6. Kết cấu luận văn
2.2. Cơ cấu Tổ chức hoạt động kinh doanh
2.2.1. Cơ cấu bộ máy quản lý
Vietcombank Kiên Giang là Chi nhánh cấp 1 trực thuộc Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam. Do vậy, cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Chi nhánh cũng dựa theo mô hình tổ chức hiện nay của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam. Việc phân chia các phòng, ban, tổ chủ yếu dựa trên các mảng nghiệp vụ mà phòng, ban, tổ đảm nhiệm. Mô hình tổ chức của Vietcombank Kiên Giang được thể hiện qua sơ đồ 2.1:
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng
2.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng khách hàng
- Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Khách hàng: (bao gồm cả chức năng, nhiệm vụ của phòng Đầu tư dự án) thực hiện theo Quy định chức năng, nhiệm vụ của phòng thực hiện nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam ban hành kèm Quyết định số 958/QĐ.NHNT.TCC-ĐT ngày 15/08/2008 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng thực hiện nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam; Quyết định số 1075/QĐ.NHNT.TCCB-ĐT ngày 1/9/2008 Quyết định của Chủ tịch Hội đồng Quản trị
(V/v ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ của phòng Khách hàng thể nhân tại Sở giao dịch, Chi nhánh Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam);
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
2.2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng quản lý nợ
- Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Quản lý nợ: thực hiện theo Quy định Chức năng, nhiệm vụ của các phòng thực hiện nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam ban hành kèm Quyết định số 958/QĐ.NHNT.TCC-ĐT ngày 15/08/2008 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị về việc ban hành Quy định Chức năng, nhiệm vụ của các phòng thực hiện nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC P. KTTC P. QLN PGD HÀ TIÊN PDG BA HÒN P. KHDN P. TT-XNK PGD RẠCH SỎI PGD TẮC CẬU P. TT-KDDV P. NGÂN QUỸ P. KH-TN P. HCNS P. TỔNG HỢP TỔ KTGS-TT PGD PHÚ QUỐC
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức của Vietcombank Kiên Giang
2.2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kiểm tra giám sát tuân thủ
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát về việc tuân thủ các quy chế, quy trình nghiệp vụ tín dụng, xuất nhập khẩu, ngân quỹ, thanh toán, vốn, kinh doanh ngoại tệ, … hàng năm trình Ban Giám đốc Vietcombank Kiên Giang Phê duyệt và thực hiện. - Thực hiện kiểm tra đột xuất đối với các bộ phận nghiệp vụ theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
- Thực hiện các báo cáo gửi phòng Kiểm tra nội bộ VCB trung ương và Ngân hàng Nhà nước tỉnh Kiên Giang.
- Làm đầu mối cho các cuộc thanh tra của Ngân hàng Nhà nước, kiểm toán, kiểm tra nội bộ trung ương.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
2.2.2.4. Chức năng, nhiệm vụ của phòng tổng hợp
1. Chức năng:
- Phòng Tổng hợp có chức năng quản lý và trực tiếp thực hiện các tác nghiệp về quản lý vốn nội bộ, kinh doanh ngoại tệ. Đảm bảo số liệu trên hệ thống đúng với số liệu trên báo cáo.
2. Nhiệm vụ:
a. Quản lý vốn:
- Thực hiện việc vay, gửi vốn với Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam, theo dõi các khoản vay trả vốn vay của Chi nhánh với Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam, đối chiếu các khoản lãi tiền vay, tiền gửi giữa Vietcombank Kiên Giang với Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Phối hợp với kế toán kiểm tra tài khoản tiền gửi tại NHNN tỉnh Kiên Giang - Tính lãi suất bình quân đầu vào, đầu ra.
- Thực hiện việc rút vốn vay với Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam đối với các dự án đã được duyệt.
- Quản lý các hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn của khách hàng. - Theo dõi tình hình dự trữ bắt buộc hàng tháng.
