2.2. Các loại hình dịch vụ tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường
2.2.3. Dịch vụ Internet
Ngày nay, internet đã trở thành phương tiện truyền đạt và trao đổi thông tin nhanh chóng với nhiều tiện ích cho người sử dụng. Internet có mặt ở hầu hết các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống, từ kinh doanh, y tế, khoa
học… cho đến giáo dục. Trong các trường Đại học, internet ln chiếm một vị trí quan trọng và hết sức cần thiết cho hoạt động đào tạo của các trường.
Dịch vụ internet của Trung tâm bắt đầu triển khai từ cuối năm 2008 với gần 100 máy tính do Ngân hàng Thương mại Cổ phần Sài Gòn (SCB) tài trợ, phục vụ cho 2 cơ sở Sài Gịn và Thủ Đức. Phịng internet phục vụ hồn tồn miễn phí cho tất cả các đối tượng có đăng ký thẻ tại Trung tâm.Khi vào phòng máy, người dùng phải đăng ký sử dụng với cán bộ, sau đó họ sẽ được cung cấp mật khẩu truy cập và xuống mở máy sử dụng.Trung tâm không giới hạn thời gian sử dụng trong ngày. Thời gian mở cửa từ Thứ 2 đến thứ 6, bắt đầu từ 7giờ30 đến 17giờ.
Người dùng tin sử dụng dịch vụ internet để tra cứu thông tin về Trung tâm, về trường, đăng ký học tín chỉ, học tiếng anh trên phần mềm Tiếng Anh trực tuyến Langmaster đã được cài đặt sẵn trên máy hay người dùng có thể sử dụng giải trí như: xem phim, nghe nhạc, chat… Tất cả các máy tính tại phịng internet đều có phần mềm tiện ích để chặn tất cả các trang web độc hại. Ngồi ra, Trung tâm cịn phủ sóng WIFI tồn bộ khn viên của Trung tâm, người dùng có thể mang máy tính xách tay vào truy cập miễn phí.
Tuy có nhiều tiện ích và phục vụ hồn tồn miễn phí nhưng phịng internet vẫn chưa thu hút được nhiều bạn đọc. Trung bình mỗi ngày có khoảng 30-40 người dùng vào truy cập. Nguyên nhân có thể là do Trung tâm đã trang bị mạng WIFI miễn phí, một vài nguyên nhân nữa khiến phịng internet khơng đơng bạn đọc sử dụng là do: tốc độ đường truyền cịn chậm, các cơng cụ tra cứu chưa được trang bị trên màn hình máy mà tính sinh viên phải tự tìm kiếm. Bên cạnh đó, cán bộ chuyên trách phịng internet thiếu chun nghiệp, khơng nhiệt tình, chưa đảm bảo giờ mở cửa theo quy định.
Đánh giá của người dùng tin về dịch vụ internet: 38.6% người dùng tin đánh giá chưa tốt, 29.9% đánh giá tương đối tốt, 21.6% đánh giá tốt và 9.9% còn lại đánh giá là rất tốt.
Biểu đồ 2.11. Đánh giá dịch vụ Internet 2.2.4. Dịch vụ hỏi đáp 2.2.4. Dịch vụ hỏi đáp
Hỏi - đáp thông tin là một dịch vụ được thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin muốn hỏi về một vấn đề nào đó mà họ chưa biết, chưa rõ trong q trình tìm kiếm thơng tin tại Trung tâm.
Dịch vụ hỏi - đáp được giao cho các cán bộ trực tại quầy ở các tầng và cán bộ có nhiệm vụ trả lời giải đáp các câu hỏi thắc mắc của người sử dụng. Dịch vụ này đòi hỏi cán bộ Trung tâm phải nắm vững bao quát các nguồn tin, thành phần cơ cấu của kho, nguyên lý, nguyên tắc hoạt động của hệ thống tìm tin. Đồng thời phải có khả năng xác định các yêu cầu tin cũng như lệnh tìm, chiến lược tìm một cách nhanh chóng và chính xác.
Các câu hỏi thường gặp tại Trung tâm:
- Cách tìm tài liệu trên OPAC? - Cách tìm tài liệu trong kho?
- Cách gia hạn tài liệu qua mạng, thời gian gia hạn bao lâu? - Tài liệu họ cần có ở trong kho của Trung tâm hay khơng? - Hỏi về các dịch vụ của thư viện?
Dịch vụ hỏi – đáp là dịch vụ có tốc độ đưa tin nhanh, những thông tin đưa ra phù hợp với người dùng tin, tiếp cận trực tiếp với người dùng tin.Vì vậy, dịch vụ này được xem là một trong những hình thức phục vụ quan trọng nhằm đáp ứng nhu cầu tin cho các đối tượng trong Trung tâm.
