Trờn cơ sở phõn tớch kỹ cỏc yếu tố chi phối mụi trường kinh doanh năm 2008, nhằm đảm bảo tớnh khả thi của kế hoạch gúp phần tạo tớnh chủ động trong điều hành, và căn cứ vào khả năng thực tế của Cụng ty, về sản lượng xuất bỏn năm 2008, Cụng ty đặt mục tiờu xuất bỏn 117.889 tấn-tăng 4,08% so với năm 2007, trong đú gas bỡnh là 48.443 tấn và gas rời là 69.446 tấn với tỷ lệ tăng tương ứng so với năm 2007 là 4,72% và 3,64%. Với mức sản lượng trờn đõy, căn cứ vào mức lói gộp, kế hoạch chi phớ của năm, và tỡnh hỡnh cạnh tranh trờn thị trường, cụng ty xỏc định mức lợi nhuận tương đương như năm 2007 là 52 tỷ đồng (xấp xỉ 21% vốn điều lệ).
Để hoàn thành được chỉ tiờu sản lượng như trờn đõy, năm 2008 Cụng ty đó xỏc định là phải liờn tục bỏm sỏt thị trường để cú cỏc giải phỏp trong phõn bổ cỏc nguồn lực, đề ra cỏc giải phỏp và cỏc chớnh sỏch phự hợp, kịp thời đỏp ứng đũi hỏi của thực tế kinh doanh. Bờn cạnh cỏc chớnh sỏch kinh doanh chung, Cụng ty sẽ chỳ trọng và dành nhiều nguồn lực ưu tiờn vào những mặt hàng và kờnh phõn phối cú thế mạnh nhằm thỳc đẩy sự tăng trưởng sản lượng, cũng như sự bền vững với những chớnh sỏch cụ thể cú chiều sõu. Song song với chớnh sỏch thị trường, cụng ty xỏc định tập trung vào cụng tỏc thu hồi cụng nợ, tăng nhanh vũng quay vốn, tiếp tục thực hiện chủ trương tiết giảm chi phớ trong toàn Cụng ty, ưu tiờn cho cỏc bộ phận trực tiếp tạo ra giỏ trị gia tăng.
3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG PHÂN PHỐI GAS HểA LỎNG CỦA CễNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX
3.3.1 Hỡnh thành bộ phận chuyờn trỏch về thiết kế, điều chỉnh và quản lý hệ thống phõn phối tại văn phũng cụng ty hệ thống phõn phối tại văn phũng cụng ty
Chỉ cú thụng qua việc tập trung quản lý vào một bộ phận thỡ hệ thống phõn phối này mới được theo dừi và điều chỉnh thường xuyờn phự hợp với sự thay đổi của mụi trường kinh doanh. Hiện nay Cụng ty Cổ phần Gas
Petrolimex kinh doanh trờn phạm vi toàn quốc một cỏch phõn tỏn thụng qua rất nhiều cụng ty trong ngành xăng dầu. Cụng ty cú một phũng kinh doanh nhưng phũng này chỉ mới quản lý khõu nhập khẩu, định giỏ cho cỏc cụng ty trong ngành xăng dầu, quản lý luõn chuyển vỏ bỡnh, tiếp thị gas cụng nghiệp. Mõu thuẫn giữa cỏc kờnh, cỏc bộ phận thuộc kờnh trong quỏ trỡnh phõn phối sản phẩm ra thị trường, tỡnh trạng thiếu động lực phỏt triển, phản ứng chậm của hệ thống phõn phối trước cỏc đối thủ cạnh tranh, mất thị trường gas cụng nghiệp tại khu vực phớa nam (thị trường lớn nhất hiện nay), thiếu thụng tin, sự liờn kết trong hệ thống phõn phối kộm… khụng được theo dừi và giải quyết một cỏch tập trung, cú hệ thống.
Sự cạnh tranh trờn thị trường gas húa lỏng hiện nay và trong thời gian tới tại Việt Nam đũi hỏi phải tạo ra sự thống nhất trong quản lý, điều hành. Thiếu sự điều hành tập trung này, ngasy cả cỏc tổng đại lý lớn của Petrolimex cũng bị lụi cuốn một cỏch bị động vào hoạt động của cỏc cụng ty lớn khỏc.
