Những vướng mắc thường gặp và nguyên nhân biện pháp

1. 9.2 Đặc điểm của vận tải đường biển:

2.3.2.3 Những vướng mắc thường gặp và nguyên nhân biện pháp

2.3.2.3.1 Những vướng mắc thường gặp:

- Những khó khăn trong công tác nghiệp vụ như:

Khi xin lệnh cấp container rỗng cho một lô hàng xuất khẩu những hãng tàu không có ngay container ở cảng xuất mà ở một cảng khác, do đó hàng sẽ được chuyển đến cảng khác đóng hàng và mở tờ khai ở cảng đó, gây ra khó khăn cho người giao nhận và phát sinh ra nhiều chi phí khác. Hoặc sai sót về thông tin trong quá trình vận chuyển mà hàng được chuyển đến cảng khác đóng, do đó phải làm thủ tục xin chuyển cửa khẩu rất phức tạp.

Trong quá trình khai Hải quan mà chưa thanh lý tờ khai kịp trước giờ cắt máng của hãng tàu sẽ bị hàng chậm trễ và “rớt công”. Chi phí cho một ngày lưu công là 50ÚD/1công/1ngày, mà như vậy sẽ bị lưu công trong 3 ngày.Do đó chi phí vận chuyển sẽ lên rất cao do nhứng lỗi thừờng gặp.

- Hệ thống thông tin của công ty tuy đã lắp đặt khá tốt nhưng cũng chỉ phục vụ nội bộ và liên lạc với khách hàng chủ yếu qua e-mail, Internet. Những phần mềm chuyên dụng như hệ thống trao đổi dữ liệu EDI ( Electronic Data

72

Inerchange) hay phầm mềm điện tử TMS ( Transport Management System) chưa được trang bị. Đây là hệ thống giúp doanh nghiệp có thể tương quan với cơ quan hữu quan và khách hàng một cách thuận tiện, nhanh chóng hơn, giúp giảm chi phí và nâng cao năng suất hơn, hiệu quả. Website của công ty còn khá đơn giản, khách hàng sẽ rất khó trong việc tìm kiếm thông tin dịch vụ hay các loại hình hậu mãi ….Và chưa có công cụ Track and Trace ( theo dõi đơn hàng và theo dõi chứng từ).

- Công ty hiện vẫn chưa có phượng tiện vận tải riêng, chủ yếu là thuê ngoài và sử dụng Outsource. Đây là nguyên nhân làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận và mất tính linh hoạt, chủ động của công ty.

- Hiện tại công ty Việt Tân vẫn chưa có đại lý ở nước ngoài nên gặp không ít khó khăn trong quá trình giao nhận bằng đường biển và chưa tận dụng triệt để sự giúp đỡ của cơ quan nhà nước.

2.3.2.3.2 Nguyên nhân:

- Việc sử dụng Email hay Internet để gửi thư và tìm kiếm khách hàng, được sử dụng nhiều là do có ưu điểm là nhanh, rẻ, không tốn nhiều thời gian, tận dụng được thời gian trong khi làm công việc ở văn phòng, nhân viên công ty có thể kết hợp nhiều công việc trong cùng một lúc, nhưng vẫn mang lại hiệu quả, năng suất cao. Và công ty còn chưa chú trọng nhiều đến việc nâng cấp hệ thống thông tin, chưa chủ động thay đổi trước sự dòi hỏi của xu thế hội nhập toàn cầu hiện nay.

- Về việc chưa trang bị phương tiện vận tải do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan như: Chí phí bỏ ra để mua phương tiện vận tải là rất lớn và phát sinh nhiều chi phí khác ( thuê nhân viên lái xe, bảo trì xe, phải thuê mướn chỗ dậu…) Do đó việc trang bị các phương tiện vận tải để phục vụ cho công tác giao nhận hiện đang là một vấn đề khó khăn về mặt tài chính mà công ty đang cố gắng khắc phục để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của công việc, của thị trường.

- Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ công ty gặp một số khó khăn là do yếu tố khách quan và chủ quan, sai sót trong chứng từ, trục trặcvề thời gian ( thời gian thì có hạn nhưng số lượng công việc quá lớn nên cán bộ Hải quan cũng đang

73

cố gắng để phục vụ tốt và không làm trễ nải công việc của các doanh nghiệp)…Công ty sẽ cố gắng mọi cách để khắc phục và hạn chế tình trạng này xảy ra.

