III. Vốn kinh doanh của doanh nghiệp
4. Quản lý và bảo toàn vốn kinh doanh
Quản lý vốn cố định là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài chính doanh nghiệp. Từ những nghiên cứu về tài sản cố định, cho thấy việc quản lý và bảo toàn vốn cố định là nội dung cần quan tâm của người làm công tác tài chính.
Bảo toàn vốn cố định là việc duy trì lượng vốn cố định thực chất ở các thời điểm sau ngang bằng với thời điểm ban đầu. Để sử dụng có hiệu quả vốn cố định trong hoạt động kinh doanh thường xuyên, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp để không chỉ bảo toàn mà còn phát triển được vốn cố định của doanh nghiệp sau mỗi chu kỳ kinh doanh. Thực chất là phải luôn đảm bảo duy trì được giá trị thực của vốn cố định để khi kết thúc một vòng tuần hoàn bằng số vốn này doanh nghiệp có thể tái sản xuất tài sản cố định mà doanh nghiệp đã bỏ ra ban đầu để đầu tư, mua sắm các tài sản cố định tính theo thời giá hiện tại.
Những nguyên nhân chủ yếu làm cho doanh nghiệp không bảo toàn được vốn cố định là:
- Do lạm phát làm cho giá cả hàng hóa tăng lên.
- Do tỷ giá giữa đồng ngoại tệ và đồng nội tệ biến đổi nhất là đối với những tài sản cố định mua ngoài.
- Do doanh nghiệp làm ăn thua lỗ và mất vốn.
- Do những rủi ro khác, nợ khó đòi, thiên tai lũ lụt…
- Những lý do bất khả kháng, do chủ quan.
Từ những lý do trên phải đặt ra vấn đề duy trì sức mua của vốn, đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý và bảo toàn được vốn cố định của mình.
Yêu cầu quản lý vốn cố định: do đặc điểm của tài sản cố định, quản lý vốn cố định bao hàm cả quản lý về mặt hiện vật và quản lý về mặt giá trị của tài sản cố định. Trong đó, quản lý về mặt giá trị của vốn cố định tức là quản lý quỹ khấu hao, do đó:
- Thứ nhất: Đánh giá và đánh giá lại tài sản cố định một cách thường xuyên và chính xác, tạo cơ sở cho việc xác định mức khấu hao hợp lý để thu hối vốn, cần phải lựa chọn phương pháp khấu hao thích hợp để đảm bảo thu hồi vốn nhanh và bảo toàn được vốn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp trích đủ, trích đúng chi phí khấu hao, không để mất vốn.
Thông thường có 3 phương pháp đánh giá chủ yếu sau:
+ Đánh giá tài sản cố định theo giá nguyên thủy (nguyên giá): Là toàn bộ các chi phí thực tế của doanh nghiệp đã chi ra để có được tài sản cố định cho đến khi đưa tài sản cố định vào hoạt động bình thường như giá mua thực tế của tài sản cố định, các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, lãi tiền vay đầu tư tài sản cố định khi chưa bàn giao và đưa vào sử dụng, thuế và lệ phí trước bạ (nếu có)… Tùy theo từng loại tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình, nguyên giá tài sản cố định được xác định với nội dung cụ thể khác nhau.
+ Đánh giá tài sản cố định theo giá trị khôi phục (còn gọi là đánh giá lại):
Là giá trị để mua sắm tài sản cố định ở tại thời điểm đánh giá. Do ảnh hưởng của tiến bộ khoa học kĩ thuật, giá đánh giá lại thường thấp hơn giá trị nguyên thủy. Tuy nhiên trong trường hợp có sự biến động của giá cả, giá đánh giá lại có thể cao hơn giá trị ban đầu của nó. Tùy theo trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp có quyết định xử lý thích hợp như điều chỉnh khấu hao, hiện đại hóa hoặc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.
+ Đánh giá tài sản cố định theo giá trị còn lại: Là phần giá trị còn lại tài sản cố định chưa chuyển vào giá trị sản phẩm. Gía trị còn lại có thể tính theo giá trị trên sổ sách (gọi là giá trị nguyên thủy còn lại) hoặc giá đánh giá lại dựa theo chỉ số giá cả thị trường điều chỉnh hay do Hội đồng đánh giá xác định.
- Thứ hai: Phải lựa chọn phương pháp khấu hao thích hợp.
Khấu hao là một biện pháp quản lý vốn cố định nhằm thu hồi vốn đầu tư cơ bản vào tài sản cố định để tái sản xuất. Vốn cố định được bù đắp (thu hồi) bằng biện pháp khấu hao, tức là trích một phần giá trị hao mòn của tài sản cố định.
