1. 9.2 Đặc điểm của vận tải đường biển:
2.4Đánh giá chung về nghiệp vụ giao nhận tại công ty Việt Tân:
2.4.1 Những mặt đạt được:
- Nhìn chung, quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Việt Tân đã tương đối hoàn chỉnh và chặt chẽ. Dịch vụ được cung cấp trọn gói và chu đáo từ khâu ký kết hợp đồng cho đến khi hàng hóa đến tay người nhận ở điểm đến cuối cùng
- Các hợp đồng ủy thác đều được hoàn thành tốt, đúng tiến độ thời gian, không vi phạm hợp đồng. Tạo được lòng tin với khách hàng, và tạo dựng được chữ “tín” trong kinh doanh.
75
- Nhân viên công ty giàu kinh nghiệm, năng động, sáng tạo và nhanh nhẹn luôn hoàn thành được khối lượng công việc lớn trong một thời gian ngắn..
- Trong từng giai đoạn của quy trình đều được nhân viên làm việc tốt, đạt hiệu quả cao.
- Tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các hãng tàu, hãng hàng không cũng như các cơ quan, tổ chức hành chính của nhà nước.
2.4.2 Những mặt hạn chế:
- Công ty vẫn chưa xây dựng được quy trình giao nhận hoàn chỉnh bằng văn bản, tất cả nghiệp vụ Hải quan, xin chứng từ và các nghiệp vụ liên quan khác đều xuất phát từ kinh nghiệm cá nhân người thực hiện
- Chưa có sự phối hợp nhịp nhàng giữa từng giai đoạn với nhau nên gây nhiều khó khăn trong công việc, đôi khi ảnh hưởng rõ rệt đến công việc, làm chậm trễ thời gian và nhiều hậu quả khác.
- Chưa đủ nhân viên để thực hiện khối lượng công việc ở công ty. Nhân viên hiện tại của công ty đang phải làm việc quá tải, gây nên áp lực trong công việc và ảnh hướng xấu đến hiệu quả công việc.
- Hoạt động Marketing còn yếu, không chủ động tìm được khách hàng mới. Đặc biệt bên giao nhận bằng đường biển, chủ yếu là khách hàng truyền thống.
- Chưa có dịch vụ Logistics trọn gói. Mới chỉ đảm nhận một phần, một công đoạn của hệ thống dịch vụ Logistics. Do đó khả năng cạnh tranh còn yếu.
- Chưa nâng cấp webtise và cập nhật thông tin thường xuyên để khách hàng có thể liên lạc dễ dàng và có nhiều thông tin hơn. Ở website còn thiếu những thông tin liên quan đến lịch bay, các khoản phụ phí, tuyến đường vận chuyển, và các trạm cảng quá cảnh và các chính sách hỗ trợ khách hàng.
- Công ty chưa gia nhập các tổ chức, hiệp hội ngành nghề, chưa có sự trao đổi học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiêp kinh doanh dịch vụ vận tải với nhau..
76
CHƯƠNG III:
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG VÀ
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VIỆT TÂN
3.1 Biện pháp 1: Đẩy mạnh hoạt động Marketing của công ty 3.1.1 Lý do đưa ra biệp pháp: 3.1.1 Lý do đưa ra biệp pháp:
Thứ nhất: Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tham gia kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì hoạt động Marketing đóng vai trò rất quan trọng. Hoạt động này có tính chất quyết định đến khả năng xâm nhập thị trường và khả năng tiêu thụ hàng hóa dịch vụ của công ty. Nó góp phần định hướng hoạt động kinh doanh của công ty, giúp cho công ty có thể hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thị trường nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trên thị trường đó. Chính vì vậy mà cũng như những công ty khác, công ty Việt Tân nên có biện pháp phát triển mạnh hơn hoạt động Marketing để đẩy mạnh hơn nữa hoạt động giao nhận hàng hóa của mình, đặc biệt là hiện nay sự cạnh tranh trong ngành giao nhận là rất gay gắt nên vai trò của Marketing là rất quan trọng.
