Hoạt động xỳc tiến sẽ gồm:
+ Thuyết phục chủ đầu tư và cỏc nhà thầu thi cụng để họ yờn tõm sử dụng, ưu tiờn sử dụng sản phẩm của Cụng ty.
+ Xỳc tiến cỏc Cụng ty tư vấn thiết kế, tư vấn giỏm sỏt, cỏc cơ quan kiểm định chất lượng để họ quảng bỏ cho sản phẩm của Cụng ty.
Hoạt động này được thực hiện thụng qua cỏc hoạt động: tổ chức tham quan nhà mỏy; tổ chức hộ thảo giới thiệu về Cụng ty và sản phẩm; cỏc cam kết của lónh đạo Cụng ty; tổ chức chào hàng trực tiếp.
Đối với khỏch hàng dõn dụng: Do khỏch hàng dõn dụng đụng về số lượng nhưng sản lượng tiờu thụ của mỗi khỏch hàng lại nhỏ lẻ nờn lực lượng bỏn hàng của Cụng ty khụng thể xỳc tiến trực tiếp đến từng người dõn mà hoạt động xỳc tiến này phải thụng qua quảng cỏo truyền hỡnh, quảng cỏo trờn bỏo, tạp chớ, quảng cỏo trờn biển tấm lớn, trờn biển cửa hàng và thụng qua chớnh những người bỏn lẻ.
Xỳc tiến cỏc trung gian thương mại: Với đối tượng này, việc xỳc tiến chủ yếu tập trung vào việc giới thiệu về Cụng ty, sản phẩm và quan điểm kinh doanh để họ tin tưởng vào khả năng thành cụng của nhón hiệu, để họ tin rằng nú sẽ mang lại lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh của họ. Khi đú họ mới cõn nhắc lựa chọn sản phẩm của Cụng ty để kinh doanh và chớnh họ lại tham gia vào quỏ trỡnh xỳc tiến của Cụng ty.
* Quản lý dũng đặt hàng:
Việc đặt hàng được trao đổi sơ bộ thụng qua điện thoại giữa khỏch hàng và cỏc đại diện bỏn hàng của Cụng ty (về số lượng, chủng loại cú thể đỏp ứng tại thời điểm đặt hàng, giỏ cả), sau đú được gửi và xỏc nhận qua fax bởi cỏc phũng ban chức năng và lónh đạo Cụng ty. Thụng thường, mỗi đơn hàng được thu thập và xử lý trong khoảng thời gian từ 05 - 20 phỳt.
Riờng đối với cỏc sản phẩm đặc chủng thỡ cỏc việc đặt hàng và xử lý đơn hàng sẽ phức tạp và tốn nhiều thời gian hơn. Nú phải bao gồm cả việc khỏch hàng phải đặt cọc thực hiện đơn hàng, thụng qua khả năng đỏp ứng của bộ phận cụng nghệ, kỹ thuật trước khi xỏc nhận đơn hàng và lờn kế hoạch sản xuất. Điều này giỳp giảm thiểu rủi ro về khả năng đỏp ứng hàng đặc chủng từ phớa nhà sản xuất và rủi ro về ứ đọng hàng tồn kho khi khỏch hàng khụng thực hiện đơn hàng.
* Quản lý dũng vận động vật chất của hàng hoỏ:
Do đặc tớnh của hàng hoỏ là dễ chỏy nổ và cồng kềnh nờn đường đi của sản phẩm càng ngắn càng tốt và hạn chế tối đa số lần sang tải.
Với phần lớn hàng tiờu thụ cho cỏc khỏch hàng cụng nghiệp (qui mụ đặt hàng lớn) thỡ hàng khụng qua kho của cỏc trung gian thương mại mà được chuyển thẳng từ kho của nhà sản xuất đến cụng trường bằng xe vận tải hạng nặng.
Với hàng tiờu dựng dõn dụng thỡ yờu cầu chia nhỏ khối lượng hàng là rất quan trọng, hàng cú thể phải qua kho của hai hoặc ba trung gian thương mại rồi mới đến nơi sử dụng.
