Nhờ áp dụng công nghệ mã vạch nên việc mượn, trả tài liệu diễn ra khá thận lợi.Tại quầy phục vụ đã trang bị các máy tính, đầu đọc mã vạch, phiếu mượn tài liệu.Các tài liệu ở trong Trung tâm đều được dán mã vạch và toàn bộ
thẻ của người dùng tin đã được nhập vào CSDL và mã hóa. Chính vì vậy, khi bạn đọc tìm được tài liệu cần mượn, cán bộ trực tại quầy chỉ thực hiện các thao tác nghiệp vụ cho mượn tài liệu qua phần mềm hết sức đơn giản, nhanh gọn và chính xác. Cùng với việc xây dựng kho mở nên dịch vụ này ngày càng thu hút bạn đọc sử dụng. Theo thống kê từCSDL mỗi ngày trung bình có khoảng 700 - 800 lượt bạn đọc mượn trả tài liệu.
Hình 2.5. Phân hệ mượn trả tài liệu
Ưu điểm của dịch vụ này là bạn đọc được tự do chọn tài liệu trên giá, quá trình cán bộ thực hiện quét mượn trả cho bạn đọc rất nhanh (trung bình mỗi bạn chỉ mất khoảng chưa đầy 1 phút cho một lần mượn/ trả, nếu không bị lỗi về mạng hay lỗi từ CSDL). Thời gian mượn và gia hạn tài liệu lâu, khoảng hơn 1 tháng cho sinh viên, học viên và 4 tháng cho cán bộ giảng viên. Việc
thực hiện gia hạn qua mạng giúp tiết kiệm thời gian cán bộ và bạn đọc. Do vậy, khi tiến hành khảo sát, số phiếu đánh giá tốt về dịch vụ tương đối nhiều, trong đó 42.9% đánh giá tương đối tốt, 18% đánh giá tốt và 8.6% đánh giá là rất tốt.
Tuy nhiên, dịch vụ cũng còn một số hạn chế nhất định làm cho một số đối tượng khơng hài lịng như: việc bắt buộc sinh viên, học viên các hệ khơng chính quy phải thế chân tiền khi mượn tài liệu, diện tích kho hẹp, người dùng tin đơng ảnh hưởng đến quá trình tìm kiếm và mượn tài liệu. Một số tài liệu tham khảo hay nhưng người dùng (đặc biệt là các học viên và giảng viên) khơng được mượn về nhà. Đó là những lý do khiến cho 30.5% người dùng đánh giá chưa tốt về dịch vụ này.
Biểu đồ 2.7. Đánh giá dịch vụ mượn về nhà
Trong thời gian tới, khi thư viện 3 tầng mới hoàn thành, Trung tâm sẽ giải quyết được những hạn chế trên nhằm thỏa mãn được tối đa nhu cầu của bạn đọc.
Sao chụp tài liệu là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho người dùng tin trong trường hợp họ muốn có tài liệu để sử dụng lâu dài, hoặc những tài liệu đó khơng được mượn về nhà.
Để có thể phục vụ tốt được dịch vụ này, Trung tâm đã trang bị 1 máy photo, 1 máy in để ở tầng trệt ngay quầy phục vụ nhằm phục vụ mọi nhu cầu sao chụp tài liệu cho người dùng tin.Hiện tại, Trung tâm chưa có quy định cụ thể trong chính sách sao chụp tài liệu, nên vấn đề về bản quyền tài liệu vẫn còn bỏ ngỏ.Các loại tài liệu mà bạn đọc sao chụp chủ yếu là luận văn, luận án, tạp chí chun ngành và các cơng trình nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội nghị hội thảo.
Những người dùng có nhu cầu photocopy hoặc in, hay scan tài liệu phải đăng ký tại quầy bằng phiếu đăng ký, sau đó cán bộ Trung tâm sẽ tiếp nhận. Nếu là photocopy hoặc scan tài liệu nhiềuTrung tâm sẽ thu tiền trước và hẹn ngày giờ trả cụ thể. Thông thường khoảng qua ngày hôm sau Trung tâm sẽ giao tài liệu. Nếu in tài liệu và photocopy, scan với số lượng ít bạn đọc có thể chờ trong thời gian ngắn, cán bộ sẽ in và giao cho bạn đọc tại chỗ. Giá dịch vụ sao chụp là 500đ/trang A4/ 2 mặt.Nếu bạn đọc sao chụp với số lượng lớn, Trung tâm sẽ có chính sách giảm giá hợp lý.
