3.2.1.1. Hoàn thiện mô hình tổ chức
Do có sự thực hiện các nghiệp vụ kiểm soát chi CTMT phân tán như đã trình bày ở phần tồn tại và hạn chế nên về cơ bản nên thiết lập lại mô hình tổ chức theo hướng chuyên môn hóa về nghiệp vụ kiểm soát chi NSNN. Tác giả đề nghị bổ sung
hoàn thiện mô hình của phòng kiểm soát chi NSNN như sau:
- Trực tiếp thực hiện công tác kiểm soát chi NSNN bao gồm: chi đầu tư XDCB,
vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư; chi thường xuyên; chi CTMTQG (gồm cả vốn đầu tư và vốn sự nghiệp);
- Thực hiện chế độ báo cáo và quyết toán vốn đầu tư; chi thường xuyên; vốn sự
nghiệp có tính chất đầu tư; CTMTQG với KBNN và cơ quan Tài chính ở địa phương.
Từ đó, bộ máy của phòng kiểm soát chi cũng thay đổi tương ứng. Nguồn nhân
lực của phòng này sẽ được bố trí đồng đều bao gồm cán bộ làm nhiệm vụ kiểm soát TTVĐT, cán bộ làm nhiệm vụ kiểm soát thanh toán vốn chương trình mục tiêu và chi
thường xuyên chuyển từ phòng kế toán sang. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ của phòng kiểm soát chi NSNN, phòng kế toán chỉ thực hiện chức năng chính là kế toán NSNN.
Phòng kế toán không còn thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi NSNN.
Mục đích của việc thành lập phòng Kiểm soát chi NSNN với chức năng kiểm
soát gộp chung tất cả các khoản chi NSNN để chuyên môn hoá nghiệp vụ kiểm soát
thanh toán vào một bộ phận tách biệt so với các bộ phận khác trong KBNN, tránh tình trạng phân tán như hiện nay là chủ đầu tư phải liên hệ, đi lại tới mỗi phòng để trình duyệt hồ sơ chứng từ. Thêm vào đó, khi một dự án có nhiều hạng mục, có hạng mục
thuộc chi XDCB, có hạng mục lại thuộc chi cho chương trình mục tiêu, khi gộp việc
kiểm soát các khoản chi vào một bộ phận như trên sẽ giúp đáng kể thời gian, chi phí đi
lại và cũng nhằm thúc đẩy tiến độ của dự án đưa vào khởi công.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ nói trên, KBNN tỉnh cần phải tiếp tục củng cố tổ
chức của phòng kiểm soát chi NSNN và bộ phận kiểm soát chi NSNN tại KBNN cấp huyện. Đối với KBNN tỉnh cần bổ sung thêm cán bộ kiểm soát chi; nâng cao chất
lượng cán bộ, bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ cho cán bộ tại KBNN cấp huyện. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ theo các chuyên đề cụ thể, đi sâu nghiên cứu
kinh tế đầu tư. Đào tạo và đào tạo lại cán bộ để đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ mới;
đồng thời tiêu chuẩn hoá cán bộ làm công tác kiểm soát chi phải có kiến thức quản lý kinh tế, tài chính, XDCB ở trình độ đại học, có trình độ ngoại ngữ, trình độ vi tính, có
đức tính liêm khiết, trung thực, phong cách giao tiếp văn minh, lịch sự.
3.2.1.2. Phân cấp nhiệm vụ kiểm soát chi CTMT cho KBNN huyện
KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc TW cần phân cấp mạnh công tác kiểm soát thanh toán vốn cho KBNN cấp huyện, thị xã thành phố trực thuộc tỉnh bảo đảm tính tự
chủ và nâng cao năng lực sáng tạo cấp dưới. Cấp nào đảm nhiệm vai trò cấp đó, tỉnh không làm thay công việc của huyện.
Căn cứ vào cấp ngân sách, qui mô của dự án, cấp quản lý của dự án, địa giới
hành chính nơi chủ đầu tư có trụ sở hoặc đang có giao dịch chi thường xuyên, số lượng dự án, giám đốc KBNN tỉnh Khánh Hòa quyết định việc phân cấp quản lý kiểm soát các dự án đầu tư theo hướng:
- Dự án đầu tư bằng nguồn vốn ngân sách cấp TW và tỉnh thì giao cho KBNN cấp tỉnh kiểm soát thanh toán.
- Dự án đầu tư bằng nguồn vốn ngân sách cấp huyện, xã thì giao cho KBNN cấp huyện kiểm soát thanh toán.