Thứ hai: Hiện tại hoạt động Marketing của công ty còn ở dạng rất đơn giản,
hay nói một cách khác là vẫn còn yếu kém, mới chỉ thông qua giới thiệu của các khách hàng cũ và thông qua các mối quan hệ của nhân viên công ty với các công ty khác. Chưa có các hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm hay các hoạt động PR nhằm giới thiệu công chúng về công ty và lĩnh vực sản phẩm. Nếu có cũng mới chỉ là tặng quà cáp vào các dịp lễ với khách hàng hay cơ quan, tổ chức nhằm tạo sự thân thiện và thuận lợi khi giao dịch. Chưa có các hình thức để thu hút khách hàng tiềm năng hay giữ chân khách hàng cũ.
Thứ ba: Hiện tại phụ trách công việc này mới chỉ có 3 nhân viên, bên cạnh đó
nhân viên còn phụ trách công việc đánh Bill nên không thể tập trung chuyên môn của mình được. Do dó cần phải thay đổi hoạt động Marketing cũ và đẩy mạnh phát triển hoạt động Marketing lên để thu hút khách hàng cũng như tạo ra lợi thế cạnh tranh.
77
3.1.2 Nội dung của biện pháp:
- Công ty cần đầu tư mạnh cho công tác Marketing cả về cơ sở vật chất lẫn nhân sự, đầu tư thêm cho hoạt động quảng cáo, quảng bá thương hiệu của công ty.
- Tìm hiểu thêm về nhu cầu vận chuyển hàng bằng đường hàng không hay đường biển của các nhà XNK để từ đó có thể củng cố hoàn thiện dịch vụ của mình, thu hút thêm nhiều nguồn hàng, quan tâm đúng mức đến khách hàng, có thể bằng cách mở các cuộc gặp gỡ, hội nghị khách hàng…Đây cũng là một cách củng cố mối quan hệ mật thiết với khách hàng, một điều kiện cần của chiến lược Marketing.
- Công ty nên áp dụng công nghệ thông tin để đẩy mạnh hoạt động Marketing trong công ty. Hiện nay việc giới thiệu công ty qua mạng rất phổ biến, Việt Tân cấn xây dựng một trang web riêng cho mình nhằm quảng bá và giới thiệu thương hiệu dịch vụ của công ty đên khách hàng trong và ngoài nước. Khi xây dựng website thì công ty không nên chỉ đơn thuần giới thiệu về mình về dịch vụ của mình mà cần có thêm các tiện ích mà khách hàng cần như công cụ theo dõi đơn hàng ( Track and trace), lịch trình lộ trình của các chuyến đi…
- Ngoài ra công ty nên trang bị đồng phục cho nhân viên phòng giao nhận xuất nhập khẩu, trên đó có in Logo, biểu tượng của công ty. Nhờ cách này công ty có thể tạo sự chú ý nơi khách hàng một cách trực tiếp và nó cũng tạo ra nét riêng biệt, phong thái làm việc của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Công ty nên lập danh sách những khách hàng thường xuyên quan hệ với công ty để có kế hoạch theo dõi cụ thể và có chính sách ưu đãi về giá cước cho những khách hàng trung thành.
3.1.3 Điều kiện thực hiện biện pháp:
- Giao nhận là hoạt động nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, sản phẩm của nó là sản phẩm vô hình. Vì vậy, đòi hỏi đội ngũ nhân viên Marketing của công ty phải có những chiến lược tiếp thị quảng cáo cho sản phẩm của mình, riêng lĩnh vực giao nhận đòi hỏi Marketing phải nắm thật vững nhiệm vụ của mình như:
• Lịch trình của hãng
• Địa điểm cần thiết của hãng để chọn hãng, tạo uy tín đối với khách hàng. • Giá cước và sự biến động giá
78
• Trình tự khai báo, thủ tục giấy tờ liên quan • Cuớc phí bốc dỡ
• Có thể hưỡng dẫn cho khách hàng một cách rõ ràng, từng bước thực hiện như một người giao nhận
• Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng
- Do vậy việc tuyển dụng những nhân viên có trình độ chuyên môn trong lĩnh vực Marketing là rât cần thiết cho việc đẩy mạnh công tác Marketing của công ty hiện nay. Chính vì vậy công ty nên tìm cách thu hút những ứng viên từ bên ngoài.