Theo thống kê, trung bình mỗi ngày có khoảng 20 – 25 lượt bạn đọc yêu cầu sao chụp tài liệu (vào thời kỳ cao điểm như làm luận văn, khóa luận tốt nghiệp), và 10 – 15 lượt (vào thời gian thấp điểm).Dịch vụ này tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin có thể sử dụng những tài liệu khơng được mượn về nhà.Hiện nay Trung tâm mới chỉ có 01 máy photocopy, với cấu hình thấp, tốc độ chậm, chất lượng bản sao chụp cịn kém. Chính vì vậy, khi tiến hành khảo sát người dùng tin đánh giá dịch vụ này không cao. 38.9% đánh giá chưa tốt về dịch vụ. 33% đánh giá ở mức tương đối.
Biểu đồ 2.8. Đánh giá dịch vụ sao chụp tài liệu
Đây là loại dịch vụ mang lại nhiều tiện ích cho người dùng cũng như tạo thêm nguồn thu cho Trung tâm, chính vì vậy, trong thời gian tới khi chuyển sang tòa nhà mới Trung tâm nên có chính sách đầu tư hợp lý như: đầu tư thêm một số máy mới, bố trí khu sao chụp tài liệu riêng, sắp xếp cán bộ có chuyên môn về sao chụp cũng như sửa chữa, bảo trì các loại máy để thực hiện dịch vụ tốt hơn.
2.2.1.4. Dịch vụ cung cấp file tài liệu điện tử
Trung tâm đã tiến hành số hóa được một số tài liệu như báo tạp chí chuyên ngành, luận văn, luận án, các loại tài liệu hội thảo…Từ các dữ liệu đã được số hóa, Trung tâm xây dựng được bộ sưu tập tài liệu số trên phần mềm GREENTONE với nhiều tiện ích cho người dùng. Trung tâm cho bạn đọc truy cập và sử dụng phần mềm GREENTONE dưới dạng thư mục, nếu bạn đọc có nhu cầu sử dụng toàn văn file trong bộ sưu tập, Trung tâm sẽ chép file có tính phí. Mỗi file có giá là 50.000 đồng. Những file được bạn đọc chép nhiều là file về luận văn, luận án và các cơng trình nghiên cứu khoa học.
Bạn đọc có thể lựa chọn file mình cần trên CSDL của Trung tâm hoặc gửi yêu cầu về Trung tâm theo danh mục với đầy đủ: Nhan đề, tác giả, năm xuất bản, số trang…Bạn đọc có thể gửi trực tiếp hoặc gián tiếp (thông qua các
các công cụ như: điện thoại, email, chat..). Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra trong CSDL nếu tài liệu bạn cần có file sẽ cung cấp cho bạn đọc trực tiếp hoặc thơng qua email. Bạn đọc có thể chuyển khoản cho Trung tâm nếu ở xa, Trung tâm sẽ chuyển file cho bạn đọc trong thời gian sớm nhất.
Ngồi ra, Trung tâm cịn chép file học Anh Văn miễn phí cho bạn đọc có nhu cầu. Bạn đọc chỉ cần mang USB (Universal Serial Bus), đưa yêu cầu tên file cần chép, trong khoảng thời gian từ 10-15 phút, cán bộ sẽ cung cấp file mà bạn đọc cần. Do Trung tâm chưa có phịng học Đa phương tiện (Multimedia) nên không cho bạn đọc sử dụng đĩa CD–ROM – đây là một hạn chế lớn của Trung tâm. Thời gian tới khi hoàn thành xong tòa nhà mới chắc chắn Trung tâm sẽ trang bị phòng Multimedia để phục vụ người dùng tin.
Dịch vụ chép file tài liệu được người dùng tin đánh giá khá cao vì tính tiện ích cũng như thời gian phục vụ nhanh chóng. 22.6% đánh giá rất rất tốt, 26.8% đánh giá tốt và 37.8% đánh giá tương đối tốt về dịch vụ.
Dịch vụ chép file tài liệu (có phí) phục vụ nhiều nhất cho học viên và cán bộ nghiên cứu, giảng dạy – những người có rất ít thời gian để đến Trung tâm. Dịch vụ chép file học Anh văn phục vụ nhiều nhất cho đối tượng là sinh viên các hệ. Đây được xem là dịch vụ nhận được nhiều phản hồi tích cực nhất từ phía người sử dụng.
2.2.2. Dịch vụ tra cứu tin
Dịch vụ tra cứu tin là hoạt động nhằm mục đích cung cấp cho người dùng tin những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có thơng qua các công cụ dùng để tra cứu như hệ thống mục lục, danh mục, thư mục, bảng tra hoặc các CSDL.