- Xây dựng, cài đặt kịp thời và thông báo lãi suất cho vay và huy động VND và ngoại tệ trình Ban Giám đốc ký ban hành.
- Lập kế hoạch vốn hàng năm.
- Quản lý vốn kinh doanh ngoại tệ, xây dựng, cài đặt kịp thời tỷ giá giữa ngoại tệ và VND linh hoạt theo qui định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam trình Ban Giám đốc ký công bố hàng ngày.
- Thực hiện nghiệp vụ mua bán ngoại tệ với các tổ chức theo tỷ giá công bố và thoả thuận trên cơ sở quy định của quản lý ngoại hối, Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Thực hiện việc mua bán ngoại tệ theo tỷ giá thoả thuận giữa Chi nhánh với các Chi nhánh trong hệ thống VCB.
- Quản lý các đại lý thu đổi ngoại tệ và các bàn thu đổi ngoại tệ theo quy chế, quy trình và hướng dẫn hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
c. Báo cáo thống kê:
- Tổng hợp số liệu báo cáo thống kê, thực hiện báo cáo thống kê theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Ngân hàng TMCP ngoại thương Việt Nam.
- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh định kỳ và đột xuất cho Ban Giám đốc, Ngân hàng Nhà Nước, Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Viết báo cáo tổng kết hàng năm.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
2.2.2.5. Chức năng, nhiệm vụ của phòng thanh toán xuất nhập khẩu
1. Xuất khẩu: Thông báo, sửa đổi, thanh toán Thư tín dụng (L/C), nhờ thu (nhờ thu trơn, nhờ thu kèm chứng từ DA, DP), chiết khấu bộ chứng từ, nghiệp vụ bao thanh toán…
2. Nhập khẩu: Phát hành, sửa đổi, thanh toán Thư tín dụng (L/C), thanh toán nhờ thu (nhờ thu trơn, nhờ thu kèm chứng từ DA, DP), nghiệp vụ bao thanh toán…
3. Bảo lãnh trong và ngoài nước: Các loại bảo lãnh trong và ngoài nước như bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh giao hàng, bảo lãnh hoàn trả tiền đặt cọc, bảo lãnh thanh toán…
4. Chuyển tiền đi nước ngoài: Chuyển tiền để thanh toán các hợp đồng nhập khẩu hàng hóa, hợp đồng dịch vụ, …
5. Công tác khác:
- Là phòng đầu mối của Chi nhánh trong việc chuyển, nhận điện giữa Chi nhánh với Hội sở chính và các chi nhánh khác theo “ Qui trình chuyển nhận điện của
NHNT VN” ban hành theo Quyết định số 229/2005/QĐ/NHNT-THTT ngày 11/11/2005.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến lĩnh vực thanh toán quốc tế của Chi nhánh.
- Phối hợp với các phòng ban tại Chi nhánh giải quyết các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ thanh toán quốc tế và các mảng nghiệp vụ khác.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc ủy quyền, phân công.
2.2.2.6. Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – nhân sự:
1. Quản trị hành chính:
- Thực hiện các nhiệm vụ về quản trị hành chính theo các quy định hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Thực hiện quản lý văn thư, xe và tài sản cơ quan theo quy định của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
2. Quản lý nhân sự:
- Thực hiện công tác quản lý cán bộ theo quy định hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Chuẩn bị tài liệu trình hội đồng lương xem xét nâng lương đến hạn cho CBCNV theo định kỳ 3 tháng một lần.
- Xem xét sửa đổi và làm thủ tục ban hành Nội quy – Quy chế. - Làm phân công, phân nhiệm trình VCB Trung ương phê duyệt. - Lập kế hoạch đào tạo,bồi dưỡng, tuyển dụng cán bộ.
3. Công tác khác:
- Phối hợp cùng phòng kế toán trong quản lý tiền lương, thu nhập, bảo hiểm, tài sản và kho lưu trữ chứng từ.