Tuy nhiên, hiện nay Trung tâm chưa có quầy hỏi đáp riêng mà phục vụ chung với quầy mượn trả nên chất lượng của các câu trả lời chưa thật sự làm hài lịng người hỏi. Có những lúc bạn đọc đơng, nếu những bạn có nhu cầu hỏi về một vấn đề nào đó phải đứng chờ hoặc nếu chờ lâu quá không đủ kiên nhẫn bạn đọc sẽ bỏ đi. Ngoài ra, do cường độ làm việc nhiều vì phải tiếp nhiều lượt bạn đọc ra vào Trung tâm nên khi cán bộ tiếp nhận câu hỏi cũng chỉ trả lời qua loa hoặc trả lời không đầy đủ.
Dựa trên bảng khảo sát dành cho các đối tượng, bạn đọc đánh giá dịch vụ này chưa tốt lắm, có tới 31.9% đánh giá chưa tốt, 36.9% tương đối tốt. Còn lại 23.6% đánh giá tốt, 7.6% đánh giá rất tốt.
Biểu đồ 2.12. Đánh giá dịch vụ hỏi đáp 2.2.5. Hội chợ sách 2.2.5. Hội chợ sách
Trung tâm bắt đầu triển khai hội chợ sách từ năm 2011 và mục tiêu là duy trì hoạt động này hàng năm để góp phần đa dạng hóa các loại hình dịch vụ tại Trung tâm. Vào đầu mỗi năm học, Trung tâm tổ chức hội chợ sách với sự tham gia của các nhà sách, nhà phát hành, nhà xuất bản hay một số công ty công nghệ truyền thông phục vụ cho việc mua sắm, học tập của bạn đọc trong và ngoài trường. Trung tâm sẽ gửi thư mời cho các đơn vị, sau đó họ sẽ đến và trao đổi về một số nội dung và quy định trong quá trình tham gia hội chợ. Các đơn vị tự chọn vị trí sắp xếp theo quy định của Trung tâm.
Hội chợ diễn ra khoảng từ 7 -10 ngày bắt đầu khoảng đầu tháng 10 dương lịch hàng năm. Hội chợ sách được tổ chức ngay trong khuôn viên trường và thu hút được hàng trăm lượt bạn đọc tham quan mua sắm.
Tuy nhiên, việc tổ chức hội chợ của Trung tâm còn một số hạn chế nhất định:
- Quy mô tổ chức chưa lớn, quy trình tổ chức cịn nhiều lúng túng.
- Số lượng đơn vị tham gia chưa nhiều, còn hạn chế, các đơn vị lớn họ không tham gia.
- Việc bố trí, sắp xếp chỗ cho các đơn vị tham gia trong hội chợ chưa tốt, chưa tạo được mỹ quan cho hội chợ.
- Hoạt động marketing, quảng bá ít được chú ý do đó vẫn chưa thu hút nhiều người đến hội chợ.
Qua khảo sát cho thấy, người dùng tin đánh giá chưa cao về hoạt động này, 55% chưa hài lịng và đánh giá khơng tốt về hoạt động này.
Biểu đồ 2.13. Đánh giá hội chợ sách
Để dịch vụ này được triển khai tốt hơn và thu hút được nhiều người quan tâm, ủng hộ Trung tâm phải khắc phục được những hạn chế như đã đề cập ở trên. Đồng thời, Trung tâm cần phối hợp với một số phòng ban trong trường như: Phịng Cơng tác Chính trị Sinh viên, Đồn Thanh NIên, Hội Sinh viên để mở rộng quy mơ nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác tổ chức.
2.2.6. Dịch vụ hướng dẫn sử dụng thư viện
Đây được xem là một nhiệm vụ cũng như một công tác mà các thư viện, trung tâm thông tin phải thực hiện thường xuyên, định kỳ nhằm giúp người dùng tin có thể khai thác tối đa nguồn tin hiện có tại mỗi đơn vị.
Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Ngân hàng tổ chức hướng dẫn sử dụng cho sinh viên đầu khóa (sinh viên năm 1) trong tuần sinh hoạt chung của toàn trường vào khoảng đầu tháng 10 hàng năm.
Thời gian tập huấn khoảng từ 3 đến 4 buổi dành cho 1500 sinh viên tại Hội trường lớn với thời lượng khoảng 1 giờ .
Nội dung tập huấn, giới thiệu gồm có: giới thiệu Tổng quan về Trung tâm, thời gian phục vụ, nội quy sử dụng Trung tâm, các sản phẩm và dịch vụ hiện có và hướng dẫn bạn đọc tra cứu tài liệu… thông tin bằng hình thức hướng dẫn trên Powerpoint soạn sẵn.
