- Mức độ hoàn thành công việc;
d) Thông tin và truyền thông
Khả năng đưa ra những quyết định phù hợp trong quản trị vả trong kiểm soát các hoạt động của thực thể pháp ỉý (công ty khách hàng) và để chuẩn bị các báo cáo tài chính phụ thuộc vào hiệu lực của hệ thống thông tin bao gồm cả hệ thống kế toán. Một hệ thống thông tin kế toán hiệu lực phải:
- Nhận diện và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Phân loại chinh xác các nghiệp vụ cho mục đích lập báo cáo tải chính,
- Đo lường giá phí và giá trị tài sản phù hợp với giả thlét kế toán được chấp nhận; ~ Ghi chép các nghiệp vụ đúng kỳ:
- Trinh bày kết quả của các nghiệp vụ song song với báo cáo một cách chính xác trong báo cáo tài chính.
Hoạt động truỵền thông liên quan tới việc cung cấp sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm. Cá nhân nên biết phải làm gì khi một sự kiện/kết quả không m ong muốn xảy ra, sau đó cần tìm hiểu nguyên nhân. Vì vậy, một phần của truyền thông hiệu ỉực đang chỉ
ra những kết quả tốt và không tốt, chẳng hạn như những báo cáo loại trừ, có thể được sử đụng như là một công cụ quán lý hiệu quả. Một KTV nên xem xé t cả hai dòng
truyền thông chính thống và dòng truyền thông không chính thống đẻ đánh giá yếu tố kiểm soát.
e) Giám sát
Giám sát liên quan tới việc đánh giá bởi một cá nhân thich hợp về việc thiết kế và hoạt động của kiểm soát trên cơ sờ thời gian vả thực hiện những hành động cần thiét. Giám sát có thể được hoàn thành từ những hoạt động đang thực hiện hoặc từ những đánh giá riêng rẽ. Thủ tục giám sát hoạt động được xây dựng trong chính những hoạt động đang thực hiện bình thường của thực thể pháp lý, bao gồm các báo cáo quản trị định kỳ và hoạt động giám sát cấp cao. Kiểm toán nội bộ thường được xem là một yếu tố kiểm soát quản lý có hiệu quả cao. Giám sàt đang trở thành m ột yếu tố kiểm soàt then chốt trong việc xác định rủi ro và vỉ vậy nó càng được quan tâm nhiều hơn trong các cam kết kiểm ỉoán. Nếu ban quản trị phát triển một hệ thống kiểm soát tốt để xem xét một cách hiệu quả những rủi ro. sau đó thiết lặp hệ thống giám sát có hiệu quả nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát đang hoạt động đúng thì KTV nên tập trung vào đánh giá rủi ro và tinh hiệu lực của hệ thống giám sát.
Một vài hoạt động giám sát đưọ'C thiết lập và thỤ'C hiện giấm ỗát từ bẽn ngoài đơn vị sẽ có ảnh hưởng khác nhau tới hoạt động và kết quả của đơn vị. Khách hàng hoàn toàn có thể chửng thực về dừ liệu đẻ lập hoá đơn bằng quả trình thanh toán cho những hoả đơn (của họ) hoặc sự phàn nàn của khách hàng về các phí tổn họ phải trả,... KTV có thề trao đổi với khách hàng về những vấn đề ảnh hướng tới hoạt động kiểm soát nội bộ.
Hoạt động giám sát thường bắt đầu từ các báo cáo, sau đó áp dụng ờ tát cả các cáp của đơn vị. Dưới đây ià một số vi dụ về hoạt động giám sát cụ thể:
- Các báo cáo về doanh số thực hiện và lợi nhuận gộp so với năm trước ;
- Các báo cáo sản xuất so với năm trước, so với doanh thu thực hiện, ngân sách; - Số lượng các khách hàng phản nàn về hoá đơn và chất lượng sản phầm;
5.2.2. Tìm hiếu và đánh giá hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán nhận diện, ghi chép, tổng hợp và báo cáo thông tin tài chính. Trong bất cứ doanh nghiệp nào, với quy mô khác nhau, hệ thống kế toán bao gồm nhiều hệ thống bộ phận kế toán hợp thành. Những hệ thống nhỏ độc lập tương đối so với hệ thống kế toán của cả công tỵ. Hệ thống kế toán cúa đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. Sơ đồ 5.1 sẽ trình bày khái quát về mô hình luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp.