- Làm thư ký trong tất cả các cuộc họp của cơ quan, họp Ban Giám đốc và trưởng/ phó phòng.
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng. - Quản lý xây dựng cơ bản của Chi nhánh.
- Lập các phương án phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão, tự vệ cơ quan, an ninh quốc phòng, dân quân tự vệ, …
2.2.2.7. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán
1. Bộ phận Kế toán liên hàng, kế toán vốn và kế toán kinh doanh ngoại tệ
- Thực hiện theo chức năng nhiệm vụ theo quy định hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Phối hợp với phòng Tổng hợp thực hiện công tác quản lý vốn và kinh doanh ngoại tệ tại Chi nhánh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
2. Bộ phận Kế toán tiền vay – Tiền gởi:
Phối hợp với các bộ phận liên quan quản lý và thực hiện theo các quy định, quy chế, quy trình về kế toán tiền vay hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Tiếp nhận và xử lý nghiệp vụ chuyển lương tự động. - Chấm và đối chiếu tài khoản tiền gửi.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
3. Bộ phận Kế toán nội bộ:
- Thực hiện chế độ kế toán, quản lý tài chính và lập báo cáo tài chính theo các quy định,quy chế, quy trình, hiện hành liên quan đến các lĩnh vực nghiệp vụ được giao của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Phối hợp với phòng Hành chính – Nhân sự trong quản lý tài sản và kho lưu trữ chứng từ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
4. Bộ phận quản lý hồ sơ thông tin khách hàng:
- Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về quản lý thông tin khách hàng theo quy chế, quy trình và hướng dẫn hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam. - Xin cấp phép nghiệp vụ thanh toán Moneygram theo quy chế, quy trình và hướng dẫn hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
5. Bộ phận giao dịch viên (Có hạn mức và không hạn mức)
- Thực hiện các chức năng nghiệp vụ về huy động vốn; Thanh toán phi mậu dịch theo các hướng dẫn quy định trong quy trình, quy chế hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Thu – chi tiền mặt VNĐ, thu đổi ngoại tệ, séc du lịch trong hạn mức được Ban Giám đốc giao.
- Chuyển tiền đi nước ngoài cho cá nhân: Các khoản học phí du học nước ngoài, chuyển tiền thừa kế, chữa bệnh, chuyển lương và trợ cấp lương, thu nhập của người nước ngoài làm việc tại Việt Nam về nước, …
- Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nước ngoài đối với khách hàng vãng lai phù hợp với quy chế quản lý ngoại hối của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, quy chế, quy trình và hướng dẫn của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Thực hiện nghiệp vụ mua bán, chuyển đổi ngoại tệ của khách hàng.
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu chuyển tiền nội bộ IBT – online của khách hàng cá nhân và tổ chức.
- Thực hiện các nghiệp vụ đầu tư và chuyển tiền tự động.
6. Bộ phận thẻ:
- Thực hiện các quy định về nghiệp vụ thẻ theo quy chế, quy trình và hướng dẫn hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Quản lý quỹ tiền mặt ATM, các máy ATM, quản lý các cơ sở chấp nhận thẻ.
7. Bộ phận Vi tính:
- Theo dõi, quản lý và vận hành toàn bộ các trang thiết bị tin học phục vụ hoạt động của Chi nhánh.
- Thực thi các quy định liên quan đến công nghệ thông tin do trung tâm tin học VCB trung ương yêu cầu.
- Phối hợp với trung tâm tin học VCB trung ương thực hiện triển khai các dự án Công nghệ thông tin khi có nhu cầu.
- Hỗ trợ bộ phận nghiệp vụ tại Chi nhánh bao gồm việc kịp thời phát hiện và thông báo đến Trung tâm tin học trung ương những vấn đề liên quan đến hệ thống tin học tại Chi nhánh hoặc của toàn hệ thống VCB.
