2.1. Thực trạng các loại hình sảnphẩm tại Trung tâm Thông tin Thư
2.1.1. Danh mục báo, tạp chí
Hiện Trung tâm có khoảng 70 nhanđề báo và gần 40 tạp chí thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Bên cạnh các loại báo, tạp chí chuyên ngành như: Báo Đầu tư, Báo Tài Chính, Báo Sài gịn Times,Tạp chí Ngân Hàng, Tạp chí Cơng nghệ Ngân hàng, Tạp chí Thị trường Tài chính Tiền tệ….,Trung tâm rất chú trọng bổ sung khá nhiều báo, tạp chí giải trí khác như: Báo Thanh Niên, Báo Phụ nữ, Báo Sinh viên, Tạp chí Bóng đá,.... Danh mục báo, tạp chí Trung tâm ln được cập nhật liên tục trên website. Các loại được sắp
xếp theo thứ tự chữ cái, trong từng loại được sắp xếp theo năm, theo từng số cụ thể.
Qua khảo sát cho thấy mức độ sử dụng danh mục báo, tạp chí tại Trung tâm là chưa cao, 25.2% người thường xuyên sử dụng, số lượng thỉnh thoảng sử dụng chiếm gần một nửa (40.7%), 19.3% biết nhưng không sử dụng là do nhiều nguyên nhân: có thể họ khơng có nhu cầu hoặc việc sử dụng tại Trung tâm không tạo được sự hứng thú, thoải mái cho người dùng. Còn lại 14.8% khơng biết đến danh mục báo, tạp chí là một con số cũng khá cao.
Ý kiến đánh giá về chất lượng của danh mục báo, tạp chí thư viện cũng khác nhau rõ rệt, cụ thể: 24.7% đánh giá chưa tốt, 38.7% đánh giá tương đối tốt, 29.5% đánh giá tốt và 7.1% đánh giá là rất tốt.
Biểu đồ 2.1. Đánh giá về danh mục báo, tạp chí 2.1.2. Thư mục thơng báo tài liệu mới 2.1.2. Thư mục thông báo tài liệu mới
Nguồn tài liệu mới được Trung tâm bổ sung thường xuyên mỗi năm khoảng từ 3- 4 đợt (tùy vào kinh phí hàng năm). Các loại tài liệu được bổ sung chủ yếu dựa theo chuyên ngành học của trường, trong đó 2 ngành chủ lực là Tài chính Ngân hàng và kế tốn, kiểm tốn ln được ưu tiên hàng đầu.
Thư mục thông báo tài liệu mới của Trung tâm được biên soạn mỗi khi có đợt sách mới về bao gồm các tài liệu Tiếng Việt, tiếng nước ngoài (chủ yếu là Tiếng Anh) cũng như tài liệu nội sinh, tài liệu xám được thu thập như: luận án, luận văn, cơng trình nghiên cứu khoa học... Tài liệu sau khi được xử lý hoàn chỉnh sẽ được nhập vào CSDL, trên cơ sở đó phịng nghiệp vụ của thư viện sẽ tổ chức thành những bản thư mục giới thiệu để kịp thời đưa tài liệu đến tay người sử dụng.
Ngoài việc cập nhật nhanh chóng thư mục lên trang chủ, Trung tâm có in thêm bản giấy đặt tại quầy lưu hành bạn đọc, giúp người dùng có thể tra cứu ở mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh đó, Trung tâm còn dành riêng một tủ trưng bày, đưa trực tiếp tài liệu mới nhập về trưng bày ngay tại cổng ra vào của quầy lưu hành.Đây là một giải pháp rất hiệu quả, mang tính thực tế và được người dùng tin đánh giá cao.
Trong thư mục thông báo tài liệu mới, tất cả tài liệu được sắp xếp theo môn loại, giúp cho người dùng tin dễ dàng tra cứu.
Các yếu tố trong thư mục bao gồm: Tên tác giả, Tên tài liệu, Năm xuất bản, nhà xuất bản, nơi xuất bản, Ký hiệu phân loại, Tóm tắt.
Theo kết quả khảo sát, mức độ sử dụng thư mục thông báo tài liệu mới của người dùng tin là tương đối cao. Gần một nửa (42.8%) người dùng tin thường xuyên sử dụng, đây phần lớn đối tượng là sinh viên các hệ, nhu cầu cần các loại giáo trình, tài liệu tham khảo cho học tập, nghiên cứu, và nhu cầu sử dụng tài liệu để tiết kiệm được chi phí. 30.6% thỉnh thoảng sử dụng khi họ đến Trung tâm. Những đối tượng biết nhưng không sử dụng chiếm 22.1% chủ yếu là những giảng viên, học viên. Họ thường dùng các loại hình tài liệu khác để nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp hơn là quan tâm tới các loại thư mục thông báo tài liệu mới.
