Để được thanh toán vốn đầu tư, chủ đầu tư phải mở tài khoản tại KBNN. Tài liệu mở tài khoản bao gồm: Quyết định thành lập Ban quản lý dự án hoặc Quyết định
giao nhiệm vụ chủ đầu tư; Quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản, kế toán trưởng nếu chưa có trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án hoặc Quyết định
giao nhiệm vụ chủ đầu tư; Giấy đăng ký mở tài khoản và mẫu dấu, chữ ký; Giấy
chứng nhận đăng ký mã số đơn vị quan hệ ngân sách.
Việc thanh toán vốn cho các dự án đầu tư thuộc CTMTQG luôn được thực hiện
theo một nguyên tắc nhất quán là kiểm soát trước, trong và sau quá trình cấp phát
thanh toán, tức là KBNN sẽ dựa trên cơ sở hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư để
kiểm soát số tiền sẽ thanh toán, đảm bảo số tiền thanh toán là phù hợp, đúng đắn hạn
chế tối đa sự lãng phí, thất thoát cho NSNN.
Các dự án đầu tư phải tuân thủ đầy đủ trình tự đầu tư và xây dựng, bao gồm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn kết thúc đầu tư (dự án đưa vào khai thác, sử dụng). Tương ứng với các giai đoạn này là quy trình thanh toán và kiểm soát chi vốn đầu tư XDCB của KBNN, theo đó nội dung kiểm
soát thanh toán vốn đầu tư XDCB gồm:
a. Kiểm soát thanh toán vốn chuẩn bị đầu tư
Tài liệu ban đầu:
Tài liệu do chủ đầu tư gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh:
- Tài liệu để mở tài khoản;
- Dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt;
- Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; - Hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư với đơn vị nhận thầu.
- Tài liệu bổ sung hàng năm: Kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tư hàng năm.
Khi nhận được tài liệu dự án, cán bộ giao dịch một cửa của KBNN kiểm tra ngay sự đầy đủ, tính pháp lý, hợp lệ của hồ sơ và trả lời chủ đầu tư kèm theo phiếu giao nhận tài liệu; yêu cầu một lần để chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; chuyển các tài liệu mở tài khoản sang phòng kế toán để làm thủ tục mở tài khoản.
Kiểm soát tài liệu từng lần tạm ứng hoặc thanh toán
- Tạm ứng vốn chuẩn bị đầu tư: Ngoài các tài liệu ban đầu, khi tạm ứng
vốn chủ đầu tư gửi đến KBNN các tài liệu: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy
rút vốn đầu tư; Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng).
Chủ đầu tư được tạm ứng để thực hiện công việc thuộc đối tượng được tạm ứng
theo chế độ hiện hành. Đối với các hợp đồng tư vấn, mức tạm ứng tối thiểu là 25% giá trị hợp đồng, nhưng nhiều nhất không vượt kế hoạch vốn cả năm bố trí cho công việc tư vấn.
Trường hợp Chủ đầu tư đề nghị tạm ứng nhiều lần theo quy định của hợp đồng thì cán bộ thanh toán phải theo dõi luỹ kế số vốn đã tạm ứng, đảm bảo không vượt kế
hoạch vốn hàng năm của dự án; nếu kế hoạch vốn hàng năm bố trí không đủ theo mức vốn tạm ứng của hợp đồng thì tiếp tục tạm ứng vào kế hoạch năm sau cho đủ mức tạm
ứng của hợp đồng.
- Thanh toán khối lượng chuẩn bị đầu tư hoàn thành:
Khi có khối lượng chuẩn bị đầu tư hoàn thành, chủ đầu tư gửi đến KBNN các
loại tài liệu: Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng;
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu
có thanh toán tạm ứng); Giấy rút vốn đầu tư.
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng.
Khi thanh toán khối lượng hoàn thành, đồng thời thu hồi số vốn đã tạm ứng, vốn tạm ứng được thu hồi vào từng lần cấp vốn thanh toán đầu tiên và thu hồi hết khi
giá trị thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng. Mức thu hồi từng lần do chủ đầu tư thống nhất với nhà thầu.
Kiểm tra hồ sơ: Trong hồ sơ trên, cán bộ KSC của KBNN Khánh Hòa luôn luôn phải kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu: hồ sơ phải lập
đúng mẫu quy định, chữ ký, đóng dấu của người có thẩm quyền; các hồ sơ phải lập và duyệt theo đúng trình tự XDCB (chỉ tiêu này được phản ánh về mặt thời gian trên các hồ sơ). Kiểm tra sự phù hợp mã ĐVSDNS, nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn; việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác). Ngoài ra, cán bộ thanh toán còn kiểm soát tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ, đảm bảo sự trùng khớp các hạng mục, nội dung đầu
tư trong dự toán chi phí với các hạng mục đầu tư đã được phê duyệt. Muốn vậy, các cán bộ phải nắm được các chỉ tiêu cơ bản như: các hạng mục công trình chính, tiến độ
xây dựng, tiến độ cấp vốn, các loại nguồn vốn tham gia đầu tư dự án, cơ cấu đầu tư,
hợp đồng kinh tế. Đây là khâu quan trọng, là cơ sở để thanh toán từng lần được nhanh
chóng, đảm bảo đúng thời gian quy định.