Đối với sinh viên các hệ khác và các đối tượng còn lại Trung tâm khơng có buổi tập huấn giới thiệu khi làm thẻ sử dụng Trung tâm. Do vậy, khi sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm các đối tượng này thường không biết cách tra cứu và rất lúng túng. Đây có thể xem là hạn chế lớn của Trung tâm và cần phải được khắc phục nhanh chóng.
Qua khảo sát, bạn đọc đánh giá không cao về dịch vụ này vì tính sơ sài cũng như hiệu quả hướng dẫn chưa có. 38.9% đánh giá chưa tốt, 34.1% đánh giá tương đối tốt.
Biểu đồ 2.14. Đánh giá dịch vụ hướng dẫn sử dụng thư viện
Có thể thấy, do thời gian tập huấn quá ngắn, nội dung tập huấn chưa chi tiết, số lượng bạn đọc quá đơng nên thiếu tính hiệu quả khi triển khai. Trung tâm thật sự chưa chú trọng đến dịch vụ hướng dẫn sử dụng thư viện cho người dùng tin.
2.3. Đánh giá chung về sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện
Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM
2.3.1. Điểm mạnh
Nhìn chung, hệ thống các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM đã đáp ứng được một phần nào nhu cầu tin của người dùng tin.
Được sự quan tâm rất lớn từ phía Ban giám hiệu nhà trường, thời gian gần đây nguồn kinh phí hỗ trợ cho bổ sung tài liệu và tài trợ cho các chương trình thư viện tăng lên đáng kể. Số lượng các đầu báo, tạp chí chuyên ngành ngày một đa dạng và chất lượng. Bên cạnh các tài liệu, nguồn tin chuyên ngành về kinh tế, tài chính – ngân hàng, Trung tâm cũng chú trọng bổ sung một số
loại tài liệu về kỹ năng sống, tài liệu văn học, tài liệu lịch sử, chính trị….tạo sự cân bằng trong việc học tập và giải trí, đặc biệt dành cho đối tượng sinh viên.
Công tác thu thập nguồn tài liệu nội sinh của trường đã theo một qui trình cụ thể, có qui định chặt chẽ trong việc thu nhận đảm bảo được tính đầy đủ trong cơng tác bổ sung. Nhờ đó, số lượng người dùng tin đến Trung tâm tăng cao, một phần nhờ nguồn tin đa dạng, một phần nhờ Trung tâm xây dựng mơ hình kho mở trong phục vụ nên thu hút được các đối tượng.
Hiện nay, đa phần các sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm chuyển sang ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu xây dựng, tạo lập cũng như trong công tác tuyên truyền, phổ biến đến người dùng tin. Trung tâm khơng cịn sử dụng dạng mục lục truyền thống (từ năm 2005) mà tất cả đều chuyển sang sử dụng mục lục trực tuyến OPAC. Ngoài ra, Trung tâm còn chú trọng xây dựng nhiều CSDL chuyên ngành, đa dạng và cũng ngày càng chú trọng hơn về nội dung, chất lượng của từng loại.
Các dịch vụ hiện đại được triển khai bên cạnh những dịch vụ truyền thống có thể xem là điểm mạnh của Trung tâm. Song song với các dịch vụ như: đọc tại chỗ, mượn về nhà, cung cấp bản sao chụp tài liệu chỉ ứng dụng công nghệ thông tin trong một số khâu… cịn có các dịch vụ ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin một cách triệt để như: dịch vụ tìm tin, dịch vụ cung cấp tài liệu dạng điện tử, dịch vụ internet… Ngoài ra, các khâu trong xử lý nghiệp vụ Trung tâm đã tuân thủ các chuẩn trong công tác nghiệp vụ như: chuẩn mô tả, chuẩn phân loại, chuẩn Marc 21, và một số chuẩn trong trao đổi dữ liệu: chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục ISO 2709 Marc Text và Marc Xml, chuẩn trao đổi dữ liệu số Dublin core Metadata, chuẩn tìm kiếm liên thư viện Z39.50.
Đội ngũ cán bộ Trung tâm được trẻ hóa hồn tồn và trình độ được nâng cao đáng kể do được tham gia các lớp tập huấn, các lớp học chuyên ngành thường xuyên. Thái độ phục vụ của cán bộ Trung tâm ngày một tốt hơn,
thân thiện và cởi mở hơn. Từ vị trí người phục vụ mang tính bị động, nay đã chuyển sang hướng mở, chủ động tư vấn cho người dùng tin khi họ chưa có yêu cầu hoặc chỉ mới nêu gợi ý. Tất cả đã cho thấy sự nỗ lực phát triển không ngừng của Trung tâm trong việc thỏa mãn nhu cầu tin của các đối tượng khác nhau, giúp Trung tâm ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn.
