hệ thống phõn phối tại văn phũng cụng ty
Chỉ cú thụng qua việc tập trung quản lý vào một bộ phận thỡ hệ thống phõn phối này mới được theo dừi và điều chỉnh thường xuyờn phự hợp với sự thay đổi của mụi trường kinh doanh. Hiện nay Cụng ty Cổ phần Gas
Petrolimex kinh doanh trờn phạm vi toàn quốc một cỏch phõn tỏn thụng qua rất nhiều cụng ty trong ngành xăng dầu. Cụng ty cú một phũng kinh doanh nhưng phũng này chỉ mới quản lý khõu nhập khẩu, định giỏ cho cỏc cụng ty trong ngành xăng dầu, quản lý luõn chuyển vỏ bỡnh, tiếp thị gas cụng nghiệp. Mõu thuẫn giữa cỏc kờnh, cỏc bộ phận thuộc kờnh trong quỏ trỡnh phõn phối sản phẩm ra thị trường, tỡnh trạng thiếu động lực phỏt triển, phản ứng chậm của hệ thống phõn phối trước cỏc đối thủ cạnh tranh, mất thị trường gas cụng nghiệp tại khu vực phớa nam (thị trường lớn nhất hiện nay), thiếu thụng tin, sự liờn kết trong hệ thống phõn phối kộm… khụng được theo dừi và giải quyết một cỏch tập trung, cú hệ thống.
Sự cạnh tranh trờn thị trường gas húa lỏng hiện nay và trong thời gian tới tại Việt Nam đũi hỏi phải tạo ra sự thống nhất trong quản lý, điều hành. Thiếu sự điều hành tập trung này, ngasy cả cỏc tổng đại lý lớn của Petrolimex cũng bị lụi cuốn một cỏch bị động vào hoạt động của cỏc cụng ty lớn khỏc.
Như vậy, thiết lập một bộ phận độc lập về thiết kế và vận hành hệ thống phõn phối là một yờu cầu cấp thiết. Bộ phận này nờn thuộc biờn chế của phũng kinh doanh Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex do một phú phũng kinh doanh trực tiếp quản lý với cỏc chức năng và nhiệm vụ chủ yếu như sau:
- Quản lý và thực hiện cỏc hoạt động điều chỉnh kờnh phõn phối cho phự hợp với sự thay đổi của mụi trường kinh doanh.
- Đỏnh giỏ hiệu quả của từng kờnh phõn phối để cú thể xỏc định được cỏc kờnh phõn phối trọng tõm phự hợp với mỗi loại khỏch hàng.
- Xõy dựng hệ thống thụng tin xuyờn suốt trong hệ thống phõn phối để cú thể thu thập được cỏc thụng tin thị trường, cỏch thức tổ chức kờnh phõn phối và cỏc chớnh sỏch của cỏc đối thủ cạnh tranh.
- Xõy dựng cỏc chớnh sỏch khuyến khớch cỏc bộ phận thuộc cỏc kờnh phõn phối, tạo mụi trường cạnh tranh với cỏc tiờu thức khỏch quan, bỡnh đẳng.
- Tham gia cựng phũng quản lý kỹ thuật của cụng ty trong cụng tỏc quy hoạch nhằm mở rộng thị trường vào cỏc khu vực cú tiềm năng nhất.
- Phối hợp với cỏc bộ phận khỏc trong cỏc đợt quảng cỏo, khuyến mại nhằm truyền tải cỏc ý tưởng quảng cỏo, cỏc sản phẩm khuyến mại tới đỳng đối tượng.
- Tạo mối quan hệ chặt chẽ với cỏc bộ phận thuộc kờnh phõn phối, đặc biệt là cỏc cụng ty trong ngành xăng dầu - do đõy là bộ phận cú hệ thống phõn phối hết sức rộng lớn.
Cỏc điều kiện Cụng ty cần phải chỳ ý nhằm đảm bảo cho bộ phận này hoạt động một cỏch cú hiệu quả:
- Số người tham gia gồm 02 chuyờn viờn thuộc biờn chế của phũng kinh doanh dưới sự phụ trỏch trực tiếp của 01 phú phũng kinh doanh Cụng ty. Cỏc chuyờn viờn thuộc bộ phận này phải là người cú kiến thức và kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh gas của Cụng ty trờn cỏc khu vực thị trường.
- Bộ phận này cần được trang bị mỏy tớnh và cú thể truy nhập vào mạng thụng tin hiện nay của Cụng ty theo cỏc tiờu thức số kờnh phõn phối trờn từng khu vực thị trường, doanh thu và cỏc chi phớ cú liờn quan tới từng kờnh. Cỏc chuyờn viờn này cần được tham gia vào thiết lập chương trỡnh phần mềm ỏp dụng cho toàn cụng ty để cú thể tạo ra cỏc dữ liệu cần thiết sau khi hệ thống đi vào hoạt động.
- Cỏc chuyờn viờn thuộc bộ phận này đi thực tế với tần suất lớn. Cỏc chi phớ cú liờn quan tới cỏc hoạt động này cũng cần được thanh toỏn một cỏch thoả đỏng.
- Cụng ty cần cú quy chế và sự chỉ đạo cụ thể để cỏc chi nhỏnh và xớ nghiệp trực thuộc hợp tỏc tốt với bộ phận này trong vệc thực hiện nhiệm vụ của họ.
Lợi ớch của việc tổ chức đầu mối này là khỏ rừ ràng: riờng ở Hà Nội, việc thả nổi quản lý kờnh phõn phối và khụng xỏc định cơ cấu kờnh hợp lý nờn đó dẫn tới hai hạn chế cơ bản sau:
- Cỏc cửa hàng chuyờn doanh quỏ nhiều, gõy tốn phớ đỏng kể. Thụng qua qui hoạch để giảm số cửa hàng chuyờn doanh xuống cũn khoảng 05 cửa hàng (cỏc cửa hàng cũn lại chuyển sang hỡnh thức đại lý) với mục tiờu điều tiết thị trường, hàng năm Cụng ty sẽ tiết kiệm được một khoản chi phớ đỏng kể.
- Cỏc Tổng đại lý cạnh tranh gasy gắt thụng qua biện phỏp giảm giỏ làm lợi ớch của cỏc Tổng đại lý bị giảm thiểu, làm cho họ khụng muốn bỏn hàng cho Cụng ty Cổ phần Gas Petrolimex. Việc quản lý tốt kờnh sẽ đảm bảo sản lượng bỏn ra thụng qua hệ thống này sẽ tăng với tốc độ tương đương với tốc độ tăng trưởng của thị trường gas Việt Nam hiện nay (15-20%/năm).Việc này cú thể làm sản lượng tăng khoảng 816 tấn/năm, cho phộp tăng lợi nhuận của hệ thống này.
Tuy nhiờn việc tổ chức bộ phận quản lý kờnh phõn phối tại Văn Phũng Cụng ty cũng sẽ phỏt sinh chi phớ với mức chi phớ hàng năm khoảng 364 triệu đồng.