2.3.3 Ưu nhược điểm của mỗi biện pháp:

a. Đối với phương thức vận chuyển hàng hóa bằng đường biển:

Ưu điểm:

- Ưu điểm lớn nhất của vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là chi phí thấp,

- Vận chuyển hàng hóa với khối lượng lớn.

- Vận tải đường biển có thể phục vụ chuyên chở tất cả các loại hàng hoá trong buôn bán quốc tế kể cá hàng hóa có khối lượng cồng kềnh, quá cỡ.

- Các tuyến đường vận tải trên biển hầu hết là những tuyến đường giao thông tự nhiên. Nên chúng ta không phải mất nhiều công sức và tiền của để xây dựng các tuyến đường biển.

- Năng lực chuyên chở của vận tải đường biển rất lớn. Nhìn chung năng lực chuyên chở của công cụ vận tải đường biển (tầu biển) không bị hạn chế như các công cụ của các phương thức vận tải khác.

Nhược điểm:

- Vận tải đường biển phụ thuộc rất nhiều vào điệu kiện tự nhiên. Đo đó nó tiềm ẩn rất nhiều rủi ro và chúng ta cũng khó xác định được rủi ro đó là bất khả kháng hay không phải là bất khả kháng vì hàng hóa đang ở giữa biển.

- Tốc độ của tầu biển còn thấp và việc tăng tốc độ khai thác của tầu biển còn bị hạn chế.

- Không đáp ứng được nhu cầu cần hàng nhanh chóng ở các thời điểm cao điểm.

b. Phương thức vận chuyển hàng hóa bằng hàng không:

Ưu điểm:

- Tốc độ của vận tải hàng không cao, tốc độ khai thác lớn, thời gian vận chuyển nhanh. Đáp ứng được nhu cầu gửi hàng cần lấy nhanh, gấp.

74

- Vận tải hàng không an toàn hơn so với các phương tiện vận tải khác. Ít xảy ra tai nạn hơn so với các phương tiện vận tải khác.

- Vận tải hàng không luôn đòi hỏi sử dụng công nghệ cao.

- Vận tải hàng không cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn hơn hẳn so với các phương thức vận tải khác.

- Vận tải hàng không đơn giản hoá về về chứng từ thủ tục so với các phương thức vận tải khác.

Nhược điểm:

- Cước vận tải hàng không cao.

- Vận tải hàng không không phù hợp với vận chuyển hàng hoá kồng kềnh, hàng hoá có khối lượng lớn hoặc có giá trị thấp.

- Vận tải hàng không đòi hỏi đầu tư lớn về cơ sở vật chất kỹ thuật cũng nhưđào tạo nhân lực phục vụ. Đây là một yếu tố rất quan trọng vì trong hàng không luôn đòi hỏi sự an toàn tuyệt đối nên sử dụng rất nhiều yếu tố công nghệ trong hàng không cũng nhưđào tạo nguồn nhân lực có thể sử dụng được các yếu tố công nghệđó.

- Vận tải hàng không không thể chuyên chởđược các hàng hóa có khối lượng cồng kềnh.

- Vận tải hàng không không phù hợp để chuyên chở các loại mặt hàng có giá trị thấp.

2.4 Đánh giá chung về nghiệp vụ giao nhận tại công ty Việt Tân: 2.4.1 Những mặt đạt được: 2.4.1 Những mặt đạt được:

- Nhìn chung, quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Việt Tân đã tương đối hoàn chỉnh và chặt chẽ. Dịch vụ được cung cấp trọn gói và chu đáo từ khâu ký kết hợp đồng cho đến khi hàng hóa đến tay người nhận ở điểm đến cuối cùng

- Các hợp đồng ủy thác đều được hoàn thành tốt, đúng tiến độ thời gian, không vi phạm hợp đồng. Tạo được lòng tin với khách hàng, và tạo dựng được chữ “tín” trong kinh doanh.

75

- Nhân viên công ty giàu kinh nghiệm, năng động, sáng tạo và nhanh nhẹn luôn hoàn thành được khối lượng công việc lớn trong một thời gian ngắn..

- Trong từng giai đoạn của quy trình đều được nhân viên làm việc tốt, đạt hiệu quả cao.

- Tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các hãng tàu, hãng hàng không cũng như các cơ quan, tổ chức hành chính của nhà nước.

