1. 9.2 Đặc điểm của vận tải đường biển:
2.3.1.3.11 Lập MAWB và hoàn tất bộ chứng từ thanh toán:
Sau khi cân hàng xong, nhân viên dựa trên phiếu cân màu trắng để tự đánh Bill theo mẫu của hãng hàng không. Phần lớn các công ty được làm đại lý cho hãng hàng không nào thì sẽ được hãng đó giao cho tự đánh Bill, tuy nhiên vẫn có trường hợp ngoại lệ. Các hãng Singapore Airlines, Cathay Pacific, Shanghai Airlines…thường giao cho đại lý tự đánh.
- Đối với lô hàng cua sống này thì: Số chuyến bay: FM 838/28APR 2008 Phi trường đi: Tân Sơn Nhất Airport Phi trường đến: PuDong (PVG) Số lượng: 20CTNS
Trọng lượng tính cước: 520.0kgs
Giá trị kê khai vận chuyển ( Declare value of carriage): NVD (không khai báo)
Giá trị kê khai hải quan( Declare value custom): VCN( không khai báo) Chuyến bay này không quá cảnh mà bay thẳng từ thành phố HCM đến Pudong (Trung Quốc) trên chuyến bay FM 838.
Thông thường thì cước vận chuyển sẽ được thể hiện trên MAWB nhưng riêng lô hàng này thì giá cuớc được thỏa thuận trước (As Agree) và nó thể hiện trên HAWB.
Với những hãng Shanghai Airlines thì các phụ phí khác không tính từng khoản riêng mà được tính gộp vào với tiền Bill.
Các phụ phí khác ( như phí chiến tranh, phí xăng dầu, phí soi…) thì tùy theo từng hãng hàng không mà có các ký hiệu và mức phí khác nhau. Ví dụ như CX (Cathay Pacific) thì AWB là 2 USD, phí xăng dầu (MYC): 0.1USD, phí chiến tranh (MSC): 0.3 USD, phí soi (MCC): 0.015USD.
Tùy theo mỗi hãng hàng không mà có số lượng Bill khác nhau (thường 09 đến 12 tờ), người giao nhận sẽ được xé giữ lại mấy tờ thì theo quy định của hãng ( từ 2 đến 3 tờ).
Theo như bộ Bill của hãng Shanghai Airlines của lô hàng Cua sống thì người giao nhận sẽ tự đánh Bill. Sau khi đã đánh đầy đủ các thông tin lên AWB và ký
61
tên, người giao nhận sẽ giữ lại 3 bản ( 1 bản gốc dành cho người gửi, 2 bản copy dùng để thanh lý tờ khai và fax cho khách hàng).
Cùng với việc lập MAWB thì người giao nhận phải tiến hành việc chia số lượng cho từng HAWB ( nếu lô hàng sử dụng nhiều HAWB), sao cho đúng với từng số House, từng người nhận. Khi xuất hàng có sử dụng House, tức lô hàng đó có nhiều chủ, mỗi House sẽ được gửi đến tay người nhận tại nước nhập khẩu để họ nhận hàng. Nhưng cũng có trường hợp ngoại lệ, lô hàng chỉ có một người nhận nhưng do yêu cầu của người mua mà sử dụng House. Mặc dù sử dụng House thì phức tạp hơn nhưng có lợi cho người mua về giá cước vì theo nguyên tắc lưu cước hàng không thì càng nhiều hàng thì cước càng hạ.
Hiện tại, công ty Vitaco chưa đăng ký làm đại lý của IATA, chưa có đại lý ở nước ngoài nên không phát hành HAWB chính thức nhưng được Vitaco đóng vai trò là người gom hàng (Consolidator)- tức là tập trung một số lô hàng nhỏ, lẻ thành một số lô hàng lớn gửi đi cùng một địa điểm theo cùng một vận đơn hàng không, nên Vitaco có thể phát hành HAWB thứ cấp khi người mua có nhu cầu sử dụng House của công ty.
Trong trường hợp này, người nhập khẩu muốn sử dụng House của đại lý IATA để thuận tiện cho việc nhận hàng bên nước họ thì công ty sẽ dùng House do GAMEDEPT phát hành- một đại lý của IATA tại thành phố HCM
Đối với lô hàng Cua đi Shanghai này thì người mua sử dụng House của Vitaco nên công ty sẽ phát hành HAWB, trong đó thể hiện rõ địa chỉ người gửi, người nhận, phi trường đi, đến, chuyến bay, số lượng…giống như trên MAWB. Ở đây tiền cước được thể hiện như sau:
Mức giá cước vận chuyển: 0.5 USD/KG
Tiền cước phải trả cho 20 kiện (520 kgs): 0.5*520=260USD Các phụ phí khác cùng tiền AWB được tính gộp là 3 USD.
Tổng số tiền thanh toán cho người chuyên chở = tiền cước + phụ phí = 260 + 3= 263 USD Tiền cước này được trả cước (prepaid) tại việt nam.
Song song với việc đánh Bill của hãng hàng không thì người giao nhận phải hoàn tất bộ chứng từ liên quan đến lô hàng như Invoice & Packing List, C/O, giấy chứng nhận kiểm dịch…của lô hàng với lượng thực xuất. Tất cả các thông tin về người gửi, người nhận, số kiện, số ký, nơi đến cuối cùng, chuyến bay…được thể hiện trên các chứng từ phải trùng khớp với nhau và hoàn toàn
62
giống như trên MAWB, HAWB. Toàn bộ chứng từ trên cùng HAWB được kẹp chung vào một phong bì. Trên phong bì phải ghi rõ địa chỉ người nhận, nơi đến cuối cùng, số MAWB để tránh bị thất lạc. Phong bì đó sẽ được gắn cùng với MAWB rồi mang nộp cho hãng bay để họ gửi cùng chuyến bay với hàng.
Nhận xét:
Hiện tại công ty có 3 nhân viên phụ trách công việc đánh Bill này. Những nhân viên này là người đã có kinh nghiệm làm việc nên họ làm việc rất mau lẹ, khẩn trương và chính xác phù hợp với tốc độ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Họ nắm chắc quy trình đánh Bill cũng như các thông số để phục vụ công việc đánh Bill như: số lượng, đơn giá, thành tiền, địa chỉ người gửi, người nhận và các cước phí vận chuyển của hãng hàng không nên công việc diễn ra nhanh và ít bị sai sót. Công ty đã làm rất tốt công việc này.