Có thể thấy, do thời gian tập huấn quá ngắn, nội dung tập huấn chưa chi tiết, số lượng bạn đọc q đơng nên thiếu tính hiệu quả khi triển khai. Trung tâm thật sự chưa chú trọng đến dịch vụ hướng dẫn sử dụng thư viện cho người dùng tin.
2.3. Đánh giá chung về sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện
Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM
2.3.1. Điểm mạnh
Nhìn chung, hệ thống các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM đã đáp ứng được một phần nào nhu cầu tin của người dùng tin.
Được sự quan tâm rất lớn từ phía Ban giám hiệu nhà trường, thời gian gần đây nguồn kinh phí hỗ trợ cho bổ sung tài liệu và tài trợ cho các chương trình thư viện tăng lên đáng kể. Số lượng các đầu báo, tạp chí chuyên ngành ngày một đa dạng và chất lượng. Bên cạnh các tài liệu, nguồn tin chuyên ngành về kinh tế, tài chính – ngân hàng, Trung tâm cũng chú trọng bổ sung một số
loại tài liệu về kỹ năng sống, tài liệu văn học, tài liệu lịch sử, chính trị….tạo sự cân bằng trong việc học tập và giải trí, đặc biệt dành cho đối tượng sinh viên.
Công tác thu thập nguồn tài liệu nội sinh của trường đã theo một qui trình cụ thể, có qui định chặt chẽ trong việc thu nhận đảm bảo được tính đầy đủ trong cơng tác bổ sung. Nhờ đó, số lượng người dùng tin đến Trung tâm tăng cao, một phần nhờ nguồn tin đa dạng, một phần nhờ Trung tâm xây dựng mơ hình kho mở trong phục vụ nên thu hút được các đối tượng.
Hiện nay, đa phần các sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm chuyển sang ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu xây dựng, tạo lập cũng như trong công tác tuyên truyền, phổ biến đến người dùng tin. Trung tâm khơng cịn sử dụng dạng mục lục truyền thống (từ năm 2005) mà tất cả đều chuyển sang sử dụng mục lục trực tuyến OPAC. Ngoài ra, Trung tâm còn chú trọng xây dựng nhiều CSDL chuyên ngành, đa dạng và cũng ngày càng chú trọng hơn về nội dung, chất lượng của từng loại.
Các dịch vụ hiện đại được triển khai bên cạnh những dịch vụ truyền thống có thể xem là điểm mạnh của Trung tâm. Song song với các dịch vụ như: đọc tại chỗ, mượn về nhà, cung cấp bản sao chụp tài liệu chỉ ứng dụng công nghệ thông tin trong một số khâu… cịn có các dịch vụ ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin một cách triệt để như: dịch vụ tìm tin, dịch vụ cung cấp tài liệu dạng điện tử, dịch vụ internet… Ngoài ra, các khâu trong xử lý nghiệp vụ Trung tâm đã tuân thủ các chuẩn trong công tác nghiệp vụ như: chuẩn mô tả, chuẩn phân loại, chuẩn Marc 21, và một số chuẩn trong trao đổi dữ liệu: chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục ISO 2709 Marc Text và Marc Xml, chuẩn trao đổi dữ liệu số Dublin core Metadata, chuẩn tìm kiếm liên thư viện Z39.50.
Đội ngũ cán bộ Trung tâm được trẻ hóa hồn tồn và trình độ được nâng cao đáng kể do được tham gia các lớp tập huấn, các lớp học chuyên ngành thường xuyên. Thái độ phục vụ của cán bộ Trung tâm ngày một tốt hơn,
thân thiện và cởi mở hơn. Từ vị trí người phục vụ mang tính bị động, nay đã chuyển sang hướng mở, chủ động tư vấn cho người dùng tin khi họ chưa có yêu cầu hoặc chỉ mới nêu gợi ý. Tất cả đã cho thấy sự nỗ lực phát triển không ngừng của Trung tâm trong việc thỏa mãn nhu cầu tin của các đối tượng khác nhau, giúp Trung tâm ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn.
2.3.2. Điểm yếu và nguyên nhân.
Điểm yếu
- Trung tâm đang thiếu những sản phẩm và dịch vụ có giá trị gia tăng như: biên soạn tóm tắt, tổng luận, thư mục chuyên đề, dịch vụ đa phương tiện, dịch vụ tư vấn, dịch vụ hội nghị, hội thảo…
- Trung tâm thông tin Thư viện tổ chức theo mơ hình kho mở nhưng lại thiếu hệ thống cổng từ, camera quan sát, theo dõi nên dẫn đến tình trạng mất tài liệu khá nhiều. Việc kiểm soát bạn đọc ra vào và các hoạt động của bạn đọc bên trong kho rất khó, tình trạng vứt tài liệu lộn xộn, đặt tài liệu khơng đúng vị trí, gạch, xóa, xé trang tài liệu diễn ra thường xuyên nhưng không quản lý được.