Cụng ty đó nỗ lực hạn chế việc nhầm lẫn về khối lượng và chủng loại từ đơn đặt hàng đến quỏ trỡnh xuất kho trỏnh tỡnh trạng hàng được vận chuyến đến nơi lại bị trả lại.
* Quản lý dũng tài chớnh:
Tập quỏn thanh toỏn trong ngành gas hiện nay chủ yếu là thanh toỏn chậm 30 - 45 ngày kể từ ngày giao nhận hàng đối với khỏch hàng cụng nghiệp. (Chiếm khoảng 50% doanh số), cựng với quỏ trỡnh chuyển quyền sở hữu cũng phỏt sinh cỏc quan hệ bỏn chịu - mua chịu, người bỏn cung cấp một hạn mức tớn dụng nào đú cho người mua.
Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex là người phải ứng vốn trước để cỏc trung gian thương mại kinh doanh, mỗi trung gian lại đưa thờm một lượng
vốn phụ thờm của mỡnh vào chuỗi mua chịu - bỏn chịu để tập trung và chia sẻ vốn trong toàn kờnh.
Trong một số trường hợp, Cụng ty cũn là cầu nối giỳp trung gian này bỏn chịu cho trung gian khỏc khi họ cú ớt thụng tin về nhau. Tuy nhiờn, quản lý và thu hồi cụng nợ hiện nay luụn là phần việc khú khăn phức tạp.
* Quản lý dũng tiền tệ:
Dũng tiền do cỏc nhà phõn phối thanh toỏn với Cụng ty chủ yếu là được luõn chuyển thụng qua hệ thống cỏc ngõn hàng thương mại. Tuy nhiờn, vẫn cũn một lượng tiền khoảng 25% - 30% thanh toỏn bằng tiền mặt do cỏc khỏch hàng nhỏ lẻ, đặc biệt khỏch hàng là hộ gia đỡnh.
Việc thu tiền mặt được thực hiện bởi cỏc đại diện bỏn hàng của Cụng ty, sau đú những người này sẽ đem ra ngõn hàng nộp vào tài khoản hoặc nộp tại phũng Tài chớnh Kế toỏn của Cụng ty.
* Quản lý dũng chuyển quyền sở hữu:
Ngoại trừ kờnh bỏn hàng uỷ thỏc ký gửi, ở cỏc kờnh khỏc, việc chuyển quyền sở hữu luụn diễn ra tại thời điểm cỏc bờn ký biờn bản giao nhận hàng.
Ở kờnh uỷ thỏc ký gửi, việc chuyển quyền sở hữu hàng hoỏ là rất nhạy cảm, dễ bị đại lý lợi dụng, do nú chỉ diễn ra khi đại lý thụng bỏo là đó bỏn được hàng. Để hạn chế gian lận do tớnh nhạy cảm của thời điểm chuyển quyền sở hữu, Cụng ty khuyến khớch cỏc đại lý tụn trọng chữ tớn, đồng thời tiến hành cỏc hoạt động kiểm tra giỏm sỏt thường xuyờn, kiểm kờ định kỳ và đột xuất tại kho của đại lý.
* Quản lý dũng đàm phỏn:
Cỏc hoạt động đàm phỏn trong kờnh thường ớt diễn ra do việc mua bỏn, trao đổi cú tớnh lặp lại rất cao. Nú chủ yếu tập trung ở việc đàm phỏn giảm giỏ khi thị trường trầm lắng và đàm phỏn về khả năng cung cấp hàng khi thị trường sụi động, khan hiếm hàng.
Tuỳ theo mức độ quan trọng và lượng giỏ trị của từng vụ việc mà việc đàm phỏn sẽ do đại diện bỏn hàng, cỏc bộ quản lý cơ sở, cỏn bộ quản lý cấp trung giỏn hay cỏn bộ quản lý cấp cao của Cụng ty đảm nhiệm, đề xuất/ quyết định.