- Thực hiện việc cấp mã, khoá mã của cán bộ nghiệp vụ theo đề nghị của các phòng nghiệp vụ và phòng HC&NS tại Chi nhánh.
- Phát triển các ứng dụng phục vụ hoạt động của Chi nhánh nhưng trước khi đưa vào sử dụng phải được sự kiểm duyệt của Trung tân tin học VCB trung ương.
- Phản ánh với Trung tâm tin học trung ương về các quy định, chính sách chưa phù hợp cũng như các tồn tại của hệ thống tin học tại Chi nhánh nói riêng và của toàn bộ hệ thống tin học nói chung để trung tâm tin học trung ương kịp thời chỉnh sửa và tìm biện pháp khắc phục.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
2.2.2.8. Chức năng, nhiệm vụ của phòng ngân quỹ
1. Thực hiện các chức năng nhiệm vụ theo Quyết định hiện hành của Chủ tịch Hội đồng Quản trị về việc ban hành quy định giao nhận, bảo quản, vận chuyển, quy trình thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng trong hệ thống Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
2. Quan hệ với Ngân hàng Nhà nước tỉnh Kiên Giang trong việc nộp và rút tiền mặt theo quy định về chế độ quản lý kho quỹ hiện hành của Ngân hàng Nhà nước TW.
Tham mưu, đề xuất kịp thời cho Ban Giám đốc trong việc điều chuyển quỹ giữa Chi nhánh với Ngân hàng Nhà nước Tỉnh, trong hệ thống, đảm bảo lượng tiền tồn quỹ phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị.
Lập kế hoạch tiền mặt của Chi nhánh gởi Ngân hàng Nhà nước và theo yêu cầu của Ngân hàng Nhà nước tỉnh Kiên Giang.
Thực hiện các báo cáo thuộc chức năng của phòng. 3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
2.2.2.9. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng giao dịch
1. Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng Giao dịch theo quy định hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
2. Thực hiện theo Quyết định số 1212/QĐ.NHNT.TCCB-ĐT ngày 08/10/2008 của Hội đồng Quản trị Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam về việc sửa đổi và bổ sung Quy chế quản lý, tổ chức, hoạt động Sở giao dịch, Chi nhánh Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
2.2.3. Tình hình nhân sự:
Tổng số lao động tính đến cuối năm 2011 là 176 người trong đó gồm: Cơ cấu lao động theo các tiêu chí khác nhau được thống kê tại bảng 2.1.
Cơ cấu lao động của Vietcombank Kiên Giang khá cân đối, đội ngũ lao động nam và nữ tương đối đồng đều, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp. tư tưởng vững vàng.
Bảng 2.1: Tổng hợp về tình hình nhân sự của ngân hàng năm 2011 Số lượng cán bộ STT Chỉ tiêu Nam Nữ Tổng I Tổng số cán bộ 89 87 176 Trong đó:
1 Lao động là người dân tộc thiểu số 2 2
2 Đảng viên 19 23 42
II Lao động phân theo chuyên môn nghiệp vụ
1 Lao động quản lý
1,5 Giám đốc Chi nhánh/ Công ty 1 1
1,6 Phó Giám đốc Chi nhánh/ Công ty 2 1 3
1,7 Trưởng phòng 7 5 12 1,8 Phó Trưởng phòng 9 6 15 2 Lao động nghiệp vụ 2,1 Quan hệ khách hàng 19 5 24 2.2 Quản lý nợ 3 6 9 2,3 Kế toán 8 21 29
2,4 Thanh toán quốc tế 2 2 4
2,5 Kinh doanh dịch vụ ( Tiết kiệm, thẻ, hối đoái... ) 4 10 14
2,6 Kinh doanh ngoại tệ 1 3 4
2,7 Thủ quỹ - Kiểm ngân 7 13 20
2,8 Tin học 2 2
2,9 Quản lý nhân sự 1 1
2,10 Kiểm tra nội bộ 1 1 2