Có khá nhiều phản hồi tích cực từ phía người dùng tin khi họ tiếp cận với thư mục thông báo tài liệu mới. Trung tâm đã làm khá tốt việc cập nhật thường xuyên dựa theo chu kỳ bổ sung tài liệu. Thêm vào đó, việc dành một tủ riêng để trưng bày tài liệu mới nhập về bên cạnh thư mục thông báo tài liệu mới giúp người dùng có được sự lựa chọn phù hợp cho những tài liệu họ cần. 47.4% đánh giá tốt và 14.4% đánh giá rất tốt. Đây là tín hiệu vui cho những người biên soạn thư mục phục vụ người dùng tin tại trường. Tuy nhiên cũng có một số ít người dùng tin chưa thỏa mãn với loại hình sản phẩm thư mục thông báo tài liệu mới vì còn thiếu về nội dung như: chưa có tóm tắt, chưa có bảng hướng dẫn và bảng tra cụ thể. Sắp xếp các tài liệu còn thiếu tính khoa học, chưa theo chủ đề mà chỉ theo danh sách thứ tự chữ cái, do vậy rất khó khăn việc tìm kiếm.
2.1.3. Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC)
Mục lục là sản phẩm chủ yếu của quá trình biên mục, là công cụ tra cứu quan trọng bậc nhất trong thư viện vì nó tập hợp toàn bộ nguồn tin của cơ quan thông tin thư viện. Thông qua hệ thống mục lục nó cho phép người
dùng tin xác định được vị trí, thành phần cũng như trữ lượng của toàn bộ nguồn thông tin, tài liệu tại thư viện thông qua các điểm truy cập như: nhan đề, tác giả, từ khóa, chủ đề, số đăng ký cá biệt…Mục lục thư viện được thể hiện dưới các dạng mục lục phiếu, mục lục sách in và mục lục truy nhập công cộng trực tuyến.
Hiện nay, Trung tâm chỉ sử dụng một loại hình mục lục duy nhất để tra cứu tài liệu, đó là Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến gọi tắt là OPAC (Online Public Access Catalog).
Hình 2.1. Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC
OPAC là một hệ thống gồm tập hợp các biểu ghi thư mục của tài liệu được ghi lại, lưu trữ và tra cứu bằng máy tính. Hệ thống mục lục này có thể chứa đựng một số lượng biểu ghi rất lớn và cho phép truy cập nhanh vào những biểu ghi đó. Mục lục trực tuyến có khả năng truy cập nhiều khía cạnh
của tài liệu, truy cập nhiều người một lúc, không hạn chế về thời gian, địa điểm và cho phép thực hiện việc phối hợp, chia sẻ, trao đổi thông tin giữa các thư viện với nhau.
Trung tâm vừa có sự chuyển đổi phần mềm thư viện từ phần mềm mã nguồn mở Greenstone sang phần mềm PscZlix 6.0 của công ty Kim Tự Tháp. PscZlix 6.0 có đầy đủ tính năng của một phần mềm thư viện và chức năng OPAC luôn được ưu tiên hàng đầu về tính thân thiện, tiện ích, nhanh chóng và dễ dàng cho việc tra cứu. OPAC thiết kế giao diện tương đối dễ nhìn, cho phép tra cứu trên tất cả các điểm truy nhập của tài liệu như: nhan đề, tác giả, năm xuất bản, chủ đề, phân loại…kể cả số ISBN, mã vạch tài liệu. Khả năng mở rộng tìm kiếm thông qua các toán tử AND, OR, NOT và có thể tìm kiếm từ mức độ cơ bản, chi tiết đến nâng cao. Tuy nhiên, OPAC Trung tâm hiện còn một số nhược điểm chưa khắc phục được đó là: giao diện tìm kiếm có phông chữ quá nhỏ, tìm kiếm không dấu Tiếng Việt không được, dữ liệu truy xuất xảy ra một số lỗi về mức độ ưu tiên trong sắp xếp tài liệu.
Theo đánh giá chung như trên, khi tiến hành khảo sát người dùng tin, mức độ sử dụng và đánh giá của họ về OPAC là chưa cao, mặc dù đây là công cụ tra cứu quan trọng nhất của Trung tâm. Mức độ sử dụng thường xuyên chưa cao (29.9%). 20.2% bạn đọc biết nhưng không sử dụng, 42.2% bạn đọc thỉnh thoảng sử dụng do những nhược điểm trên.
Ý kiến đánh giá:
Qua khảo sát người dùng tin, 33.2% đánh giá OPAC chưa tốt, 36,4% đánh giá ở mức độ tương đối tốt, chỉ có 22.7% đánh giá tốt và 7.7% là rất tốt.