- Danh mục, thư mục được biên soạn nhưng lại yếu cả về nội dung lẫn hình thức: chưa mơ tả, tóm tắt nội dung, định chủ đề…. Trên website Trung tâm khi đưa danh mục lên khơng có hình ảnh về tài liệu, thơng tin chi tiết cho bộ sưu tập.
- Các biểu ghi thư mục không được kiểm tra thường xuyên nên có khá nhiều lỗi: trùng lắp, sai tên nhan đề, nhan đề ảo, sai vị trí…
- Dịch vụ trao đổi thơng tin tại Trung tâm chưa được tổ chức thực hiện theo đúng nghĩa, cịn mang tính chắp vá, chưa có một cán bộ chuyên trách đảm nhiệm.
- Đội ngũ cán bộ chuyên ngành thư viện còn chưa chủ động trong việc đề xuất, xây dựng các sản phẩm, dịch vụ mới.
- Bản tin Trung tâm (truyền thống và điện tử) thiếu tính cập nhật, thiếu các thơng tin về chuyên ngành, giải trí… nên khơng thu hút được người xem cũng như lượt truy cập.
Nguyên nhân
- Việc triển khai xây dựng Trung tâm mới đã được phê duyệt từ năm 2008 nhưng đến nay vẫn chưa hoàn thành. Do vậy, cơ sở vật chất Trung tâm thư viện còn quá lạc hậu, chắp vá do tận dụng giảng đường cũ trước đây của trường. Hệ thống điện, quạt, máy lạnh đều khơng đảm bảo vì đã cũ. Thiếu diện tích cho bố trí, sắp xếp kho tài liệu và phòng học cho người sử dụng.
- Trung tâm hoạt động theo cơ chế bao cấp, chịu sự quản lý của nhà trường. Tất cả các nguồn thu có từ dịch vụ có thu của Trung tâm đều nộp về phịng kế tốn nên Trung tâm không tự chủ về tài chính trong cơng tác bổ sung cũng như trong việc tổ chức các hoạt động của Trung tâm.
- Cán bộ chuyên ngành thư viện của Trung tâm cịn tương đối ít so với các chuyên ngành khác nên việc xử lý, biên soạn các sản phẩm hay tổ chức các dịch vụ mới cịn gặp nhiều khó khăn.
- Cơng tác đào tạo người dùng tin chưa chủ động và thường xuyên. Trung tâm chỉ mở lớp hướng dẫn sử dụng thư viện cho sinh viên chính quy năm nhất vào buổi gặp mặt đầu khóa và khơng tập huấn trong suốt thời gian sinh viên học tập tại trường. Đối với giảng viên, cán bộ công nhân viên, sinh viên, học viên các hệ khác và đối tượng ngoài trường Trung tâm không tổ chức tập huấn khi làm thẻ nên họ gặp rất nhiều khó khăn trong việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Trung tâm.
- Công tác khảo sát, lấy ý kiến của người dùng tin tại Trung tâm mặc dù có triển khai nhưng không được thực hiện thường xuyên nên không kịp thời nắm bắt được nhu cầu của người sử dụng.
Đây là những nguyên nhân và hạn chế mà Trung tâm vẫn chưa khắc phục. Trong tương lai, nếu cơ sở mới hoàn thành, hy vọng Trung tâm sẽ khắc phục được những điểm yếu nói trên.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÁT TRIỂN CÁC SẢN PHẨM
VÀ DỊCH VỤ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM
Thực trạng về sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm Thông tin - thư viện đã được đánh giá rất rõ qua việc khảo sát người dùng tin tại Trung tâm. Những sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm hiện đang thiếu những giải pháp cốt lõi để có thể hồn thiện và phát triển hơn nữa.Chính vì vậy, việc định hướng đúng đắn cho sự phát triển các sản phẩm và dịch vụ là vô cùng quan trọng. Làm được điều này, trước tiên phải xác định được các mục tiêu cụ thể sau:
- Tạo lập các sản phẩm và dịch vụ sao cho người dùng tin trong và ngồi trường có thể sử dụng một cách thuận tiện và tiết kiệm được thời gian nhất.
- Nâng cao trình độ, năng lực quản lý và tầm nhìn của cán bộ lãnh đạo Trung tâm trong giai đoạn mới. Đồng thời phân cấp quản lý rõ ràng để Trung tâm có sự chủ động trong việc sử dụng nguồn tài chính cho các hoạt động.