2.3.2. Điểm yếu và nguyên nhân.
Điểm yếu
- Trung tâm đang thiếu những sản phẩm và dịch vụ có giá trị gia tăng như: biên soạn tóm tắt, tổng luận, thư mục chuyên đề, dịch vụ đa phương tiện, dịch vụ tư vấn, dịch vụ hội nghị, hội thảo…
- Trung tâm thông tin Thư viện tổ chức theo mơ hình kho mở nhưng lại thiếu hệ thống cổng từ, camera quan sát, theo dõi nên dẫn đến tình trạng mất tài liệu khá nhiều. Việc kiểm soát bạn đọc ra vào và các hoạt động của bạn đọc bên trong kho rất khó, tình trạng vứt tài liệu lộn xộn, đặt tài liệu không đúng vị trí, gạch, xóa, xé trang tài liệu diễn ra thường xuyên nhưng không quản lý được.
- Danh mục, thư mục được biên soạn nhưng lại yếu cả về nội dung lẫn hình thức: chưa mơ tả, tóm tắt nội dung, định chủ đề…. Trên website Trung tâm khi đưa danh mục lên khơng có hình ảnh về tài liệu, thông tin chi tiết cho bộ sưu tập.
- Các biểu ghi thư mục không được kiểm tra thường xuyên nên có khá nhiều lỗi: trùng lắp, sai tên nhan đề, nhan đề ảo, sai vị trí…
- Dịch vụ trao đổi thông tin tại Trung tâm chưa được tổ chức thực hiện theo đúng nghĩa, cịn mang tính chắp vá, chưa có một cán bộ chuyên trách đảm nhiệm.
- Đội ngũ cán bộ chuyên ngành thư viện còn chưa chủ động trong việc đề xuất, xây dựng các sản phẩm, dịch vụ mới.
- Bản tin Trung tâm (truyền thống và điện tử) thiếu tính cập nhật, thiếu các thơng tin về chun ngành, giải trí… nên khơng thu hút được người xem cũng như lượt truy cập.
Nguyên nhân
- Việc triển khai xây dựng Trung tâm mới đã được phê duyệt từ năm 2008 nhưng đến nay vẫn chưa hoàn thành. Do vậy, cơ sở vật chất Trung tâm thư viện còn quá lạc hậu, chắp vá do tận dụng giảng đường cũ trước đây của trường. Hệ thống điện, quạt, máy lạnh đều khơng đảm bảo vì đã cũ. Thiếu diện tích cho bố trí, sắp xếp kho tài liệu và phòng học cho người sử dụng.
- Trung tâm hoạt động theo cơ chế bao cấp, chịu sự quản lý của nhà trường. Tất cả các nguồn thu có từ dịch vụ có thu của Trung tâm đều nộp về phịng kế tốn nên Trung tâm không tự chủ về tài chính trong cơng tác bổ sung cũng như trong việc tổ chức các hoạt động của Trung tâm.
- Cán bộ chuyên ngành thư viện của Trung tâm cịn tương đối ít so với các chuyên ngành khác nên việc xử lý, biên soạn các sản phẩm hay tổ chức các dịch vụ mới cịn gặp nhiều khó khăn.
- Cơng tác đào tạo người dùng tin chưa chủ động và thường xuyên. Trung tâm chỉ mở lớp hướng dẫn sử dụng thư viện cho sinh viên chính quy năm nhất vào buổi gặp mặt đầu khóa và khơng tập huấn trong suốt thời gian sinh viên học tập tại trường. Đối với giảng viên, cán bộ công nhân viên, sinh viên, học viên các hệ khác và đối tượng ngoài trường Trung tâm không tổ chức tập huấn khi làm thẻ nên họ gặp rất nhiều khó khăn trong việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Trung tâm.
- Công tác khảo sát, lấy ý kiến của người dùng tin tại Trung tâm mặc dù có triển khai nhưng khơng được thực hiện thường xuyên nên không kịp thời nắm bắt được nhu cầu của người sử dụng.
Đây là những nguyên nhân và hạn chế mà Trung tâm vẫn chưa khắc phục. Trong tương lai, nếu cơ sở mới hoàn thành, hy vọng Trung tâm sẽ khắc phục được những điểm yếu nói trên.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN PHÁT TRIỂN CÁC SẢN PHẨM
VÀ DỊCH VỤ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM
Thực trạng về sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm Thông tin - thư viện