1. 9.2 Đặc điểm của vận tải đường biển:
2.3.1.3.3 Nhận bộ chứng từ từ người gửi:
Công việc này do hai bộ phận là phòng kinh doanh và phòng giao nhận XNK cùng hợp tác thực hiện. Và được chia làm hai trường hợp:
49
TH1: Đối với những lô hàng đã có sẵn bộ chứng từ do người gửi lập thì công việc cho giai đoạn này rất nhẹ nhàng, ngắn gọn và không mất thời gian nhiều. Đây là lô hàng gửi trực tiếp lập bộ chứng từ cho lô hàng, thì nhằm tạo điều kiện cho lô hàng được chuyển đi một cách nhanh chóng nên người gửi hàng sẽ tiến hành việc khai báo hải quan trước khi giao bộ chứng từ cho bộ phận giao nhận của công ty. Do đó, khi đã khai báo hải quan xong, người gửi hàng sẽ mang bộ chứng từ đến giao cho bộ phận giao nhận của công ty để họ kiểm tra kỹ lại tính đồng bộ của bộ chứng từ và đựa vào đó để đánh MAWB, HAWB cho thật chính xác, đảm bảo cho lô hàng đến tay người mua một cách nhanh nhất, hợp lý nhất.
TH2: Công ty Việt Tân là người trực tiếp lập bộ chứng từ cho lô hàng. Đối với trường hợp này nhân viên công ty luôn ở tình trạng bận rộn, nhanh chóng, khẩn trương. Tuy nhiên công ty luôn khuyến khích được nhận làm bộ hồ sơ từ người gửi vì như vậy sẽ tăng thu nhập cho công ty cũng nhu thu nhập cho nhân viên của công ty.
Đây là một trong những công việc liên quan đến giấy tờ, hành chính cơ quan nhà nước. Do đó nhân viên công ty thường phải đi làm sớm hơn giờ hành chính vừa đảm bảo thời gian vừa có thể tránh được các tắc nghẽn giao thông trong thành phố Hồ Chí Minh.
Nhân viên phụ trách công việc này rất năng động, nhiệt tình luôn luôn có biện pháp khắc phục nhanh chóng những sự cố sai sót trong quá trình làm việc. Ví dụ như khi nhân viên đó đến các cơ quan hành chính để làm các thủ tục giấy tờ mà không có giấy tờ đó thì ngay tức khắc sẽ xin số fax của cơ quan đó và gọi điện về công ty để gửi giấy tờ họ yêu cầu, thay vì chính mình phải về lại công ty và lấy giấy tờ đó lên. Như vậy sẽ rất mất thời gian.
Bộ chứng từ bao gồm: Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch. Các giấy tờ này đã được làm sẵn, nên khi làm từng lô hàng cụ thể chỉ cần điền các thông số như tên và địa chỉ người gửi, người nhận, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền…vào các mẫu có sẵn và đem đi nộp.
Tuy nhiên do công việc rất bận rộn, và thường xuyên bị chịu áp lực cao từ công việc như luôn phải giải quyết một cách gấp rút, nhanh chóng nhưng lại luôn phải chờ đợi các cơ quan hành chính, đấy là chưa kể là khi ra ngoài đường thì luôn gặp tình trạng tắc nghẽn. Vì vậy mà nhiều nhân viên luôn bị stress gây nên
50
hậu quả là làm việc không tập trung, không hiệu quả và đôi khi lơ dãng trong lúc làm việc nên dẫn đến sai sót, viết nhầm, viết thiếu các chứng từ…
Nhận xét:
Đây là một giai đoạn rất quan trọng trong toàn bộ quy trình để xuất khẩu một lô hàng. Bời vì bất cứ một sai sót nào trong khâu này đều làm cho hàng hóa không xuất khẩu được, và bộ chứng từ cũng không được nhà nhập khẩu chấp nhận và từ đó không chấp nhận thanh toán tiền hàng. Sẽ gây rất nhiều khó khăn cũng như mất công sức, chi phí tiền bạc về sau để giải quyết vấn đề.
Tuy nhiên trong giai đoạn này phần lớn là các nhân viên đã làm việc lâu năm và đã có khá nhiều kinh nghiệm và kỹ năng làm việc tốt. Nên đã hạn chế được sai sót do áp lực công việc gây ra. Và biết cách khắc phục kịp thời.
Khối lượng công việc rất nhiều trong giai đoạn này. Vì khách hàng thường là các khách hàng gửi hàng với số lượng nhỏ và trung bình. Mà mỗi mặt hàng và khách hàng khác nhau thì lại phải làm một bộ chứng từ khác nhau nên phải đi lại nhiều lần và làm nhiều lần cho một lô hàng xuất khẩu. Gây nên những khó khăn cho nhân viên và công ty và tốn nhiều chi phí đi lại và bồi dưỡng cán bộ.