2.4.2 Những mặt hạn chế:

- Công ty vẫn chưa xây dựng được quy trình giao nhận hoàn chỉnh bằng văn bản, tất cả nghiệp vụ Hải quan, xin chứng từ và các nghiệp vụ liên quan khác đều xuất phát từ kinh nghiệm cá nhân người thực hiện

- Chưa có sự phối hợp nhịp nhàng giữa từng giai đoạn với nhau nên gây nhiều khó khăn trong công việc, đôi khi ảnh hưởng rõ rệt đến công việc, làm chậm trễ thời gian và nhiều hậu quả khác.

- Chưa đủ nhân viên để thực hiện khối lượng công việc ở công ty. Nhân viên hiện tại của công ty đang phải làm việc quá tải, gây nên áp lực trong công việc và ảnh hướng xấu đến hiệu quả công việc.

- Hoạt động Marketing còn yếu, không chủ động tìm được khách hàng mới. Đặc biệt bên giao nhận bằng đường biển, chủ yếu là khách hàng truyền thống.

- Chưa có dịch vụ Logistics trọn gói. Mới chỉ đảm nhận một phần, một công đoạn của hệ thống dịch vụ Logistics. Do đó khả năng cạnh tranh còn yếu.

- Chưa nâng cấp webtise và cập nhật thông tin thường xuyên để khách hàng có thể liên lạc dễ dàng và có nhiều thông tin hơn. Ở website còn thiếu những thông tin liên quan đến lịch bay, các khoản phụ phí, tuyến đường vận chuyển, và các trạm cảng quá cảnh và các chính sách hỗ trợ khách hàng.

- Công ty chưa gia nhập các tổ chức, hiệp hội ngành nghề, chưa có sự trao đổi học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiêp kinh doanh dịch vụ vận tải với nhau..

76

CHƯƠNG III:

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG VÀ

ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VIỆT TÂN

3.1 Biện pháp 1: Đẩy mạnh hoạt động Marketing của công ty 3.1.1 Lý do đưa ra biệp pháp: 3.1.1 Lý do đưa ra biệp pháp:

Thứ nhất: Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tham gia kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì hoạt động Marketing đóng vai trò rất quan trọng. Hoạt động này có tính chất quyết định đến khả năng xâm nhập thị trường và khả năng tiêu thụ hàng hóa dịch vụ của công ty. Nó góp phần định hướng hoạt động kinh doanh của công ty, giúp cho công ty có thể hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thị trường nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trên thị trường đó. Chính vì vậy mà cũng như những công ty khác, công ty Việt Tân nên có biện pháp phát triển mạnh hơn hoạt động Marketing để đẩy mạnh hơn nữa hoạt động giao nhận hàng hóa của mình, đặc biệt là hiện nay sự cạnh tranh trong ngành giao nhận là rất gay gắt nên vai trò của Marketing là rất quan trọng.

Thứ hai: Hiện tại hoạt động Marketing của công ty còn ở dạng rất đơn giản,

hay nói một cách khác là vẫn còn yếu kém, mới chỉ thông qua giới thiệu của các khách hàng cũ và thông qua các mối quan hệ của nhân viên công ty với các công ty khác. Chưa có các hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm hay các hoạt động PR nhằm giới thiệu công chúng về công ty và lĩnh vực sản phẩm. Nếu có cũng mới chỉ là tặng quà cáp vào các dịp lễ với khách hàng hay cơ quan, tổ chức nhằm tạo sự thân thiện và thuận lợi khi giao dịch. Chưa có các hình thức để thu hút khách hàng tiềm năng hay giữ chân khách hàng cũ.

Thứ ba: Hiện tại phụ trách công việc này mới chỉ có 3 nhân viên, bên cạnh đó

nhân viên còn phụ trách công việc đánh Bill nên không thể tập trung chuyên môn của mình được. Do dó cần phải thay đổi hoạt động Marketing cũ và đẩy mạnh phát triển hoạt động Marketing lên để thu hút khách hàng cũng như tạo ra lợi thế cạnh tranh.

77

3.1.2 Nội dung của biện pháp:

- Công ty cần đầu tư mạnh cho công tác Marketing cả về cơ sở vật chất lẫn nhân sự, đầu tư thêm cho hoạt động quảng cáo, quảng bá thương hiệu của công ty.

- Tìm hiểu thêm về nhu cầu vận chuyển hàng bằng đường hàng không hay đường biển của các nhà XNK để từ đó có thể củng cố hoàn thiện dịch vụ của mình, thu hút thêm nhiều nguồn hàng, quan tâm đúng mức đến khách hàng, có thể bằng cách mở các cuộc gặp gỡ, hội nghị khách hàng…Đây cũng là một cách củng cố mối quan hệ mật thiết với khách hàng, một điều kiện cần của chiến lược Marketing.