Tiền trích lại đó hình thành nên quỹ khấu hao. Quỹ khấu hao dùng để duy trì
năng lực sản xuất bình thường của tài sản cố định và dùng để tái sản xuất toàn bộ tài sản cố định.
Khấu hao tài sản cố định là việc tính toán và phân bổ một cách có hệ thống nguyên giá của tài sản cố định vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong thời gian trích khấu hao của tài sản cố định.
Trong công tác quản lý vốn cố định, có nhiều phương pháp tính khấu hao tài sản cố định như:
+ Phương pháp khấu hao theo đường thẳng: là phương pháp trích khấu hao theo mức tính ổn định từng năm vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp của tài sản cố định tham gia vào hoạt động kinh doanh.
+ Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh được áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực có công nghệ đòi hỏi phải thay đổi, phát triển nhanh.
+ Phương pháp khấu theo số lượng, khối lượng sản phẩm: Tài sản cố định tham gia vào hoạt động kinh doanh được trích khấu hao theo phương pháp này là các loại máy móc, thiết bị thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Trực tiếp liên quan đến việc sản xuất sản phẩm;
Xác định được tổng số lượng, khối lượng sản phẩm sản xuất theo công suất thiết kế của tài sản cố định;
Công suất sử dụng thực tế bình quân tháng trong năm tài chính không thấp hơn 100% công suất thiết kế.
Nguyên tắc chung là mức khấu hao phải phù hợp với hao mòn thực tế của tài sản cố định (cả hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình). Nếu khấu hao thấp hơn mức hao mòn thực tế sẽ không đảm bảo thu hồi đủ vốn khi tài sản cố định hết thời hạn sử dụng. Ngược lại sẽ làm tăng chi phí một cách giả tạo, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, người quản lý phải lựa chọn các phương pháp tính khấu hao thích hợp để vừa bảo đảm thu hồi vốn nhanh để bảo toàn vốn, vừa đỡ gây ra những biến động lớn trong giá thành và giá bán sản phẩm.
-> Phải bảo toàn vốn cố định về mặt giá trị, duy trì được sức mua của vốn cố định ở thời điểm hiện tại so với thời điểm bỏ vốn đầu tư ban đầu bất kể sự biến động của giá cả, tỷ giá hối đoái, tiến bộ khoa học kỹ thuật.
-> Quản lý về mặt hiện vật của vốn cố định: là quản lý tài sản cố định. Cần phải phân loại tài sản cố định theo những tiêu thức khác nhau để xác định trọng tâm của công tác quản lý.
-> Bảo toàn vốn cố định về mặt hiện vật không chỉ giữ nguyên hình thái vật chất mà phải duy trì thường xuyên năng lực sản xuất như ban đầu của tài sản cố định.
Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ, không làm mất tài sản cố định, thực hiện đúng quy chế sử dụng, bảo dưỡng nhằm duy trì và nâng cao năng lực hoạt động của tài sản cố định, không để tài sản cố định hư hỏng trước thời gian sử dụng quy định. Doanh nghiệp thực hiện các biện pháp sau:
- Hệ thống theo dõi tài sản cố định: Doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống theo dõi và kiểm soát toàn bộ tài sản cố định nhằm tăng hiệu quả sử dụng tài sản cố định. Doanh nghiệp có thể lập các sổ theo dõi tổng hợp, chi tiết và áp dụng máy tính để theo dõi các sổ này.
- Phân định trách nhiệm rõ ràng: Mỗi doanh nghiệp nên áp dụng sự phân cấp hoặc giao trách nhiệm quản lý vận hành phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Chế độ phân định trách nhiệm nên gắn với chế độ bàn giao, theo dõi và thưởng phạt nhằm khuyến khích việc quản lý tốt hơn tài sản trong doanh nghiệp.
- Quản lý về mặt kỹ thuật đối với tài sản cố định: Các thiết bị máy móc, hệ thống dây chuyền công nghệ yêu cầu phải bảo đảm nghiêm ngặt về mặt kỹ thuật.
- Phải áp dụng các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định, chẳng hạn: tận dụng tối đa công suất máy móc thiết bị; hợp lý hóa dây chuyền công nghệ; đảm bảo thực hiện nghiêm ngặt chế độ duy tu, bảo dưỡng máy móc; áp dụng các chế độ khuyến khích vật chất và trách nhiệm vật chất đối với người quản lý sử dụng tài sản cố định...
- Doanh nghiệp dành một phần từ lợi nhuận sau thuế hàng năm để trích lập quỹ dự phòng tài chính, tham gia mua bao hiểm tài sản...