Biểu đồ 2.3. Đánh giá mục lục trực tuyến OPAC
Một nhược điểm lớn nữa mà OPAC bị điểm trừ từ phía người dùng đó là khả năng “tra cứu thông minh” như: google, yahoo chưa có, những từ khóa bạn đọc thường xuyên sử dụng cho tra cứu như: kế toán, ngân hàng, tín dụng, chứng khoán…nhưng OPAC mỗi lần truy xuất cho các kết quả khác nhau mà không có tính ưu tiên trong sắp xếp cũng như tổ chức dữ liệu.
2.1.4. Cơ sở dữ liệu (CSDL)
CSDL là một tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng [15, tr. 196].
- Xét về cách tổ chức để phản ánh hệ thống, CSDL bao gồm: CSDL tích hợp, CSDL quan hệ và CSDL phân tán.
- Xét về tính chất phản ánh thông tin:
+ CSDL thư mục: chứa các thông tin bậc 2 dùng để mô tả nội dung tài liệu. Nó tập hợp các biểu ghi thư mục về loại hình tài liệu giúp việc truy tìm được tài liệu gốc.
+ CSDL dữ kiện: là loại chứa các thông tin dữ kiện, số liệu, hình ảnh. + CSDL toàn văn: chứa các thông tin gốc của tài liệu
Ưu điểm của CSDL:
- Có thể tìm kiếm mọi thông tin về một đối tượng trong các CSDL và việc tìm kiếm có thể được thực hiện độc lập theo mỗi thông tin cũng như theo tổ hợp của các thông tin đó.
- Quá trình tìm kiếm trong CSDL được thực hiện khá nhanh chóng và có thể tìm kiếm từ xa thông qua mạng internet bằng việc liên kết sử dụng giữa các đơn vị với nhau.
- Thông tin được lưu trữ trên CSDL là thông tin số hóa, do đó việc lưu trữ, bảo quản và truyền tải rất dễ dàng và thuận lợi.
- Thông tin trên CSDL được cập nhật thường xuyên và không phụ thuộc vào khoảng cách và vị trí địa lý.
- Chi phí xây dựng bảo trì tốn kém nhưng thời gian sử dụng lâu dài. Hiện Trung tâm Thông tin - Thư viện có 2 dạng CSDL chính: CSDL tự xây dựng và CSDL tặng biếu, mua từ bên ngoài.
CSDL tự xây dựng gồm:
- CSDL sách: đây là CSDL có số lượng biểu ghi lớn nhất và được cập nhật thường xuyên do nhu cầu bổ sung tài liệu liên tục để đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của người dùng tin tại trường, hiện Trung tâm có 51.818 biểu ghi sách (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài).
- CSDL báo, tạp chí: 1.555 biểu ghi, gồm các loại báo, tạp chí chuyên ngành bằng Tiếng Việt và Tiếng Anh.
- CSDL bài trích báo tạp chí: 10.326 biểu ghi. CSDL này bắt đầu được xây dựng từ năm 2008 nhưng mức độ sử dụng và hiệu quả sử dụng khá cao. Hiện nay, CSDL này được cho người dùng tin tại trường tải sử dụng miễn phí (dành cho các đối tượng đã đăng ký sử dụng thư viện và có giới hạn số lần tải)
- CSDL luận văn – luận án: gồm 1.658 biểu ghi. Người dùng tin khai thác CSDL này chủ yếu nhằm mục đích phục vụ nghiên cứu, làm luận án, luận văn và khóa luận tốt nghiệp. Từ năm 2009 Trung tâm nhận luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp bắt buộc có kèm đĩa CD – ROM.
- CSDL công trình nghiên cứu khoa học: 32 biểu ghi. Hiện tại Trung tâm vẫn chưa có chính sách tập hợp tài liệu thuộc dạng này, do vậy số lượng biểu ghi còn rất hạn chế.
- CSDL độc giả: CSDL quản lý độc giả là tập hợp các biểu ghi về thông tin từng đối tượng đăng ký, sử dụng tại Trung tâm.
Hiện tại CSDL độc giả có 18.974 biểu ghi.CSDL quản lý người dùng dựa trên các yếu tố: họ tên, số thẻ, năm sinh, khoa, lớp, hệ (cao đẳng, đại học, cao học), ngày cấp thẻ, đối tượng (giảng viên, sinh viên, học viên). CSDL độc giả chỉ quản lý sinh viên chính quy, giảng viên và cán bộ công nhân viên, còn các hệ còn lại như: Tại chức, Văn bằng 2, Liên thông, Cao học không nhập vào CSDL mà quản lý thủ công. Các đối tượng trên mượn tài liệu phải thế chân tiền cho Trung tâm.
