1. 9.2 Đặc điểm của vận tải đường biển:
2.3.2.1Sơ đồ giao nhận:
2.3.2.2 Các bước thực hiện:
Các bước thực hiện tương đối giống với các bước thực hiện bên giao hàng hóa bằng đường hàng không. Do đó ở phần này chỉ trình bày những điểm khác biệt trong quy trình gửi hàng xuất khẩu bằng đường biển so với giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không.
2.3.2.2.1 Ký kết hợp đồng ủy thác:
Ở công đoạn này cũng giống như bên giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không. Nên chỉ nêu ra một số điểm khác biệt sau:
Ký kết HĐ giao nhận Đặt chỗ với hãng tàu Nhận bộ chứng từ từ người gửi Xin cấp container rỗng Thủ tục hải quan Thanh lý tờ khai Xép hàng vào container Lấy vận đơn B/L
67
Do khách hàng bên vận chuyển hàng hóa bằng đường biển thường là khách hàng truyền thống đã gửi hàng lâu năm , điển hình là hai cơ sở sản xuất Cao Tùng và Quang Tuyền, chuyên xuất khẩu nông sản về hạt sen, củ ấu, kim châm. Nên chỉ ký hợp đồng ủy thác đầu năm. Bên giao nhận bằng đường biển này không có khách hàng nhỏ lẻ như bên hàng không. Do dó công việc ký kết hợp đồng chỉ diễn ra đầu năm.
2.3.2.2.2 Đặt chỗ với hãng tàu:
Không đa dạng lựa chọn các hãng hàng không , bên hãng tàu công ty chỉ chọn hai hãng là Wanhai va Yangming, là hai hãng tàu lớn có uy tín trong sự vận chuyển nhanh chóng và an toàn.
Hai khách hàng của công ty đều xuất khẩu nông sản trong cùng một thị trường đó là xuất khẩu vào nước Đài Loan nên cũng dễ dàng đặt chỗ trong cùng một hãng tàu và cùng một lịch trình tàu chạy.
Phần lớn bên giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là đặt chỗ cho nguyên 1 container
2.3.2.2.3 Lập bộ chứng từ cho lô hàng:
( Giống như quy trình của bên xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không)
2.3.2.2.4 Xin cấp container rỗng:
Thường hàng hóa của công ty được xuất khẩu tại cảng Cát Lái và hàng hóa được đóng ngay tại bãi Container của cảng. Do đó nhân viên phụ trách phần giao nhận hàng hóa và làm thủ tục hải quan ở đây sẽ đến cảng Cát Lái và xin cơ quan hải quan mượn container rỗng để đóng hàng vào.
Sẽ có một văn bản xin cấp container được đóng hàng cho hãng tàu nào, và ngày giờ đi và tên hàng hóa đó, số kiện, số trọng lượng tịnh và trọng lượng toàn phần. Sau đó nhân viên mang đến cảng và ở đây họ sẽ ký đồng ý cho mượn. Vì hàng hóa mình đi nguyên container nên phải đóng phí lao vụ trước. Phí này bao gồm phí: phí nâng container rỗng, phí hạ container có hàng….
2.3.2.2.5 Làm thủ tục hải quan:
Ngược lại với hãng hàng không, địa điểm của cảng Cát Lái cách xa công ty đến 50km nên gây rất nhiều vất vả cho nhân viên đi làm thủ tục hải quan do
68
quãng đường quá xa. Cũng chính điều này mà khi có sai sót hay quên hồ sơ phải trở lại là một điều vô cùng khó khăn. Nếu không giải quyết được có thể dẫn đến là không làm được thủ tục hải quan và phải lưu hàng hóa lại cảng, khi đó sẽ phát sinh thêm các chi phí như chi phí kho bãi, chi phí bảo quản, chi phí bảo vệ….
Một điều khác nữa là khi mở tờ khai hải quan và làm thủ tục hải quan đều diễn ra ngay tại một nơi, chứ không phải hai nơi khác nhau như ở hải quan hàng không. Nên quy trình làm thủ tục hải quan sẽ được rút gọn và giúp nhân viên dỡ vất vả và giảm chi phí hơn.
Việt Nam phần lớn hàng hóa được vận chuyển qua đường biển, vì thế dù là sáng hay chiều thì cảng Cát Lái luôn luôn đông các công ty đến làm thủ tục hải quan cho lô hàng của mình.Vì vậy một tình trạng chờ đợi, xếp hàng là không tránh khỏi. Nhưng cũng có nhiều khi gây nên hậu quả nghiêm trọng đó là đóng hàng vào container và làm thủ tục hải quan sau giờ cắt máng tàu (close time). Như vậy sẽ dẫn đến hậu quả là 3 ngày sau mới được đăng ký đi một chuyến tàu mới và phải đóng phí cho mỗi ngày để lưu container tại cảng là 50USD/ngày. Ở công ty ít bị tình trạng này nhưng xảy ra thường xuyên tình trạng nhân viên phải làm việc với tốc độ nhanh nhất để hoàn thành công việc, đặc biệt là xuất hàng vào buổi sáng, và hàng hóa bị kiểm hàng. ( hàng buổi sáng thường là cắt máng vào lúc 11h)
Vì công ty có ít khách hàng giao vận chuyển bằng đường biển nên phần này chỉ có một nhân viên làm, và làm trọn bộ từ chuẩn bị hồ sơ hải quan đến các thủ tục hải quan và công việc giao nhân hàng tại cảng. Do đó nhân viên rất bận rộn, cộng với đường xa nên nhân viên công ty không thể đi đăng ký tờ khai trước được để biết hàng của mình có bị kiểm hay không. Nên nếu ngày hôm sau hàng hóa xuất đi bị kiểm hóa thì dễ dẫn đến làm không kịp thời gian và làm quá thời gian cắt máng.
