2.1. Thực trạng các loại hình sảnphẩm tại Trung tâm Thông tin Thư
2.1.4. Cơ sở dữ liệu (CSDL)
CSDL là một tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng [15, tr. 196].
- Xét về cách tổ chức để phản ánh hệ thống, CSDL bao gồm: CSDL tích hợp, CSDL quan hệ và CSDL phân tán.
- Xét về tính chất phản ánh thông tin:
+ CSDL thư mục: chứa các thông tin bậc 2 dùng để mô tả nội dung tài liệu. Nó tập hợp các biểu ghi thư mục về loại hình tài liệu giúp việc truy tìm được tài liệu gốc.
+ CSDL dữ kiện: là loại chứa các thơng tin dữ kiện, số liệu, hình ảnh. + CSDL tồn văn: chứa các thơng tin gốc của tài liệu
Ưu điểm của CSDL:
- Có thể tìm kiếm mọi thơng tin về một đối tượng trong các CSDL và việc tìm kiếm có thể được thực hiện độc lập theo mỗi thông tin cũng như theo tổ hợp của các thơng tin đó.
- Q trình tìm kiếm trong CSDL được thực hiện khá nhanh chóng và có thể tìm kiếm từ xa thơng qua mạng internet bằng việc liên kết sử dụng giữa các đơn vị với nhau.
- Thông tin được lưu trữ trên CSDL là thơng tin số hóa, do đó việc lưu trữ, bảo quản và truyền tải rất dễ dàng và thuận lợi.
- Thông tin trên CSDL được cập nhật thường xuyên và không phụ thuộc vào khoảng cách và vị trí địa lý.
- Chi phí xây dựng bảo trì tốn kém nhưng thời gian sử dụng lâu dài. Hiện Trung tâm Thông tin - Thư viện có 2 dạng CSDL chính: CSDL tự xây dựng và CSDL tặng biếu, mua từ bên ngoài.
CSDL tự xây dựng gồm:
- CSDL sách: đây là CSDL có số lượng biểu ghi lớn nhất và được cập nhật thường xuyên do nhu cầu bổ sung tài liệu liên tục để đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của người dùng tin tại trường, hiện Trung tâm có 51.818 biểu ghi sách (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài).
- CSDL báo, tạp chí: 1.555 biểu ghi, gồm các loại báo, tạp chí chuyên ngành bằng Tiếng Việt và Tiếng Anh.
- CSDL bài trích báo tạp chí: 10.326 biểu ghi. CSDL này bắt đầu được xây dựng từ năm 2008 nhưng mức độ sử dụng và hiệu quả sử dụng khá cao. Hiện nay, CSDL này được cho người dùng tin tại trường tải sử dụng miễn phí (dành cho các đối tượng đã đăng ký sử dụng thư viện và có giới hạn số lần tải)
- CSDL luận văn – luận án: gồm 1.658 biểu ghi. Người dùng tin khai thác CSDL này chủ yếu nhằm mục đích phục vụ nghiên cứu, làm luận án, luận văn và khóa luận tốt nghiệp. Từ năm 2009 Trung tâm nhận luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp bắt buộc có kèm đĩa CD – ROM.
- CSDL cơng trình nghiên cứu khoa học: 32 biểu ghi. Hiện tại Trung tâm vẫn chưa có chính sách tập hợp tài liệu thuộc dạng này, do vậy số lượng biểu ghi còn rất hạn chế.
- CSDL độc giả: CSDL quản lý độc giả là tập hợp các biểu ghi về thông tin từng đối tượng đăng ký, sử dụng tại Trung tâm.
Hiện tại CSDL độc giả có 18.974 biểu ghi.CSDL quản lý người dùng dựa trên các yếu tố: họ tên, số thẻ, năm sinh, khoa, lớp, hệ (cao đẳng, đại học, cao học), ngày cấp thẻ, đối tượng (giảng viên, sinh viên, học viên). CSDL độc giả chỉ quản lý sinh viên chính quy, giảng viên và cán bộ cơng nhân viên, cịn các hệ cịn lại như: Tại chức, Văn bằng 2, Liên thơng, Cao học không nhập vào CSDL mà quản lý thủ công. Các đối tượng trên mượn tài liệu phải thế chân tiền cho Trung tâm.
CSDL tặng biếu và mua từ bên ngoài:
- CSDL Willson: với trên 1500 tạp chí được cập nhật từ năm 1983 đến nay, chứa đựng thơng tin tồn văn của 11 cơ sở dữ liệu bao gồm nhiều chủ đề khác nhau: giáo dục học, khoa học tổng hợp, thương mại, khoa học xã hội, khoa học và công nghệ, nghệ thuật, sinh học và nông nghiệp, luật…. Thông tin trên CSDL này luôn được cập thường xuyên (bốn lần trong một tuần) Wilson OmniFile Full Text select edition Source: H.W.Wilson Publisher: eBrigde Wilson OmniFile Full Text chứa đựng thơng tin tồn văn của 11 CSDL.
