đơn thuần là lợi nhuận hay hiệu quả kinh tế
nói chung mà là hiệu quả tổng hợp, hiệu quả kinh tế - xã hội. Hiệu quả của vốn đầu tư XDCB được đo bằng một số chỉ tiêu như sau:
- Sử dụng vốn đầu tư đúng mục đích: là tiêu chí định hướng đánh giá trình độ
quản lý vốn đầu tư XDCB
+ Chỉ tiêu tiến độ và quy mô giải ngân vốn XDCB từ NSNN: Tiến độ giải ngân
được tính bằng tỷ số vốn đã giải ngân trong tổng số vốn kế hoạch được giao hàng năm, thường được tính theo tỷ lệ % và được xác định bằng công thức.
Tổng số vốn đã giải ngân Tỷ lệ giải
ngân XDCB = Tổng số vốn thông báo kế hoạch năm x 100% (1.1) Đây là một chỉ tiêu tổng hợp phản ánh kết quả giải ngân nguồn vốn của cả nước, một ngành hoặc địa phương tại một thời điểm. Chỉ số này cũng phản ánh tổng hợp nhiều yếu tố, công đoạn, nhiều chủ thể liên quan mà kết quả cuối cùng thể hiện ở
khối lượng XDCB và sản phẩm XDCB hoàn thành được giải ngân và rất có ý nghĩa trong đánh giá hiệu quả điều hành NSNN cho đầu tư XDCB. Tỷ lệ này càng cao, vốn
đầu tư XDCB thuộc nguồn vốn NSNN càng được sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vì
tránh được tình trạng lãng phí do nguồn vốn đã được bố trí mà không được sử dụng và
đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội.
Chỉ số này có ưu điểm là cách lấy số liệu thống kê tính toán đơn giản, dễ thực hiện, dễ kiểm tra, bảo đảm tính trung thực cao, có thể so sánh với nhau trong toàn quốc hoặc trong một địa phương, một ngành. Cũng có thể dùng để phân tích, so sánh hoạt
động kinh tế trong một thời kỳ hoặc nhiều thời kỳ với nhau. Tuy nhiên, chỉ tiêu này có hạn chế, nó phù hợp với việc đánh giá tổng hợp ở các địa phương, ngành nhưng không
phù hợp với từng cơ quan đơn vị tham gia một mảng công việc trong dự án XDCB sử
dụng vốn từ NSNN.
+ Mức độ chặt chẽ trong kiểm soát thanh toán: Chỉ tiêu này được thể hiện qua mức độ rủi ro thanh toán vốn đầu tư sai mục đích, đối tượng hoặc sai chế độ, định mức, đơn giá do Nhà nước quy định. Mức độ rủi ro này càng thấp, chi đầu tư XDCB của NSNN càng được kiểm soát chặt chẽ.
+ Tỷ lệ từ chối thanh toán: Chỉ tiêu này được thể hiện tỷ lệ (%) giữa số từ chối thanh toán và số kiểm soát thanh toán, tỷ lệ càng cao thể hiện trình độ kiểm soát càng cao, góp phần loại bỏ những chi phí bất hợp lý, sai định mức đơn giá, sai thiết kế
dự toán, ngoài dự toán trúng thầu… góp phần tiết kiệm chi cho NSNN, chống lãng phí thất thoát vốn đầu tư.
Những chỉ tiêu đánh giá đầu tư đúng mục đích, cũng là những chỉ tiêu đánh giá đầu tư có kết quả và hiệu quả, phản ánh việc sử dụng và quản lý vốn đầu tư trong quá
trình hoạt động đầu tư ở mọi khâu, mọi nơi đều an toàn, sử dụng đúng nội dung, đúng