“Diễn biến hoặc hoàn cảnh thay đổi theo hướng bất lợi
Báo cáo quản lý thường quy do cơ quan chủ dự án soạn thảo đề cập đến mọi diễn biến quan trọng liên quan đến dự án và chi phí dự án. Nếu xảy ra diễn biến bất lợi, bao gồm đội vốn ngồi dự kiến, địi hỏi phải nhìn nhận về mức độ phù hợp hoặc khả thi của dự án, chủ dự án cần nộp báo cáo vào thời điểm sớm nhất có thể lên cơ quan có thẩm quyền, mơ tả chi tiết các biện pháp cần thiết nhằm xử lý tình huống.
Sau khi đã tiến hành các biện pháp trên, nếu chi phí được cho là có thể tăng cao hơn mức đã được phê duyệt, cần xin ý kiến phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền về chi tiêu tăng thêm trước khi lập cam kết chi, chấp nhận đội vốn. Đề nghị phê duyệt cần mơ tả lý do đội vốn, và giải trình chi tiết về việc tại sao khơng thể áp dụng các biện pháp phù hợp để bù đắp chi phí tăng lên. Tính khả thi của dự án, trong hoàn cảnh bị thay đổi, cũng cần được nêu trong báo cáo.
Nếu dự án trở nên quá tệ, các bên cần sẵn sàng chấm dứt trước khi kết thúc. Biện pháp như vậy có thể được biện minh nếu chi phí dự án vượt q dự tốn trước đó hoặc nếu lợi ích dự kiến khó có khả năng hiện thực hóa. Quan niệm cho rằng sau khi khởi cơng dự án, thì dự án sẽ phải hồn thành cho dù hoàn cảnh thay đổi đến đâu là quan niệm cần phải tránh. Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng về chấm dứt dự án không đảm bảo theo kế hoạch, chi phí chấm dứt (ví dụ các khoản thanh tốn có thể phải trả để đền bù cho nhà thầu, v.v.) cần được khẳng định và công bố cho cấp có thẩm quyền liên quan.”
Nguồn: Luật chi tiêu cơng của Ai-len http://publicspendingcode.per.gov.ie/
196. Theo dõi và kiểm sốt đội vốn là vấn đề Bộ KH&ĐT hết sức quan tâm. Qua thảo luận và xem
xét mẫu các dự án giao thơng, kiểm sốt chi phí các dự án hạ tầng lớn trong thiết kế và triển khai rõ ràng là vấn đề lớn về theo dõi giám sát. Trong hoàn cảnh tương tự, Hệ thống quản lý tổng chi phí dự án (TPCM) của Hàn Quốc được thiết kế như mô tả ở Hộp 22 (cần tham khảo thêm ở Hộp 20), là điển hình tốt trên quốc tế về hệ thống theo dõi ứng phó hướng tới kiểm sốt chi phí. Hệ thống này bao gồm các thủ tục chặt chẽ về điều chỉnh chi phí, cũng như kích hoạt tự động đánh giá lại sự cần thiết của dự án nếu bị đội vốn quá cao (tham khảo Hộp 20) - đây là cái mà hệ thống theo dõi và điều chỉnh của Việt Nam còn thiếu. Sau đây là một số đặc trưng đáng lưu ý của hệ thống TPCM:
y Hệ thống chỉ áp dụng cho những dự án lớn.
y Được phép dự phòng ở mức cao, nhưng quy định rất chặt về điều chỉnh sau đó.
y Bộ trưởng phụ trách về kế hoạch và tài chính có thẩm quyền cắt vốn của dự án vi phạm hướng dẫn của hệ thống TPCM.
y Đội vốn quá một ngưỡng cho phép quy định trước đó sẽ kích hoạt u cầu đánh giá lại các yếu tố căn bản của dự án, qua đó có thể dẫn đến hủy bỏ dự án.
113 Điều 99 về quyền và trách nhiệm của nhà đầu tư trong chương trình dự án quy định về quyền “ quyết định điều chỉnh, đình hỗn và hủy bỏ chương trình và dự án”.
y Bản thân hệ thống quản lý đầu tư công cũng cần được theo dõi về hiệu quả hoạt động của nó - để đánh giá về lợi ích của hệ thống và chỉ ra những điểm cần cải thiện - tương tự như các dự án mà hệ thống đang quản lý.