* Thực hiện cơ chế “một cửa” trong kiểm soát chi chương trình mục tiêu
Thực hiện cơ chế giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN theo quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/8/2007 của Tổng giám đốc KBNN. Từ
ngày 01/9/2007 các KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã áp dụng cơ chế
giao dịch một cửa trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN. Thực hiện một cửa trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN là việc giải quyết công việc từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của KBNN
- Các nguyên tắc thực hiện một cửa trong kiểm soát chi NSNN
+ Thủ tục hành chính đơn giản rõ ràng đúng quy trình, chế độ quy định; + Công khai các thủ tục, hồ sơ và thời hạn giải quyết công việc;
+ Nhận yêu cầu và trả kết quả tại quầy giao dịch;
+ Đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, thuận lợi cho đơn vị giao dịch;
+ Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các bộ phận nghiệp vụ và cán bộ có liên quan trong kiểm soát chi NSNN;
- Áp dụng thực hiện cơ chế giao dịch một cửa trong kiểm soát chi CTMTQG tại KBNN tỉnh Khánh Hòa.
Thực hiện cơ chế giao dịch một cửa trong kiểm soát chi CTMTQG, KBNN tỉnh Khánh Hòa đã thành lập bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, bố trí tại quầy giao dịch nơi
thuận tiện cho khách hàng đến giao dịch, bố trí cán bộ đủ năng lực để tiếp nhận hồ sơ
và giải quyết công việc theo quy trình nghiệp vụ. Tại các KBNN huyện đã trang bị
hòm thư góp ý kiến của khách hàng, số điện thoại đường dây nóng để nhân dân, tổ
chức, cá nhân thực hiện quyền giám sát, phản ảnh việc chấp hành quy trình và các quy
định của cán bộ. Các quy trình nghiệp vụ và thủ tục về giao nhận hồ sơ, thời hạn giải quyết công việc đối với từng loại nghiệp vụ kiểm soát chi đã được niêm yết công khai tại trụ sở các KBNN trên toàn địa bàn, trên các ki ốt thông tin đặt tại nơi giao dịch.
Theo đó, các chủ đầu tư, các ban QLDA chỉ phải liên hệ, giao dịch với bộ phận này mà không phải liên hệ trực tiếp với cán bộ chuyên quản như trước đây. Tuy nhiên, do đặc điểm của hoạt động kiểm soát thanh toán vốn CT MTQG của KBNN rất đa
dạng, phức tạp; hệ thống cơ chế chính sách chế độ, văn bản thường xuyên bổ sung
thay đổi, nên trong thực tế thường phát sinh một số tình huống, trường hợp chưa được
hướng dẫn đầy đủ, chi tiết trong các văn bản chế độ hiện hành. Từ đó đòi hỏi phải có sự trao đổi đề xuất giữa các đơn vị với KBNN để cùng thống nhất biện pháp giải quyết
vướng mắc phát sinh, nên chủ đầu tư theo thói quen muốn giao dịch trực tiếp với cán bộ xử lý công việc để được giải thích thỏa đáng, bỏ qua khâu trung gian để rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
Nhiều chủ đầu tư, ban QLDA (nhất là những ban QLDA không chuyên ngành),
chưa nắm rõ hết các quy trình chi tiết về các điều kiện, thủ tục chi CTMTQG nên hồ sơ chứng từ gửi đến KBNN thường thiếu và sai nhiều, phải trả lại để chỉnh sửa chữa nhiều lần. Khi tập trung giao dịch tại bộ phận nhận hồ sơ một cửa thì cán bộ nhận hồ sơ chịu áp lực về thời gian, phải tiếp nhận xử lý hồ sơ của nhiều khách hàng nên việc
hướng dẫn khó đảm bảo chi tiết, cụ thể. Mặt khác, do không nắm chắc thông tin về các dự án, đơn vị nên cán bộở bộ phận một cửa hướng dẫn không đầy đủ, chính xác.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả chỉ có thể kiểm tra sự đầy đủ, hợp lệ của
hồ sơ chứng từ gửi đến, không thể đối chiếu, phát hiện được sai sót chi tiết về nội dung
hồ sơ, đến khi chuyển về bộ phận nghiệp vụ mới kiểm tra chi tiết, phát hiện sai sót
phải trả lại hồ sơ cho khách hàng, tạo tâm lý không tốt cho khách hàng vì phải đi lại
nhiều lần và kéo dài thời gian hoàn chỉnh hồ sơ.
