4.5 Kết luận khảo sát và phân tích nguyên nhân phát sinh chi phí tuân thủ
4.5.2.3 Cơ quan chi trả thu nhập
- Cơ quan chi trả xác nhận thông tin trên giấy tờ liên quan đến quyết toán thuế
của NNT không giống với thông tin khai báo với CQT.
Cuối năm, sau khi NNT đã nộp tờ khai quyết tốn thuế TNCN, thơng tin trên tờ khai của công ty bao gồm thu nhập, số thuế đã nộp, bảo hiểm xã hội..v..v.. của tất cả nhân viên sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu của CQT. CQT có thể tra cứu thu nhập của bất cứ NNT nào ở tất cả nơi đã làm việc trong năm để đối chiếu thu nhập của NNT tự kê khai trực tiếp với CQT. Thực tế, phát sinh trường hợp, công ty kê khai thông tin thu nhập trên tờ khai quyết toán thuế nộp với CQT khác với lúc xác nhận thu nhập cho người lao động. Do dó, CQT phải yêu cầu NNT đến làm việc để giải trình về số liệu chênh lệch, NNT phải thực hiện điều chỉnh, bổ sung lại hồ sơ theo yêu cầu nếu kê khai không đúng, hoặc NNT liên hệ với cơ quan chi trả về khoản thu nhập thực nhận đó. Bên cạnh đó, cịn có các trường hợp NNT phải đi lại nhiều lần để điều chỉnh thông tin do công ty ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN không đúng quy cách, sai số CMND, ngày cấp, nơi cấp, mã số thuế, ghi bút danh mà không ghi tên thật của NNT.
- Cơ quan chi trả chưa làm hết trách nhiệm về việc xuất ra chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động.
Thực tế, công ty đã khấu trừ số tiền thuế phải nộp của người lao động nhưng không thực hiện hoặc chậm trễ xuất chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu, NNT phải đi lại nhiều lần mới xin xác nhận thơng tin về thu nhập để hồn chỉnh hồ sơ quyết tốn theo quy định. Cũng có trường hợp, cá nhân làm việc nhiều cơng ty nhưng khi nghỉ việc không yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế. Đến cuối năm, NNT phát sinh nhu cầu hồn thuế hoặc quyết tốn thuế, phải liên hệ từng cơ quan chi trả để được cấp chứng từ, tài liệu liên quan đến thu nhập để thực hiện quyết tốn. Vì là nhân viên đã nghỉ việc đôi khi yêu cầu xuất chứng từ khấu trừ thuế rất khó khăn, tốn thời gian đi lại nhiều lần, đó là chưa kể trường hợp cơng ty bị phá sản, giải thể khơng cịn tồn tại để xuất chứng từ cho NNT.
- Công ty sợ trách nhiệm nếu quyết tốn thay cho người lao động hoặc khơng
trích khấu trừ thuế đối với người lao động có thu nhập thấp mặc dù họ đã làm cam
kết thu nhập dưới mức chịu thuế.
Theo quy định đối với cá nhân làm việc tại một nơi duy nhất có thể ủy quyền cho cơng ty quyết toán thuế thay chung với tờ khai của công ty. Tuy nhiên, một số công ty không nhận ủy quyền của nhân viên để quyết toán thay cho người lao động mà xuất ra chứng từ khấu trừ thuế cho toàn bộ nhân viên để họ tự đi quyết toán. Đồng thời, cũng theo quy định, cá nhân vãng lai có thu nhập thấp có thể làm cam kết thu nhập dưới mức chịu thuế để cơ quan chi trả không khấu trừ thuế. Nhưng một số cơ quan chi trả lo ngại người lao động khai thu nhập thấp hơn thực tế, sợ phải chịu trách nhiệm liên đới khi CQT phát hiện, truy thu nên khi chi trả thu nhập cho người lao động vãng lai thì đều khấu trừ thuế 10% (cá nhân có mã số thuế) hoặc 20% (cá nhân khơng có mã số thuế). Tất cả điều này đã làm số lượng người quyết toán thuế TNCN tăng lên, tăng chi phí thời gian tuân thủ của NNT khi quyết toán thuế.
- Chậm trễ cung cấp hồ sơ cho NNT quyết tốn thuế. Có trường hợp khi gần
hết hạn nộp quyết tốn thì cơng ty mới tổng hợp dữ liệu để quyết toán với quan thuế và có đầy đủ dữ liệu xác nhận thu nhập, số thuế khấu trừ cho NNT. Vì lý do này nhiều NNT phải nộp hồ sơ gần đến hạn nộp chung với tờ khai thuế khác.