Ý kiến đánh giá:
Biểu đồ 2.2. Đánh giá về thư mục thông báo tài liệu mới
Có khá nhiều phản hồi tích cực từ phía người dùng tin khi họ tiếp cận với thư mục thông báo tài liệu mới. Trung tâm đã làm khá tốt việc cập nhật thường xuyên dựa theo chu kỳ bổ sung tài liệu. Thêm vào đó, việc dành một tủ riêng để trưng bày tài liệu mới nhập về bên cạnh thư mục thông báo tài liệu mới giúp người dùng có được sự lựa chọn phù hợp cho những tài liệu họ cần. 47.4% đánh giá tốt và 14.4% đánh giá rất tốt. Đây là tín hiệu vui cho những người biên soạn thư mục phục vụ người dùng tin tại trường. Tuy nhiên cũng có một số ít người dùng tin chưa thỏa mãn với loại hình sản phẩm thư mục thơng báo tài liệu mới vì cịn thiếu về nội dung như: chưa có tóm tắt, chưa có bảng hướng dẫn và bảng tra cụ thể. Sắp xếp các tài liệu cịn thiếu tính khoa học, chưa theo chủ đề mà chỉ theo danh sách thứ tự chữ cái, do vậy rất khó khăn việc tìm kiếm.
2.1.3. Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC)
Mục lục là sản phẩm chủ yếu của quá trình biên mục, là cơng cụ tra cứu quan trọng bậc nhất trong thư viện vì nó tập hợp tồn bộ nguồn tin của cơ quan thông tin thư viện. Thơng qua hệ thống mục lục nó cho phép người
dùng tin xác định được vị trí, thành phần cũng như trữ lượng của tồn bộ nguồn thơng tin, tài liệu tại thư viện thông qua các điểm truy cập như: nhan đề, tác giả, từ khóa, chủ đề, số đăng ký cá biệt…Mục lục thư viện được thể hiện dưới các dạng mục lục phiếu, mục lục sách in và mục lục truy nhập công cộng trực tuyến.
Hiện nay, Trung tâm chỉ sử dụng một loại hình mục lục duy nhất để tra cứu tài liệu, đó là Mục lục truy nhập cơng cộng trực tuyến gọi tắt là OPAC (Online Public Access Catalog).
Hình 2.1. Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC
OPAC là một hệ thống gồm tập hợp các biểu ghi thư mục của tài liệu được ghi lại, lưu trữ và tra cứu bằng máy tính. Hệ thống mục lục này có thể chứa đựng một số lượng biểu ghi rất lớn và cho phép truy cập nhanh vào những biểu ghi đó. Mục lục trực tuyến có khả năng truy cập nhiều khía cạnh
của tài liệu, truy cập nhiều người một lúc, không hạn chế về thời gian, địa điểm và cho phép thực hiện việc phối hợp, chia sẻ, trao đổi thông tin giữa các thư viện với nhau.
Trung tâm vừa có sự chuyển đổi phần mềm thư viện từ phần mềm mã nguồn mở Greenstone sang phần mềm PscZlix 6.0 của công ty Kim Tự Tháp. PscZlix 6.0 có đầy đủ tính năng của một phần mềm thư viện và chức năng OPAC luôn được ưu tiên hàng đầu về tính thân thiện, tiện ích, nhanh chóng và dễ dàng cho việc tra cứu. OPAC thiết kế giao diện tương đối dễ nhìn, cho phép tra cứu trên tất cả các điểm truy nhập của tài liệu như: nhan đề, tác giả, năm xuất bản, chủ đề, phân loại…kể cả số ISBN, mã vạch tài liệu. Khả năng mở rộng tìm kiếm thơng qua các tốn tử AND, OR, NOT và có thể tìm kiếm từ mức độ cơ bản, chi tiết đến nâng cao. Tuy nhiên, OPAC Trung tâm hiện còn một số nhược điểm chưa khắc phục được đó là: giao diện tìm kiếm có phơng chữ q nhỏ, tìm kiếm khơng dấu Tiếng Việt không được, dữ liệu truy xuất xảy ra một số lỗi về mức độ ưu tiên trong sắp xếp tài liệu.
Theo đánh giá chung như trên, khi tiến hành khảo sát người dùng tin, mức độ sử dụng và đánh giá của họ về OPAC là chưa cao, mặc dù đây là công cụ tra cứu quan trọng nhất của Trung tâm. Mức độ sử dụng thường xuyên chưa cao (29.9%). 20.2% bạn đọc biết nhưng không sử dụng, 42.2% bạn đọc thỉnh thoảng sử dụng do những nhược điểm trên.
