mang tính chất đầu tư và xây dựng
a. Hồ sơ gửi lần đầu hoặc đầu năm
Đầu năm ngân sách đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến KBNN nơi giao dịch những hồ sơ để cán bộ KSC của KBNN bao gồm:
- Dự toán năm được cấp có thẩm quyển giao (bản chính hoặc bản công chứng); - Bảng đăng ký biên chế, quỹ tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí và bảng tăng
giảm biên chế, quỹ tiền lương (khi có phát sinh) đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền duyệt (bản chính hoặc bản sao y);
- Danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương;
- Đối với thuê lao động là hợp đồng lao động với các nội dung ghi trong hợp
đồng (nếu có các cá nhân thuê ngoài) (bản chính hoặc bản sao y);
b. Kiểm soát từng lần tạm ứng hoặc thanh toán
Cán bộ kiểm soát chi phải kiểm soát các hồ sơ, tài liệu theo quy định đối với
từng nhóm chi:
* Kiểm soát các mục chi thuộc nhóm “Chi thanh toán cá nhân”:
Cán bộ KSC căn cứ vào danh sách chi trả lương, phụ cấp lương, cán bộ KSC
đối chiếu với bảng đăng ký biên chế, quỹ lương đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (gửi lần đầu); hoặc (Bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lương được
cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (nếu có), kiểm tra hệ số lương, số tiền
lương, phụ cấp của từng người trong danh sách chi trả lương, tổng tiền lương, phụ cấp;
đối với các khoản chi thuê ngoài lao động: bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, tiền nhuận bút, được ghi trong hợp đồng lao động; kiểm tra giấy rút dự toán ngân sách của đơn vị: các yếu tố trên giấy rút dự toán phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xoá, kiểm tra các dòng chi tiết, tổng số trên giấy rút dự toán NSNN, đúng mẫu dấu chữ
ký của người chuẩn chi, nếu khớp đúng KBNN thanh toán lương, phụ cấp lương qua
tài khoản ATM của người hưởng lương tại các ngân hàng thương mại, hoặc thanh toán tiền mặt đối với các đơn vịở vùng sâu vùng xa chưa có tài khoản ATM.
* Kiểm soát các mục chi thuộc nhóm “Chi nghiệp vụ chuyên môn”:
- Các mục tiêu thanh toán dịch vụ công cộng, mục chi vật tư văn phòng, mục chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc, công tác phí, hội nghị.
Cán bộ KSC kiểm soát đối chiếu số tiền trên giấy rút dự toán với giấy tờ liên
quan như ( hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn thanh toán, bảng kê chứng từ thanh toán, ...) nếu khớp đúng thì cán bộ KSC tiến hành thanh toán cho để chi trả cho đối tượng được hưởng mở tài khoản tại Ngân hàng.
- Mục chi hội nghị bao gồm các khoản chi cho hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn nghiệp vụ, hội thảo chuyên đề. Khoản chi này căn cứ vào định mức chi tiêu hội
nghị cho từng đại biểu tham gia hội nghị theo quy định của nội Bộ Tài chính. Khi đơn
vị thanh toán tiền phải theo đúng quy định, đúng đối tượng và theo đúng nội dung chi
được xây dựng trong dự toán chi và có giấy triệu tập hội nghị, kế hoạch hội nghị, có danh sách nhận tiền. Trong KSC mục này cán bộ KSC phải bám sát thông tư số
97/2010/TT-BTC quy định chế độ công tác phi, chế độ chi tổ chức các cuôc hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.
- Mục chi công tác phí bao gồm các khoản chi tàu xe, phụ cấp công tác phí, thuê phòng ngủ… Đối với mục chi này, đơn vị sử dụng NSNN gửi đến KBNN bảng kê chứng từ thanh toán công tác phí.
- Mục chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ nguồn kinh phí thường xuyên: Đối với mục chi này
đơn vị sử dụng NSNN gửi hồ sơ đến KBNN bao gồm: quyết định chỉ định,phê duyệt kết quả đấu thầu, hợp đồng, hóa đơn tài chính, biên bản nghiệm thu thanh lý hợp
đồng… Nếu kiểm soát chứng từ hợp pháp hợp lệ thì cán bộ KSC KBNN tiến hành
thanh toán cho đơn vị.
- Mục chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành, bao gồm các khoản chi để
mua hàng hóa, vật tư trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng không phải là tài sản cố định, chi mua ấn chỉ dùng cho công tác chuyên môn, đồng phục, trang phục, bảo vệ lao
động, sách, chế độ dùng cho công tác chuyên môn của ngành và các khoản chi phí khác phục vụ hoạt động chuyên môn của từng ngành được thực hiện kiểm soát như
nhóm mục chi mua sắm sữa chữa.
* Kiểm soát các mục chi thuộc nhóm mục “Chi mua sắm, sữa chữa tài sản, xây dựng nhỏ”
- Mục chi mua tài sản vô hình, bao gồm: mua bằng sáng chế, bản quyền nhãn hiệu thương mại, mua phần mềm máy tính.