Như vậy, thiết lập một bộ phận độc lập về thiết kế và vận hành hệ thống phõn phối là một yờu cầu cấp thiết. Bộ phận này nờn thuộc biờn chế của phũng kinh doanh Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex do một phú phũng kinh doanh trực tiếp quản lý với cỏc chức năng và nhiệm vụ chủ yếu như sau:
- Quản lý và thực hiện cỏc hoạt động điều chỉnh kờnh phõn phối cho phự hợp với sự thay đổi của mụi trường kinh doanh.
- Đỏnh giỏ hiệu quả của từng kờnh phõn phối để cú thể xỏc định được cỏc kờnh phõn phối trọng tõm phự hợp với mỗi loại khỏch hàng.
- Xõy dựng hệ thống thụng tin xuyờn suốt trong hệ thống phõn phối để cú thể thu thập được cỏc thụng tin thị trường, cỏch thức tổ chức kờnh phõn phối và cỏc chớnh sỏch của cỏc đối thủ cạnh tranh.
- Xõy dựng cỏc chớnh sỏch khuyến khớch cỏc bộ phận thuộc cỏc kờnh phõn phối, tạo mụi trường cạnh tranh với cỏc tiờu thức khỏch quan, bỡnh đẳng.
- Tham gia cựng phũng quản lý kỹ thuật của cụng ty trong cụng tỏc quy hoạch nhằm mở rộng thị trường vào cỏc khu vực cú tiềm năng nhất.
- Phối hợp với cỏc bộ phận khỏc trong cỏc đợt quảng cỏo, khuyến mại nhằm truyền tải cỏc ý tưởng quảng cỏo, cỏc sản phẩm khuyến mại tới đỳng đối tượng.
- Tạo mối quan hệ chặt chẽ với cỏc bộ phận thuộc kờnh phõn phối, đặc biệt là cỏc cụng ty trong ngành xăng dầu - do đõy là bộ phận cú hệ thống phõn phối hết sức rộng lớn.
Cỏc điều kiện Cụng ty cần phải chỳ ý nhằm đảm bảo cho bộ phận này hoạt động một cỏch cú hiệu quả:
- Số người tham gia gồm 02 chuyờn viờn thuộc biờn chế của phũng kinh doanh dưới sự phụ trỏch trực tiếp của 01 phú phũng kinh doanh Cụng ty. Cỏc chuyờn viờn thuộc bộ phận này phải là người cú kiến thức và kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh gas của Cụng ty trờn cỏc khu vực thị trường.
- Bộ phận này cần được trang bị mỏy tớnh và cú thể truy nhập vào mạng thụng tin hiện nay của Cụng ty theo cỏc tiờu thức số kờnh phõn phối trờn từng khu vực thị trường, doanh thu và cỏc chi phớ cú liờn quan tới từng kờnh. Cỏc chuyờn viờn này cần được tham gia vào thiết lập chương trỡnh phần mềm ỏp dụng cho toàn cụng ty để cú thể tạo ra cỏc dữ liệu cần thiết sau khi hệ thống đi vào hoạt động.
- Cỏc chuyờn viờn thuộc bộ phận này đi thực tế với tần suất lớn. Cỏc chi phớ cú liờn quan tới cỏc hoạt động này cũng cần được thanh toỏn một cỏch thoả đỏng.
- Cụng ty cần cú quy chế và sự chỉ đạo cụ thể để cỏc chi nhỏnh và xớ nghiệp trực thuộc hợp tỏc tốt với bộ phận này trong vệc thực hiện nhiệm vụ của họ.
Lợi ớch của việc tổ chức đầu mối này là khỏ rừ ràng: riờng ở Hà Nội, việc thả nổi quản lý kờnh phõn phối và khụng xỏc định cơ cấu kờnh hợp lý nờn đó dẫn tới hai hạn chế cơ bản sau:
- Cỏc cửa hàng chuyờn doanh quỏ nhiều, gõy tốn phớ đỏng kể. Thụng qua qui hoạch để giảm số cửa hàng chuyờn doanh xuống cũn khoảng 05 cửa hàng (cỏc cửa hàng cũn lại chuyển sang hỡnh thức đại lý) với mục tiờu điều tiết thị trường, hàng năm Cụng ty sẽ tiết kiệm được một khoản chi phớ đỏng kể.