Trong trường hợp cần thiết cán bộ thanh toán của KBNN có thể kiểm tra tại hiện trường nơi thực hiện dự án, để đảm bảo việc thanh toán vốn đầu tư XDCB là có cơ sở.
* Nhận xét, đánh giá: Vướng mắc trong quá trình kiểm soát thanh toán trong
giai đoạn này là tình trạng phê duyệt quy hoạch các dự án đầu tư xây dựng không hợp lý, nhiều dự án bị lãng phí do sai lầm về chủ trương đầu tư, có dự án ngay sau khi quyết định đầu tư đã phải có quyết định đình hoãn, giãn tiến độ thi công mặc dù chi phí chuẩn bị đầu tư vẫn phải thanh toán cho đơn vị tư vấn. Chất lượng công tác tư vấn
ở giai đoạn này của một số dự án chưa cao, công tác điều tra khảo sát còn sơ sài, một số chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật chủ yếu chưa sát với yêu cầu về quy mô dự án. Một số nội
dung chi chưa có định mức, như đánh giá tác động môi trường, mua tài liệu địa chất thủy văn, số ngày công định mức cho một công việc tại hiện trường… các yếu tố trên
đã ảnh hưởng không nhỏ đến công tác kiểm soát chi vốn chuẩn bị đầu tư.
b. Kiểm soát thanh toán vốn thực hiện đầu tư
Tài liệu ban đầu:
Tài liệu do chủ đầu tư gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh:
- Tài liệu để mở tài khoản;
- Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự
án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật) kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
- Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu; - Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu;
- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự
thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật);
* Riêng đối với dự án ODA có vốn đối ứng tham gia còn bổ sung thêm các tài liệu là bản dịch tiếng Việt có chữ ký và dấu của Chủ đầu tư: Hiệp định tín dụng, sổ tay giải ngân (nếu có). Riêng hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu phải là văn
bản bằng tiếng Việt hoặc bản dịch bằng tiếng Việt có chữ ký và dấu của Chủ đầu
tư; Bảo lãnh tạm ứng (nếu có) theo quy định cụ thể của hợp đồng.
* Trường hợp dự án được thực hiện theo hình thức tự thực hiện dự án: Tài liệu do Chủ đầu tư gửi đến KBNN gồm:
+ Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự
án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
+ Dự toán chi tiết được duyệt cho từng công việc, hạng mục công trình; văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (nếu có quyết định riêng) hoặc nằm trong Quyết định đầu tư dự án;
+ Văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ;
* Đối với công tác chuẩn bị đầu tư nhưng bố trí vốn trong kế hoạch thực hiện đầu tư: Quyết định phê duyệt dự toán kèm theo dự toán chi phí cho các công việc chuẩn bị đầu tư được duyệt hoặc dự toán cho từng công việc được duyệt.
* Đối với công việc chuẩn bị thực hiện dự án nhưng bố trí vốn trong kế hoạch thực hiện đầu tư:
+ Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền kèm theo Dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình được duyệt;
công tác chuẩn bị thực hiện dự án được duyệt hoặc dự toán cho từng công việc được duyệt;
+ Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; Hợp đồng giữa Chủ đầu tư với nhà thầu.
- Tài liệu bổ sung hàng năm: Kế hoạch vốn đầu tư hàng năm.
Khi nhận được tài liệu dự án, cán bộ giao dịch một cửa của KBNN kiểm tra ngay sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ tài liệu, số lượng và loại hồ sơ, sự lô gích về thời gian của các văn bản tài liệu, lập phiếu giao nhận hồ sơ với chủ đầu tư;
yêu cầu một lần để chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện; chuyển các tài liệu mở tài khoản sang phòng kế toán để làm thủ tục mở tài khoản.
Kiểm soát tài liệu từng lần tạm ứng hoặc thanh toán
Đối với tạm ứng, đối tượng được cấp tạm ứng là tất cả các dự án hoặc gói thầu,
dù là đấu thầu hay chỉ định thầu (gồm chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án và chi phí khác); các dự án cấp bách như: đê điều. công trình vượt lũ, công
trình giống; các dự án khắc phục ngay hậu quả lũ lụt; các hợp đồng tư vấn; Công việc
đền bù Giải phóng mặt bằng và một số công việc thuộc chi phí khác.
