2.2. Các loại hình dịch vụ tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường
2.2.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu
2.2.1.1. Dịch vụ đọc tại chỗ
Đây là loại hình phục vụ mang tính chất truyền thống mà bất kỳ một thư viện hoặc trung tâm thông tin nào cũng phải có. Theo hình thức này, người dùng tin sẽ xuất trình thẻ thư viện và đăng ký đọc tài liệu tại hệ thống phòng đọc của thư viện. Nếu là kho đóng người dùng tin có thể tìm tài liệu thơng qua hệ thống tra cứu của thư viện, sau đó đưa yêu cầu tin, cán bộ thư viện sẽ lấy tài liệu cho người dùng. Ngược lại, nếu là kho mở bạn đọc sau khi
tra cứu tài liệu trong hệ thống có thể vào kho lấy tài liệu hoặc đến chọn trực trên giá/kệ sách mà không thông qua hệ thống tra cứu.
Hiện tại, Trung tâm phục vụ bạn đọc theo hệ thống kho mở, tạo thuận tiện cho người dùng có thể tự do tra cứu và lựa chọn tài liệu trong kho theo ý thích của mình. Tài liệu trong kho được sắp xếp theo số phân loại dựa trên khung phân loại Dewey (DDC), ký hiệu xếp giá bao gồm yếu tố chính là ký hiệu phân loại Dewey và ký hiệu Cutter theo tác giả. Tài liệu trong kho được tổ chức theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải giúp bạn đọc dễ dàng trong quá trình tìm kiếm trực tiếp. Mỗi lần người dùng tin chỉ được lấy tối đa 3 tài liệu tùy loại, có thể sách, báo hoặc tạp chí để đọc tại chỗ ngay tại phòng đọc của Trung tâm. Thời gian phục vụ tại Trung tâm từ 7giờ 30 đến 20giờ từ thứ 2 đến thứ 6, riêng thứ 7 chỉ phục vụ từ 7giờ 30 đến 17giờ, chủ nhật Trung tâm không phục vụ.
Về cơ sở vật chất trang thiết bị: Trung tâm có 2 cơ sở: Sài Gòn và Thủ Đức, nhưng do sinh viên tập trung học tại cơ sở Thủ Đức nên cơ sở Sài Gịn chỉ có một phịng đọc nhỏ. Tại Thủ Đức, hiện Trung tâm có phịng đọc chung với phịng mượn trả tại tầng trệt và một phòng chuyên khảo dành cho bạn đọc có nhu cầu nghiên cứu được bố trí tại lầu 1. Tuy nhiên do diện tích hẹp, trang thiết bị bên trong đã quá cũ và lạc hậu, máy lạnh thường xuyên hư, hệ thống điện quạt chập chờn… khơng đảm bảo an tồn cho bạn đọc. Trung tâm vẫn chưa trang bị cổng từ và camera theo dõi nên việc quản lý bạn đọc vẫn cịn khá lộn xộn và rất khó kiểm sốt được tài liệu. Chính khơng có thiết bị theo dõi quản lý, cùng với việc kho sách không được tách riêng với chỗ ngồi đọc, nên Trung tâm không cho bạn đọc mang tài liệu bên ngoài vào (kể cả tài liệu photocopy), điều này gây tâm lý ức chế và khó chịu cho bạn đọc muốn có khơng gian học tập nghiên cứu tài liệu của mình.
Qua khảo sát người dùng tin tại Trung tâmvề dịch vụ đọc tại chỗ, cho thấy có tới 34,9% đánh giá chưa tốt về dịch vụ, 33.5% đánh giá tương đối tốt, 18.4% đánh giá tốt và 13.2% đánh giá rất tốt.
Biểu đồ 2.6. Đánh giá dịch vụ đọc tại chỗ 2.2.1.2. Dịch vụ mượn về nhà 2.2.1.2. Dịch vụ mượn về nhà
Dịch vụ mượn về nhà cho phép bạn đọc mang tài liệu về nhà sử dụng trong một thời gian nhất định.Dịch vụ này giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của Trung tâm. Đây là dịch vụ thu hút được nhiều người dùng tin, tiết kiệm được thời gian tra cứu cho bạn đọc, giúp họ có thời gian lưu trữ sách lâu hơn.