- Cỏc Tổng đại lý cạnh tranh gasy gắt thụng qua biện phỏp giảm giỏ làm lợi ớch của cỏc Tổng đại lý bị giảm thiểu, làm cho họ khụng muốn bỏn hàng cho Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex. Việc quản lý tốt kờnh sẽ đảm bảo sản lượng bỏn ra thụng qua hệ thống này sẽ tăng với tốc độ tương đương với tốc độ tăng trưởng của thị trường gas Việt Nam hiện nay (15-20%/năm).Việc này cú thể làm sản lượng tăng khoảng 816 tấn/năm, cho phộp tăng lợi nhuận của hệ thống này.
Tuy nhiờn việc tổ chức bộ phận quản lý kờnh phõn phối tại Văn Phũng Cụng ty cũng sẽ phỏt sinh chi phớ với mức chi phớ hàng năm khoảng 364 triệu đồng.
3.3.2 Xõy dựng chiến lược và chớnh sỏch nhất quỏn đối với việc cung cấp sản phẩm tới thị trường mục tiờu sản phẩm tới thị trường mục tiờu
Hiện nay, Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex chưa cú chiến lược cũng như chớnh sỏch nhất quỏn làm cơ sở cho việc phỏt triển hệ thống phõn phối. Chiến lược và cỏc chớnh sỏch này phải được xõy dựng dựa trờn phõn tớch kỹ lưỡng thị trường Gas húa lỏng trong từng giai đoạn, trong đú đặc biệt chỳ ý tới nhu cầu và sự thay đổi nhu cầu tiờu dựng khỏch hàng, cỏch thức tổ chức phõn phối của cỏc đối thủ cạnh tranh, tận dụng cỏc thế mạnh hiện cú của Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex cũng như toàn hệ thống trực thuộc Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam.
Cỏc chiến lược và chớnh sỏch này khụng mang tớnh cứng nhắc mà phải được điều chỉnh cựng với sự thay đổi của mụi trường kinh doanh. Sự phự hợp với từng loại hàng, từng đối tượng cũng được nhấn mạnh trong quỏ trỡnh hoạch định chiến lược và chớnh sỏch kinh doanh theo hướng khỏch hàng dõn dụng cú thể ỏp dụng nhiều loại kờnh trong đú tớnh linh hoạt cần được nhấn mạnh.
Cỏc chiến lược và chớnh sỏch của Cụng ty đối với kờnh phõn phối phải bao quỏt cỏc nội dung như sau:
- Cỏc khu vực thị trường tập trung phỏt triển, cả về mặt ngắn hạn và dài hạn.
- Định hướng đầu tư xõy dựng cở sở hậu cần tại thị trường tiềm năng. - Loại kờnh chủ yếu, cỏc tiờu chuẩn lựa chọn cỏc đơn vị vào mỗi kờnh. - Mối liờn kết chủ yếu giữa cỏc kờnh, cỏc bộ phận của kờnh. Phõn định thị trường hoạt động, tiờu thức cạnh tranh chủ yếu và những cam kết cơ bản.
- Hệ thống thụng tin quản lý trong nội bộ mỗi kờnh và trong toàn hệ thống.
- Kế hoạch, chương trỡnh đào tạo cho cỏc bộ phận thuộc hệ thống phõn phối.
- Cỏc giải phỏp mang tớnh phũng ngừa trước sự tấn cụng cú thế của cỏc đối thủ cạnh tranh vào hệ thống phõn phối của Cụng ty.
Việc xõy dựng được chiến lược và cỏc chớnh sỏch nhất quỏn làm căn cứ cho hoạch định kờnh phõn phối của Cụng ty cú thể tiến hành theo cỏc bước sau đõy:
- Giao nhiệm vụ này cho nhúm phụ trỏch về kờnh phõn phối như đó đề cập tại kiến nghị 2.1. Nhúm này phải tập trung phõn tớch mụi trường kinh doanh và quan tõm tới cỏc yếu tố thuộc nội bộ doanh nghiệp, xỏc định được
điểm mạnh, điểm yếu cũng như cỏc cơ hội thỏch thức đối với hệ thống phõn phối của doanh nghiệp.