Khi thực hiện quy trình một cửa trong kiểm soát thanh toán, việc giao nhận hồ sơ cũng như trả kết quả phải thực hiện theo nhiều bước giữa khách hàng - cán bộ nhận hồ sơ - cán bộ xử lý nghiệp vụ và đều phải thực hiện đối chiếu, ký nhận hồ sơ giữa các bộ phận nên mất rất nhiều thời gian.
Các khoản chi CTMTQG qua KBNN được kiểm soát thanh toán theo quy trình
kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB ban hành theo quyết định 686/QĐ-KBNN
ngày 18/8/2009 của KBNN. Hiện nay là quy trình 282/QĐ-KBNN ngày 20/4/2012 của
KBNN, chủ yếu có hai quy trình chính:
a. Quy trình kiểm soát tạm ứng và thanh toán KLHT nhiều lần (trừ thanh toán lần cuối)
Quy trình này được thực hiện trong thời gian 04 ngày làm việc kể từ khi cán bộ
nhận hồ sơ và trả kết quả nhận được đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư. Nguyên tắc kiểm
Quy trình này gồm có 7 bước:
Bước 1: Chủ đầu tư gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quảở bộ phận một cửa. Cán bộở bộ phận này tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ
của hồ sơ, số lượng và loại hồ sơ, lập phiếu giao nhận hồ sơ sơ với chủ đầu tư (nếu
không đảm bảo thì trả lại ngay cho chủ đầu tư). Cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận hồ sơ
và trả kết quả chuyển hồ sơ của chủ đầu tư cho cán bộ thanh toán trong ngày nhận hồ sơ của chủ đầu tư.
Bước 2: Cán bộ thanh toán thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ,
tài liệu (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn; việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác);
đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ thanh toán xác định số vốn chấp nhận tạm ứng đồng thời lập tờ trình lãnh đạo, trình trưởng phòng kiểm soát chi ký tờ trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
Bước 3: Trưởng phòng KSC NSNN kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ thanh toán.
Bước 4: Cán bộ thanh toán chuyển toàn bộ hồ sơ và chứng từ đã được Trưởng
phòng KSC NSNN ký duyệt cho phòng Kế toán.
Bước 5: Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp
pháp của chứng từ kế toán, hạch toán và ký trên chứng từ giấy, sau đó trình tế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, sau đó trình lãnh đạo KBNN
xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ.
Bước 6: Lãnh đạo KBNN xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phòng kiểm
soát chi và các chứng từ, bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư và Giấy rút vốn đầu tư; sau đó chuyển trả hồ sơ cho phòng kế toán.
Bước 7: Phòng kế toán nhập các thông tin liên quan vào chương trình máy và ký trên chương trình máy, thực hiện chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
b. Quy trình kiểm soát thanh toán KLHT một lần hay thanh toán lần cuối của hợp đồng thanh toán nhiều lần
Quy trình này được thực hiện trong thời hạn tối đa là 07 ngày làm việc kể từ khi
cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả nhận được đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư. Nguyên
tắc thực hiện kiểm soát là kiểm soát trước, thanh toán sau: Quy trình này gồm có 10 bước:
Bước 1: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả chuyển hồ sơ của chủ đầu tư cho
cán bộ thanh toán trong ngày nhận hồ sơ của chủ đầu tư.
Bước 2: Cán bộ thanh toán căn cứ hồ sơ đề nghị của chủ đầu tư thực hiện: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách; kiểm tra nguồn vốn, niên độ kế
hoạch và kế hoạch vốn năm của dự án; kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định
(thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác).
Căn cứ vào kết quả kiểm tra, cán bộ thanh toán xác định số vốn thanh toán, số
vốn tạm ứng cần phải thu hồi (nếu có); tên, tài khoản đơn vị được hưởng lập tờ trình lãnh đạo trình trưởng Phòng KSC NSNN.
Bước 3: Trưởng phòng KSC NSNN kiểm tra hồ sơ, ký vào tờ trình và trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
Bước 4: Lãnh đạo KBNN phụ trách xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo và chuyển trả tờ trình và hồ sơ phòng KSC NSNN.
Bước 5: Cán bộ thanh toán căn cứ tờ trình lãnh đạo đã được phê duyệt ghi đầy
đủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư,
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), trình trưởng Phòng KSC NSNN.