Trung tâm cho bạn đọc mượn về nhà các loại sách và giáo trình, cịn các loại như sách tham khảo, luận văn luận án, cơng trình nghiên cứu khoa học, báo tạp chí, đĩa CD-ROM khơng cho mượn
Chính sách cho mượn của Trung tâm: Nhóm độc giả Tiền ký quỹ Số sách mượn tối đa (cuốn) Thời hạn mượn (ngày) Thời gian gia hạn (ngày) Số lần gia hạn
Sinh viên hệ chính quy Khơng bắt
buộc 3 10 10 3
Sinh viên Chương trình Hợp tác quốc tế
Không bắt
buộc 3 10 10 3
Giảng viên,CBCNV Không bắt
buộc 5 30 30 3
Cán bộ Ngành ngân hàng Bắt buộc 3 10 10 3
Sinh viên hệ Tại chức Bắt buộc 3 10 10 3
Sinh viên hệ Cao học -
NCS Bắt buộc 3 10 10 3
Sinh viên hệ Liên thông -
Bằng 2 Bắt buộc 3 10 10 3
Ưu điểm khá nổi trội của dịch vụ mượn về nhà của Trung tâm là đã thực hiện được chính sách cho gia hạn qua mạng.Bạn đọc có thể tự vào tài khoản cá nhân xem thời hạn mượn trả và được phép gia hạn trong thời gian quy định của Trung tâm. Việc gia hạn qua mạng đã giảm tải bớt áp lực công việc cho cán bộ Trung tâm cũng như bớt thời gian đi lại cho bạn đọc nếu họ có nhu cầu sử dụng tiếp. Tuy nhiên, gia hạn qua mạng chỉ thực hiện được khi bạn đọc không bị trễ hạn ở lần mượn đầu tiên. Nếu bị trễ hạn phải mang đến gia hạn trực tiếp tại Trung tâm và đóng tiền phạt theo quy định mới được tiếp tục gia hạn.
Hình 2.4. Phân hệ gia hạn qua mạng trên web của Trung tâm
Nhờ áp dụng công nghệ mã vạch nên việc mượn, trả tài liệu diễn ra khá thận lợi.Tại quầy phục vụ đã trang bị các máy tính, đầu đọc mã vạch, phiếu mượn tài liệu.Các tài liệu ở trong Trung tâm đều được dán mã vạch và toàn bộ
thẻ của người dùng tin đã được nhập vào CSDL và mã hóa. Chính vì vậy, khi bạn đọc tìm được tài liệu cần mượn, cán bộ trực tại quầy chỉ thực hiện các thao tác nghiệp vụ cho mượn tài liệu qua phần mềm hết sức đơn giản, nhanh gọn và chính xác. Cùng với việc xây dựng kho mở nên dịch vụ này ngày càng thu hút bạn đọc sử dụng. Theo thống kê từCSDL mỗi ngày trung bình có khoảng 700 - 800 lượt bạn đọc mượn trả tài liệu.
Hình 2.5. Phân hệ mượn trả tài liệu
Ưu điểm của dịch vụ này là bạn đọc được tự do chọn tài liệu trên giá, quá trình cán bộ thực hiện quét mượn trả cho bạn đọc rất nhanh (trung bình mỗi bạn chỉ mất khoảng chưa đầy 1 phút cho một lần mượn/ trả, nếu không bị lỗi về mạng hay lỗi từ CSDL). Thời gian mượn và gia hạn tài liệu lâu, khoảng hơn 1 tháng cho sinh viên, học viên và 4 tháng cho cán bộ giảng viên. Việc
thực hiện gia hạn qua mạng giúp tiết kiệm thời gian cán bộ và bạn đọc. Do vậy, khi tiến hành khảo sát, số phiếu đánh giá tốt về dịch vụ tương đối nhiều, trong đó 42.9% đánh giá tương đối tốt, 18% đánh giá tốt và 8.6% đánh giá là rất tốt.
Tuy nhiên, dịch vụ cũng còn một số hạn chế nhất định làm cho một số đối tượng khơng hài lịng như: việc bắt buộc sinh viên, học viên các hệ khơng chính quy phải thế chân tiền khi mượn tài liệu, diện tích kho hẹp, người dùng tin đơng ảnh hưởng đến quá trình tìm kiếm và mượn tài liệu. Một số tài liệu tham khảo hay nhưng người dùng (đặc biệt là các học viên và giảng viên) khơng được mượn về nhà. Đó là những lý do khiến cho 30.5% người dùng đánh giá chưa tốt về dịch vụ này.
Biểu đồ 2.7. Đánh giá dịch vụ mượn về nhà
Trong thời gian tới, khi thư viện 3 tầng mới hoàn thành, Trung tâm sẽ giải quyết được những hạn chế trên nhằm thỏa mãn được tối đa nhu cầu của bạn đọc.
Sao chụp tài liệu là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho người dùng tin trong trường hợp họ muốn có tài liệu để sử dụng lâu dài, hoặc những tài liệu đó khơng được mượn về nhà.
Để có thể phục vụ tốt được dịch vụ này, Trung tâm đã trang bị 1 máy photo, 1 máy in để ở tầng trệt ngay quầy phục vụ nhằm phục vụ mọi nhu cầu sao chụp tài liệu cho người dùng tin.Hiện tại, Trung tâm chưa có quy định cụ thể trong chính sách sao chụp tài liệu, nên vấn đề về bản quyền tài liệu vẫn còn bỏ ngỏ.Các loại tài liệu mà bạn đọc sao chụp chủ yếu là luận văn, luận án, tạp chí chun ngành và các cơng trình nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội nghị hội thảo.