2.3.2.2.6 Xếp hàng vào container:
Sau khi nhân viên xin được cấp container rỗng xong, và nhân viên cũng tiến hành đăng ký xong tờ khai hải quan thì nhân viên công ty sẽ đến khu vực đóng
69
hàng vào container lạnh, do hàng là hàng nông sản nên cần phải đóng vào đó để được bảo quản. Và đến khu điều độ bãi đưa giấy cấp container rỗng, và lấy số seal, và số container, sau đó nhân viên hải quan ở đó sẽ điều người và hạ container xuống.
Nhân viên công ty sẽ đi thuê đội bốc xếp hàng hóa ở cảng để bốc lô hàng từ xe tải vào container.
Sau đó xe chở hàng của khách hàng sẽ được đưa đến vị trí hạ container. Nhân viên công ty sẽ kiểm tra sơ qua tình trạng container xem nó có bị thủng hay không đảm bảo các yêu cầu của container lạnh không?
Nếu không việc gì, nhân viên công ty cho tiến hành bốc hàng từ xe vào trong container, nhưng trong quá trình này nhân viên công ty luôn luôn phải giảm sát chặt chẽ để tránh tình trạng mất trộm hàng hóa.
Thông thường nếu hàng bị kiểm hóa thì phải kiểm tra hàng trước khi cho hàng vào container, nhưng thực tế của công ty đó là sau khi hàng đã đóng vào container rồi mới mời nhân viên hải quan xuống và kiểm tra. Như vậy nó sẽ không đảm bảo được tính khách quan và xác xuất khi kiểm tra hàng hóa( vì nguyên tắc kiểm tra hàng hóa là lấy bất kỳ kiện hàng nào để kiểm tra). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kết thúc quá trình này là nhân viên công ty sẽ đóng số seal và số container vào container đã đóng hàng. Để chứng minh rằng hàng hóa đã được đóng vào container và sau khi đã đóng số seal và số container thì bất kỳ lý do nào nhân viên công ty cũng không thể mở container ra được lần nữa.
Cuối cùng là nhân viên công ty thanh toán tiền bốc xếp cho đội bốc xếp và báo cho điều độ cảng cắm điện vào để giữ lạnh cho hàng hóa. Đây là một chi tiết nhỏ nhưng không thể quên được, vì nếu quên thì đồng nghĩa là hàng hóa không được đảm bảo đúng quy cách của nó, dẫn đến hàng hóa bị hư hại và lỗi là ở công ty giao nhận phải chịu trách nhiệm bồi thường.
2.3.2.2.7 Thanh lý tờ khai:
Trước khi đóng hàng vào container thì nhân viên công ty phải đến hải quan giám sát bãi để đăng ký đóng hàng vào container. Và sau khi đóng hàng xong
70
vào container thì nhân viên công ty sẽ quay lại hải quan giám sát bãi và đưa tờ hải quan đã đăng ký ( trong đó có ghi số seal và số container vào). Hải quan giám sát bãi sẽ chứng nhận hàng hóa đã được đóng vào container bắng cách là cung cấp 1 tờ giấy nhở và ghi “Đã vào sổ tàu”.
Sau đó nhân viên mang tờ giấy cùng tờ khai hải quan đến phòng thanh lý tờ khai để nhân viên hải quan ở đó kiểm tra tất cả thông tin như số lượng, số chuyến, ngày đi…nếu thấy hợp lệ thì chuyển sang bộ phận chứng nhận là đã vào sổ tàu. Và đưa lại một giấy cho công ty.
Khi nhận được giấy này trước giờ cắt máng (close time) thì công ty chắc chắn rằng container của mình sẽ được đưa lên tàu vào ngày tàu đi của hãng tàu đã đặt chố. Và nếu có sai sót gì xảy ra làm cho container không lên được tàu thì chịu trách nhiệm là do hãng tàu và cơ quan hải quan chịu trách nhiệm.
Nhưng trong thực tế có rất nhiều sai sót trong khâu này kể cả do lỗi của nhân viên công ty lẫn lỗi của nhân viên hải quan. Vì do công ty một ngày có thể có 2 container cùng được đóng, nhưng do nhân viên hải quan không chú ý nhìn nên nghĩ có 1 container và như vậy chỉ có xác nhận một container vào tàu, container còn lại không được xác nhận. Như vậy thì contaioner còn lại sẽ rất dễ bị rớt container. Nếu nhân viên công ty không kiểm tra, theo dõi và phát hiện kịp thời để diều chỉnh thì sẽ gây hậu quả là có thể container đó không được đưa lên tàu.
2.3.2.2.8 Lấy vận đơn:
Sau khi hàng đã xếp lên tàu xong, người giao nhận sẽ nhận được biên lai xếp hàng ( Shipping note, Shipping perment) hoặc biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) hay một chứng từ vận tải có ghi chú: “nhận để bốc” (received for shipment). Nội dung xác nhận đã nhận xong lô hàng với những chi tiết: số kiện, số mã hiệu, tình trạng hàng đã bốc lên tàu, cảng đến…
Trên cơ sở Mate’s receipt, người giao nhận sẽ đến hãng tàu để đổi lấy vận đơn đường biển (B/L) gửi cho người mua cùng với bộ chứng từ đã yêu cầu. Và quan trọng là phải lấy được vận đơn sạch (Clean B/L) và chuyển nhượng được (negotiable).
71
Như vậy có thể thấy rằng khác với bên giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không phải tự đánh vận đơn, thì ở đây vận đơn được do chính hãng tàu đánh và thông báo cho doanh nghiệp khi đã làm xong vận đơn. Sau đó doanh nghiệp đóng lệ phí và lấy B/L.