- Công ty nên trang bị cho bộ phận này những thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thu nhập, phân tích, xử lý thông tin. Công ty cần đầu tư xấy dựng hệ thống phát triển phần mềm TMC hoặc WMS (Warehouse Management system). Với hệ thống này, doanh nghiệp sẽ giàm chi phí và nâng cao năng suất lên nhiều lần.
3.1.4 Hiệu quả của biện pháp:
Nếu thực hiện tốt biện pháp này thì hiệu quả thu được là rẩt lớn và có tác dụng lâu dài:
Có cơ sở để tiến hành thâm nhập thị trường thế giới
Mở rộng được thị trường tiêu thụ
Có kế hoach kinh doanh đúng đắn và phù hợp với nhu cầu thị trường.
3.2 Biện pháp 2: Nâng cao chất lượng phục vụ, dịch vụ cho khách hàng: 3.2.1 Lý do đề xuất biện pháp: 3.2.1 Lý do đề xuất biện pháp:
- Nếu nhiều tổ chức cùng đưa ra thị trường những sản phẩm với đặc điểm, chất lượng và giá cả gần như tương đương nhau thì sự khác biệt về dịch vụ khách hàng là công cụ cạnh tranh sắc bén. Dịch vụ khách hàng có vai trò đặc biệt quan trọng, nếu được thực hiện tốt chúng không chỉ giúp cho nhà tổ chức giữ chân được các khách hàng cũ mà còn có thể núi kéo, thu hút thêm được các khách hàng mới. Đây chính là điểm mấu chốt giúp các doanh nghiệp đứng vững trên thương trường và thành công.
- Trong những năm vừa qua công ty Vitaco cũng đã khá chú trọng đến công tác dịch vụ khách hàng và đạt được một số kết quả như luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ nhanh, chính xác. Bên cạnh đó công ty còn đề ra mức phí hợp lý có tính cạnh tranh và chứng minh cho khách hàng thấy được rằng họ luôn được phục vụ
79
tốt nhất. Tuy nhiên công ty mới cung cấp được một phần dịch vụ rất nhỏ trong hệ thống dịch vụ Logistic, vì vậy cần phải nâng cao cũng như mở rộng thêm hoạt động của dịch vụ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
- Dịch vụ khách hàng của công ty vẫn còn một số bất cập như do đội ngũ xe tải chuyên dụng phục vụ cho dịch vụ vận chuyển của công ty còn chưa mạnh nên dịch vụ Door to Door và Door to Airport của công ty chưa thực sự hoàn hảo vào thời kỳ cao điểm. Bên cạnh đó công ty cũng chưa đủ đội ngũ cán bộ giao nhận chuyên phục vụ dóng gói, kẻ ký mã hiệu, bao bì hàng hóa…Về loại dịch vụ này công ty vẫn chưa đáp ứng được cho khách hàng.
- Trong qúa trình hoạt động cho giao nhận dịch vụ khách hàng chính là đầu ra, là thước đo chất lượng của toàn bộ hệ thống. Do đó muốn phát triển dịch vụ giao nhận công ty phải có sự quan tâm thích đáng đến khách hàng.
3.2.2 Nội dung của biện pháp:
Doanh nghiệp phải bằng mọi cách nghiên cứu xác định được nhu cầu của khách hàng, trên cớ sở đó xác định mục tiêu và mức độ dịch vụ khách hàng phù hợp.
Uy tín và chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng phải được đặt lên hàng đầu. Uy tín ở đây bao gồm cả sự lanh lẹ, chính xác hợp lý, an toàn và hiệu quả. Chẳng hạn như: luôn luôn bảo vệ cho hàng hóa trong quá trình đóng gói, bốc xêp và vận chuyển, luôn chi cho khách hàng thấy phương thức thực hiện của mình là tối ưu, có uy tín đối với cơ quan, ban ngành có liên quan và cung cấp dịch vụ tuyệt vời nhằm giao nhận hàng hóa trong thời gian nhanh nhất, đảm bảo kịp thời cho nhưng lô hàng gấp.
Trong quá trình bán sản phẩm dịch vụ của mình, nhân viên của công ty phải thu nhập thông tin, ý kiến khách hàng để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Tiến hành xác định và duy trì tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp, các hãng vận tải để luôn đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng ở mọi thời điểm và hưởng được mức giá cước hết sức ưu đãi từ các nhà cung cấp để có thể cạnh tranh hang loạt các công ty giao nhận khác.