So* đồ 5.1. Khái quát trinh tự luân chuyển chứng từ
Vớí sự phát triển của công nghệ máy tính, ỵêu cầu cung cấp thông tin của người sử dụng dẫn tới hệ thống kế toán ngày nay ửng đụng nhiều hơn những xử !ý dữ liệu bằng m áy tinh (Electronic Data Processing - EDP). Theo ổó, hệ thổng kế toán cần được thiết kế để thu thập những dữ liệu quan trọng, thực hiện ỵêu cầu chuyển đổi, lập báo cáo vả cung cấp thông tin cho người sử dụng (với các ỵêu cầu khác nhau). Tuy nhiên, cho dù một hệ thống thủ công hay có ứng dụng m áy tinh trong xử lý dữ liệu thì quy trình ghi chép của kế toán dường như không thay đồi. Bên cạnh đó, nhũ’ng modul chương trình kế toán ứng dụng máy tính cũng được thiết kế tương ứng với những phần hành kế toán trong mô hinh kế toán thủ công, Sơ đồ 5,2 mô tả quy trình ghi chép một nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một doanh nghiệp.
Sơ đồ 5.2. Quy trinh ghì chép ké toán
Bảng 5.1. PHÂN HÀNH KÉ TOÁN PHÔ BIÊN Phần hành kế toán ị Nội dung chú yếu
Bán hàng ' Ghi chép nghiệp vụ bán hàng, cập nhật thông tin hàng tồn kho :
’ và kế toán các Khoản phải thu. ị
Kế toán các khoản ; Ghi chép sự thay đối trong số dư tài khoản phải thu khách i phải thu ; háng, phàn tích về khả nảng thu nợ.
Kế toán phải trả ' Ghì chép các nghiệp vụ mua hàng, hệ thống mảy tính íự động người bản I ghi ngày trả và tự động iập danh mục thanh toán.
Thanh toán tiển : Ghi chép nghiệp vụ thanh toán tiền vả ghi chép giảm nợ tương ửng. Quản lý tiền í Ghi chép vả quản ỉý những nghiệp vụ tiền mặt, bao gồm cả
; những khoản tương đương tiền.
Tiền lương j Dữ liệu tồng hợp về tiền lương và tạo ra bảng lương để kiểm tra, dữ liệu ké toán đối với chi phi hàng tôn kho vả chi phí lương. Tài sản cố định : Cung cấp thông tin kế toán chi tiết về tắt cả những tài sản cố định
. của doanh nghiệp, bao gồm cả chi phi, khấu hao luỹ kế. khấu hao : hàng nảm, sự khác biệt giữa báo cáo tài chính và bảo cảo thuế. Hàng tồn kho Ghi chép vá phán loại háng tồn kho từ hệ thống cấu thành bao
gồm những ghi chép theo phương pháp kè khai thường xuyèn, chi phi đối VỚI hảng tồn kho vả phân tich hảng íồn kho.