CSDL tặng biếu và mua từ bên ngoài:
- CSDL Willson: với trên 1500 tạp chí được cập nhật từ năm 1983 đến nay, chứa đựng thông tin toàn văn của 11 cơ sở dữ liệu bao gồm nhiều chủ đề khác nhau: giáo dục học, khoa học tổng hợp, thương mại, khoa học xã hội, khoa học và công nghệ, nghệ thuật, sinh học và nông nghiệp, luật…. Thông tin trên CSDL này luôn được cập thường xuyên (bốn lần trong một tuần) Wilson OmniFile Full Text select edition Source: H.W.Wilson Publisher: eBrigde Wilson OmniFile Full Text chứa đựng thông tin toàn văn của 11 CSDL.
- CSDL Proquest: đây là bộ CSDL đa lĩnh vực với hơn 13.000 tạp chí, 30.000 công trình nghiên cứu khoa học toàn văn, và nhiều ấn phẩm phong phú về loại hình video, audio… có giá trị cao.
Qua khảo sát, mức độ sử dụng các CSDL của thư viện khá cao. 33.3% thường xuyên sử dụng, 38% thỉnh thoảng sử dụng. Đây là một tín hiệu khả quan và cho thấy được nhu cầu về khai thác nguồn tin của thư viện dưới dạng điện tử khá cao của người dùng.
Ý kiến đánh giá:
Thông qua CSDL Trung tâm đã phần nào đáp ứng được nhu cầu khai thác sử dụng nguồn tài liệu, thông tin của người dùng tin. Dựa trên nhu cầu sử
dụng được khảo sát, qua đó sự đánh giá về chất lượng của các loại CSDL Trung tâm là tương đối cao. 9.6% đánh giá rất tốt, 39.6% đánh giá tương đối tốt và 30.5% người dùng đánh giá tốt.
Biểu đồ 2.4. Đánh giá CSDL 2.1.5. Trang web của Trung tâm 2.1.5. Trang web của Trung tâm
Trang web là một công cụ quan trọng của tất cả các cơ quan đơn vị, hoặc một tổ chức nào trong thời đại công nghệ hiện nay.Trang Web của Trung tâm là phương tiện quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp và nghiệp vụ khác như : hướng dẫn sử dụng thư viện, tra cứu tài liệu, tổ chức diễn đàn trao đổi với bạn đọc, thông báo bạn đọc các thông tin về Trung tâm, quảng bá các sản phẩm – dịch vụ, liên kết tới các thư viện, đơn vị trong nước và nước ngoài, truy cập tới các nguồn tin điện tử và các nguồn tin khác,...Đặc biệt là việc tổ chức mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC), giúp việc truy cập thông tin dễ dàng, thuận tiện. Từ tháng 1/2011 Trung tâm chuyển sang sử dụng phần mềm PSCZlix 6.0 của công ty Kim Tự Tháp. Trang web truy cập theo địa chỉ: http://library.buh.edu.vn, với các mục chính:
- Giới thiệu: nêu tổng quan về Trung tâm, sơ đồ tổ chức và hoạt động cũng như giới thiệu về cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm
- Tài nguyên: giới thiệu các CSDL và các bộ sưu tập tài liệu hiện có tại Trung tâm
- Tra cứu tài liệu: dành cho phần trang OPAC của Trung tâm với các mục hướng dẫn khá chi tiết giúp bạn đọc tra tìm tài liệu thuận tiện nhất. - Bản tin: cập nhật những thông tin, tin tức về Trung tâm, về trường. - Thông báo tài liệu mới: Trung tâm dành riêng một mục để thông báo
về danh sách tài liệu mới nhập về Trung tâm. Tất cả tài liệu nhập về Trung tâm được sắp xếp theo thứ tự từ mới nhất đến cũ nhất.
- Hướng dẫn: nội quy Trung tâm, cách tra cứu tài liệu, hướng dẫn gia hạn tài liệu qua mạng và đăng ký làm thẻ Trung tâm được tập trung ở mục này.
- Biểu mẫu: gồm tất cả các biểu mẫu, giấy tờ liên quan đến Trung tâm và trường giúp sinh viên có thể tải về sử dụng.
- Phần mềm học tiếng Anh trực tuyến Langmaster: phần mềm hỗ trợ học Tiếng Anh hoàn toàn miễn phí cho tất cả các đối tượng sử dụng Trung tâm. Phần mềm được mua có bản quyền và người dung tin đăng ký sử dụng thông qua tài khoản cá nhân.
