1. 9.2 Đặc điểm của vận tải đường biển:
2.3.1.1 Nghiệp vụ và kiến thức ban đầu cần được trang bị cho công tác
nhận hàng hóa xuất bằng đường hàng không:
Một điểm quan trọng và nổi bật của buôn bán quốc tế trong hoạt động ngoại thương đó là bên bán và bên mua thường ở hai quốc gia cách xa nhau. Để hàng hóa được chuyển từ người bán qua người mua phải trải qua một quá trình vận chuyển phức tạp. Việc vận chuyển hàng hóa này được thực hiện bởi người chuyên chở. Lúc này giao nhận trở thành một hoạt động kinh tế, một nhiệm vụ rất quan trọng trong hợp đồng mua bán ngoại thương. Và để cho quá trình giao nhận được kết thúc tốt đẹp thì người giao nhận cần phải:
40
1. Nắm vững dịch vụ của hãng hàng không như số chuyến bay chuyển tiếp ( connecting flight), nơi chuyển tải, thời gian trung chuyển ( transit time), tuyến đường… thông qua Timetale và các thông tin khác mà hãng hàng không cung cấp, từ đó nhận định những ưu nhược điểm để có thể đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
2. Nắm vững giá cước mà các hãng hàng không chào, so sánh giá cước giữa các hãng hàng không cũng như tuyến đường để tổng hợp bảng chào giá sao cho khách hàng thấy được mặt hấp dẫn về mặt giá cước. 3. Nắm vững địa lý kinh tế để đưa hàng đến nơi cuối cùng bằng con đường
ngắn nhất, nhanh nhất.
4. Hiểu rõ đối thủ cạnh tranh, những điểm yếu, điểm mạnh của họ để chứng minh cho khách hàng thấy được những lợi thế của người giao nhận hàng không so với các hãng giao nhận khác. Và duới đây là sơ đồ giao nhận hàng hóa XK bằng đường hàng không:
41 2.3.1.2 Sơ đồ giao nhận : Ký kết HĐ giao nhận Đặt chỗ với hãng hàng không Nhận bộ chứng từ từ người gửi
Mở tờ khai hải quan
Xin giấy kiểm dịch
Giao nhận hàng tại sân bay Xin C/O cho lô hàng
Cân đo hàng hóa
Đóng phí lao vụ
Lập MAWB và hoàn tất bộ CT
Làm thủ tục hải quan
Thông báo kết quả giao hàng Soi hàng
42
2.3.1.3 Các bước thực hiện:
2.3.1.3.1 Ký kết hợp đồng ( nhận yêu cầu giao nhận):
Đối với hàng hóa XNK bằng đường hàng không chỉ có một số khách hàng lớn gửi hàng thường xuyên thì mới phải ký hợp đồng. Còn đối với khách hàng gửi hàng nhỏ lẻ và không thường xuyên thì không phải ký hợp đồng mà chỉ cần mang hàng đến và tiến hành đăng ký gửi hàng.
Khi công ty Vitaco được ủy thác toàn bộ lô hàng đi nước ngoài thì giữa công ty và khách hàng ủy thác phải ký kết một hợp đồng ủy thác xuất khẩu. Kể từ đó, Vitaco sẽ làm tất cả nghiệp vụ giao nhận và thủ tục liên quan để xuất khẩu lô hàng. Đây là cơ sở pháp lý để ràng buộc trách nhiệm và bảo vệ quyền lợi hai bên.
Tùy thuộc vào mối quan hệ của khách hàng với công ty mà giai đoạn ký kết hợp đồng cũng diễn ra khác nhau. Như khách hàng mà gửi hàng với số lượng lớn và gửi hàng thường xuyên đi trong năm, hay khách hàng gửi hàng thường xuyên nhưng với khối lượng nhỏ, hay khách hàng gửi hàng với khối lượng nhỏ và không thường xuyên. Qua đó thì địa điểm dể ký kết hợp đồng cũng khác nhau có thể ở nhà hàng, có thể là ngay tại công ty….
