Một là, đối với tài liệu cơ sở của dự án
Công tác đền bù giải phóng mặt bằng thường xuyên là một trong những cản trở
lớn nhất đối với quá trình triển khai thực hiện dự án. Trong thực tế nhiều dự án tạm
ứng vốn nhưng chưa có mặt bằng để thi công, dẫn đến tồn đọng một lượng vốn khá lớn trong thi công xây dựng. Để khắc phục tồn tại là nên quy định bắt buộc khi tạm
ứng chi phí xây dựng cần phải có biên bản bàn giao mặt bằng thi công.
Để tránh các hiện tượng tiêu cực trong hợp đồng liên danh như: mua bán thầu, nhà thầu không có đủ năng lực... chủ đầu tư khi đến thanh toán với KBNN yêu cầu phải bổ sung thoả thuận liên danh trong hồ sơ kiểm soát thanh toán.
Hai là, biểu mẫu chứng từ thanh toán:
Trước khi ban hành biểu mẫu cần được nghiên cứu, thiết kế, lấy ý kiến góp ý của địa phương, đơn vị trực tiếp sử dụng tránh tình trạng biểu mẫu ban hành nhưng
không phù hợp phải thay đổi liên tục gây khó khăn cho đơn vị thực hiện.
Đơn giản hóa biểu mẫu chứng từ , bỏ bớt các chi tiết không cần thiết, tránh tình trạng thông tin lập đi lập lại trên một biểu mẫu, thông tin không hữu dụng.
Ba là, sắp xếp lưu trữ hồ sơ chứng từ thanh toán:
Để thuận tiện trong quá trình tra cứu kiểm soát thanh toán, lưu trữ, tác giả đề
xuất công tác lưu trữ chứng từ, hồ sơ của dự án theo thứ tự như sau:
- Hồ sơ pháp lý được xếp thành tập riêng bao gồm:
+ Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự
án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật)
+ Quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền và dự toán. + Văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu theo quy định của luật đấu thầu; + Hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư và nhà thầu;
+ Giấy chứng nhận mã đơn vị sử dụng ngân sách (mã dự án đầu tư XDCB)
- Chứng từ phát sinh cần sắp xếp theo từng hạng mục, tiết mục và theo thời gian.