- CSDL Proquest: đây là bộ CSDL đa lĩnh vực với hơn 13.000 tạp chí, 30.000 cơng trình nghiên cứu khoa học toàn văn, và nhiều ấn phẩm phong phú về loại hình video, audio… có giá trị cao.
Qua khảo sát, mức độ sử dụng các CSDL của thư viện khá cao. 33.3% thường xuyên sử dụng, 38% thỉnh thoảng sử dụng. Đây là một tín hiệu khả quan và cho thấy được nhu cầu về khai thác nguồn tin của thư viện dưới dạng điện tử khá cao của người dùng.
Ý kiến đánh giá:
Thông qua CSDL Trung tâm đã phần nào đáp ứng được nhu cầu khai thác sử dụng nguồn tài liệu, thông tin của người dùng tin. Dựa trên nhu cầu sử
dụng được khảo sát, qua đó sự đánh giá về chất lượng của các loại CSDL Trung tâm là tương đối cao. 9.6% đánh giá rất tốt, 39.6% đánh giá tương đối tốt và 30.5% người dùng đánh giá tốt.
Biểu đồ 2.4. Đánh giá CSDL 2.1.5. Trang web của Trung tâm 2.1.5. Trang web của Trung tâm
Trang web là một công cụ quan trọng của tất cả các cơ quan đơn vị, hoặc một tổ chức nào trong thời đại công nghệ hiện nay.Trang Web của Trung tâm là phương tiện quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp và nghiệp vụ khác như : hướng dẫn sử dụng thư viện, tra cứu tài liệu, tổ chức diễn đàn trao đổi với bạn đọc, thông báo bạn đọc các thông tin về Trung tâm, quảng bá các sản phẩm – dịch vụ, liên kết tới các thư viện, đơn vị trong nước và nước ngoài, truy cập tới các nguồn tin điện tử và các nguồn tin khác,...Đặc biệt là việc tổ chức mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC), giúp việc truy cập thông tin dễ dàng, thuận tiện. Từ tháng 1/2011 Trung tâm chuyển sang sử dụng phần mềm PSCZlix 6.0 của công ty Kim Tự Tháp. Trang web truy cập theo địa chỉ: http://library.buh.edu.vn, với các mục chính:
- Giới thiệu: nêu tổng quan về Trung tâm, sơ đồ tổ chức và hoạt động cũng như giới thiệu về cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm
- Tài nguyên: giới thiệu các CSDL và các bộ sưu tập tài liệu hiện có tại Trung tâm
- Tra cứu tài liệu: dành cho phần trang OPAC của Trung tâm với các mục hướng dẫn khá chi tiết giúp bạn đọc tra tìm tài liệu thuận tiện nhất. - Bản tin: cập nhật những thông tin, tin tức về Trung tâm, về trường. - Thông báo tài liệu mới: Trung tâm dành riêng một mục để thông báo
về danh sách tài liệu mới nhập về Trung tâm. Tất cả tài liệu nhập về Trung tâm được sắp xếp theo thứ tự từ mới nhất đến cũ nhất.
- Hướng dẫn: nội quy Trung tâm, cách tra cứu tài liệu, hướng dẫn gia hạn tài liệu qua mạng và đăng ký làm thẻ Trung tâm được tập trung ở mục này.
- Biểu mẫu: gồm tất cả các biểu mẫu, giấy tờ liên quan đến Trung tâm và trường giúp sinh viên có thể tải về sử dụng.
- Phần mềm học tiếng Anh trực tuyến Langmaster: phần mềm hỗ trợ học Tiếng Anh hồn tồn miễn phí cho tất cả các đối tượng sử dụng Trung tâm. Phần mềm được mua có bản quyền và người dung tin đăng ký sử dụng thông qua tài khoản cá nhân.
Hình 2.3. Trang web của Trung tâm
Mức độ sử dụng trang web của Trung tâm chưa cao. 17.5% sử dụng thường xuyên, 48.3% thỉnh thoảng sử dụng, 27.4% biết nhưng lại khơng sử dụng, cịn lại 6.8% không biết đến trang web của Trung tâm.