- Từ việc phõn tớch trờn, nhúm phải hỡnh thành chiến lược, chớnh sỏch và cỏc phương ỏn tổ chức hệ thống phõn phối trỡnh ban lónh đạo Cụng ty.
- Nhúm cú trỏch nhiệm phối hợp với cỏc đơn vị phớa dưới để thực hiện cỏc phương ỏn và cỏc chớnh sỏch về kờnh phõn phối đó được phờ duyệt. Trong quỏ trỡnh này, nhúm cũng phải thu nhập thụng tin phản hồi thị trường, cỏc đơn vị thuộc hệ thống xăng dầu.
- Đỏnh giỏ hiệu quả của cỏc phương ỏn tổ chức kờnh trờn cỏc giỏc độ về tổ chức kinh tế, động lực phỏt triển, nỗ lực bỏn hàng của toàn hệ thống, sản lượng, sự hợp tỏc giữa cỏc kờnh cũng như cỏc bộ phận thuộc kờnh. Đõy sẽ là cỏc căn cứ quan trọng để thực hiện cỏc điều chỉnh cần thiết.
Ngoài cỏc hiệu quả đó được trỡnh bày, việc hỡnh thành chiến lược và cỏc chớnh sỏch kinh doanh nhất quỏn sẽ là căn cứ quan trọng mang tớnh định hướng cho cỏc Cụng ty trong hệ thống Petrolimex trong quỏ trỡnh tổ chức phõn phối hàng hoỏ ra thị trường. Quỏ trỡnh này sẽ làm tăng hiệu quả khụng những của Cụng ty gas mà cũn của cả ngành Xăng dầu với trờn 60 đơn vị kinh doanh.
3.3.3 Hoàn thiện kờnh phõn phối tới khỏch hàng cụng nghiệp
Khỏch hàng cụng nghiệp hiện nay là đối tượng hết sức quan trọng đối với Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex và thực tế đõy cũng là thị trường cú sự cạnh tranh diễn ra gasy gắt nhất do nhiều cụng ty cựng tập trung phỏt triển.
Để cải tiến kờnh phõn phối này, trước hết cần tổ chức lại sự phõn cụng giữa Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex với cỏc cụng ty thành viờn. Tiếp theo, cần phỏt triển hệ thống kho bể và xe bồn phục vụ nhúm khỏch hàng này trờn cơ sở dự đoỏn cỏc khu vực và lĩnh vực đầu tư sử dụng Gas húa lỏng.
Do khỏch hàng cụng nghiệp nằm phõn tỏn tại cỏc vựng khỏc nhau nờn Cụng ty cần tập trung xõy dựng cỏc chớnh sỏch cụ thể nhằm sử dụng tối đa thế mạnh về mạng lưới kinh doanh rộng hiện tại của ngành. Cỏc chớnh sỏch này chủ yếu thể hiện trong cụng tỏc tổ chức tiếp cận khỏch hàng. Cỏc Cụng ty trong ngành cú trỏch nhiệm xỏc định cỏc khu vực đầu tư, dự ỏn đầu tư cú sử dụng Gas húa lỏng qua Sở đầu tư của tỉnh hoặc của cỏc cơ quan cú liờn quan. Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex cựng cỏc Chi nhỏnh sẽ tiếp cận và xỏc định đối tượng sử dụng Gas húa lỏng trong qui hoạch của cỏc ngành hàng tại cơ quan trung ương. Từ cỏc thụng tin trờn, Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex cựng cỏc Cụng ty trong ngành sẽ phối hợp để cú cỏch nhỡn và tiếp cận tổng thể, giành ưu thế trước cỏc đối thủ cạnh tranh trong cụng tỏc tiếp thị và tỡm kiếm khỏch hàng cụng nghiệp.
