* Mục đích đến thư viện
Mục đích đến thư thư viện của các đối tượng khác nhau rõ rệt, trong nhóm sinh viên, họ đến thư viện với mục đích là học tập (84%) và giải trí (63.6%). Nhóm học viên: đến thư viện với mục đích học tập (67%), nghiên cứu (72%), tự nâng cao trình độ (86%). Nhóm cán bộ giảng dạy và nghiên cứu có tới 93.3% đến thư viện để nghiên cứu tài liệu.
Biểu đồ 1.2. Mục đích thu thập thông tin
Người dùng tin đến thư viện với nhiều lý do khác nhau, có thể là tài liệu phong phú, cập nhật, có thể là thái độ phục vụ của cán bộ làm họ hài lịng, có thể giúp họ tiết kiệm được kinh phí cho việc đầu tư mua giáo trình, tài liệu phục vụ những mục đích khác nhau nào đó.
Biểu đồ 1.3. Lý do người dùng tin đến thư viện
Qua khảo sát các đối tượng người dùng tin, lý do sinh viên đến thư viện vì nguồn tài liệu phong phú (70.5%) và tiết kiệm được tiền để mua tài liệu (85%). Nhóm học viên, giảng viên, CBNC, CBQL phục vụ quan tâm nhiều hơn đến nguồn tài liệu, không gian nghiên cứu học tập, thái độ phục vụ của cán bộ hơn là việc tiết kiệm kinh phí mua tài liệu.
Về loại hình tài liệu
Nhu cầu tin của người dùng tin trong Trường Đại học Ngân hàng luôn phong phú, đa dạng do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan. Những thông tin được người dùng tin quan tâm thường được họ khai thác ở nhiều loại hình tài liệu khác nhau, với mục đích đáp ứng cho nhu cầu tin của mình một cách hữu hiệu nhất. Do đặc điểm khác biệt của từng nhóm người dùng tin, nên việc lựa chọn các loại hình tài liệu của từng nhóm cũng khác nhau. Nhưng cơ bản loại hình tài liệu được người dùng tin thường xuyên sử dụng đó là luận văn, luận
án, cơng trình nghiên cứu khoa học (hơn 80%), tài liệu điện tử (80%), tiếp theo là giáo trình (65.4%), từ điển, bách khoa tồn thư (48%)
Biểu đồ 1.4. Loại hình tài liệu người dùng tin thường sử dụng
Đối với nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý, phục vụ thông tin họ cần có tính tổng hợp, khái qt, tính thời sự và dự báo phục vụ thiết thực cho việc ra quyết định. Chính vì vậy, tài liệu họ lựa chọn để sử dụng là báo cáo khoa học (56%), báo, tạp chí (52%), Tài liệu điện tử (48%).
Đối với nhóm cán bộ nghiên cứu và giảng viên, thơng tin họ cần lại có tính cụ thể, tính lý luận và thực tiễn, thơng tin phù hợp và chính xác. Vì vậy họ sử dụng các loại hình tài liệu như: cơng trình nghiên cứu khoa học (88.8%), tài liệu điện tử chuyên ngành (80%), báo, tạp chí (71%) và các tài liệu khác.
Đối với nhóm người dùng tin là cao học và sinh viên, do đặc thù của họ là sử dụng thơng tin phục vụ cho mục đích học tập vì vậy tài liệu có tính chất tham khảo, giáo trình là những loại tài liệu hỗ trợ đắc lực trong việc tìm tin của nhóm đối tượng này.
* Về lĩnh vực chuyên môn
Đại học Ngân hàng là cơ sở đào tạo đa ngành nhưng một số ngành chính như: Tài chính Ngân hàng, kế tốn, quản trị kinh doanh được xem là những ngành chủ lực và là ngành mũi nhọn trong quá trình đào tạo. Tài liệu mà các đối tượng người dùng tin quan tâm nhiều nhất và được sử dụng thường xun đó là: Tài chính ngân hàng (93%); Kế tốn kiểm tốn (83%); Kinh tế (72%). Ngồi ra, với việc bắt buộc chuẩn đầu ra ngoại ngữ là Tiếng Anh nên đây cũng là lĩnh vực được người dùng tin sử dụng khá nhiều (86%). Bên cạnh đó các tài liệu về luật, tin học, tài liệu giải trí cũng được người dùng tin sử dụng song song bên cạnh các tài liệu thuộc chuyên ngành chính.