Dịch vụ tra cứu tin của Trung tâm được thể hiện dưới hai hình thức cơ bản: tra cứu tin thủ công và tra cứu tin hiện đại. Tra cứu thủ công dựa vào các danh mục, thư mục có sẵn tại Trung tâm. Tra cứu tin hiện đại thì việc tra cứu dựa trên OPAC hoặc các CSDL được trang bị sẵn để phục vụ người dùng tin. Người dùng tin có thể tự tra cứu hoặc có thể nhờ sự trợ giúp của cán bộ thư viện. Khi tự tra cứu người dùng tin sẽ gặp phải một số vấn đề như: không biết cách tra cứu, khơng biết các thủ thuật tìm tin nhanh, hoặc có thể bị nhầm lẫn khi tra cứu. Do vậy, Trung tâm có mở các lớp hướng dẫn tra cứu tin hoặc có bảng hướng dẫn tại quầy tra cứu cũng như trên trang website Trung tâm.
Ngồi ra, Trung tâm có tổ chức tìm tin theo yêu cầu cho người dùng, nhưng theo khảo sát thực tế số bạn đọc sử dụng dịch vụ tìm tin theo yêu cầu chưa nhiều, đối tượng sinh viên hầu như khơng sử dụng loại dịch vụ tìm tin theo u cầu vì nó có tính phí. Dịch vụ này tập trung chủ yếu một số đối tượng là giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh, cán bộ nghiên cứu. Các yêu cầu này thể hiện dưới dạng tìm các tài liệu về luận văn, luận án, cơng trình nghiên cứu khoa học hoặc về một vấn đề cụ thể nào đó theo dạng thư mục hoặc toàn văn.
Đánh giá người dùng tin về các công cụ tra cứu:
Biểu đồ 2.10. Đánh giá các công cụ tra cứu tin
Qua biểu đồ cho thấy CSDL và OPAC nếu không được hướng dẫn sẽ gây cản trở cho người dùng tin trong quá trình tra cứu tài liệu. 14.8% người dùng tin đánh giá OPAC khó khăn trong q trình tìm kiếm, 24.9% đánh giá CSDL cũng khó khăn khi tìm kiếm.
Dịch vụ tra cứu tin muốn được triển khai tốt, tạo thuân lợi cho người dùng, Trung tâm phải thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn sử dụng. Đồng thời, Trung tâm phải có chế độ, kế hoạch nâng cao kỹ năng, trình độ tra cứu cho cán bộ phục vụ, cán bộ tìm tin bằng những chính sách hợp lý như: cho đi học các lớp chuyên đề, kết hợp mở các lớp hướng dẫn nâng cao do các chuyên gia trong ngành trực tiếp giảng dạy…
2.2.3. Dịch vụ Internet
Ngày nay, internet đã trở thành phương tiện truyền đạt và trao đổi thông tin nhanh chóng với nhiều tiện ích cho người sử dụng. Internet có mặt ở hầu hết các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống, từ kinh doanh, y tế, khoa
học… cho đến giáo dục. Trong các trường Đại học, internet ln chiếm một vị trí quan trọng và hết sức cần thiết cho hoạt động đào tạo của các trường.
Dịch vụ internet của Trung tâm bắt đầu triển khai từ cuối năm 2008 với gần 100 máy tính do Ngân hàng Thương mại Cổ phần Sài Gòn (SCB) tài trợ, phục vụ cho 2 cơ sở Sài Gòn và Thủ Đức. Phịng internet phục vụ hồn tồn miễn phí cho tất cả các đối tượng có đăng ký thẻ tại Trung tâm.Khi vào phòng máy, người dùng phải đăng ký sử dụng với cán bộ, sau đó họ sẽ được cung cấp mật khẩu truy cập và xuống mở máy sử dụng.Trung tâm không giới hạn thời gian sử dụng trong ngày. Thời gian mở cửa từ Thứ 2 đến thứ 6, bắt đầu từ 7giờ30 đến 17giờ.
Người dùng tin sử dụng dịch vụ internet để tra cứu thông tin về Trung tâm, về trường, đăng ký học tín chỉ, học tiếng anh trên phần mềm Tiếng Anh trực tuyến Langmaster đã được cài đặt sẵn trên máy hay người dùng có thể sử dụng giải trí như: xem phim, nghe nhạc, chat… Tất cả các máy tính tại phịng internet đều có phần mềm tiện ích để chặn tất cả các trang web độc hại. Ngoài ra, Trung tâm cịn phủ sóng WIFI tồn bộ khn viên của Trung tâm, người dùng có thể mang máy tính xách tay vào truy cập miễn phí.