* Quản lý dũng thụng tin:
Hiện nay, gần như toàn bộ dũng thụng tin giữa cỏc thành viờn kờnh của Cụng ty diễn ra qua gặp mặt trực tiếp, trờn điện thoại, fax và một số ớt qua email. Như vậy thụng tin lan truyền trong mạng lưới là tương đối nhanh, kịp thời; vấn đề chớnh cú lẽ nằm ở chỗ trỡnh độ giao tiếp của những người tham gia truyền tin.
Cỏc đại diện bỏn hàng, sau khi được tuyển dụng, được Cụng ty huấn luyện những kỹ năng cơ bản nhất để giao tiếp với khỏch hàng và đối tỏc. Trong quỏ trỡnh làm việc nếu cỏ nhõn nào bộc lộ những hạn chế về giao tiếp sẽ được thuyờn chuyển làm cụng việc khỏc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động. Tại văn phũng, cú một tổng đài (nhiều số điện thoại trượt đến một số) để tiếp nhận và phõn phối thụng tin. Cỏc đại diện bỏn hàng được yờu cầu bật mỏy điện thoại di động 24/24.
Cỏc loại thụng tin được quan tõm đặc biệt trong kờnh là:
+ Thụng tin về cỏc thành viờn kờnh: Chủ sở hữu, quy mụ hoạt động, khả năng tài chớnh, khả năng tiếp thị, quan hệ.
+ Thụng tin về nhu cầu và khả năng của dự ỏn: Chủ đầu tư, Quy mụ dự ỏn, tiờu chuẩn gas ỏp dụng cho dự ỏn, nguồn vốn, nhà thầu thi cụng.
+ Thụng tin về diễn biến giỏ, nguồn cung gas và giỏ xăng dầu trờn thị trường thế giới và tỏc động của nú tới thị trường trong nước.
+ Thụng tin về cỏc chớnh sỏch thuế và cỏc quy định của chớnh phủ đối với ngành.
Rủi ro do khiếu nại về chất lượng, quy cỏch, chủng loại, đo lường, nhón mỏc cú thể xảy ra ở tất cả cỏc khõu vận động của hàng hoỏ.
Cụng ty luụn cố gắng phối hợp với cỏc thành viờn kờnh để giải quyết trong thời gian ngắn nhất.
Rủi ro về thanh toỏn: Cỏc đại diện bỏn hàng của Cụng ty rất quan tõm đến việc chia sẻ thụng tin để giảm thiểu loại rủi ro này nhằm giỳp cỏc thành viờn kờnh cú được tỡnh trạng tài chớnh lành mạnh.
Rủi ro về biến động giỏ: Giỏ gas cũng thay đổi liờn tục, nú cú thể mang lại cơ hội song cũng tiềm ẩn rủi ro cho cỏc trung gian thương mại. Để xõy dựng mối quan hệ gắn bú lõu dài với cỏc trung gian thương mại, Cụng ty rất coi trọng việc dự bỏo và thụng tin cho khỏch hàng trong kờnh để giảm thiểu rủi ro này.
2.3 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI
2.3.1 Những lợi thế và nhƣợc điểm của hệ thống phõn phối
2.3.1.1 Lợi thế:
Thứ nhất, nhờ việc tổ chức hệ thống phõn phối qua cỏc cụng ty thuộc ngành xăng dầu, Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex cú thể vươn tới tất cả cỏc khu vực thị trường tại Việt Nam, do đú:
+ Tăng lượng hàng bỏn ra: Trước hết là do phạm vi hoạt động rộng và sau nữa là do sự hỗ trợ của cỏc cụng ty xăng dầu đối với sản phẩm của ngành. Sự hỗ trợ này xuất phỏt do gas hoỏ lỏng là sản phẩm mới, sản phẩm chiến lược của ngành bờn cạnh xăng dầu. Xuất phỏt từ quan điểm này, Tổng cụng ty đó chỉ đạo cỏc Cụng ty tập trung phỏt triển. Ngoài ra, cỏc cụng ty xăng dầu cũn cú điều kiện hỗ trợ là tiềm lực tài chớnh của mỡnh và tỷ lệ chi phớ kinh doanh gas hoỏ lỏng trong tổng chi phớ của ngành xăng dầu tại mỗi cụng ty là rất nhỏ (khoảng 0,1%).