Đối với khách hàng truyền thống gửi hàng với số lượng lớn và thường xuyên một năm thì chỉ cần ký 1 lần hợp đồng ủy thác đầu năm và yêu cầu công ty giao nhiều lần cho khách hàng theo chỉ định của bên người nhập khẩu. Khách hàng này đã có thời gian làm ăn lâu dài với công ty rồi nên đã hiểu rõ chất lượng dịch vụ của công ty cung cấp. Nên quá trình đàm phán hợp đồng chỉ đi sâu vào giá cả.( do giá cả mỗi năm sẽ bị thay đổi do nhiều nhân tố tác động đến). Giá cả đối với khách hàng này là rất quan trọng vì họ gửi hàng nhiều và thường xuyên. Nên nếu giá thấp thì sẽ giúp công ty họ tiết kiệm được một khoản chi phí khổng lồ. Nếu khi công ty Việt Tân đề ra một mức giá họ sẽ luôn so sánh mức giá này cộng với chất lượng dịch vụ họ nhận được với các đơn chào hàng của các công ty khác. Sau đó mới ra quyết định, nên thời gian ký kết hợp đồng là rất lâu. Và đối với khách hàng này địa điểm ký kết hợp đồng là một nhà hàng. Như vậy thì càng tạo sự thân mật, tạo mối liên kết chặt chẽ hơn trong lúc ký kết và sau này, hiệu quả của việc đàm phán ký kết hợp đồng là rất cao. Tuy nhiên chi phí thường là do công ty Việt Tân bỏ ra nên rất tốn kém.
43
Đối với khách hàng đã có quá trình làm ăn lâu dài và thường xuyên gửi hàng nhưng gửi hàng với số lượng nhỏ thì có thể giao dịch với công ty qua điện thoại, qua Fax, qua Email để rút ngắn thời gian giao dịch. Tuy nhiên hình thức này dòi hỏi khách hàng phải cung cấp một cách tỷ mỉ và chính xác về các thông tin hàng hóa và yêu cầu khác liên quan đến việc xuất hàng.
Đối với khách hàng gửi hàng nhỏ có thể trực tiếp đến phòng giao nhận XNK của công ty để thỏa thuận về giá cước và các thủ tục liên quan đến lô hàng. Sau dó là ký luôn hợp đồng ủy thác hoặc hợp đồng vận chuyển ( nếu như khách hàng ủy thác một công đoạn nào đó của việc xuất lô hàng như: book chỗ, vận chuyển, thủ tục hải quan…tức là chứng từ liên quan tới hàng sẽ do người ủy thác đứng tên.
Ví dụ về một hợp đồng ủy thác xuất khẩu giữa công ty Việt Tân và 1 khách hàng trung thành của công ty là công ty TNHH Đại Mã.
HỢP ĐỒNG ỦY THÁC XUẤT KHẨU
BÊN A: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VIỆT TÂN(VITACO) – Bên nhận
ủy thác
36 Phan Định Giót, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh.
Tel: 8485808; Fax: 8486977 MST: 0300854073-1
Do ông: Tạ Kỳ Hiệp – Phó giám đốc làm đại diện.
BÊN B: CÔNG TY TNHH ĐẠI MÃ – Bên ủy thác.
270 Nguyễn Duy Dương – Phường 4, Quận 10, TP Hồ Chí Minh
Tel: 08.9230270; Fax: 08.9270230
Do bà: Nguyễn Thị Vân – Giám đốc làm đại diện.
Trên cơ sở bàn bạc và thỏa thuận, hai bên nhất trí tiến hành ký hợp đồng với các điều
khoản sau:
ĐIỀU 1: BÊN A NHẬN XUẤT KHẨU CHO BÊN B:
STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG (KGS) ĐƠN GIÁ USD/KG-FOB HCMC THÀNH TIỀN (USD) 1 Cua xô 100.000 2.30 230,000.00 TỔNG CỘNG 100.000 KGS USD 230,000.00
- Hàng được giao từng phần theo hợp đồng ngoại thương giữa Công ty TNHH Việt Tân
với công ty nước ngoài do công ty B chỉđịnh.
ĐIỀU 2: TRÁCH NHIỆM MỖI BÊN.
• Bên B: Đảm bảo số lượng chất lượng hàng hóa đến tay khách hàng và chịu trách nhiệm
44
• Bên A: Chịu trách nhiệm ký hợp đồng ngoại thương với khách hàng nước ngoài do bên
B chỉ định và làm các thủ tục xuất khẩu các mặt hàng đã nêu ởđiều 1. Chịu trách nhiệm hoàn
tất các thủ tục xuất khẩu với thời gian nhanh nhất.
ĐIỀU 3: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN.
- Phí ủy thác là 0.5% trên giá trị lô hàng thực xuất và được thanh toán bằng tiền đồng
Việt Nam theo tỷ giá của ngân hàng Ngoại thương vào thời điểm thanh toán tại văn phòng công
ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại Việt Tân.
- Tiền hàng: Bên B chịu trách nhiệm thanh toán trực tiếp với khách hàng nước ngoài hoặc
thanh toán thông qua tài khoản bên A tại ngân hàng Ngoại thương TP HCM, sau đó bên A sẽ
chịu trách nhiệm chuyển trả tiền hàng lại cho bên B ngay khi nhận được báo cáo có của ngân
hàng.