- Đối với các dự án được đầu tư từ nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp ngân sách (tỉnh, huyện, xã) sẽ phân cấp theo nguyên tắc: Dự án có phần nguồn vốn ngân sách cấp nào chiếm tỷ trọng lớn thì KBNN cấp đó quản lý, kiểm soát; nguồn vốn của cấp nào tham gia vào dự án thì KBNN cấp đó thực hiện thanh toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đối với một số dự án vốn ngoài nước (ODA) có tiểu dự án, được phân cấp cho KBNN cấp huyện thực hiện kiểm soát chi nếu nhà tài trợ có yêu cầu.
Ngoài ra tùy theo trình độ cán bộ, khối lượng công việc, KBNN cấp tỉnh có thể
phân cấp cho KBNN cấp huyện quản lý các công trình nguồn vốn NSTW và ngân sách cấp tỉnh tùy điều kiện cụ thể của từng KBNN và của từng dự án.
3.2.1.3. Hoàn thiện cơ chế giao dịch “một cửa”
Để quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN được hiệu quả và phù hợp với hoạt động nghiệp vụ, khắc phục những vướng mắc phát sinh
qua quá trình triển khai thực hiện, theo tác giả cần nghiên cứu hoàn thiện theo hướng sau:
- Mục tiêu của kiểm soát chi ngân sách qua KBNN theo quy trình một cửa là giảm phiền hà cho đơn vị sử dụng NSNN khi giao dịch với các đơn vị KBNN, đồng thời giải quyết kịp thời, nhanh chóng mọi yêu cầu của khách giao dịch, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN đảm bảo đúng định mức, chế độ, tiêu chuẩn. Đây cũng là mục tiêu cuối cùng và cơ bản nhất của công tác cải cách thủ tục hành chính. Đó là, tạo thuận lợi cho khách giao dịch chấp hành đúng chính sách chế độ, phòng ngừa và ngăn
chặn các hiện tượng cửa quyền, gây phiền hà, sách nhiễu đối với khách giao dịch; thực hiện công khai, minh bạch và phát huy dân chủ, giám sát của người dân, khách hàng
đối với hoạt động của KBNN.
Giao dịch một cửa là phù hợp với chủ trương cải cách thủ tục hành chính.
Nhưng vấn đề là ở chỗ, phương thức giao dịch một cửa trong kiểm soát chi NSNN, tách bạch 2 bộ phận (giao nhận hồ sơ và xử lý nghiệp vụ) là chưa phù hợp và không
đạt mục tiêu cần hướng tới. Với đặc thù kiểm soát chi ngân sách của KBNN rất đa
dạng, phức tạp, hệ thống cơ chế chính sách chưa đồng bộ lại thường xuyên sửa đổi bổ
sung; nhiều đơn vị sử dụng ngân sách chưa nắm bắt kịp thời, rõ ràng và đầy đủ các
điều kiện chi tiết về thủ tục kiểm soát chi nên thường nảy sinh vướng mắc cần có sự trao đổi, hướng dẫn trực tiếp của cán bộ nghiệp vụ KBNN. Nếu tách bạch 2 bộ phận giao nhận và xử lý nghiệp vụ sẽ tạo thêm một khâu trung gian, tách biệt giữa người giao dịch và người xử lý nghiệp vụ dẫn đến thêm một khâu trung gian trong quy trình xử lý nghiệp vụ, trở thành rào cản cho việc thực hiện mục tiêu cuối cùng của công cuộc cải cách thủ tục hành chính là tạo thuận lợi cho khách hàng và tăng hiệu lực, hiệu quả của bộ máy công quyền. Đây chính là vướng mắc ở hầu hết các KBNN và họ đều kiến nghị hoàn thiện mô hình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi NSNN.
Để phương thức giao dịch “một cửa” trong quy trình kiểm soát chi NSNN qua KBNN được hiệu quả và phù hợp với hoạt động nghiệp vụ, khắc phục những vướng
mắc phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện, cần nghiên cứu theo hướng một chủ đầu tư (ban QLDA) chỉ đến giao dịch với một cán bộ quản lý từ đầu cho đến khi có kết
quả cuối cùng, khách hàng đến giao dịch chỉ phải giao dịch với một cán bộ duy nhất
nghiệp vụ có trách nhiệm trực tiếp nhận và trả hồ sơ, xử lý nghiệp vụ, luân chuyển
chứng từ trong nội bộ kho bạc, giải đáp trực tiếp thắc mắc cho khách hàng chứ không
phải thông qua một bộ phận trung gian nào cả. Mô hình này sẽ khắc phục được những
bất cập nêu trên, khách hàng đến sẽ được biết ngay kết quả: hồ sơ đủ chưa, có hợp lệ
hợp pháp không, có đủ điều kiện giải ngân không? Thời gian giao dịch, số lần giao
dịch, thời gian giải ngân sẽ nhanh hơn, hiệu quả hơn.