Ý kiến đánh giá:
Qua khảo sát người dùng tin, 33.2% đánh giá OPAC chưa tốt, 36,4% đánh giá ở mức độ tương đối tốt, chỉ có 22.7% đánh giá tốt và 7.7% là rất tốt.
Biểu đồ 2.3. Đánh giá mục lục trực tuyến OPAC
Một nhược điểm lớn nữa mà OPAC bị điểm trừ từ phía người dùng đó là khả năng “tra cứu thơng minh” như: google, yahoo chưa có, những từ khóa bạn đọc thường xuyên sử dụng cho tra cứu như: kế tốn, ngân hàng, tín dụng, chứng khốn…nhưng OPAC mỗi lần truy xuất cho các kết quả khác nhau mà khơng có tính ưu tiên trong sắp xếp cũng như tổ chức dữ liệu.
2.1.4. Cơ sở dữ liệu (CSDL)
CSDL là một tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng [15, tr. 196].
- Xét về cách tổ chức để phản ánh hệ thống, CSDL bao gồm: CSDL tích hợp, CSDL quan hệ và CSDL phân tán.
- Xét về tính chất phản ánh thơng tin:
+ CSDL thư mục: chứa các thông tin bậc 2 dùng để mô tả nội dung tài liệu. Nó tập hợp các biểu ghi thư mục về loại hình tài liệu giúp việc truy tìm được tài liệu gốc.
+ CSDL dữ kiện: là loại chứa các thông tin dữ kiện, số liệu, hình ảnh. + CSDL tồn văn: chứa các thơng tin gốc của tài liệu
Ưu điểm của CSDL:
- Có thể tìm kiếm mọi thơng tin về một đối tượng trong các CSDL và việc tìm kiếm có thể được thực hiện độc lập theo mỗi thông tin cũng như theo tổ hợp của các thơng tin đó.
- Q trình tìm kiếm trong CSDL được thực hiện khá nhanh chóng và có thể tìm kiếm từ xa thơng qua mạng internet bằng việc liên kết sử dụng giữa các đơn vị với nhau.
- Thông tin được lưu trữ trên CSDL là thơng tin số hóa, do đó việc lưu trữ, bảo quản và truyền tải rất dễ dàng và thuận lợi.
- Thông tin trên CSDL được cập nhật thường xuyên và không phụ thuộc vào khoảng cách và vị trí địa lý.
- Chi phí xây dựng bảo trì tốn kém nhưng thời gian sử dụng lâu dài. Hiện Trung tâm Thông tin - Thư viện có 2 dạng CSDL chính: CSDL tự xây dựng và CSDL tặng biếu, mua từ bên ngoài.
CSDL tự xây dựng gồm:
- CSDL sách: đây là CSDL có số lượng biểu ghi lớn nhất và được cập nhật thường xuyên do nhu cầu bổ sung tài liệu liên tục để đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của người dùng tin tại trường, hiện Trung tâm có 51.818 biểu ghi sách (Tiếng Việt và Tiếng nước ngồi).
- CSDL báo, tạp chí: 1.555 biểu ghi, gồm các loại báo, tạp chí chuyên ngành bằng Tiếng Việt và Tiếng Anh.
- CSDL bài trích báo tạp chí: 10.326 biểu ghi. CSDL này bắt đầu được xây dựng từ năm 2008 nhưng mức độ sử dụng và hiệu quả sử dụng khá cao. Hiện nay, CSDL này được cho người dùng tin tại trường tải sử dụng miễn phí (dành cho các đối tượng đã đăng ký sử dụng thư viện và có giới hạn số lần tải)
- CSDL luận văn – luận án: gồm 1.658 biểu ghi. Người dùng tin khai thác CSDL này chủ yếu nhằm mục đích phục vụ nghiên cứu, làm luận án, luận văn và khóa luận tốt nghiệp. Từ năm 2009 Trung tâm nhận luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp bắt buộc có kèm đĩa CD – ROM.
- CSDL cơng trình nghiên cứu khoa học: 32 biểu ghi. Hiện tại Trung tâm vẫn chưa có chính sách tập hợp tài liệu thuộc dạng này, do vậy số lượng biểu ghi còn rất hạn chế.
- CSDL độc giả: CSDL quản lý độc giả là tập hợp các biểu ghi về thông tin từng đối tượng đăng ký, sử dụng tại Trung tâm.
Hiện tại CSDL độc giả có 18.974 biểu ghi.CSDL quản lý người dùng dựa trên các yếu tố: họ tên, số thẻ, năm sinh, khoa, lớp, hệ (cao đẳng, đại học, cao học), ngày cấp thẻ, đối tượng (giảng viên, sinh viên, học viên). CSDL độc giả chỉ quản lý sinh viên chính quy, giảng viên và cán bộ cơng nhân viên, cịn các hệ còn lại như: Tại chức, Văn bằng 2, Liên thông, Cao học không nhập vào CSDL mà quản lý thủ công. Các đối tượng trên mượn tài liệu phải thế chân tiền cho Trung tâm.