ĐIỀU 4: ĐIỀU KHOẢN CHUNG.
Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã ký trong hợp đồng này, nếu có gì vướng
mắc hai bên gặp nhau bàn bạc giải quyết trên tinh thần thiện chí, thông cảm và tôn trọng quyền
lợi của nhau, bên nào vi phạm hợp đồng phải đền bù theo quy định của pháp lệnh hợp đồng kinh
tế. Trường hợp không thỏa thuận được các tranh chấp phát sinh, hai bên nhất trí đưa vụ việc ra
tòa án kinh tế, tòa án nhân dân TP HCM phân xử.
Hợp đồng được thành lập 4 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau và có giá trịđến
31/12/2008.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC
TẠ KỲ HIỆP NGUYẾN THỊ VÂN
Từ hợp đồng trên cho ta thấy:
- Các điều khoản trong hợp đồng được quy định một cách chặt chẽ, rõ ràng và ngắn ngọn. Vừa giúp công ty Việt Tân vừa giúp khách hàng không hiểu sai, và dễ thực hiện các điều khoản trong hợp đồng. Nên dù có tranh chấp xảy ra thì cũng có căn cứ để xác định bên nào vi phạm hợp đồng.
Hình thức ký kết hợp đồng cũng rất đa dạng, có thể ký trực tiếp nhưng cũng có thể ký kết qua mail, qua fax. Giúp cho khách hàng sẽ có lựa chọn phù nhất với mình.
Bên cạnh hợp đồng ủy thác xuất khẩu giữa công ty Việt Tân và khách hàng còn có một hợp đồng ngoại thương giữa công ty Việt Tân và khách hàng nước nhập khẩu do khách hàng ủy thác chỉ định. Với lô hàng này thì người mua là công ty SHANGHAI YUNCHOU IMPORT $ EXPORT CO., LTD
Trong hợp đồng ngoại thương cũng thể hiện rõ tên và địa chỉ của hai bên cùng với các điều kiện, điêu khỏan sau:
45
Với điều khoản này thì trong hợp đồng ngoại thương và hợp đồng xuất khẩu tương đối là giống nhau, nhưng vì số lượng hàng lớn và giao từng phần cho nên giá cả hàng hóa sẽ được điều chỉnh theo từng thời điểm, khi có sự biến động của thị trường.
Còn về tiền cuớc hàng không thì tùy theo qui định của hãng hàng không, từng đợt gửi hàng sẽ do người mua thanh toán tại sân bay đến (collect) hoặc được trả trước tại Việt Nam ( prepaid)
Điều 2: Bao bì – vận chuyển
Hàng được đóng gói đúng quy cách đóng gói hàng xuất khẩu ( 21kgs cua sống/01 thùng xốp). Hàng được xuất đi nhiều lần Trung Quốc bằng đường hàng không từ ngày 29/3/2008 đến 31/12/2008).
Điều 3: Phương thức thanh toán:
Nhìn chung những lô hàng giao nhận bằng đường hàng không tại Vitaco là những lô hàng đi thường xuyên với số lượng không lớn lắm nên hình thức thanh toán chủ yếu bằng TTR, vào tài khoản Vitaco số 007.137.0097059 tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh.
Điều 4: Điều khoản chung:
Đảm bảo hai bên thực hiện đúng các điều khoản trên, nếu có tranh chấp không hòa giải được sẽ đưa ra hội đồng trọng tài kinh tế TP Hồ Chí Minh giải quyết theo pháp luật Việt Nam.
Trên đây là quá trình ký kết hợp đồng với những lô hàng mà khách hàng ủy thác toàn bộ cho công ty giao nhận Vitaco thực hiện.
Trong giai đoạn mở đầu này rất quan trọng. Nếu chúng ta ký kết được nhiều hợp đồng đồng nghĩa với chúng ta đã thắng lợi 50%. Do đó mà bộ phận kinh doanh của công ty phải Marketing tìm hàng xuất, thuyết phục cho khách hàng sao cho sủ dụng dịch vụ của mình. Mà ở đây nhân tố quyết định khách hàng là giá cả và chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên trong giai đoạn cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì hầu hết các công ty dịch vụ vận tải XNK đều đưa ra một mức chung, do dó chất lượng phục vụ luôn được đặt lên hàng đầu.
Đối với công ty Việt Tân chưa có 1 phòng Marketing riêng biệt. Mặt khác nhân viên công ty vừa phụ trách việc đánh Bill vừa đảm trách công việc Marketing, nên công việc cho Marketing ít được chú trọng đến ( mặc dù có 3 nhân viên cùng phụ trách công việc này). Công việc Marketing ít được chú trọng
46
nên công ty không lôi kéo được nhiều khách hàng mới, và cung chưa thực sự có nhiều khách hàng gửi hàng với số lượng lớn và thường xuyên.