Mức vốn tạm ứng tùy theo nội dung, công việc mà mức tạm ứng được quy
định khác nhau, nhưng không vượt kế hoạch vốn cả năm của gói thầu. Cụ thể:
+ Gói thầu xây lắp có giá trị dưới 10 tỷ đồng, mức tạm ứng tối thiểu bằng 20% giá trị hợp đồng; từ 10 tỷ đồng đến dưới 50 tỷ đồng, mức tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng và gói thầu xây lắp có giá trị trên 50 tỷ đồng, mức tạm ứng tối thiểu bằng 10% giá trị hợp đồng.
+ Đối với hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ, hợp đồng EPC, hợp đồng chìa khóa trao tay và các loại hợp đồng xây dựng khác: mức tạm ứng tối thiểu bằng 10%
giá trị hợp đồng.
+ Riêng đối với hợp đồng phải thuê tư vấn thì mức vốn tạm ứng tối thiểu 25%
giá trị hợp đồng.
+ Đền bù GPMB và một số việc chi khác tạm ứng theo tiến độ thực hiện và theo hợp đồng.
+ Đối với dự án cấp bách: Xây dựng và tu bổ đê điều, công trình vượt lũ, thoát
lũ, công trình giống, các dự án khắc phục ngay hậu quả lũ lụt thiên tai được tạm ứng
- Khi tạm ứng, chủ đầu tư gửi đến KBNN những hồ sơ tài liệu sau: Giấy đề
nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư; Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận bảo lãnh tiền tạm ứng).
Trường hợp vốn tạm ứng chưa đủ theo mức quy định do kế hoạch vốn năm bố
trí thấp hơn mức vốn được tạm ứng, dự án được tiếp tục tạm ứng trong kế hoạch năm sau cho đến khi đạt mức tỷ lệ tạm ứng theo quy định.
Việc tạm ứng vốn được thực hiện trong thời hạn thanh toán của kế hoạch vốn và có thể tạm ứng một hoặc nhiều lần căn cứ vào nhu cầu thanh toán vốn tạm ứng nhưng không vượt mức vốn tạm ứng theo quy định nêu trên.
- Thanh toán khối lượng hoàn thành:
Khi có khối lượng xây lắp hoàn thành, chủ đầu tư phải tổ chức nghiệm thu và gửi đến KBNN các loại tài liệu: Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); Giấy rút vốn đầu tư.
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng.
Xác định số vốn tạm ứng được thu hồi (chuyển vốn tạm ứng sang thanh toán
khối lượng xây lắp hoàn thành) theo nguyên tắc thu hồi tạm ứng ngay từ lần thanh toán đầu tiên và phải được thu hồi hết khi gói thầu thanh toán KLHT đạt 80% giá trị
hợp đồng. Mức thu hồi từng lần do chủ đầu tư thống nhất với nhà thầu.
Sau khi được duyệt, cán bộ thanh toán gửi phòng kế toán Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư để làm thủ tục chuyển tiền thanh toán cho đơn vị
thụhưởng.
Đối với thanh toán chi phí quản lý dự án:
* Trường hợp không mở tài khoản tiền gửi chi phí quản lý dự án.
Dự toán chi phí quản lý được duyệt (trường hợp phải lập dự toán); Giấy đề
nghị thanh toán vốn đầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì Chủ đầu tư có thể lập bảng kê nội dung chi phí kèm theo); Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); Giấy rút vốn đầu tư .
* Trường hợp mở tài khoản tiền gửi chi phí quản lý dự án.
phải lập dự toán); Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì Chủ đầu tư có thể
lập bảng kê nội dung chi phí kèm theo); Giấy rút vốn đầu tư.
Trình tự và nội dung công việc được thực hiện như sau:
Căn cứ vào dự toán, kế hoạch được giao (nếu có), KBNN thực hiện kiểm soát trích chi phí quản lý dự án;
Trường hợp Ban quản lý dự án quản lý nhiều dự án đầu tư, thanh toán tại nhiều Kho bạc khác nhau thì KBNN nơi kiểm soát thanh toán vốn cho dự án thực hiện trích chi phí quản lý dự án chuyển về tài khoản tiền gửi của Ban quản lý dự án mở tại
KBNN nơi Ban quản lý dự án thanh toán chi phí quản lý dự án đầu tư.
- Thanh toán chi phí quản lý dự án từ tài khoản tiền gửi: Bảng kê thanh toán chi phí quản lý dự án từ tài khoản tiền gửi do Chủ đầu tư lập; Uỷ nhiệm chi, Giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi hoặc Séc lĩnh tiền mặt.
Căn cứ vào dự toán, Bảng kê thanh toán chi phí quản lý dự án từ tài khoản tiền gửi, số dư tài khoản tiền gửi hiện có, thực hiện kiểm soát và làm thủ tục chuyển tiền.
Trường hợp thuê tư vấn quản lý dự án toàn bộ hoặc thuê tư vấn quản lý một