3.2.1.4. Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ
Chứng từ nên luân chuyển theo hướng làm giảm thời gian luân chuyển trong
nội bộ như việc tránh trình trạng phòng kiểm soát chi và kế toán phải kiểm soát mẫu
dấu, chữ ký hai lần. Do tính chất khác nhau của mỗi quy trình thanh toán mà nguyên tắc thực hiện có thể là thanh toán trước, kiểm soát sau đối với tạm ứng và thanh toán nhiều lần (không kể lần thanh toán sau cùng) hoặc có thể là kiểm soát trước, thanh toán sau đối với thanh toán một lần và thanh toán lần sau cùng. Tuy nhiên, dù có thuộc
quy trình nào thì đối với việc vốn đầu tư XDCB hay CTMT đã được giao trách nhiệm
cho kiểm soát chi thì nên cần tập trung cho công tác kiểm soát, kế toán chỉ theo chứng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
từ được duyệt mà tiến hành hạch toán và thanh toán cho chủ đầu tư. Cùng với hướng
hoàn thiện của giải pháp trên, dòng luân chuyển hồ sơ chứng từ mới sẽ như sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình luân chuyển chứng từ qua KBNN tỉnh Khánh Hòa (quy trình đề xuất) Chủ đầu tư (Ban QLDA) (2) (1) (4) (5) Đơn vị thụ hưởng (6) Lãnh đạo KBNN Trưởng Phòng KSC NSNN Phòng Kế toán nhà nước Cán bộ kiểm soát chi (3)
Chú thích sơ đồ:Quy trình này gồm có 6 bước:
Bước 1: Chủ đầu tư (ban QLDA) gửi hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi được phân
công chuyên quản dự án;
Cán bộ kiểm soát chi tiến hành kiểm soát hồ sơ (bao gồm hồ sơ ban đầu và hồ sơ từng lần tạm ứng hoặc thanh toán), ký các chứng từ thanh toán vốn và tờ trình lãnh
đạo KBNN, trình lãnh đạo phòng phòng KSC NSNN ký duyệt;
Bước 2: Trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN kiểm tra hồ sơ ký tờ trình lãnh
đạo KBNN, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị
thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), sau đó trả hồ sơ lại cho cán bộ kiểm soát chi
trình lãnh đạo KBNN phụ trách KSC ký duyệt tờ trình lãnh đạo, giấy đề nghị thanh
toán vốn đầu tư.
Bước 3: Lãnh đạo KBNN phụ trách KSC xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo
của phòng KSC, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư sau đó chuyển trả hồ sơ phòng KSC NSNN.
Bước 4: Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho phòng kế toán bao gồm:
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có);
Bước 5: Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp
pháp của chứng từ kế toán, hạch toán và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy sau đó trình lãnh đạo
KBNN phụ trách về kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ;
Bước 6: Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét ký duyệt giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có) và chuyển trả hồ sơ Phòng Kế toán làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng;
Phòng Kế toán lưu tối đa 2 liên giấy rút vốn đầu tư trong trường hợp có giữ lại
2% thuế GTGT và có CKC, 1 liên Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có), hồ sơ
còn lại chuyển lại phòng kiểm soát chi NSNN để lưu hồ sơ và trả chủ đầu tư;
Thời gian thực hiện cho cả quy trình trên là 3 ngày làm việc (đối với thanh toán trước kiểm soát sau) và 7 ngày làm việc (đối với trường hợp kiểm soát trước thanh
toán sau) kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư.