Biểu đồ 1.5. Lĩnh vực chuyên môn người dùng tin quan tâm
Như vậy, đặc điểm của người dùng tin tại Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM mang rõ nét đặc thù của từng đối tượng. Nhu cầu tin phong phú, đa dạng, mang tính chất chuyên ngành và chuyên sâu. Từ những đặc điểm trên đòi hỏi cán bộ Trung tâm phải nắm vững nhu cầu tin của các nhóm người dùng để từ đó có những định hướng tổ chức các hoạt động khai thác các sản phẩm và dịch vụ thư viện cũng như việc sử dụng thơng tin có hiệu quả nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin cho người dùng tin.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC
NGÂN HÀNG TP.HCM
2.1. Thực trạng các loại hình sản phẩm tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM viện Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM
2.1.1. Danh mục báo, tạp chí
Hiện Trung tâm có khoảng 70 nhanđề báo và gần 40 tạp chí thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Bên cạnh các loại báo, tạp chí chuyên ngành như: Báo Đầu tư, Báo Tài Chính, Báo Sài gịn Times,Tạp chí Ngân Hàng, Tạp chí Cơng nghệ Ngân hàng, Tạp chí Thị trường Tài chính Tiền tệ….,Trung tâm rất chú trọng bổ sung khá nhiều báo, tạp chí giải trí khác như: Báo Thanh Niên, Báo Phụ nữ, Báo Sinh viên, Tạp chí Bóng đá,.... Danh mục báo, tạp chí Trung tâm luôn được cập nhật liên tục trên website. Các loại được sắp
xếp theo thứ tự chữ cái, trong từng loại được sắp xếp theo năm, theo từng số cụ thể.
Qua khảo sát cho thấy mức độ sử dụng danh mục báo, tạp chí tại Trung tâm là chưa cao, 25.2% người thường xuyên sử dụng, số lượng thỉnh thoảng sử dụng chiếm gần một nửa (40.7%), 19.3% biết nhưng không sử dụng là do nhiều nguyên nhân: có thể họ khơng có nhu cầu hoặc việc sử dụng tại Trung tâm không tạo được sự hứng thú, thoải mái cho người dùng. Cịn lại 14.8% khơng biết đến danh mục báo, tạp chí là một con số cũng khá cao.
Ý kiến đánh giá về chất lượng của danh mục báo, tạp chí thư viện cũng khác nhau rõ rệt, cụ thể: 24.7% đánh giá chưa tốt, 38.7% đánh giá tương đối tốt, 29.5% đánh giá tốt và 7.1% đánh giá là rất tốt.
Biểu đồ 2.1. Đánh giá về danh mục báo, tạp chí 2.1.2. Thư mục thông báo tài liệu mới 2.1.2. Thư mục thông báo tài liệu mới
Nguồn tài liệu mới được Trung tâm bổ sung thường xuyên mỗi năm khoảng từ 3- 4 đợt (tùy vào kinh phí hàng năm). Các loại tài liệu được bổ sung chủ yếu dựa theo chuyên ngành học của trường, trong đó 2 ngành chủ lực là Tài chính Ngân hàng và kế toán, kiểm tốn ln được ưu tiên hàng đầu.
Thư mục thông báo tài liệu mới của Trung tâm được biên soạn mỗi khi có đợt sách mới về bao gồm các tài liệu Tiếng Việt, tiếng nước ngoài (chủ yếu là Tiếng Anh) cũng như tài liệu nội sinh, tài liệu xám được thu thập như: luận án, luận văn, cơng trình nghiên cứu khoa học... Tài liệu sau khi được xử lý hoàn chỉnh sẽ được nhập vào CSDL, trên cơ sở đó phịng nghiệp vụ của thư viện sẽ tổ chức thành những bản thư mục giới thiệu để kịp thời đưa tài liệu đến tay người sử dụng.
Ngoài việc cập nhật nhanh chóng thư mục lên trang chủ, Trung tâm có in thêm bản giấy đặt tại quầy lưu hành bạn đọc, giúp người dùng có thể tra cứu ở mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh đó, Trung tâm cịn dành riêng một tủ trưng bày, đưa trực tiếp tài liệu mới nhập về trưng bày ngay tại cổng ra vào của quầy lưu hành.Đây là một giải pháp rất hiệu quả, mang tính thực tế và được người dùng tin đánh giá cao.
Trong thư mục thông báo tài liệu mới, tất cả tài liệu được sắp xếp theo môn loại, giúp cho người dùng tin dễ dàng tra cứu.
Các yếu tố trong thư mục bao gồm: Tên tác giả, Tên tài liệu, Năm xuất bản, nhà xuất bản, nơi xuất bản, Ký hiệu phân loại, Tóm tắt.