+ Tạo sự ổn định trong kinh doanh: Cỏc cụng ty xăng dầu trực thuộc Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam cựng chia xẻ cỏc chớnh sỏch, chiến lược phỏt triển ngành hàng và sự chỉ đạo chung của Tổng cụng ty. Do đú, cỏc cụng ty xăng dầu chỉ kinh doanh cỏc sản phẩm của ngành. Điều này tạo tớnh ổn định trong kinh doanh do loại bỏ được xu thế cỏc bộ phận thuộc kờnh luụn cú xu hướng tỡm kiếm và cung cấp cỏc sản phẩm đem lại lợi nhuận cao nhất.
+ Tạo điều kiện để thực hiện chiến lược kinh doanh một cỏch linh hoạt: Kinh doanh trờn phạm vi thị trường rộng, Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex cú thể chấp nhận lỗ tạm thời với sự hỗ trợ của thị trường khỏc nhằm tăng thị phần về mặt dài hạn. Ngoài ra, Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex cú điều kiện tỡm hiểu nhu cầu từng khu vực thị trường nờn chiến lược kinh doanh mang tớnh toàn diện.
+ Đỏp ứng kịp thời nhu cầu của khỏch hàng: Với mạng lưới kinh doanh rộng, Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex cú thể dễ dàng và nhanh chúng tiếp cận và tỡm hiểu nhu cầu khỏch hàng, đặc biệt là khỏch hàng cụng nghiệp. Điều này cú ý nghĩa hết sức quan trọng trong điều kiện thị trường gas hoỏ lỏng Việt Nam đang cạnh tranh gay gắt.
Thứ hai, kờnh phõn phối đa dạng. Việc sử dụng kờnh phõn phối đa dạng giỳp cho cụng ty đỏp ứng một cỏch tốt nhất cỏc loại khỏch hàng. Tớnh đa dạng của kờnh tạo nờn sức ộp cạnh tranh giữa cỏc kờnh với nhau trong cung cấp sản phẩm tới người tiờu dựng, nhờ đú tạo nờn tớnh năng động trong toàn kờnh. Điều này hết sức cú ý nghĩa trong quỏ trỡnh chuyển đổi của cỏc cụng ty trong ngành xăng dầu từ phong cỏch kinh doanh mang nặng tớnh bao cấp sang kinh doanh trong cơ chế thị trường.
Việc sử dụng cỏc kờnh phõn phối trong ngành xăng dầu và cỏc cửa hàng trực thuộc cỏc Chi nhỏnh và xớ nghiệp khụng những tạo lũng tin cho khỏch hàng mà cũn gúp phần quan trọng trong quỏ trỡnh đưa cỏc chớnh sỏch về giỏ
cả, thị trường, tiờu chuẩn ngành hàng của cụng ty tới thị trường. Núi cỏch khỏc là hệ thống này giỳp cho cụng ty điều tiết được hệ thống phõn phối và thực hiện cỏc chớnh sỏch phỏt triển phự hợp với xu thế trong từng thời kỳ, trỏnh tỡnh trạng mất khả năng kiểm soỏt dẫn tới thả nổi kờnh phõn phối.
Thứ ba, tăng khả năng nắm bắt thụng tin phục vụ kinh doanh: Đõy là kết quả của kờnh phõn phối rộng và việc tổ chức cỏc kờnh thụng tin hợp lý trong nội bộ cỏc cụng ty trong ngành xăng dầu với mạng thụng tin PIS do Trung tõm tin học thuộc Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam trực tiếp quản lý. Ngoài ra, mối quan hệ lõu năm giữa cỏc cụng ty xăng dầu địa phương với cỏc cấp quản lý tại địa phương cũng giỳp ớch nhiều trong việc thu thập thụng tin và giỳp cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex tiếp cận với khỏch hàng, đặc biệt là khỏch hàng cụng nghiệp vào đầu tư tại địa phương.
