4.5 Kết luận khảo sát và phân tích nguyên nhân phát sinh chi phí tuân thủ
4.5.2.2 Cơ quan thuế
- Ứng dụng công nghệ thông tin của CQT phục vụ NNT cũng như quản lý thuế
TNCN chưa theo kịp thực tế, chưa hiệu quả.
+ Để hỗ trợ NNT thực hiện việc tính thuế, kê khai, đồng thời CQT lưu trữ thông tin trên tờ khai thuế được chính xác, CQT đã hướng dẫn NNT thực hiện sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK) cho NNT. Tuy nhiên, do phần mềm nhiều lần nâng cấp, thường xuyên thay đổi, bị lỗi về mặt số liệu, NNT không cập nhật kịp nên khi nộp hồ sơ theo phiên bản cũ thì hệ thống cơ sở dữ liệu trong CQT không tiếp nhận được mã vạch trên tờ khai, NNT mất thời gian làm lại theo phiên bản mới.
+ CQT chưa xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung đồng bộ, tập trung đầy đủ và chưa có sự liên kết giữa các cơ quan chức năng khác về thông tin NNT như: thông tin người phụ thuộc, tổng thu nhập của NNT, bảo hiểm bắt buộc…v…v…; Có trường hợp trong năm người lao động đã đăng ký người phụ thuộc tại CQT thuế này nhưng đến khi quyết tốn thuế thì nộp hồ sơ tại CQT khác. Do đó, CQT kiểm tra thơng tin trên hồ sơ quyết tốn thuế thì một số trường hợp yêu cầu NNT bổ sung hồ sơ người phụ thuộc vì thiếu cơ sở để xác định sự chính xác của nội dung kê khai.
+ CQT chưa triển khai thực hiện dịch vụ kê khai thuế qua mạng đối với cá nhân.
Năm 2009 việc triển khai thí điểm hệ thống nộp tờ khai thuế qua mạng được đánh dấu là một bước tiến mới của ngành Thuế trong cơng tác cải cách và hiện đại hóa, đặc biệt đẩy mạnh cung cấp dịch vụ cho NNT. Qua đây, CQT giảm được áp lực khi nhận tờ khai trực tiếp (nhất là trong các thời điểm kê khai hàng tháng, hàng
quý), mà doanh nghiệp cũng tiết kiệm được khoảng thời gian quý giá và chi phí cơ hội khi phải đến trực tiệp CQT, xếp hàng chờ đến lượt được nộp tờ khai. Hơn nữa, với ứng dụng này, NNT có thể thực hiện nhiệm vụ kê khai với nhà nước 24/24h trong ngày, và có thể nộp cả vào thứ 7 hoặc chủ nhật để đảm bảo đúng hạn kê khai của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc triển khai chưa áp dụng đối với tờ khai quyết toán thuế TNCN dành cho cá nhân, gây ra một số bất lợi như : số lượng người nộp hồ sơ quyết toán thuế lớn, NNT phải xếp hàng chờ đợi, chen chút nhau để nộp hồ sơ quyết tốn thuế rất mất thời gian, đó là chưa kể đến việc chỉnh sửa lại hồ sơ nếu có sai sót, phải xếp hàng lại từ đầu; có trường hợp NNT làm việc tại tỉnh khác nhưng do thuộc đối tượng quyết toán thuế tại Cục Thuế TP.HCM nên họ phải tốn khá nhiều thời gian, chi phí đi lại cho việc này; NNT đi công tác tại nước ngồi khơng nộp hồ sơ đúng hạn theo quy định đã bị xử phạt vi phạm hành chính về chậm nộp tờ khai thuế.
- Thiếu nguồn lực về con người dẫn đến cán bộ thuế quá tải khi tiếp nhận hồ sơ quyết tốn, xử lý hồ sơ hồn thuế, ảnh hưởng chất lượng khi hướng dẫn NNT, đồng thời cơ sở hạ tầng không đáp ứng thực tế phát sinh
+ Thiếu người tiếp nhận hồ sơ trong khi số lượng NNT q đơng cũng như phịng tiếp nhận hồ sơ q nhỏ; còn NNT mất thời gian xếp hàng chờ đợi, nếu hồ sơ có sai sót thì phải điều chỉnh lại theo u cầu, xếp hàng lại từ đầu.
+ Cán bộ thuế quá tải khi tiếp nhận hồ sơ quyết tốn, xử lý hồ sơ hồn thuế và hướng dẫn NNT.
* Về hướng dẫn NNT: một số cán bộ thuế khi tiếp nhận hồ sơ xem xét chưa kỹ nên khi hướng dẫn NNT điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu chưa đầy đủ, dẫn đến trường hợp NNT phải đi lại nhiều lần mới có thể hồn chỉnh được hồ sơ quyết tốn thuế theo quy định.