CSDL tặng biếu và mua từ bên ngoài:
- CSDL Willson: với trên 1500 tạp chí được cập nhật từ năm 1983 đến nay, chứa đựng thơng tin tồn văn của 11 cơ sở dữ liệu bao gồm nhiều chủ đề khác nhau: giáo dục học, khoa học tổng hợp, thương mại, khoa học xã hội, khoa học và công nghệ, nghệ thuật, sinh học và nông nghiệp, luật…. Thông tin trên CSDL này luôn được cập thường xuyên (bốn lần trong một tuần) Wilson OmniFile Full Text select edition Source: H.W.Wilson Publisher: eBrigde Wilson OmniFile Full Text chứa đựng thơng tin tồn văn của 11 CSDL.
- CSDL Proquest: đây là bộ CSDL đa lĩnh vực với hơn 13.000 tạp chí, 30.000 cơng trình nghiên cứu khoa học toàn văn, và nhiều ấn phẩm phong phú về loại hình video, audio… có giá trị cao.
Qua khảo sát, mức độ sử dụng các CSDL của thư viện khá cao. 33.3% thường xuyên sử dụng, 38% thỉnh thoảng sử dụng. Đây là một tín hiệu khả quan và cho thấy được nhu cầu về khai thác nguồn tin của thư viện dưới dạng điện tử khá cao của người dùng.
Ý kiến đánh giá:
Thông qua CSDL Trung tâm đã phần nào đáp ứng được nhu cầu khai thác sử dụng nguồn tài liệu, thông tin của người dùng tin. Dựa trên nhu cầu sử
dụng được khảo sát, qua đó sự đánh giá về chất lượng của các loại CSDL Trung tâm là tương đối cao. 9.6% đánh giá rất tốt, 39.6% đánh giá tương đối tốt và 30.5% người dùng đánh giá tốt.
Biểu đồ 2.4. Đánh giá CSDL 2.1.5. Trang web của Trung tâm 2.1.5. Trang web của Trung tâm
Trang web là một công cụ quan trọng của tất cả các cơ quan đơn vị, hoặc một tổ chức nào trong thời đại công nghệ hiện nay.Trang Web của Trung tâm là phương tiện quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp và nghiệp vụ khác như : hướng dẫn sử dụng thư viện, tra cứu tài liệu, tổ chức diễn đàn trao đổi với bạn đọc, thông báo bạn đọc các thông tin về Trung tâm, quảng bá các sản phẩm – dịch vụ, liên kết tới các thư viện, đơn vị trong nước và nước ngoài, truy cập tới các nguồn tin điện tử và các nguồn tin khác,...Đặc biệt là việc tổ chức mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC), giúp việc truy cập thông tin dễ dàng, thuận tiện. Từ tháng 1/2011 Trung tâm chuyển sang sử dụng phần mềm PSCZlix 6.0 của công ty Kim Tự Tháp. Trang web truy cập theo địa chỉ: http://library.buh.edu.vn, với các mục chính:
- Giới thiệu: nêu tổng quan về Trung tâm, sơ đồ tổ chức và hoạt động cũng như giới thiệu về cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm
- Tài nguyên: giới thiệu các CSDL và các bộ sưu tập tài liệu hiện có tại Trung tâm
- Tra cứu tài liệu: dành cho phần trang OPAC của Trung tâm với các mục hướng dẫn khá chi tiết giúp bạn đọc tra tìm tài liệu thuận tiện nhất. - Bản tin: cập nhật những thông tin, tin tức về Trung tâm, về trường. - Thông báo tài liệu mới: Trung tâm dành riêng một mục để thông báo
về danh sách tài liệu mới nhập về Trung tâm. Tất cả tài liệu nhập về Trung tâm được sắp xếp theo thứ tự từ mới nhất đến cũ nhất.
- Hướng dẫn: nội quy Trung tâm, cách tra cứu tài liệu, hướng dẫn gia hạn tài liệu qua mạng và đăng ký làm thẻ Trung tâm được tập trung ở mục này.
- Biểu mẫu: gồm tất cả các biểu mẫu, giấy tờ liên quan đến Trung tâm và trường giúp sinh viên có thể tải về sử dụng.
- Phần mềm học tiếng Anh trực tuyến Langmaster: phần mềm hỗ trợ học Tiếng Anh hoàn toàn miễn phí cho tất cả các đối tượng sử dụng Trung tâm. Phần mềm được mua có bản quyền và người dung tin đăng ký sử