Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230: "Hồ sơ kiềm toán là các tài liệu do K TV lập, phàn loại, s ử dụng và lưu trữ trong m ột cuộc kiểm toàn. Hồ sơ kiểm toán bao gồm m ọi thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiềm toàn đù làm cơ s ờ cho việc hình thành ý kiến của K T V và chứng minh rằng cuộc kiểm ỉoản đã được thực hiện theo đúng các chuẩn m ực kiểm toán Việt Nam hoặc chuẩn m ực quốc tế được chấp nh ận ”. Như vậy, hồ sơ kiểm toán đóng vai trò vố cùng quan trọng đối với KTV và công ty kiểm toán
trong một cuộc kiểm toán đối với một khách hàng khống những ờ năm kiểm toán mà còn các năm tài chính khác, Với ý nghĩa đó, hồ sơ kiém toán sẽ có tác dụng nhiều mặt:
Là cấn cứ để lập kế hoạch kiếm toán: Để lập kế hoạch kiểm toán đầy đủ cho năm hiện hành, KTV cần tham khảo thông tin sẵn có (thông tin mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ, các kết quả kiểm toán năm trước. .) trong hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán ghi chép những bằng chứng thu được và kết quà của các thử nghiệm: Hồ sơ kiểm toán là phương tiện chủ yếu để chửng minh một cuộc kiểm toán đã được tiến hành theo chuần mực. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán cũng giúp KTV chứng minh với cơ quan pháp luật là cuộc kiểm toán được hoạch định và giám sát đầy đủ, thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp và báo cáo kiểm toán đã đánh giá đúng đắn các kết quả kiểm toán.
Là d ữ kiện cho việc lặp bảo cáo kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán là nguồn tư liệu quan trọng giúp KTV iựa chọn loại báo cảo kiểm toán phù hợp trong từng tình huống cụ thể. Hồ sơ kiểm toán lưu giữ toàn bộ bằng chứng kiểm toán thích hợp làm cơ sở cho ý kiến kết luận của KTV nên có tác dụng minh chứng cho phạm vi kiểm toán đúng đắn và tỉnh trung thực của báo cáo tái chính.
Là càn c ứ để các giàm sàt viên kiểm toán (supervisors) và các chủ phần hùn (parỉners) kiểm tra: Hồ sơ kiểm toán !à hệ thống tài liệu căn bán để giúp cấp lânh đạo quản lý cuộc kiểm toán,
Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán rất đa dạng, chúng có thể là các văn bản, chứng từ bằng giấỵ, phim ảnh, phưo’ng tiện tin học hay bát cử phương tiện lưu trữ nào khác được pháp ỉuật hiện hành chấp nhận. Tuy nhiên, cần lưu ý lả hồ sơ kiểm toán khống bao hàm tát cả tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. Việc lưu trữ tát cả các tài liệu, thông tin liên quan này sẻ trở thành không hiệu quả vả thực tế là khống thể thực hiện được do khối lượng tải liệu líẽn quan tới cuộc kiểm toán ỉà rát lờn. Phạm vi và nội dung của từng hồ sơ kiểm toán do K ĨV xác định tuỳ theo sự đánh giá của KTV. Yêu cầu cơ bản là hồ sơ kiểm toán phái bảo đảm đầy đủ cơ sở cho KTV đưa ra ý kiến kết luận, báo đảm cho KTV khác và những ngườ’i không tham gia vào cuộc kiếm toán cũng như người kiểm tra, soát xét cỏng việc kiểm toán hiểu đưọ’c công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến của KTV.
Hồ sơ kiểm toán thường được phản chia làm hai loại chính trên cơ sở mục đích và tính chất lưu trử của chúng !à hồ sơ kiểm toàn chung (Perm anent Audltỉng Flle) và hổ sơ kiếm toán năm (Current Auditing File).
H ồ s ơ k iể m to á n c h u n g (tài liệu bất biến) là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều nám tài chinh của một khách hàng, Do đó, hồ sơ Kiềm toán chung thường bao gồm các dữ kiện có tính lịch sử hay mang tính liên tục qua các năm tài chính, Tuy nhiên, hồ sơ kiểm toán chung cũng được cập nhặt hàng năm khi cò sự thay đổi liên quan đến những nội dung iưu trữ có liên quan. Thông thường hồ sơ kiểm toán chung bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Tên vả số liệu hồ sơ; ngày, tháng lập và ngày tháng lưu trữ hồ sơ;
- Các íhông tin chung về khách hàng, bao gồm các ghi chẻp hay bản sao các tài liệu pháp lý, thoả thuận và biên bản quan trong như; quyết định thành lập, Giấy phép đảng ký kinh doanh, Điều ỉệ Công tỵ, Biên bản họp Hội đồng quản trị, họp Ban giám đốc, bổ cáo...;
- Tài liệu về thuế: các vàn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạt động của khách hàng, các íáí liệu về việc thực hiện chế độ thuế hàng năm.
- Tài liệu về nhân sự: các thoả ước lao động, các quỵ định riêng của đơn vị được kỉẻm toán về lao động, các quỵ định về quản lý vả sừ dụng quỹ lương;
- Các tài liệu về kiểm toán (các nguyên tắc kiém toán áp dụng, báo cáo tài chính...), phản tích về các tài khoản quan trọng như: TSCĐ, nợ dài hạn, vốn chủ sở hữu để xem xét tính biến động qua các kỳ, và kết quá kiểm toán những năm trước;
- Các hợp đồng hoặc thoả thuận VỚI bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài (ít nhất hai năm tài chính); Hợp đồng kiểm toán, Hợp đồng cho thuê, Hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay...;
- Các tài liệu khác.
H ồ s ơ k iề m to á n nă m là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán một nàm tài chính, Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm các dữ liệu áp dụng cho năm kiểm toán. Các dữ liệu này có thề bao gồm:
- Các thông tin về người lập, người kiểm tra, soát xét hồ sơ kiểm toán;
- Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế,... của cơ quan nhả nước và cáp trên có liên quan đến năm tài chính;
- Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chinh,.,.
- Hợp đồng kiểm toán, thư hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng (nếu có) và biên bản thanh lý hợp đồng:
- Bằng chứng về kế hoạch chiến lược, chương trinh kiểm toán và những thay đổi (nếu có);
- Những bằng chừng về sự íhay đồi hệ thống kiểm toán, hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng;
- Những bằng chứng và đánh giá của KTV về rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiềm soát và các đánh giá khác;
- Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ;
- Những ghi chép về nội dung, chương trinh và phạm vi của những thủ tục kiểm toán được thực hiện và kết quả thu được;
- Những thông tin chung của doanh nghiệp. - Bảng cân đối thử tạm thời.
- Các bút toán điều chỉnh và các bút toán phân loại. - Các bảng kê chi tiết.
- Bản giải trinh của Giám đốc hay người đứng đầu đơn vị được kiểm toán. Các kết luận của KTV về các ván đề trọng yếu của cuộc kièm toán.
“ Các bằng chứng về sự kiểm tra, soát xét của KTV và người có thẩm quyền đối với những công vjệc do KTV, trợ lý kiểm toán hay các chuyên gia khác thực hiện;
- Các tài liệu liên quan khác.
Hồ sơ kiểm toán là tài sản của còng ty kiểm toán. Thông tin được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán về khách hàng được giữ bí mật. Công ty khách hàng chỉ được phép sử dụng khi có sự đồng ý của Công ty kiểm toán. Trong một số trường hợp đặc biệt, thông tin trong hồ sơ kiểm toán cũng có thể được các cơ quan luật pháp có thẩm quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.