Hình 2.3. Trang web của Trung tâm
Mức độ sử dụng trang web của Trung tâm chưa cao. 17.5% sử dụng thường xuyên, 48.3% thỉnh thoảng sử dụng, 27.4% biết nhưng lại không sử dụng, còn lại 6.8% không biết đến trang web của Trung tâm.
Qua khảo sát mức độ sử dụng của bạn đọc cho thấy, trang web của Trung tâm mặc dù có ưu điểm là thông tin cũng được cập nhật, giao diện tương đối thân thiện và dễ sử dụng. Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của trang web là bố cục trình bày cũng như sự sắp xếp các mục còn lộn xộn, trùng lắp và thiếu khoa học. Ngoài ra nội dung trong các mục vẫn còn thiếu nhiều, một số phần chỉ có tiêu đề, không có nội dung khi liên kết đến. Mục bản tin hoạt động và mục biểu mẫu nội dung còn rất sơ sài và thiếu tính cập nhật.
Ý kiến đánh giá
Từ các nhược điểm như đã phân tích ở trên, người dùng tin đánh giá về trang web Trung tâm chỉ đạt ở mức độ trung bình: 15.5% đánh giá rất tốt, 16.9% đánh giá tốt, 38.4% đánh giá tương đối tốt, còn lại là 29.2% đánh giá chưa tốt.
Biểu đồ 2.5. Đánh giá trang web Trung tâm
Nếu trong thời gian tới, Trung tâm khắc phục được một số nhược điểm đã nêu cùng với chính sách marketing hợp lý sẽ thu hút đông người dùng tin truy cập vào trang web – giúp nâng cao hình ảnh cũng như tạo sự liên kết tốt nhất từ Trung tâm đến người dùng.
2.2. Các loại hình dịch vụ tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường
Đại học Ngân hàng TP.HCM
2.2.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu 2.2.1.1. Dịch vụđọc tại chỗ
Đây là loại hình phục vụ mang tính chất truyền thống mà bất kỳ một thư viện hoặc trung tâm thông tin nào cũng phải có. Theo hình thức này, người dùng tin sẽ xuất trình thẻ thư viện và đăng ký đọc tài liệu tại hệ thống phòng đọc của thư viện. Nếu là kho đóng người dùng tin có thể tìm tài liệu thông qua hệ thống tra cứu của thư viện, sau đó đưa yêu cầu tin, cán bộ thư viện sẽ lấy tài liệu cho người dùng. Ngược lại, nếu là kho mở bạn đọc sau khi
tra cứu tài liệu trong hệ thống có thể vào kho lấy tài liệu hoặc đến chọn trực trên giá/kệ sách mà không thông qua hệ thống tra cứu.
Hiện tại, Trung tâm phục vụ bạn đọc theo hệ thống kho mở, tạo thuận tiện cho người dùng có thể tự do tra cứu và lựa chọn tài liệu trong kho theo ý thích của mình. Tài liệu trong kho được sắp xếp theo số phân loại dựa trên khung phân loại Dewey (DDC), ký hiệu xếp giá bao gồm yếu tố chính là ký hiệu phân loại Dewey và ký hiệu Cutter theo tác giả. Tài liệu trong kho được tổ chức theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải giúp bạn đọc dễ dàng trong quá trình tìm kiếm trực tiếp. Mỗi lần người dùng tin chỉ được lấy tối đa 3 tài liệu tùy loại, có thể sách, báo hoặc tạp chí để đọc tại chỗ ngay tại phòng đọc của Trung tâm. Thời gian phục vụ tại Trung tâm từ 7giờ 30 đến 20giờ từ thứ 2 đến thứ 6, riêng thứ 7 chỉ phục vụ từ 7giờ 30 đến 17giờ, chủ nhật Trung tâm không phục vụ.
Về cơ sở vật chất trang thiết bị: Trung tâm có 2 cơ sở: Sài Gòn và Thủ Đức, nhưng do sinh viên tập trung học tại cơ sở Thủ Đức nên cơ sở Sài Gòn chỉ có một phòng đọc nhỏ. Tại Thủ Đức, hiện Trung tâm có phòng đọc chung với phòng mượn trả tại tầng trệt và một phòng chuyên khảo dành cho bạn đọc có nhu cầu nghiên cứu được bố trí tại lầu 1. Tuy nhiên do diện tích hẹp, trang thiết bị bên trong đã quá cũ và lạc hậu, máy lạnh thường xuyên hư, hệ thống