Chứng từ nên luân chuyển theo hướng làm giảm thời gian luân chuyển trong
nội bộ như việc tránh trình trạng phòng kiểm soát chi và kế toán phải kiểm soát mẫu
dấu, chữ ký hai lần. Do tính chất khác nhau của mỗi quy trình thanh toán mà nguyên tắc thực hiện có thể là thanh toán trước, kiểm soát sau đối với tạm ứng và thanh toán nhiều lần (không kể lần thanh toán sau cùng) hoặc có thể là kiểm soát trước, thanh toán sau đối với thanh toán một lần và thanh toán lần sau cùng. Tuy nhiên, dù có thuộc
quy trình nào thì đối với việc vốn đầu tư XDCB hay CTMT đã được giao trách nhiệm
cho kiểm soát chi thì nên cần tập trung cho công tác kiểm soát, kế toán chỉ theo chứng
từ được duyệt mà tiến hành hạch toán và thanh toán cho chủ đầu tư. Cùng với hướng
hoàn thiện của giải pháp trên, dòng luân chuyển hồ sơ chứng từ mới sẽ như sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình luân chuyển chứng từ qua KBNN tỉnh Khánh Hòa (quy trình đề xuất) Chủ đầu tư (Ban QLDA) (2) (1) (4) (5) Đơn vị thụ hưởng (6) Lãnh đạo KBNN Trưởng Phòng KSC NSNN Phòng Kế toán nhà nước Cán bộ kiểm soát chi (3)
Chú thích sơ đồ:Quy trình này gồm có 6 bước:
Bước 1: Chủ đầu tư (ban QLDA) gửi hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi được phân
công chuyên quản dự án;
Cán bộ kiểm soát chi tiến hành kiểm soát hồ sơ (bao gồm hồ sơ ban đầu và hồ sơ từng lần tạm ứng hoặc thanh toán), ký các chứng từ thanh toán vốn và tờ trình lãnh
đạo KBNN, trình lãnh đạo phòng phòng KSC NSNN ký duyệt;
Bước 2: Trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN kiểm tra hồ sơ ký tờ trình lãnh
đạo KBNN, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị
thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), sau đó trả hồ sơ lại cho cán bộ kiểm soát chi
trình lãnh đạo KBNN phụ trách KSC ký duyệt tờ trình lãnh đạo, giấy đề nghị thanh
toán vốn đầu tư.
Bước 3: Lãnh đạo KBNN phụ trách KSC xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo
của phòng KSC, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư sau đó chuyển trả hồ sơ phòng KSC NSNN.
Bước 4: Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho phòng kế toán bao gồm:
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có);
Bước 5: Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp
pháp của chứng từ kế toán, hạch toán và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy sau đó trình lãnh đạo
KBNN phụ trách về kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ;
Bước 6: Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét ký duyệt giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có) và chuyển trả hồ sơ Phòng Kế toán làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng;
Phòng Kế toán lưu tối đa 2 liên giấy rút vốn đầu tư trong trường hợp có giữ lại
2% thuế GTGT và có CKC, 1 liên Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có), hồ sơ
còn lại chuyển lại phòng kiểm soát chi NSNN để lưu hồ sơ và trả chủ đầu tư;
Thời gian thực hiện cho cả quy trình trên là 3 ngày làm việc (đối với thanh toán trước kiểm soát sau) và 7 ngày làm việc (đối với trường hợp kiểm soát trước thanh
toán sau) kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});