Theo kết quả khảo sát, mức độ sử dụng thư mục thông báo tài liệu mới của người dùng tin là tương đối cao. Gần một nửa (42.8%) người dùng tin thường xuyên sử dụng, đây phần lớn đối tượng là sinh viên các hệ, nhu cầu cần các loại giáo trình, tài liệu tham khảo cho học tập, nghiên cứu, và nhu cầu sử dụng tài liệu để tiết kiệm được chi phí. 30.6% thỉnh thoảng sử dụng khi họ đến Trung tâm. Những đối tượng biết nhưng không sử dụng chiếm 22.1% chủ yếu là những giảng viên, học viên. Họ thường dùng các loại hình tài liệu khác để nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp hơn là quan tâm tới các loại thư mục thông báo tài liệu mới.
Ý kiến đánh giá:
Biểu đồ 2.2. Đánh giá về thư mục thơng báo tài liệu mới
Có khá nhiều phản hồi tích cực từ phía người dùng tin khi họ tiếp cận với thư mục thông báo tài liệu mới. Trung tâm đã làm khá tốt việc cập nhật thường xuyên dựa theo chu kỳ bổ sung tài liệu. Thêm vào đó, việc dành một tủ riêng để trưng bày tài liệu mới nhập về bên cạnh thư mục thông báo tài liệu mới giúp người dùng có được sự lựa chọn phù hợp cho những tài liệu họ cần. 47.4% đánh giá tốt và 14.4% đánh giá rất tốt. Đây là tín hiệu vui cho những người biên soạn thư mục phục vụ người dùng tin tại trường. Tuy nhiên cũng có một số ít người dùng tin chưa thỏa mãn với loại hình sản phẩm thư mục thơng báo tài liệu mới vì cịn thiếu về nội dung như: chưa có tóm tắt, chưa có bảng hướng dẫn và bảng tra cụ thể. Sắp xếp các tài liệu cịn thiếu tính khoa học, chưa theo chủ đề mà chỉ theo danh sách thứ tự chữ cái, do vậy rất khó khăn việc tìm kiếm.
2.1.3. Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC)
Mục lục là sản phẩm chủ yếu của quá trình biên mục, là công cụ tra cứu quan trọng bậc nhất trong thư viện vì nó tập hợp tồn bộ nguồn tin của cơ quan thông tin thư viện. Thông qua hệ thống mục lục nó cho phép người
dùng tin xác định được vị trí, thành phần cũng như trữ lượng của toàn bộ nguồn thông tin, tài liệu tại thư viện thông qua các điểm truy cập như: nhan đề, tác giả, từ khóa, chủ đề, số đăng ký cá biệt…Mục lục thư viện được thể hiện dưới các dạng mục lục phiếu, mục lục sách in và mục lục truy nhập công cộng trực tuyến.
Hiện nay, Trung tâm chỉ sử dụng một loại hình mục lục duy nhất để tra cứu tài liệu, đó là Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến gọi tắt là OPAC (Online Public Access Catalog).
Hình 2.1. Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC
OPAC là một hệ thống gồm tập hợp các biểu ghi thư mục của tài liệu được ghi lại, lưu trữ và tra cứu bằng máy tính. Hệ thống mục lục này có thể chứa đựng một số lượng biểu ghi rất lớn và cho phép truy cập nhanh vào những biểu ghi đó. Mục lục trực tuyến có khả năng truy cập nhiều khía cạnh
của tài liệu, truy cập nhiều người một lúc, không hạn chế về thời gian, địa điểm và cho phép thực hiện việc phối hợp, chia sẻ, trao đổi thông tin giữa các thư viện với nhau.
Trung tâm vừa có sự chuyển đổi phần mềm thư viện từ phần mềm mã nguồn mở Greenstone sang phần mềm PscZlix 6.0 của công ty Kim Tự Tháp. PscZlix 6.0 có đầy đủ tính năng của một phần mềm thư viện và chức năng OPAC luôn được ưu tiên hàng đầu về tính thân thiện, tiện ích, nhanh chóng và dễ dàng cho việc tra cứu. OPAC thiết kế giao diện tương đối dễ nhìn, cho phép tra cứu trên tất cả các điểm truy nhập của tài liệu như: nhan đề, tác giả, năm xuất bản, chủ đề, phân loại…kể cả số ISBN, mã vạch tài liệu. Khả năng mở rộng tìm kiếm thơng qua các tốn tử AND, OR, NOT và có thể tìm kiếm từ mức độ cơ bản, chi tiết đến nâng cao. Tuy nhiên, OPAC Trung tâm hiện còn một số nhược điểm chưa khắc phục được đó là: giao diện tìm kiếm có phơng chữ q nhỏ, tìm kiếm khơng dấu Tiếng Việt khơng được, dữ liệu truy xuất xảy ra một số lỗi về mức độ ưu tiên trong sắp xếp tài liệu.