- Xây dựng mối liên kết giữa các sản phẩm và dịch vụ thư viện, tạo ra các sản phẩm chất lượng từ việc khai thác tối đa nguồn tài nguyên nội sinh và nguồn tài nguyên ngoại sinh bằng việc cung cấp cho người dùng tin thông qua những dịch vụ nhiều tiện ích.
- Nâng cao năng lực cán bộ thực hiện và khả năng nhạy bén trong việc khai thác nguồn tài nguyên để sử dụng triệt để những sản phẩm và dịch vụ mà Trung tâm đã và đang xây dựng.
- Phối hợp liên kết với các thư viện, trung tâm thông tin nhằm cung cấp những dịch vụ chất lượng, đẩy mạnh chia sẻ nguồn tin số hóa trong phạm vi cho phép.
- Xây dựng hạ tầng thông tin phần cứng, phần mềm hiện đại, cập nhật, đảm bảo tính liên kết chia sẻ và tính tiện ích cho người sử dụng.
3.1. Hoàn thiện và nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ hiện có tại Trung tâm. tại Trung tâm.
3.1.1. Đối với hệ thống sản phẩm thông tin thư viện
Trung tâm hiện đang rất chú trọng trong việc xây dựng các sản phẩm hiện đại, mang tính ứng dụng cơng nghệ thơng tin nhiều hơn để bắt kịp với xu thế phát triển. Những giải pháp mang tính cơng nghệ cho hệ thống sản phẩm và dịch vụ nói chung và đặc trưng cho các sản phẩm hiện có tại Trung tâm là hết sức cần thiết trong giai đoạn này.
Mục lục truy nhập cơng cộng trực tuyến OPAC
OPAC đóng vai trị rất quan trọng cho việc tìm kiếm nguồn tin tại Trung tâm. Hệ thống mục lục dạng điện tử khá thuận tiện khi tạo cho người dùng nhiều lựa chọn tìm kiếm dựa trên các mục đã được thiết kế sẵn như tìm theo tác giả, nhan đề, năm xuất bản, chủ đề…từ mức độ cơ bản đến nâng cao. Phần mềm quản lý thư viện điện tử tích hợp PSCzlis 6.0 tạo ra nhiều tiện ích tra cứu trên OPAC, tuy nhiên trong quá trình thực hiện các chức năng tra cứu vẫn còn những hạn chế nhất định như đã nêu ở phần thực trạng.
Để khắc phục những nhược điểm trên của OPAC cần phải :
- Đề xuất với nhà cung cấp khắc phục nhược điểm vấn đề gõ có dấu trong quá trình tìm kiếm. Khi người dùng tin gõ khơng dấu, dữ liệu truy xuất cũng tương đương như gõ có dấu Tiếng Việt để tạo thuận tiện cho người dùng khi tìm kiếm.
- Hiện tại, việc tra cứu thơng tin qua cổng Z39.50 rất chậm và nhiều nơi không tra cứu được. Trung tâm có thể nhanh chóng khắc phục để tra cứu tốt hơn.
- Cỡ chữ trên OPAC quá nhỏ, thiếu thân thiện cho người dùng. Đặc biệt, các dịng chính thơng tin về tài liệu như: số phân loại, chủ đề, tác giả… nên chú ý cho to hơn các dòng còn lại để giúp người dùng tiếp cận nhanh tới thơng tin mà họ cần tìm.
- Một nhược điểm lớn nữa của OPAC là khi tìm kiếm chính xác, chỉ cần gõ thừa một khoảng trắng dữ liệu không xuất được, kể cả dữ liệu tương đương. Điều này gây ức chế tâm lý cho người tìm tin, đặc biệt là những người có rất ít thời gian và tâm lý ngại nhờ cán bộ giúp đỡ, hoặc sẽ gây áp lực lớn cho cán bộ hướng dẫn khi người dùng tin tra cứu không được, đặc biệt khi đông sinh viên. Do vậy đề nghị nhà cung cấp nhanh chóng khắc phục nhược điểm này để việc tìm kiếm tài liệu được dễ dàng.