Mục đích của một hệ thống ké toán của một tổ chức tá sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chinh của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thõng tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ íhống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết:
- Có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị;
- Phê chuản: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý; - Đ ầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Đánh giá: Báo đảm không có sai phạm trong việc tỉnh toán các khoản giá và phí; - Phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán;
- Đủng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định;
- Quà trinh chuyển sổ và tổng hợp chính xác: s ố liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chinh xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Trong kiểm toán, hoạt động kiểm soát nội bộ và số dư các khoản m ục trẽn báo cáo tài chính được KTV quan tâm vì nó có thẻ ảnh hưởng tó’i độ tin cậy của thông tin trinh bàỵ trên báo cáo tái chính. K W thu ờng phải đánh glá rủi ro kiếm soát cho từng cơ sở dẫn liệu quan trọng đối với mỗi loai nghiệp vụ và số du’ các lài khoản. Công việc này được xem như là một yéu tố cơ bản cho việc !ập kế hoạcn kiẻm toán Tuy nhiên, điều này khống có nghĩa !à KTV phải đảnh giá rủi ro kiểm soát cho tát cả số dư các tài khoản trên báo cáo tài chinh. KTV bắt đầu đánh giá đối với những bộ phận kiểm soát nội bộ của đơn vị bao gồm đánh giá môi trường kiểm soát, quá trình đánh giá rủi ro,
các hoạt động kiểm soát, thông tln vả truyền thông, vả đánh giả hoạt động giám sát. Sau đó, KTV phải xác định cơ cáu kiểm soát tóng thể có được áp dụng đối với bộ phận hay không, chẳng hạn như đối với các chi nhánh, hoặc các bộ phận phòng ban. Cơ cấu kiểm soát tổng thể náy ảnh hưởng tới hệ thống kế toán cụ thể như tiền lương, bán hàng, phải trả, phải thu,... Mỗi hệ thống thông tin kế toán đơn lẻ này lại được thiết lập nhũ’ng thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các mục tiêu xử lý dữ liệu. Dưới đây là những nguyên tắc sẽ ảnh hướng tới kiểm toán:
- K T V cần đánh giá hệ íhổng kiểm soát nội bộ đối với mỗi tổ chức vì hệ thống này ảnh hưởng tới quá trinh xử iỷ các nghiệp vụ kế toán;
- K TV c h ỉ cản giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ đốl với hệ thống kế toán trên những số dư tài khoản trọng yếu;
- Rủi ro kiểm soát đối với từng nghiệp vụ cụ thé, số dư tải khoản hoặc các cơ sờ dẫn liệu được xác định bởi sự đánh giá tổng hợp về chất ỉượng của cơ cấu kiểm soát chung và các thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng hệ thống kế toán quan trọng:
- Để lảm rủi ro kiểm soát dưới mức cao, KTV phải thu thập được bằng chứng về cơ cấu kiểm soát là được thiết kế hợp lý và hoạt động hiệu quả.
Thực tế, nhiều chuẩn mực kiểm toán yêu cầu KTV phải đạt được sự hiểu biết về hoạt động kiểm soát nội bộ trong bất cứ hợp đồng kiểm toán nào.
Để đánh giá rủi ro kiểm soát, KTV có thẻ thực hiện đánh giá hiệu lực của các thủ tục kiểm soát dựa trèn một trong hai phương pháp sau: Hệ thống cơ sở ~ khõng có nghiệp vụ (Non transaction - Based Systems); Hệ thống cơ sở “ nghiệp vụ
(Transaction - Based Systems).
* Thứ nhất, phư ơng phàp hệ thống c ơ sở - không có nghiệp vụ
Có nhiều hệ thống không tồn tại các nghiệp vụ. Ví dụ trong hoạt động tiền ỉương: có nhiều vấn đề lớn !iẽn quan tới cá nhân nhưng không liên quan tới yếu tố định lượng của nghiệp vụ. Những vấn đề này có thể gồm việc áp dụng những văn bản luật pháp có liên quan, đánh thuế, tỉnh vả ước tính chính xác chi phí bảo hiểm xã hội và những khoản còn phải trả. Cách tiếp cận của KTV là dựa trên phân tích rủi ro tổng thể - đâ được trình bày ở chương trước. Từ việc phân tích rủi ro, KTV đánh giá môi trường kiểm soát thông qua việc phỏng vắn nhà lãnh đạo cao cáp. đánh giá sự tận tâm của các nhân viên và quan sát môi trường làm việc chung. Sau đó, KTV xác định nên sử dụng cách tiếp cận nào để xác định rủi ro và những thù tục kiểm soát nào được thực hiện để xác định những rủi ro này. Dựa vằo đánh giá rủi ro và tính hiệu lực của các thủ tục kiềm soát, KTV xác định sự cần thiết phải mở rộng các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với số dư tài khoản.
Nếu KTV tin rằng các thủ tục kiểm soát tại đơn vị hiệu quả, trong trường hợp này KTV có thể sử dụng hệ thống kiếm soát hiệu quả để tối ưu hoá những thủ tục kiểm toán sẽ được áp dụng.
* P hương pháp dựa trên hộ thống cơ s ở - nghiệp vụ
Mỗi một hệ thống kế toán bộ phận có thể được thiết kế để kiểm soát các nghiệp vụ về tính đầy đủ và tính đúng kỳ, Các công ty kế toán viên công chửng ở trến thế giới có thé xảy dưng những mục tiêu kiểm soát khác nhau nhưng nó thực sự chì khác nhau về nội dung chi tiết. Các mục tiêu kiểm soát cơ bản được thiết lập từ những cơ sờ dẫn liệu đối với số dư tài khoản. Mối quan hệ giữa các cơ sở dẫn liệu và mục tiêu kiểm soát được thế hiện trong bảng 5.2.