Theo đánh giá chung như trên, khi tiến hành khảo sát người dùng tin, mức độ sử dụng và đánh giá của họ về OPAC là chưa cao, mặc dù đây là công cụ tra cứu quan trọng nhất của Trung tâm. Mức độ sử dụng thường xuyên chưa cao (29.9%). 20.2% bạn đọc biết nhưng không sử dụng, 42.2% bạn đọc thỉnh thoảng sử dụng do những nhược điểm trên.
Ý kiến đánh giá:
Qua khảo sát người dùng tin, 33.2% đánh giá OPAC chưa tốt, 36,4% đánh giá ở mức độ tương đối tốt, chỉ có 22.7% đánh giá tốt và 7.7% là rất tốt.
Biểu đồ 2.3. Đánh giá mục lục trực tuyến OPAC
Một nhược điểm lớn nữa mà OPAC bị điểm trừ từ phía người dùng đó là khả năng “tra cứu thơng minh” như: google, yahoo chưa có, những từ khóa bạn đọc thường xuyên sử dụng cho tra cứu như: kế tốn, ngân hàng, tín dụng, chứng khốn…nhưng OPAC mỗi lần truy xuất cho các kết quả khác nhau mà khơng có tính ưu tiên trong sắp xếp cũng như tổ chức dữ liệu.
2.1.4. Cơ sở dữ liệu (CSDL)
CSDL là một tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng [15, tr. 196].
- Xét về cách tổ chức để phản ánh hệ thống, CSDL bao gồm: CSDL tích hợp, CSDL quan hệ và CSDL phân tán.
- Xét về tính chất phản ánh thông tin:
+ CSDL thư mục: chứa các thông tin bậc 2 dùng để mô tả nội dung tài liệu. Nó tập hợp các biểu ghi thư mục về loại hình tài liệu giúp việc truy tìm được tài liệu gốc.
+ CSDL dữ kiện: là loại chứa các thơng tin dữ kiện, số liệu, hình ảnh. + CSDL tồn văn: chứa các thơng tin gốc của tài liệu
Ưu điểm của CSDL:
- Có thể tìm kiếm mọi thơng tin về một đối tượng trong các CSDL và việc tìm kiếm có thể được thực hiện độc lập theo mỗi thông tin cũng như theo tổ hợp của các thơng tin đó.
- Q trình tìm kiếm trong CSDL được thực hiện khá nhanh chóng và có thể tìm kiếm từ xa thơng qua mạng internet bằng việc liên kết sử dụng giữa các đơn vị với nhau.
- Thông tin được lưu trữ trên CSDL là thơng tin số hóa, do đó việc lưu trữ, bảo quản và truyền tải rất dễ dàng và thuận lợi.
- Thông tin trên CSDL được cập nhật thường xuyên và không phụ thuộc vào khoảng cách và vị trí địa lý.
- Chi phí xây dựng bảo trì tốn kém nhưng thời gian sử dụng lâu dài. Hiện Trung tâm Thông tin - Thư viện có 2 dạng CSDL chính: CSDL tự xây dựng và CSDL tặng biếu, mua từ bên ngoài.
CSDL tự xây dựng gồm:
- CSDL sách: đây là CSDL có số lượng biểu ghi lớn nhất và được cập nhật thường xuyên do nhu cầu bổ sung tài liệu liên tục để đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của người dùng tin tại trường, hiện Trung tâm có 51.818 biểu ghi sách (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài).
- CSDL báo, tạp chí: 1.555 biểu ghi, gồm các loại báo, tạp chí chuyên ngành bằng Tiếng Việt và Tiếng Anh.
- CSDL bài trích báo tạp chí: 10.326 biểu ghi. CSDL này bắt đầu được xây dựng từ năm 2008 nhưng mức độ sử dụng và hiệu quả sử dụng khá cao. Hiện nay, CSDL này được cho người dùng tin tại trường tải sử dụng miễn phí (dành cho các đối tượng đã đăng ký sử dụng thư viện và có giới hạn số lần tải)
- CSDL luận văn – luận án: gồm 1.658 biểu ghi. Người dùng tin khai thác CSDL này chủ yếu nhằm mục đích phục vụ nghiên cứu, làm luận án, luận văn và khóa luận tốt nghiệp. Từ năm 2009 Trung tâm nhận luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp bắt buộc có kèm đĩa CD – ROM.
- CSDL cơng trình nghiên cứu khoa học: 32 biểu ghi. Hiện tại Trung tâm vẫn chưa có chính sách tập hợp tài liệu thuộc dạng này, do vậy số lượng biểu ghi còn rất hạn chế.