Thư mục thông báo tài mới
Thư mục thông báo tài liệu mới giúp người dùng biết được tài liệu mới bổ sung về Trung tâm, để họ có thể lựa chọn cho mình những tài liệu phù hợp nhất. Việc biên soạn thư mục phụ thuộc vào chu kỳ bổ sung tài liệu và bộ phận biên mục. Thường Trung tâm bổ sung tài liệu theo quý, mỗi năm bổ sung 4 lần. Sau khi bộ phận biên mục xử lý xong, bộ phận phục vụ sẽ thông báo đến bạn đọc. Tuy nhiên, từ khâu xử lý đến khi thư mục được chuyển đến người dùng mất khá nhiều thời gian. Chính vì vậy việc nhanh chóng cập nhật thư mục thông báo tài liệu mới là rất cần thiết. Đồng thời, khi xây dựng thư mục thông báo tài liệu mới cần bổ sung thêm các thơng tin như: chủ đề, từ khố, tóm tắt… nhằm giúp người dùng tiếp cận dễ dàng và nhanh chóng nhất.
Cơ sở dữ liệu
CSDL là công cụ tra cứu quan trọng trong giai đoạn hiện nay của Trung tâm. Các CSDL do Trung tâm xây dựng và các CSDL mua, tặng biếu hiện còn khá nhiều lỗi cũng như chất lượng chưa đảm bảo. Do vậy việc nâng cấp, chỉnh sửa hoàn chỉnh các loại CSDL trên phải được tiến hành nhanh chóng.
- Hồn chỉnh các CSDL tồn văn đang trong q trình xây dựng: CSDL báo, tạp chí chuyên ngành, CSDL luận văn, luận án, CSDL hội nghị, hội thảo, cơng trình nghiên cứu khoa học. Xây dựng thêm CSDL toàn văn sách chuyên ngành Tài chính Ngân hàng đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên trường.
- Đối với các CSDL thư mục cần phải hiệu đính lại các biểu ghi chưa chính xác về lỗi chính tả và lỗi biên mục. Trong q trình biên mục có một số tài liệu vẫn đang ở nhầm vị trí kho, do đó cần phải rà soát và phân lại tài liệu về đúng vị trí kho để q trình lưu thơng được thuận lợi. Bên cạnh đó, trong CSDL cịn tồn tại rất nhiều biểu ghi trùng dẫn đến tình trạng nhiễu tin, gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu. Do vậy cần hiệu đính lại tồn bộ CSDL, loại bỏ các biểu ghi trùng, tránh nhiễu tin khi tra cứu.
- Đối với CSDL bài trích cần chú ý tới chất lượng các bài scan, cần có sự xử lý, hiệu đính lại đẹp hơn. Ngồi ra, hiện tại các CSDL bài trích cần thiết phải có phần tóm tắt nội dung để giúp người dùng tin thuận lợi hơn khi tìm kiếm, lựa chọn.
- Một số CSDL Trung tâm mua và nhận tặng biếu (CSDL willson, Proquest, Phần mềm học Tiếng Anh trực tuyến Langmaster) hiện tại số lượng người dùng khai thác chưa cao mặc dù chất lượng về nội dung và hình thức khá tốt. Do vậy, Trung tâm cần có biện pháp marketing hiệu quả hơn.
Trang chủ
Trang chủ của Trung tâm vẫn còn khá nhiều hạn chế về nội dung lẫn hình thức nên khơng thu hút được nhiều lượt truy cập. Do vậy, việc cần thiết phải có sự điều chỉnh kịp thời để tăng lượt truy cập.
- Hiệu chỉnh lại phông chữ cho to hơn và tổ chức lại các mục khoa học hơn. Chú ý thêm các thiết kế về màu sắc, hình ảnh, vị trí các đề mục, tiểu mục...
- Tạo lập các công cụ tra cứu bên trong trang chủ và liên kết thêm các trang tra cứu ngoài như tra cứu từ điển, tra cứu từ Google...
- Đa dạng hóa ngơn ngữ tìm kiếm, ngồi ngơn ngữ Tiếng Việt cần tổ chức thêm nhiều ngôn ngữ khác đặc biệt là tiếng Anh.
- Khi đưa thông tin mới ở mục “tin tức hoạt động”cần phải ghi rõ ngày đưa thông tin và ghi chú thêm mục “tin tức mới” để gây chú ý, thu hút người truy cập.
- Đưa thêm một số hình ảnh, bài viết mới hoặc những hình ảnh ngộ nghĩnh trong mục giải trí nhằm tạo thêm sự sinh động cho trang chủ (kể cả bảng tin dạng truyền thống). Tạo thêm mục các bài viết hay, chọn lọc, hoặc đưa lên những thông tin, tin tức cập nhật về thư viện hoặc về chuyên ngành Tài chính – Ngân hàng để làm phong phú thêm nội dung cho website.
3.1.2. Đối với hệ thống dịch vụ thông tin thư viện
Dịch vụ cung cấp tài liệu
Dịch vụ cung cấp tài liệu được coi là dịch vụ chính của Trung tâm với