* Tiếp nhận hồ sơ quyết tốn và xử lý hồ sơ hồn thuế: tổng số hồ sơ cá nhân quyết toán trực tiếp vào cuối năm 2011 tại Cục Thuế TP.HCM 13.402 hồ sơ, trong đó có trên 7.000 hồ sơ hồn thuế. Theo quy định hồ sơ hoàn thuế phải xử lý
trong thời hạn 15 ngày làm việc từ lúc tiếp nhận hồ sơ đến hoàn tất hồ sơ. Tuy nhiên, do số lượng hồn thuế lớn và quy trình phải qua nhiều phịng ban, thực hiện nhiều bước công việc khác nhau nên tốn rất nhiều thời gian cho nhân viên xử lý hồ sơ. Cụ thể khi xử lý 1 hồ sơ hoàn thuế phải qua các giai đoạn như sau: 4 người xét duyệt hồ sơ (1 cán bộ tiếp nhận hồ sơ, 1 cán bộ xử lý, 1 lãnh đạo bộ phận xét duyệt hồ sơ, 1 lãnh đạo Cục ký Quyết định hoàn thuế), qua các bộ phận: tiếp nhận hồ sơ, bộ phận xử lý hồ sơ, bộ phận văn thư lưu trữ để lấy số, bộ phận Kê khai và kế toán thuế để lưu trữ dữ liệu hồ sơ hoàn, kho bạc nhà nước để trả tiền NNT; mỗi hồ sơ hoàn thuế phải mất 19 chữ ký (hoàn bằng tiền mặt), 23 chữ ký (hồn bằng chuyển khoản). Tính đến 6/2012, với số lượng trên 7.000 hồ sơ hoàn thuế, tổng số chữ ký trên hồ sơ hoàn thuế đã thực hiện trên 133.000 chữ ký (giả định hoàn bằng tiền mặt); đồng thời trong số hồ sơ hồn thuế, có những hồ sơ chỉ hồn có cái vài chục ngàn đồng đến vài trăm ngàn đồng.
Như vậy, trong giai đoạn vừa qua trong khi CQT tốn rất nhiều thời gian và nhân lực để giải quyết hoàn thuế cho các cá nhân, cịn NNT ngồi việc mất thời gian cung cấp hồ sơ theo yêu cầu còn phải chờ đợi khá lâu có thể nhận được tiền hồn. Vấn đề này địi hỏi ngành thuế cần tiến hành nghiên cứu, xem xét, phân tích khơng chỉ quy trình hồn thuế nói riêng mà cịn các quy trình quản lý thuế khác nói chung, tìm ngun nhân và giải pháp sao cho tiết kiệm chi phí cho CQT và NNT.
Bảng 4.10: Quy trình hồn thuế TNCN
TT Lưu đồ Diễn giải nội dung Bộ phận
thực hiện
1 Hướng dẫn NNT thủ tục hoàn thuế, đội
trực nhận hồ sơ hoàn thuế
P.TNCN
2
Phân loại và lập phiếu chuyển bàn giao hồ sơ hồn thuế các phịng chức năng giải quyết: Phòng Quản lý thuế TNCN, các phòng kiểm tra thuế
P.TNCN
3 Cán bộ phân cơng xử lý hồ sơ hồn :
- Hồ sơ đầy đủ, đúng quy định: đề xuất hoàn thuế. Đối với hoàn thuế bằng tiền mặt: In ra 4 quyết định, 5 lệnh hoàn trả; đối với hồ sơ hoàn thuế bằng chuyển khoản: In ra 4 quyết định, 7 lệnh hoàn trả.
- Hồ sơ chưa đầy đủ cần giải trình, bổ sung : yêu cầu bổ sung, giải trình.
P.TNCN, P. Kiểm tra thuế
4 Cán bộ giải quyết hồ sơ hồn thuế trình
Lãnh đạo Cục thuế phê duyệt Quyết định, Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN
LĐ Cục thuế
5 Thông báo kết quả cho NNT:
- Lấy số cơng văn Quyết định hồn và Lệnh hồn.
- Chuyển Phịng KK&KKT
- Chuyển Kho bạc nhà nước trả tiền hoàn - Trả kết quả NNT P.TNCN; P.HC-LT; P.KK&KKT ;Kho bạc nhà nước
Tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế TNCN
Giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN Phân loại và bàn giao hồ sơ hoàn thuế về các Phịng kiểm tra, P.TNCN Thơng báo kết quả Quyết định hoàn thuế