Do đặc thự của loại khỏch hàng này, nhất thiết Cụng ty phải hỡnh thành tổ phỏt triển khỏch hàng cụng nghiệp bao gồm một số nhõn viờn chuyờn sõu của Phũng Kinh doanh, Phũng kỹ thuật, Phũng tài chớnh. Cỏc tổ này cũng được thành lập tại cỏc Chi nhỏnh và Xớ nghiệp dưới sự chỉ đạo về mặt cụng nghệ, kỹ thuật của tổ khỏch hàng cụng nghiệp thuộc Cụng ty. Hệ thống này cú trỏch nhiệm tổ chức tiếp thị, tỡm kiếm khỏch hàng, lập cỏc dự ỏn đầu tư, thực hiện dịch vụ hỗ trợ cần thiết cho cỏc Cụng ty thuộc hệ thống Petrolimexcũng như cỏc khỏch hàng cụng nghiệp.
Hệ thống phõn phối cho khỏch hàng cụng nghiệp dựa vào hai kờnh chủ yếu là kờnh trực tiếp từ Cụng ty tới khỏch hàng và kờnh từ Cụng ty thụng qua cỏc Cụng ty trong ngành Xăng dầu và cuối cựng là khỏch hàng. Cụng ty nờn khuyến khớch cỏc Cụng ty Xăng dầu phỏt triển cỏc khỏch hàng cụng nghiệp thụng qua mạng lưới cỏc Cụng ty trong ngành nhằm sử dụng uy tớn của cỏc Cụng ty trong ngành và khai thỏc lợi thế về sự phõn bố rộng của Cụng ty này trờn phạm vi cả nước. Để thực hiện việc khuyến khớch này, Cụng ty Cổ phần
Gas Petrolimex thụng qua tổ phỏt triển khỏch hàng Cụng nghiệp hỗ trợ về kỹ thuật, tớnh toỏn hiệu quả kinh tế của cỏc dự ỏn đầu tư, cựng cỏc cụng ty trong ngành đề nghị Tổng cụng ty phờ duyệt cỏc dự ỏn và cung cấp cỏc thiết bị cụng nghệ phục vụ cho cụng tỏc đầu tư.
Kờnh phõn phối trực tiếp Cụng ty-khỏch hàng cụng nghiệp được thực hiện chủ yếu tại cỏc khu vực mà cụng ty cú đặt cỏc Chi nhỏnh và Xớ nghiệp. Kờnh này cũng cú thể được mở rộng sang cỏc khu vực thị trường của cỏc Cụng ty Xăng dầu theo nhu cầu của Cụng ty trong ngành hoặc của khỏch hàng trờn cơ sở cú sự thoả thuận với cỏc Cụng ty thuộc ngành xăng dầu. Về lõu dài, cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex nờn chuyển giao khỏch hàng này cho Cụng ty trong ngành trực tiếp cấp hàng trờn cơ sở thuyết phục khỏch hàng và đào tạo để cỏc Cụng ty đú cú đủ kiến thức về kỹ thuật và tiếp thị.
Việc tổ chức kờnh phõn phối như trờn một mặt cho phộp Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex tập trung vào cỏc thị trường trọng điểm mà vẫn cú thể vươn ra thị trường mới trờn phạm vi cả nước. Cỏc kờnh này tương đối bền vững và thuần nhất do cựng thuộc một hệ thống nờn Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex cú thể triển khai cỏc chớnh sỏch giỏ cả, phỏt triển thị trường và cỏc chớnh sỏch kinh doanh khỏc hết sức thuận lợi. Điều cần chỳ ý khi sử dụng kờnh này là Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex phải xem cỏc đối tượng này như khỏch hàng của mỡnh. Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex cần phải quan tõm thực sự tới lợi ớch của cỏc đối tượng này và cung cấp cỏc dịch vụ hỗ trợ khỏc một cỏch hoàn hảo nhất.
3.3.4 Hoàn thiện kờnh phõn phối tới khỏch hàng dõn dụng
- Xõy dựng cỏc trạm nạp gas húa lỏng tại cỏc khu vực thị trường trọng điểm.
Mục đớch của giải phỏp này là tận dụng vốn của cỏc cụng ty xăng dầu để