Những người dùng có nhu cầu photocopy hoặc in, hay scan tài liệu phải đăng ký tại quầy bằng phiếu đăng ký, sau đó cán bộ Trung tâm sẽ tiếp nhận. Nếu là photocopy hoặc scan tài liệu nhiềuTrung tâm sẽ thu tiền trước và hẹn ngày giờ trả cụ thể. Thông thường khoảng qua ngày hôm sau Trung tâm sẽ giao tài liệu. Nếu in tài liệu và photocopy, scan với số lượng ít bạn đọc có thể chờ trong thời gian ngắn, cán bộ sẽ in và giao cho bạn đọc tại chỗ. Giá dịch vụ sao chụp là 500đ/trang A4/ 2 mặt.Nếu bạn đọc sao chụp với số lượng lớn, Trung tâm sẽ có chính sách giảm giá hợp lý.
Theo thống kê, trung bình mỗi ngày có khoảng 20 – 25 lượt bạn đọc yêu cầu sao chụp tài liệu (vào thời kỳ cao điểm như làm luận văn, khóa luận tốt nghiệp), và 10 – 15 lượt (vào thời gian thấp điểm).Dịch vụ này tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin có thể sử dụng những tài liệu khơng được mượn về nhà.Hiện nay Trung tâm mới chỉ có 01 máy photocopy, với cấu hình thấp, tốc độ chậm, chất lượng bản sao chụp cịn kém. Chính vì vậy, khi tiến hành khảo sát người dùng tin đánh giá dịch vụ này không cao. 38.9% đánh giá chưa tốt về dịch vụ. 33% đánh giá ở mức tương đối.
Biểu đồ 2.8. Đánh giá dịch vụ sao chụp tài liệu
Đây là loại dịch vụ mang lại nhiều tiện ích cho người dùng cũng như tạo thêm nguồn thu cho Trung tâm, chính vì vậy, trong thời gian tới khi chuyển sang tòa nhà mới Trung tâm nên có chính sách đầu tư hợp lý như: đầu tư thêm một số máy mới, bố trí khu sao chụp tài liệu riêng, sắp xếp cán bộ có chun mơn về sao chụp cũng như sửa chữa, bảo trì các loại máy để thực hiện dịch vụ tốt hơn.
2.2.1.4. Dịch vụ cung cấp file tài liệu điện tử
Trung tâm đã tiến hành số hóa được một số tài liệu như báo tạp chí chuyên ngành, luận văn, luận án, các loại tài liệu hội thảo…Từ các dữ liệu đã được số hóa, Trung tâm xây dựng được bộ sưu tập tài liệu số trên phần mềm GREENTONE với nhiều tiện ích cho người dùng. Trung tâm cho bạn đọc truy cập và sử dụng phần mềm GREENTONE dưới dạng thư mục, nếu bạn đọc có nhu cầu sử dụng toàn văn file trong bộ sưu tập, Trung tâm sẽ chép file có tính phí. Mỗi file có giá là 50.000 đồng. Những file được bạn đọc chép nhiều là file về luận văn, luận án và các cơng trình nghiên cứu khoa học.
Bạn đọc có thể lựa chọn file mình cần trên CSDL của Trung tâm hoặc gửi yêu cầu về Trung tâm theo danh mục với đầy đủ: Nhan đề, tác giả, năm xuất bản, số trang…Bạn đọc có thể gửi trực tiếp hoặc gián tiếp (thơng qua các
các công cụ như: điện thoại, email, chat..). Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra trong CSDL nếu tài liệu bạn cần có file sẽ cung cấp cho bạn đọc trực tiếp hoặc thơng qua email. Bạn đọc có thể chuyển khoản cho Trung tâm nếu ở xa, Trung tâm sẽ chuyển file cho bạn đọc trong thời gian sớm nhất.
Ngoài ra, Trung tâm cịn chép file học Anh Văn miễn phí cho bạn đọc có nhu cầu. Bạn đọc chỉ cần mang USB (Universal Serial Bus), đưa yêu cầu tên file cần chép, trong khoảng thời gian từ 10-15 phút, cán bộ sẽ cung cấp file mà bạn đọc cần. Do Trung tâm chưa có phịng học Đa phương tiện (Multimedia) nên không cho bạn đọc sử dụng đĩa CD–ROM – đây là một hạn chế lớn của Trung tâm. Thời gian tới khi hồn thành xong tịa nhà mới chắc chắn Trung tâm sẽ trang bị phòng Multimedia để phục vụ người dùng tin.
Dịch vụ chép file tài liệu được người dùng tin đánh giá khá cao vì tính tiện ích cũng như thời gian phục vụ nhanh chóng. 22.6% đánh giá rất rất tốt, 26.8% đánh giá tốt và 37.8% đánh giá tương đối tốt về dịch vụ.
Dịch vụ chép file tài liệu (có phí) phục vụ nhiều nhất cho học viên và cán bộ nghiên cứu, giảng dạy – những người có rất ít thời gian để đến Trung tâm. Dịch vụ chép file học Anh văn phục vụ nhiều nhất cho đối tượng là sinh viên các hệ. Đây được xem là dịch vụ nhận được nhiều phản hồi tích cực nhất từ phía người sử dụng.