3.2.2. Nhóm các giải pháp hoàn thiện nội dung kiểm soát 3.2.2.1. Theo dõi định mức các khoản mua sắm phải đấu thầu 3.2.2.1. Theo dõi định mức các khoản mua sắm phải đấu thầu
Đối với các khoản chi mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn tài sản có, kiểm soát chi của KBNN phải yêu cầu đơn vị sử dụng Ngân sách cung cấp quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền, so sánh với hợp đồng mua sắm, nếu thấy quyết định phê duyệt lớn hơn 200 triệu mà hợp đồng mua sắm lại nhỏ hơn 200 triệu thì kiểm soát chi KBNN phải lưu lại một bản quyết định duyệt chi để theo dõi, yêu cầu đơn vị không được dùng số tiền còn lại để mua sắm tiếp, nhằm tránh việc chia nhỏ giá trị để mua sắm không qua đấu thầu
3.2.2.2. Hoàn thiện kiểm soát tạm ứng và thu hồi tạm ứng
Một là, đối với việc tạm ứng vốn cho bồi thường hỗ trợ GPMB, do tính chất phức tạp và yêu cầu công việc thường xuyên nhạy cảm, trong quản lý chủ đầu tư, hội (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đồng bồi thường hỗ trợ GPMB được phép tạm ứng không hạn chế (sau khi có phương án GPMB được duyệt). Tồn tại hiện nay là số dư tạm ứng quá lớn, tình hình triển khai chi trả cho đối tượng gặp khó khăn, trách nhiệm hoàn tạm ứng của chủ đầu tư không cao, quy định về nội dung quản lý còn thiếu. Hướng bổ sung hoàn thiện như sau:
- Quy định cụ thể về thời gian và trách nhiệm hoàn tạm ứng. Chậm nhất là 30 ngày làm việc kể từ ngày chi trả cho người thụ hưởng chủ đầu tư tập hợp chứng từ, làm thủ tục thanh toán và thu hồi tạm ứng.
- Nếu quá thời hạn quy định phải báo cáo người quyết định đầu tư xin ý kiến xử
lý, trường hợp ứng vốn mà không sử dụng hoặc sử dụng sai mục đích thì yêu cầu chủ đầu tư thu hồi hoàn trả vốn đã tạm ứng cho NSNN.
Hai là, đổi mới việc tạm ứng vốn cho xây lắp, thiết bị: số dư tạm ứng tại KBNN tỉnh chiếm khá cao so với trước đây do tỷ lệ tạm ứng được phép của chủ đầu tư (ban
QLDA) không bị giới hạn trên. Do vậy, công tác tạm ứng và thu hồi tạm ứng cần bổ
sung hoàn thiện như sau:
- Phải yêu cầu nhà thầu nộp bảo lãnh tạm ứng, đề phòng rủi ro cá nhân và tổ
chức có thể xảy ra (yêu cầu đưa vào hợp đồng A–B). Hết hạn bảo hành mà chưa thu
hồi được tạm ứng thì cần thu hồi hết tạm ứng hoặc gia hạn bảo lãnh tạm ứng.
- Quá hạn hoàn thành (ghi trong hợp đồng) mà không hoàn thành thì phải bổ
sung hợp đồng và kiểm tra lại số dư tạm ứng để đôn đốc thu hồi số đã tạm ứng cho dự
KBNN phải có công văn nhắc nhở đôn đốc hàng tháng. Nếu quá 6 tháng theo quy
định hợp đồng mà nhà thầu chưa thực hiện khối lượng hoặc nhà thầu sử dụng vốn sai mục đích thì chủ đầu tư có trách nhiệm hoàn trả vốn đã tạm ứng cho NSNN.
- Quy định mức tạm ứng tối đa của các loại hợp đồng là 50% giá trị hợp đồng và tổng mức vốn tạm ứng của hợp đồng tối đa là 30% kế hoạch vốn giao hàng năm
(trừ tạm ứng cho công tác bồi thường hỗ trợ GPMB).
- Quy định cụ thể mức thu hồi tạm ứng qua từng lần thanh toán khi khối lượng
thanh toán chưa đạt 80% giá trị hợp đồng theo công thức sau:
Giá trị khối lượng thanh toán x Số vốn tạm ứng Số vốn thu tạm ứng từng
lần khi thanh toán =
Giá trị hợp đồng x 0,8
3.2.2.3. Hoàn thiện hồ sơ kiểm soát, mẫu chứng từ thanh toán
Một là, đối với tài liệu cơ sở của dự án
Công tác đền bù giải phóng mặt bằng thường xuyên là một trong những cản trở
lớn nhất đối với quá trình triển khai thực hiện dự án. Trong thực tế nhiều dự án tạm
ứng vốn nhưng chưa có mặt bằng để thi công, dẫn đến tồn đọng một lượng vốn khá lớn trong thi công xây dựng. Để khắc phục tồn tại là nên quy định bắt buộc khi tạm