Thứ tư, kờnh phõn phối linh hoạt: Sự linh hoạt ở đõy được hiểu là sự sẵn sàng chuyển đổi của kờnh như cấp kờnh, loại kờnh và cỏc bộ phận thuộc kờnh phự hợp với xu thế của thị trường. Do nắm bắt trước cỏc đặc điểm của cỏc cụng ty xăng dầu trong việc tổ chức bỏn hàng và sự khỏc biệt giữa kinh doanh xăng dầu và kinh doanh gas hoỏ lỏng, Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex đó hướng dẫn cỏc cụng ty xăng dầu trong tổ chức và quản lý phõn phối hàng ra thị trường. Thực tế, để thỳc đẩy sự năng động của cỏc cụng ty xăng dầu trong tổ chức và quản lý kờnh phõn phối, Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex đó tiến hành mở cỏc Tổng đại lý tư nhõn tại cỏc khu vực thị trường kộm năng động để tạo sức ộp cạnh tranh. Sau khi cỏc cụng ty trong ngành đó thực sự chuyển đổi, Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex sẽ bàn giao lại cỏc tổng đại lý nhằm khuyến khớch cụng ty trong ngành phỏt triển thị trường.
Thứ năm, tạo lũng tin đối với khỏch hàng: Tất cả cỏc sản phẩm của Petrolimex đều cú biểu tượng chữ P. Đõy là lợi thế hết sức quan trọng do chữ P đó được thị trường tin tưởng. Lũng tin của khỏch hàng được gia tăng khi nú
thuộc danh mục hàng hoỏ của cỏc cụng ty xăng dầu trờn khắp cả nước trong cỏc chương trỡnh, chớnh sỏch bỏn hàng của cỏc cụng ty này. Điều này cú vai trũ quyết định đối với cỏc khỏch hàng mới (mua lần đầu tiờn) do cỏc khỏch hàng mua mới luụn tỡm kiếm sự an toàn và lũng tin khi tiến hành hoạt động mua hàng.
2.3.1.2 Nhược điểm:
Thứ nhất, mõu thuẫn giữa cỏc kờnh phõn phối: Mõu thuẫn này xảy ra khi nhiều kờnh phõn phối cựng tổ chức bỏn hàng trờn một khu vực. Hiện nay, cỏc mõu thuẫn này xảy ra trong hệ thống phõn phối của Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex gồm:
+ Mõu thuẫn giữa cỏc cụng ty trong ngành xăng dầu: mặc dự đó được phõn định thị trường nhưng cỏc cụng ty này thường xõm phạm thị trường của nhau taị cỏc khu vực giỏp gianh khi tổ chức mạng lưới tiờu thụ hoặc bỏn hàng trờn đường vận chuyển từ kho đầu mối thuộc cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex về kho của cụng ty xăng dầu (hiện tượng này xảy ra phổ biến ở thị trường phớa Nam).
+ Mõu thuẫn giữa cỏc chi nhỏnh/xớ nghiệp của Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex với cỏc cụng ty xăng dầu địa phương khi cỏc chi nhỏnh/xớ nghiệp tổ chức bỏn hàng trờn cỏc thị trường địa phương. Mõu thuẫn này thường xảy ra đối với khỏch hàng cụng nghiệp. Nguyờn nhõn là lượng hàng tiờu thụ lớn và đặc thự của loại khỏch hàng này nờn cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex thường muốn trực tiếp đầu tư và cung cấp tới khỏch hàng để trỏnh sự cạnh tranh từ cỏc cụng ty ga khỏc trong khi cỏc cụng ty xăng dầu địa phương thường là đơn vị đầu tiờn thực hiện cỏc hoạt động tiếp thị và tiếp xỳc với cỏc khỏch hàng cụng nghiệp. Mõu thuẫn này nếu khụng được giải quyết sẽ dẫn đến cỏc cụng ty trong ngành xăng dầu với thế mạnh của mỡnh sẽ khụng tham gia vào quỏ trỡnh tỡm kiếm và tiếp thị loại khỏch hàng quan trọng này.