Trong hợp đồng ủy thác một trong những công việc quan trọng nhất đó là chúng ta phải tìm hiều kỹ khách hàng và tính mức cước sao cho hợp lý nhất vừa mang lại lợi nhuận cho công ty vừa đem lại lợi cho khách hàng. Đây chính là công việc của phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh đã đảm nhiệm rất tốt công việc này, đã tìm hiểu quá trình hoạt động của công ty như có phải là công ty kinh doanh trên lĩnh vực ấy không, có thường xuyên nợ nần không….Nên ít có rủi ro cho công ty trong những trường hợp bị khách hàng lừa đảo hay chốn nợ hay kinh doanh những mặt hàng không cho phép.
Còn về mặt tính cước phí phòng kinh doanh đã dựa trên các tiêu thức sau để tính cước phí:
Loại hàng và trị giá lô hàng: Tùy theo loại và giá trị giá mà cước thay đổi, hàng trị giá càng cao thì cước càng cao.
Số lượng và khồi lượng hàng gửi: Khối lượng hàng lớn thì giá cước sẽ giảm đi và ngược lại.
Chủng loại hàng gửi: Hàng tươi sống, hàng dễ hư hỏng, dễ vỡ, hàng xuất khẩu có nhiều kiện.
Tuyến đường vận chuyển( Routing)
Kích cỡ của hàng hóa.
Tính cạnh tranh: Ở mức độ cạnh tranh trung bình thì cước ở mức độ trung
bình ít biến động. Cạnh tranh quyết liệt thì cước có xu hướng giảm nhưng chi phí giảm tới một mức giới hạn vì các hãng hàng không cần phải có lời.
Chi phí vận tải: Loại phương tiện vận tải và chất lượng của phương tiện hàng không.
Các yếu tố chính trị, xã hội: Như chiến tranh, đình công, giá nhiên liệu
hay thời tiết thay đổi bất thường đều làm cho cước thay đổi.
Nhận xét:
Trong giai đoạn ký kết hợp đồng giao nhận này nhìn chung công ty đã làm tốt công việc trên điều kiện nhân sự còn thiếu. Các hợp đồng được quy định chặt chẽ, rõ ràng nên ít xảy ra tranh chấp giữa công ty và khách hàng. Và nếu có xảy ra tranh chấp thì cũng dễ xác định được ai là người vi phạm hợp đồng. Bên cạnh đó công ty không bị khách hàng lừa và ít bị khách hàng xù nợ do công tác tìm hiểu kỹ khách hàng trước khi ký kết hợp đồng.
47
Công ty luôn đưa ra mức giá phù hợp cho khách hàng và có thái độ tốt, thể hiện sự hợp tác làm ăn lâu dài trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng.
Tuy nhiên công ty chưa tìm được nhiều khách hàng , đặc biệt là các khách hàng gửi hàng với số lượng lớn và thường xuyên. Điều này đã cho thấy công tác thu hút và lôi kéo Marketing còn yếu. Bên cạnh đó phải nói đến công tác tổ chức và quản lý của ban giám đốc là chưa tốt, chưa đem lại hiệu quả quản lý cao.
2.3.1.3.2 Đặt chỗ ( booking place) với hãng hàng không:
Công việc đặt chỗ với hãng hàng không là do bộ phận Sales của phòng giao nhận XNK đảm nhiệm. Đến ngày hôm nay thì công ty đã có tất cả các mối quan hệ với các hãng hàng không như: Việt Nam Airlines, Pacific Airlines, Singapore Airlines, Thailan Airlines….Do đó khi cần đặt trước chỗ cho một lô hàng thì nhân viên công ty không phải đến trực tiếp các văn phòng đại diện của các hãng mà chỉ cần điện thoại hoặc gửi fax, gửi mail nói đặt chỗ cho lô hàng cần đi vào ngày đó.
Trong khâu này công ty chỉ theo yêu cầu của khách hàng về thời gian để đưa hàng đi chứ không quy định hàng phải đi của hãng hàng không nào. Chính vì vậy công ty Vitaco phải lựa chọn hãng hàng không nào sao cho cước phí rẻ và phù hợp với thời gian mà khách hàng yêu cầu.
Công ty chỉ cần fax cho hãng hàng không này một booking place nhằm mục đích thông báo cho hãng hàng không biết về tên hàng, số lượng, trọng lượng, đặc tính lô hàng, ngày đi, nơi đến cuối cùng của lô hàng mà không phải gặp mặt trực tiếp vì hai bên đã có mối quan hệ từ lâu. Cụ thể khi Booking place của lô hàng