Qua khảo sát mức độ sử dụng của bạn đọc cho thấy, trang web của Trung tâm mặc dù có ưu điểm là thông tin cũng được cập nhật, giao diện tương đối thân thiện và dễ sử dụng. Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của trang web là bố cục trình bày cũng như sự sắp xếp các mục còn lộn xộn, trùng lắp và thiếu khoa học. Ngoài ra nội dung trong các mục vẫn cịn thiếu nhiều, một số phần chỉ có tiêu đề, khơng có nội dung khi liên kết đến. Mục bản tin hoạt động và mục biểu mẫu nội dung còn rất sơ sài và thiếu tính cập nhật.
Ý kiến đánh giá
Từ các nhược điểm như đã phân tích ở trên, người dùng tin đánh giá về trang web Trung tâm chỉ đạt ở mức độ trung bình: 15.5% đánh giá rất tốt, 16.9% đánh giá tốt, 38.4% đánh giá tương đối tốt, còn lại là 29.2% đánh giá chưa tốt.
Biểu đồ 2.5. Đánh giá trang web Trung tâm
Nếu trong thời gian tới, Trung tâm khắc phục được một số nhược điểm đã nêu cùng với chính sách marketing hợp lý sẽ thu hút đơng người dùng tin truy cập vào trang web – giúp nâng cao hình ảnh cũng như tạo sự liên kết tốt nhất từ Trung tâm đến người dùng.
2.2. Các loại hình dịch vụ tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường
Đại học Ngân hàng TP.HCM
2.2.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu 2.2.1.1. Dịch vụ đọc tại chỗ 2.2.1.1. Dịch vụ đọc tại chỗ
Đây là loại hình phục vụ mang tính chất truyền thống mà bất kỳ một thư viện hoặc trung tâm thông tin nào cũng phải có. Theo hình thức này, người dùng tin sẽ xuất trình thẻ thư viện và đăng ký đọc tài liệu tại hệ thống phòng đọc của thư viện. Nếu là kho đóng người dùng tin có thể tìm tài liệu thơng qua hệ thống tra cứu của thư viện, sau đó đưa yêu cầu tin, cán bộ thư viện sẽ lấy tài liệu cho người dùng. Ngược lại, nếu là kho mở bạn đọc sau khi
tra cứu tài liệu trong hệ thống có thể vào kho lấy tài liệu hoặc đến chọn trực trên giá/kệ sách mà không thông qua hệ thống tra cứu.
Hiện tại, Trung tâm phục vụ bạn đọc theo hệ thống kho mở, tạo thuận tiện cho người dùng có thể tự do tra cứu và lựa chọn tài liệu trong kho theo ý thích của mình. Tài liệu trong kho được sắp xếp theo số phân loại dựa trên khung phân loại Dewey (DDC), ký hiệu xếp giá bao gồm yếu tố chính là ký hiệu phân loại Dewey và ký hiệu Cutter theo tác giả. Tài liệu trong kho được tổ chức theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải giúp bạn đọc dễ dàng trong quá trình tìm kiếm trực tiếp. Mỗi lần người dùng tin chỉ được lấy tối đa 3 tài liệu tùy loại, có thể sách, báo hoặc tạp chí để đọc tại chỗ ngay tại phòng đọc của Trung tâm. Thời gian phục vụ tại Trung tâm từ 7giờ 30 đến 20giờ từ thứ 2 đến thứ 6, riêng thứ 7 chỉ phục vụ từ 7giờ 30 đến 17giờ, chủ nhật Trung tâm không phục vụ.
Về cơ sở vật chất trang thiết bị: Trung tâm có 2 cơ sở: Sài Gịn và Thủ Đức, nhưng do sinh viên tập trung học tại cơ sở Thủ Đức nên cơ sở Sài Gòn chỉ có một phịng đọc nhỏ. Tại Thủ Đức, hiện Trung tâm có phịng đọc chung với phịng mượn trả tại tầng trệt và một phòng chuyên khảo dành cho bạn đọc có nhu cầu nghiên cứu được bố trí tại lầu 1. Tuy nhiên do diện tích hẹp, trang thiết bị bên trong đã quá cũ và lạc hậu, máy lạnh thường xuyên hư, hệ thống điện quạt chập chờn… khơng đảm bảo an tồn cho bạn đọc. Trung tâm vẫn chưa trang bị cổng từ và camera theo dõi nên việc quản lý bạn đọc vẫn còn khá lộn xộn và rất khó kiểm sốt được tài liệu. Chính khơng có thiết bị theo dõi quản lý, cùng với việc kho sách không được tách riêng với chỗ ngồi đọc, nên Trung tâm không cho bạn đọc mang tài liệu bên ngoài vào (kể cả tài liệu photocopy), điều này gây tâm lý ức chế và khó chịu cho bạn đọc muốn có khơng gian học tập nghiên cứu tài liệu của mình.