Bước 6: Trưởng phòng KSC NSNN kiểm tra, ký Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), Giấy rút vốn đầu tư và chuyển lại hồ sơ cho cán bộ thanh toán.
Bước 7: Cán bộ thanh toán chuyển tờ trình lãnh đạo đã được phê duyệt và Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (trường
hợp có thanh toán tạm ứng), Giấy rút vốn đầu tư đã được trưởng phòng KSC NSNN ký duyệt cho phòng Kế toán.
Bước 8: Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp
pháp của chứng từ, hạch toán và ký trên chứng từ giấy, sau đó trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, sau đó trình Lãnh đạo KBNN phụ trách về
Bước 9: Lãnh đạo KBNN phụ trách ký Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư,
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (trường hợp có thanh toán tạm ứng), Giấy
rút vốn đầu tư và chuyển trả hồ sơ phòng Kế toán.
Bước 10: Phòng Kế toán nhập các thông tin liên quan vào chương trình máy và ký trên chương trình máy, thực hiện các thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
* Nhận xét:
- Trong quy trình kiểm soát chi CTMTQG, việc kiểm tra hồ sơ ban đầu là khâu rất quan trọng. Hồ sơ nêu trên là điều kiện cần và đủ để kho bạc bắt đầu thực hiện kiểm soát thanh toán cho một công trình. Nó giúp cho KBNN lưu giữ hồ sơ pháp lý
đầy đủ là điều kiện để xem xét đối chiếu mỗi khi tạm ứng hoặc thanh toán, là cơ sở để
thanh toán từng lần được nhanh chóng, đảm bảo thời gian qui định. Thực tế thường xuyên xảy ra là khi một dự án phát sinh hồ sơ của chủ đầu tư gửi cho kho bạc thường thiếu hoặc không đúng, phải bổ sung hoàn thiện. Điều này đồng nghĩa với việc chủ đầu tư phải đi lại nhiều lần, làm tăng thời gian kiểm soát hồ sơ. Tuy nhiên, do có
những chủ đầu tư dựa trên các mối quan hệ quen biết với cán bộ thanh toán nên có những hồ sơ không đảm bảo tính hợp lý nhưng vẫn được duyệt và các yếu tố thiếu sót sẽ bổ sung sau. Điều này dễ dẫn đến các hiện tượng tiêu cực, sách nhiễu giữa cán bộ
thanh toán và chủ đầu tư.
- Hiện nay, theo quy trình kiểm soát theo phương thức thanh toán trước kiểm soát sau đối với hợp đồng thanh toán nhiều lần, thời gian tối đa cho việc thực hiện kiểm soát này tại KBNN là 03 ngày. Nguyên tắc kiểm soát thanh toán là trên cơ sở hồ sơ đề nghị của chủ đầu tư, KBNN căn cứ vào các điều khoản thanh toán được quy định của hợp đồng (số lần thanh toán, thời điểm thanh toán và các điều kiện thanh toán) để thanh toán theo đề nghị của chủ đầu tư. Chủ đầu tư chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng thực hiện, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc, chất
lượng công trình, KBNN không chịu trách nhiệm về vần đề này. Điều này giúp cho việc rút ngắn được thời gian xử lý hồ sơ.
- Quy trình này có sự tham gia kiểm soát của các phòng chuyên môn làm tăng
chất lượng công tác kiểm soát. Tuy nhiên, quy trình này có hạn chế là còn trùng lắp là các nội dung kiểm soát về mẫu dấu và chữ ký đều được 2 phòng Kiểm soát chi và phòng Kế toán kiểm soát.
- Khi thực hiện kiểm soát chi CTMT, nếu xảy ra trường hợp từ chối không chấp nhận thanh toán do không đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ… thì cán bộ kiểm soát
thường thông báo cho chủ đầu tư bằng miệng chứ không lập giấy thông báo kết quả
kiểm tra hồ sơ như quy định. Trường hợp đơn vị giao dịch chưa đồng tình với xử lý nghiệp vụ của cơ quan Kho bạc thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ không thể trực tiếp giải thích với khách hàng một cách thoả đáng ngay, mà phải trao đổi với cán bộ trực tiếp xử lý nghiệp vụ trước khi giải thích lại với khách hàng, làm cho khách hàng phải chờ đợi, vì thế đương nhiên khách hàng không đồng tình. Đó là chưa kể đến trường hợp “tam sao thất bản” của cán bộ giao dịch.