- Dự phòng giảm giá tài sản cố định: Để dự phòng giảm giá tài sản cố định, doanh nghiệp được trích khoản dự phòng này vào giá thành. Nếu cuối năm không sử dụng đến thì khoản dự phòng này được hoàn nhập trở lại.
4.2. Quản lý và bảo toàn vốn lưu động
Bảo toàn vốn lưu động là đảm bảo duy trì được giá trị thực của vốn lưu động ở thời điểm đánh giá hiện tại so với thời điểm đầu tư ban đầu tính theo giá cả hiện tại. Tức là số vốn lưu động thu được đủ mua một lượng vật tư, hàng hóa tương đương với thời điểm bỏ vốn ban đầu mặc dù có sự biến động của giá cả thị trường.
Vốn lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới dạng vật tư hàng hóa và tiền tệ, đồng thời luôn chuyển hóa lẫn nhau. Vì vậy, trong quản lý và bảo toàn vốn lưu động cần chú ý những nội dung sau:
+ Phải quản lý vốn lưu động trên tất cả các hình thái biểu hiện.
+ Phải tiến hành phân loại vốn lưu động theo các tiêu thức khác nhau: phân loại theo vai trò của từng loại vốn lưu động trong sản xuất kinh doanh, theo hình thái biểu hiện, theo quan hệ sở hữu hoặc theo nguồn hình thành. Việc phân loại sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng trọng điểm và biện pháp quản lý vốn có hiệu quả hơn, phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
+ Xác định đúng đắn nhu cầu vốn lưu động thường xuyên cần thiết để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, tiết kiệm với hiệu quả cao. Việc xác định đúng đắn nhu cầu vốn lưu động giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng ứ đọng vốn, sử dụng vốn hợp lý và tiết kiệm, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, không gây sự căng thẳng giả tạo về nhu cầu vốn kinh doanh và là căn cứ quan trọng cho việc xác định các nguồn tài trợ nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp.
+ Tổ chức khai thác các nguồn tài trợ vốn lưu động. Doanh nghiệp cần khai thác triệt để các nguồn vốn nội bộ và các khoản vốn có thể chiếm dụng một cách thường xuyên trong hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, nếu còn thiếu, doanh
nghiệp tiếp tục khai thác các nguồn vốn bên ngoài như vốn liên doanh, vốn vay của các ngân hàng hoặc của các công ty tài chính,... Khi khai thác các nguồn vốn bên ngoài, điều đáng chú ý nhất là cân nhắc các yếu tố lãi suất tiền vay. Về nguyên tắc, lãi suất do đầu tư vốn phải lớn hơn lãi suất vay vốn thì người kinh doanh mới đi vay vốn.
+ Luôn luôn có những biện pháp bảo toàn và phát triển vốn lưu động, chẳng hạn: đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn ở mọi khâu của quá trình sản xuất và tiêu thụ, thường xuyên xác định phần chênh lệch giá về những tài sản lưu động tồn kho để có biện pháp xử lý kịp thời, linh hoạt trong việc sử dụng vốn, hết sức tránh và xử lý kịp thời các khoản nợ khó đòi...
+ Thường xuyên tiến hành phân tích tình hình sử dụng vốn lưu động qua các chỉ tiêu: vòng quay vốn lưu động, hiệu suất sử dụng vốn lưu động, hệ số nợ, hệ số khả năng thanh toán... từ đó, điều chỉnh kịp thời và có các biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nhằm tăng mức doanh lợi.
4.3. Quản lý và bảo toàn vốn đầu tư tài chính
Việc đầu tư tài chính của doanh nghiệp một mặt tăng thu nhập cho doanh nghiệp, mặt khác có thể phân tán rủi ro cho doanh nghiệp, đồng thời có thể giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong nội bộ doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức đầu tư phù hợp với điều kiện cũng như khả năng tài chính. Tuy nhiên khi tiến hành hoạt động đầu tư tài chính doanh nghiệp cần phải phân tích kỹ những ưu thế và hạn chế của các hình thức đầu tư, cần phải cân nhắc độ an toàn và tin cậy của dự án; phải am hiểu tường tận những thông tin cần thiết, phân tích đánh giá các mặt lợi hại của dự án để lựa chọn đúng đối tượng và loại hình đầu tư phù hợp. Thông thường, các dự án có lợi nhuận càng cao thì mức độ rủi ro càng lớn, ở đây không chỉ vì lợi nhuận trước mắt mà còn tính đến độ an toàn của vốn.