- Mục chi sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn như: Mô tô; ô tô con, ô tô
tải; xe chuyên dùng; tàu, thuyền; đồ gỗ, sắt, mây tre, nhựa (cao cấp); trang thiết bị kỹ
thuật chuyên dung; điều hòa nhiệt độ, nhà cửa; thiết bị phòng cháy, chữa cháy; sách, tài liệu và thiết bị dùng cho công tác chuyên môn; thiết bị tin học; máy photocopy;
máy fax; máy phát điện; máy bơm nước; tài sản khác. Các loại tài sản trên phục vụ cho thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan Nhà nước. Khi thanh toán các mục chi trong
nhóm mục “Chi mua sắm, sữa chữa tài sản, xây dựng nhỏ”, hồ sơ đơn vị gửi đến KBNN bao gồm:
+ Dưới 20 triệu đồng: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc mua sắm cho phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình; đồng thời phải bảo
đảm chế độ hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật. Hồ sơ gửi đến KBNN bao gồm bảng kê chứng từ, giấy rút dự toán. Cán bộ KSC kiểm tra thấy hồ sơ,
chứng từ hợp pháp thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hang hóa dịch vụ.
+ Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên đến dưới 100 triệu đồng thì cơ quan, đơn vị mua sắm lấy báo giá của ít nhất ba nhà thầu khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax hoặc qua đường bưu điện ) làm cơ sở để lựa chọn nhà thầu tốt nhất. Hồ sơ
gửi KBNN bao gồm: Quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp, hợp đồng mua bán, hóa
đơn tài chính, biên bản giao hàng, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy rút dự toán. Cán bộ KSC kiểm tra thấy hồ sơ, chứng từ hợp pháp thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
+ Đối với khoản chi từ 100 triệu trở lên thì tổ chức đấu thầu. Việc đấu thầu, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu theo Thông tư 63/2007/TT-BTC ngày 15/06/2007
và Thông tư 131/2007/TT-BTC ngày 05/11/2007, thông tư 68/2012/TT – BTC ngày
26/4/2012 hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động
thường xuyên của cơ quan Nhà nước bằng vốn NSNN.
Sau khi hoàn thành các thủ tục chọn thầu đơn vị hợp đồng, thực hiện mua sắm và chuyển hồ sơ đến KBNN bao gồm: tùy theo hình thức chọn thầu mà đơn vị gửi Quyết định chỉ định thầu hoặc quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh hoặc Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; hợp đồng mua bán; hóa đơn tài chính; biên bản giao hàng; biên bản thanh lý hợp đồng; giấy rút dự toán. Kể từ ngày 1/6/2013 đối với các khản chi trên 100 triệu đơn vị phải gửi giấy đề nghị cam kết chi đến Kho bạc Nhà
nước nơi giao dịch trong vòng 5 ngày khi phát sinh hợp đồng.
Cán bộ KSC kiểm tra các loại hồ sơ, chứng từ nếu hợp pháp, hợp lệ thì thanh
toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
Ngoài ra khi kiểm soát khoản mục mua sắm ô tô của các đơn vị thụ hưởng NSNN, cán bộ KSC KBNN phải thực hiện đúng quy định tại Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007 và quyết định số 61/2010-TTg ngày 30/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử
dụng phương tiện đi lại trong cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và công ty
Nhà nước. Thông tư số 103/2007/TT-BTC ngày 29/08/2007 của Bộ Tài chính về việc
hướng dẫn thực hiện quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007 của Thủ tướng Chính phủ.
* Kiểm soát các mục chi thuộc nhóm mục “Chi khác”
- Chi khác bao gồm chi các nội dung sau: chi kỷ niệm các ngày lễ lớn; chi khắc phục hâu quả thiên tai; chi thưởng và chi phí xử lý các hành vi vi phạm pháp luật của các vụ xử lý không có thu hoặc chi không đủ chi; chi các khoản phí và lệ phí của đơn
vị dự toán; chi bảo hiểm tài sản và phương tiện của các đơn vị dự toán; chi hỗ trợ
khác; chi tiếp khách; chi lập quỹ khen thưởng; các khoản chi khác…
Đối với khoản chi này, đơn vị gửi đến KBNN các tài liệu, chứng từ, hợp đồng kinh tế, hóa đơn tài chính, biên bản nghiệm thu… Cán bộ KSC căn cứ vào các quy
định có liên quan để kiểm tra, kiểm soát nếu đủ điều kiện thì thanh toán cho đối tượng
được hưởng.
Lưu ý, khi kiểm soát mục 7761 “ chi tiếp khách”, cán bộ KSC phải kiểm soát
định mức chi tiếp khách tại thông tư số 01/2010/TT-BTC ngày 06/1/2010 về việc quy
định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ
chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước và
thông tư số 97/2010/TT-BTC, ngày 31/10/2007 của Bộ Tài chính, cụ thể về nguyên tắc: các cơ quan, đơn vị không tổ chức chi chiêu đãi đối với khách trong nước đến làm việc tại cơ quan, đơn vị mình; trường hợp cần thiết thì tổ chức mời cơm khách theo
mức chi tiếp khách tối đa không quá 200.000 đồng/1 suất.
Qua công tác KSC nhóm mục chi khác này, có một khoản chi kỷ niệm các ngày lễ lớn và lễ hội truyền thống trên địa bàn. Việc kiểm soát khoản chi này chưa có một
định mức cụ thể, các chỉ lập dự toán và các cơ quan chức năng duyệt và tiến hành chi trả cho các đối tượng. Việc chưa có định mức chi cho kỷ niệm các ngày lễ lớn và lễ
hội truyền thống dẫn đến việc kiểm soát khoản chi này rất khó khăn, các đơn vị thường tổ chức lễ kỷ niệm rất phô trương và hình thức, chi phí để tổ chức các buổi lễ đều từ
kinh phí NSNN cấp. Cần có những quy định cụ thể mức chi cho hoạt động này để thực hành tiết kiệm, chống các hành vi tham nhũng, gây thất thoát, lãng phí NSNN.