Qua khảo sát người dùng tin tại Trung tâmvề dịch vụ đọc tại chỗ, cho thấy có tới 34,9% đánh giá chưa tốt về dịch vụ, 33.5% đánh giá tương đối tốt, 18.4% đánh giá tốt và 13.2% đánh giá rất tốt.
Biểu đồ 2.6. Đánh giá dịch vụ đọc tại chỗ 2.2.1.2. Dịch vụ mượn về nhà 2.2.1.2. Dịch vụ mượn về nhà
Dịch vụ mượn về nhà cho phép bạn đọc mang tài liệu về nhà sử dụng trong một thời gian nhất định.Dịch vụ này giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của Trung tâm. Đây là dịch vụ thu hút được nhiều người dùng tin, tiết kiệm được thời gian tra cứu cho bạn đọc, giúp họ có thời gian lưu trữ sách lâu hơn.
Trung tâm cho bạn đọc mượn về nhà các loại sách và giáo trình, cịn các loại như sách tham khảo, luận văn luận án, cơng trình nghiên cứu khoa học, báo tạp chí, đĩa CD-ROM khơng cho mượn
Chính sách cho mượn của Trung tâm: Nhóm độc giả Tiền ký quỹ Số sách mượn tối đa (cuốn) Thời hạn mượn (ngày) Thời gian gia hạn (ngày) Số lần gia hạn
Sinh viên hệ chính quy Không bắt
buộc 3 10 10 3
Sinh viên Chương trình Hợp tác quốc tế
Không bắt
buộc 3 10 10 3
Giảng viên,CBCNV Không bắt
buộc 5 30 30 3
Cán bộ Ngành ngân hàng Bắt buộc 3 10 10 3
Sinh viên hệ Tại chức Bắt buộc 3 10 10 3
Sinh viên hệ Cao học -
NCS Bắt buộc 3 10 10 3
Sinh viên hệ Liên thông -
Bằng 2 Bắt buộc 3 10 10 3
Ưu điểm khá nổi trội của dịch vụ mượn về nhà của Trung tâm là đã thực hiện được chính sách cho gia hạn qua mạng.Bạn đọc có thể tự vào tài khoản cá nhân xem thời hạn mượn trả và được phép gia hạn trong thời gian quy định của Trung tâm. Việc gia hạn qua mạng đã giảm tải bớt áp lực công việc cho cán bộ Trung tâm cũng như bớt thời gian đi lại cho bạn đọc nếu họ có nhu cầu sử dụng tiếp. Tuy nhiên, gia hạn qua mạng chỉ thực hiện được khi bạn đọc không bị trễ hạn ở lần mượn đầu tiên. Nếu bị trễ hạn phải mang đến gia hạn trực tiếp tại Trung tâm và đóng tiền phạt theo quy định mới được tiếp tục gia hạn.
Hình 2.4. Phân hệ gia hạn qua mạng trên web của Trung tâm
Nhờ áp dụng công nghệ mã vạch nên việc mượn, trả tài liệu diễn ra khá thận lợi.Tại quầy phục vụ đã trang bị các máy tính, đầu đọc mã vạch, phiếu mượn tài liệu.Các tài liệu ở trong Trung tâm đều được dán mã vạch và toàn bộ
thẻ của người dùng tin đã được nhập vào CSDL và mã hóa. Chính vì vậy, khi bạn đọc tìm được tài liệu cần mượn, cán bộ trực tại quầy chỉ thực hiện các thao tác nghiệp vụ cho mượn tài liệu qua phần mềm hết sức đơn giản, nhanh gọn và chính xác. Cùng với việc xây dựng kho mở nên dịch vụ này ngày càng thu hút bạn đọc sử dụng. Theo thống kê từCSDL mỗi ngày trung bình có khoảng 700 - 800 lượt bạn đọc mượn trả tài liệu.
Hình 2.5. Phân hệ mượn trả tài liệu
Ưu điểm của dịch vụ này là bạn đọc được tự do chọn tài liệu trên giá, quá trình cán bộ thực hiện quét mượn trả cho bạn đọc rất nhanh (trung bình mỗi bạn chỉ mất khoảng chưa đầy 1 phút cho một lần mượn/ trả, nếu không bị lỗi về mạng hay lỗi từ CSDL). Thời gian mượn và gia hạn tài liệu lâu, khoảng hơn 1 tháng cho sinh viên, học viên và 4 tháng cho cán bộ giảng viên. Việc
thực hiện gia hạn qua mạng giúp tiết kiệm thời gian cán bộ và bạn đọc. Do vậy, khi tiến hành khảo sát, số phiếu đánh giá tốt về dịch vụ tương đối nhiều, trong đó 42.9% đánh giá tương đối tốt, 18% đánh giá tốt và 8.6% đánh giá là