Tuy có nhiều tiện ích và phục vụ hồn tồn miễn phí nhưng phịng internet vẫn chưa thu hút được nhiều bạn đọc. Trung bình mỗi ngày có khoảng 30-40 người dùng vào truy cập. Nguyên nhân có thể là do Trung tâm đã trang bị mạng WIFI miễn phí, một vài nguyên nhân nữa khiến phịng internet khơng đơng bạn đọc sử dụng là do: tốc độ đường truyền còn chậm, các công cụ tra cứu chưa được trang bị trên màn hình máy mà tính sinh viên phải tự tìm kiếm. Bên cạnh đó, cán bộ chuyên trách phòng internet thiếu chun nghiệp, khơng nhiệt tình, chưa đảm bảo giờ mở cửa theo quy định.
Đánh giá của người dùng tin về dịch vụ internet: 38.6% người dùng tin đánh giá chưa tốt, 29.9% đánh giá tương đối tốt, 21.6% đánh giá tốt và 9.9% còn lại đánh giá là rất tốt.
Biểu đồ 2.11. Đánh giá dịch vụ Internet 2.2.4. Dịch vụ hỏi đáp 2.2.4. Dịch vụ hỏi đáp
Hỏi - đáp thông tin là một dịch vụ được thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin muốn hỏi về một vấn đề nào đó mà họ chưa biết, chưa rõ trong q trình tìm kiếm thơng tin tại Trung tâm.
Dịch vụ hỏi - đáp được giao cho các cán bộ trực tại quầy ở các tầng và cán bộ có nhiệm vụ trả lời giải đáp các câu hỏi thắc mắc của người sử dụng. Dịch vụ này đòi hỏi cán bộ Trung tâm phải nắm vững bao quát các nguồn tin, thành phần cơ cấu của kho, nguyên lý, nguyên tắc hoạt động của hệ thống tìm tin. Đồng thời phải có khả năng xác định các yêu cầu tin cũng như lệnh tìm, chiến lược tìm một cách nhanh chóng và chính xác.
Các câu hỏi thường gặp tại Trung tâm:
- Cách tìm tài liệu trên OPAC? - Cách tìm tài liệu trong kho?
- Cách gia hạn tài liệu qua mạng, thời gian gia hạn bao lâu? - Tài liệu họ cần có ở trong kho của Trung tâm hay không? - Hỏi về các dịch vụ của thư viện?
Dịch vụ hỏi – đáp là dịch vụ có tốc độ đưa tin nhanh, những thông tin đưa ra phù hợp với người dùng tin, tiếp cận trực tiếp với người dùng tin.Vì vậy, dịch vụ này được xem là một trong những hình thức phục vụ quan trọng nhằm đáp ứng nhu cầu tin cho các đối tượng trong Trung tâm.
Tuy nhiên, hiện nay Trung tâm chưa có quầy hỏi đáp riêng mà phục vụ chung với quầy mượn trả nên chất lượng của các câu trả lời chưa thật sự làm hài lịng người hỏi. Có những lúc bạn đọc đơng, nếu những bạn có nhu cầu hỏi về một vấn đề nào đó phải đứng chờ hoặc nếu chờ lâu quá không đủ kiên nhẫn bạn đọc sẽ bỏ đi. Ngoài ra, do cường độ làm việc nhiều vì phải tiếp nhiều lượt bạn đọc ra vào Trung tâm nên khi cán bộ tiếp nhận câu hỏi cũng chỉ trả lời qua loa hoặc trả lời không đầy đủ.
Dựa trên bảng khảo sát dành cho các đối tượng, bạn đọc đánh giá dịch vụ này chưa tốt lắm, có tới 31.9% đánh giá chưa tốt, 36.9% tương đối tốt. Còn lại 23.6% đánh giá tốt, 7.6% đánh giá rất tốt.
Biểu đồ 2.12. Đánh giá dịch vụ hỏi đáp 2.2.5. Hội chợ sách 2.2.5. Hội chợ sách
Trung tâm bắt đầu triển khai hội chợ sách từ năm 2011 và mục tiêu là duy trì hoạt động này hàng năm để góp phần đa dạng hóa các loại hình dịch vụ tại Trung tâm. Vào đầu mỗi năm học, Trung tâm tổ chức hội chợ sách với sự tham gia của các nhà sách, nhà phát hành, nhà xuất bản hay một số công ty công nghệ truyền thông phục vụ cho việc mua sắm, học tập của bạn đọc trong và ngoài trường. Trung tâm sẽ gửi thư mời cho các đơn vị, sau đó họ sẽ đến và trao đổi về một số nội dung và quy định trong quá trình tham gia hội chợ. Các đơn vị tự chọn vị trí sắp xếp theo quy định của Trung tâm.
Hội chợ diễn ra khoảng từ 7 -10 ngày bắt đầu khoảng đầu tháng 10 dương lịch hàng năm. Hội chợ sách được tổ chức ngay trong khuôn viên trường và thu hút được hàng trăm lượt bạn đọc tham quan mua sắm.