- Công ty nên áp dụng công nghệ thông tin để đẩy mạnh hoạt động Marketing trong công ty. Hiện nay việc giới thiệu công ty qua mạng rất phổ biến, Việt Tân cấn xây dựng một trang web riêng cho mình nhằm quảng bá và giới thiệu thương hiệu dịch vụ của công ty đên khách hàng trong và ngoài nước. Khi xây dựng website thì công ty không nên chỉ đơn thuần giới thiệu về mình về dịch vụ của mình mà cần có thêm các tiện ích mà khách hàng cần như công cụ theo dõi đơn hàng ( Track and trace), lịch trình lộ trình của các chuyến đi…

- Ngoài ra công ty nên trang bị đồng phục cho nhân viên phòng giao nhận xuất nhập khẩu, trên đó có in Logo, biểu tượng của công ty. Nhờ cách này công ty có thể tạo sự chú ý nơi khách hàng một cách trực tiếp và nó cũng tạo ra nét riêng biệt, phong thái làm việc của công ty.

- Công ty nên lập danh sách những khách hàng thường xuyên quan hệ với công ty để có kế hoạch theo dõi cụ thể và có chính sách ưu đãi về giá cước cho những khách hàng trung thành.

3.1.3 Điều kiện thực hiện biện pháp:

- Giao nhận là hoạt động nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, sản phẩm của nó là sản phẩm vô hình. Vì vậy, đòi hỏi đội ngũ nhân viên Marketing của công ty phải có những chiến lược tiếp thị quảng cáo cho sản phẩm của mình, riêng lĩnh vực giao nhận đòi hỏi Marketing phải nắm thật vững nhiệm vụ của mình như:

• Lịch trình của hãng

• Địa điểm cần thiết của hãng để chọn hãng, tạo uy tín đối với khách hàng. • Giá cước và sự biến động giá

78

• Trình tự khai báo, thủ tục giấy tờ liên quan • Cuớc phí bốc dỡ

• Có thể hưỡng dẫn cho khách hàng một cách rõ ràng, từng bước thực hiện như một người giao nhận

• Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng

- Do vậy việc tuyển dụng những nhân viên có trình độ chuyên môn trong lĩnh vực Marketing là rât cần thiết cho việc đẩy mạnh công tác Marketing của công ty hiện nay. Chính vì vậy công ty nên tìm cách thu hút những ứng viên từ bên ngoài.

- Công ty nên trang bị cho bộ phận này những thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thu nhập, phân tích, xử lý thông tin. Công ty cần đầu tư xấy dựng hệ thống phát triển phần mềm TMC hoặc WMS (Warehouse Management system). Với hệ thống này, doanh nghiệp sẽ giàm chi phí và nâng cao năng suất lên nhiều lần.

3.1.4 Hiệu quả của biện pháp:

Nếu thực hiện tốt biện pháp này thì hiệu quả thu được là rẩt lớn và có tác dụng lâu dài:

Có cơ sở để tiến hành thâm nhập thị trường thế giới

Mở rộng được thị trường tiêu thụ

Có kế hoach kinh doanh đúng đắn và phù hợp với nhu cầu thị trường.

3.2 Biện pháp 2: Nâng cao chất lượng phục vụ, dịch vụ cho khách hàng: 3.2.1 Lý do đề xuất biện pháp: 3.2.1 Lý do đề xuất biện pháp:

- Nếu nhiều tổ chức cùng đưa ra thị trường những sản phẩm với đặc điểm, chất lượng và giá cả gần như tương đương nhau thì sự khác biệt về dịch vụ khách hàng là công cụ cạnh tranh sắc bén. Dịch vụ khách hàng có vai trò đặc biệt quan trọng, nếu được thực hiện tốt chúng không chỉ giúp cho nhà tổ chức giữ chân được các khách hàng cũ mà còn có thể núi kéo, thu hút thêm được các khách hàng mới. Đây chính là điểm mấu chốt giúp các doanh nghiệp đứng vững trên thương trường và thành công.

- Trong những năm vừa qua công ty Vitaco cũng đã khá chú trọng đến công tác dịch vụ khách hàng và đạt được một số kết quả như luôn đảm bảo chất lượng