Bảng 5.2. MỒI LIÊN HỆ GIỮA cơ sở DÃN LIỆU ĐÔI VỚI sô D ư TÀI KHOẢN VÁ CÁC MỤC TIÊU KIẾM SOÁT c ồ LIÊN QUAN
C a s ờ dẩn liệu Tồn tại Trọn vẹn Quyền vá nghĩa vụ Đánh giả
I Các m ụ c tiê u kiểm s o á t có liê n quan ! Các nghiệp vụ được ghi sổ đều có cản cử vững chắc,
ị Các nghiệp vụ được ghi chép đúng thời gian, đúng với kỳ kế I toán mà chúng diễn ra.
: Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ghi chép.
; Các nghiệp vụ được ghi chép đúng thời gian, đúng với kỳ kế ị toán mà nghiệp vụ xảy ra.
i _ _ .. , . ... _ . ... . ...
1 Các nghiệp vụ được ghi chép đã được phè chuần đúng đắn. I Các nghiệp vụ được ghi chép và những khoản phải trả phản Ị ảnh đúng đẳn quyền sờ hữu hoặc nghĩa vụ phải trả.
' Các nghiệp vụ được ghi chép với số tiền đúng, các tính toán có ■ lièn quan tới những ghi chép ấy được thực hiện chinh xác. Ị Tất cả các nghiệp vụ vả những điều chỉnh đối với số dư tài Ị khoản được ghi chép trong liên hệ với các nguyên tắ c kề toán
■ được chấp nhận rộng rãi (GAAP).
’ Trình bày và công bố Tất cả các nghiệp vụ phát sinh được phân loại đúng đắn
C ác cơ sở dẫn liệu về số dư tài khoản có liên hệ trự c tiếp tới các mục tiêu xử lý các nghiệp vụ bời vi nó liên quan tới cấc hoạt động kiểm soát phục vụ cho việc đảnh giá các số dư tài khoản và lá sự thể hiện rõ nhát của các ghl chép về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. M ột KTV phải xác định các quá trình của một hệ thống, các m ục tiêu kiểm soát vả thông qua đó có thể xá c định đư ợ c các kiểm soát đặc thù cho việc đánh giả hệ thống kiểm soát. Trong cách tiếp cận này. KTV cần lưu ý một số điểm liên quan tới mối quan hệ giữa m ục tiêu kiểm soát và các thủ tục kiểm soát như sau:
- Một số hoạt động kiểm soát sẽ ảnh tới nhiều hơn m ột m ục tiêu kiểm soát;
- K TV có thẻ đánh giá mỗi cơ sở dẫn íiệu như là m ột phần của quá trỉn h xác định rủi ro kiểm soát tổng thẻ:
- KTV nên kiểm tra quá trình xác định các hoạt động kiểm soát chủ yếu cho việc đánh giả tính hiệu quả hoạt động đẻ giảm những đánh giá về rủi ro kiém soát dựa trên cơ sở việc thiết kế hệ thống và các hoạt động kiểm soảí trong hệ thống ấy.
Nếu trong trư ờ ng hợp KTV nhận thấy rằng hoạt động kiểm soát không đảm bảo để thự c hiện các m ục tiêu kiểm soát thi KTV sẽ phải lưu ý tới những vấn đề sau:
- V iệ c thiết kế cơ cấu kiểm soát không hiệu quả, đó là có hay không các hoạt động kiểm soát đang biến m ất hoặc không hoạt động hiệu quả.
- Các kết quả tư ơ ng lai của hệ thống kiểm soát không hiệu quả, đó ià các loại trinh bày sai lệch có thể xảy ra và có khả năng sẽ không bị phát hiện bời vì các hoạt động kiểm soát không đư ợ c thự c hiện đúng.
- V iệ c áp dụng cho thự c hiện kiểm toán đó là các thủ tụ c kiểm tra trực tiếp đối VỚI số dư tài khoản sẽ đư ợ c điều chỉnh như thế nào để phát hiện những thông tin trình bày