Phải ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến về ngành dịch vụ Logistics vào các hoạt động dịch vụ của công ty. Như vậy mới hoàn thiện thêm các dịch vụ của công ty cũng như chất lượng dịch vụ được đáp ứng một cách tốt nhất.
80 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có những khóa huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên công ty, vừa để nâng cao trình độ tay nghề, vừa để cập nhật những phương pháp hay kinh nghiệm làm việc có hiệu quả trên thế giới.
3.2.3 Điều kiện thực hiện biện pháp:
- Chất lượng phục vụ khách hàng phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Có thể chia các yếu tố thành 3 nhóm: trươc, trong và sau khi giao dịch với khách hàng. Muốn có các dịch vụ khách hàng tốt cần nghiên cứu kỹ các yếu tố ảnh hưởng.
- Những dịch vụ khách hàng tăng về số và chất sẽ kéo theo các khoản chi phí gia tăng. Để giải quyết vấn đề này, trước tiên cần xác định rõ dịch vụ khách hàng cần đáp ứng. Tiếp đó tinh toán cân đối các khoản chi phí, xác định tổng chi phí Logistic nhỏ nhất cho từng dịch vụ khách hàng.
- Có quan hệ rộng rãi với người vận tải để ký hợp đồng dài hạn với giá cước ưu đãi, tạo mối quan hệ tốt, thân thiện với bên ngoài để tạo môi trường thuận lợi cho việc cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh cho khách hàng.
3.2.4 Hiệu quả biện pháp
- Dịch vụ khách hàng là một bộ phận trong hệ thống giao nhận được thực hiện sao cho giá trị phát triển được thực cộng vào sản phẩm đạt tới mức cao nhất với tổng chi phí thấp nhất. Giá trị tăng ở đây chính là sự hài lòng của khách hàng, nó là hiệu số giữa giá trị đầu ra và giá trị đầu vào, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế có quan hệ và tác động tương hỗ với nhau. Do đó dịch vụ khách hàng có ảnh hưởng lớn đến thị phần, đến tổng chi phí bỏ ra và cuối cùng là đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Dịch vụ khách hàng càng nhiều thì càng đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, khi nhu cầu thỏa mãn thì khách hàng sẽ gắn lấy công ty và không chỉ thế khách hàng sẽ tuyên truyền và lôi kéo thêm những khách hàng mới cho công ty, tăng uy tín cho công ty, những khách hàng này sẽ là một kênh quảng cáo hiệu quả cho công ty với chi phí thấp nhất.
3.3 Biện pháp 3: phát triển nguồn nhân lực 3.3.1 Lý do đưa ra biện pháp: 3.3.1 Lý do đưa ra biện pháp:
Thực tế trong thời gian qụa đã có sai sót trong việc lập vận đơn hàng không và vận đơn đường biển cùng các chứng từ khác. Đó là do không có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận Sales ( là người trực tiếp liên hệ với khách hàng) và bộ phận Operation làm ảnh hưởng rất lớn đến lô hàng, gây việc chậm trễ trong việc
81
gửi hàng và phát sinh thêm các chi phí để điều chỉnh chứng từ. Do vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận thì công ty cần có biện pháp tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận tức là liên kết giữa các nhân viên trong công ty với nhau.
Theo một nghiên cứu quốc tế về quan hệ chất lượng nguồn lao động và năng suất lao động cho thấy, nếu các yếu tố khác không thay đổi, cứ tăng thêm một năm đào tạo cho người lao động thì năng suất sẽ tăng thêm 8%. Đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận thì yêu cầu về chất lượng của đội ngũ làm công tác giao nhận đòi hỏi ngày một cao. Do vậy về hoạt động giao nhận hàng hóa, được thực hiện một cách nhanh chóng, giảm thời gian và chi phí thì người làm công tác giao nhận hàng hóa phải tinh thông về kiến thức pháp luật, trình độ chuyên môn phải vững, và khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ tốt để đáp ứng yêu cầu công việc. Chính vì vậy công ty phải có chiến lược thường xuyên nâng cao trình độ và phổ biến những quy định của pháp luật cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Một thực trạng nữa của công ty đó là nhân viên luôn luôn phải làm việc quá