3.1. Hoàn thiện và nâng cao chất lượng các sảnphẩm và dịch vụ hiện
3.1.2. Đối với hệ thống dịch vụ thông tin thư viện
Dịch vụ cung cấp tài liệu
Dịch vụ cung cấp tài liệu được coi là dịch vụ chính của Trung tâm với việc cung cấp cho sinh viên tài liệu đọc tại chỗ, mượn về nhà, sao chụp tài liệu, bán các loại giáo trình chuyên ngành và cả việc cung cấp tài liệu dưới dạng điện tử.
- Với việc tập trung tất cả các hệ đào tạo về một cơ sở (56 Hoàng Diệu 2 – Thủ Đức), lượng sinh viên ngày càng đông, nhu cầu về việc đọc tại chỗ, mượn về nhà sẽ quá tải. Do vậy, Trung tâm cần có chính sách cho mượn hợp lý hơn như: tăng cường số lượng đầu sách mượn về và tăng thời gian mượn cho sinh viên, từ 3 cuốn/10 ngày có thể tăng 4 -5 cuốn/ 15 ngày, đồng thời thêm thời gian gia hạn tài liệu qua mạng cho bạn đọc cũng tăng từ 10 ngày lên 15 ngày (đối với sinh viên và học viên). Đối với những bạn đọc làm mất, hư
hỏng sách hoặc cố tình giữ sách mượn lâu hơn thời gian quy định phải có hình phạt nặng hơn nhằm mục đích cảnh cáo, răn đe.
- Tăng cường bổ sung thêm các loại sách chuyên ngành và sách chuyên khảo dành cho sinh viên năm 3, năm 4. Có chính sách ưu tiên cho học viên, giảng viên đang làm luận văn, luận án hoặc các đề tài, cơng trình nghiên cứu khoa học.
- Đối với dịch vụ photocoppy và in ấn tài liệu cần phải có khu phục vụ người dùng riêng, không nên đặt chung với quầy lưu hành, đồng thời có chính sách giá cả hợp lý để thu hút thêm nhiều đối tượng sử dụng.
- Dịch vụ cung cấp tài liệu dạng điện tử: tăng chi phí chép file điện tử đối với cán bộ, giảng viên (giúp tăng cường nguồn thu cho Trung tâm) và giảm phí chép file cho sinh viên, học viên để khuyến khích họ nghiên cứu, học tập. Nên tạo mẫu cung cấp file cụ thể để đảm bảo tính chuyên nghiệp khi phục vụ. Các loại file điện tử nên chuyển thẳng đường liên kết cho bộ phận phục vụ đảm nhận trực tiếp, không cần thông qua bộ phận số hoá để tránh mất thời gian phục vụ người dùng tin.
Dịch vụ tra cứu thông tin
Tại Trung tâm, dịch vụ này hồn tồn miễn phí cho tất cả các đối tượng có thẻ sử dụng thư viện. Nhưng nếu có yêu cầu cụ thể, Trung tâm sẽ tra cứu và cung cấp tin, tài liệu có thu phí. Bằng nhiều cách khác nhau, truyền thống và hiện đại người dùng có thể tự tìm hoặc nhờ sự trợ giúp của các cán bộ tại quầy phục vụ.
- Đối với dịch vụ internet: tăng chất lượng đường truyền, cán bộ phục vụ cần phải chun nghiệp hơn, có trách nhiệm với cơng việc và phải nhiệt tình hơn trong hướng dẫn người sử dụng. Ngồi ra, cần xây dựng thêm nhiều cơng cụ tra cứu, các trang học tập hoặc các phần mềm, trang liên kết hay để thu hút
thêm người dùng tin. Sửa chữa, nâng cao chất lượng máy tính vì vẫn cịn nhiều máy hư đặt tại phịng mà người dùng khơng sử dụng được. Thêm vào đó, cần có hệ thống camera tại khu vực đặt máy để tiện cho việc quan sát, theo dõi. Tăng cường thêm hệ thống máy lạnh tại phòng internet (Thủ Đức). - Đối với dịch vụ tìm tin: dịch vụ tìm tin nhằm mục đích cung cấp cho người dùng tin những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có thơng qua các công cụ dùng để tra cứu như: hệ thống mục lục, các bảng tra cứu được biên soạn kèm theo các tài liệu, các CSDL. Để nâng cao chất lượng của dịch vụ này, Trung tâm cần:
+ Hoàn chỉnh các nguồn lực thơng tin hiện có tại Trung tâm, chú ý đến các công cụ tra cứu, các loại CSDL đặc biệt là các CSDL thư mục.
+ Xây dựng OPAC thành trang tra cứu thuận tiện và nhanh chóng nhất bằng việc hiệu đính và cập nhật thường xuyên.
+ Cán bộ tra cứu, tìm tin cần phải thường xuyên nâng cao trình độ, đặc biệt là kỹ năng chuyên sâu, kết hợp trong tìm kiếm. Biết cách sử dụng và sử dụng thành thạo các công cụ tra cứu tin hiện đại. Xây dựng thái độ, tinh thần làm việc chuyên nghiệp, khoa học và nhiệt tình.
+ Đề ra chính sách đào tạo, hướng dẫn người dùng tin theo kế hoạch, nhiệm vụ đã được đặt ra.
Dịch vụ hỏi đáp
Hiện nay, dịch vụ hỏi – đáp của Trung tâm mới thực hiện ở mức đơn giản, chưa mang tính chuyên sâu. Với nhu cầu người dùng tin phát triển ngày một đa dạng, phức tạp và địi hỏi sự chính xác, kịp thời, yêu cầu tin của người dùng tin sẽ địi hỏi chi tiết, cụ thể hơn. Chính vì vậy, Trung tâm cần chuẩn bị cho dịch vụ này hoạt động mang tính chuyên nghiệp, chuyên sâu hơn.
Để ngày càng nâng cao hơn nữa chất lượng của dịch vụ này nhằm đáp ứng người nhu cầu người dùng tin một cách nhanh nhất, Trung tâm cần phát triển thêm nguồn lực thông tin đa dạng hơn, phong phú hơn, đồng thời cán bộ dịch vụ phải nắm vững cơ cấu tổ chức kho tài liệu, sử dụng thành thạo cơng cụ tra cứu hiện đại. Ngồi việc tổ chức dịch vụ hỏi – đáp tại chỗ, Trung tâm cũng cần phải đa dạng hóa hình thức dịch vụ như: hỏi đáp trực tuyến qua mạng (chat, email); hỏi đáp qua điện thoại...
Dịch vụ này đòi hỏi những người cán bộ vừa có kiến thức chuyên ngành, vừa có kiến thức xã hội chuyên sâu đồng thời phải ln nhiệt tình, cởi mở với người dùng tin. Vì vậy, Trung tâm cần phân công một số cán bộ chuyên đảm nhận dịch vụ này để đảm bảo xử lý kịp thời các câu hỏi của người dùng tin đưa ra.
Dịch vụ hướng dẫn sử dụng thư viện
- Mở các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện thường xuyên hơn, đặc biệt là các đối tượng sinh viên năm 1. Bắt buộc tất cả các hệ, các đối tượng phải có chứng chỉ của lớp hướng dẫn mới được vào sử dụng tài liệu tại Trung tâm.
- Biên soạn các tài liệu hướng dẫn chi tiết dưới dạng sổ tay hoặc cẩm nang phát cho người dùng khi học lớp hướng dẫn. Đồng thời các hướng dẫn về tra cứu tài liệu, về nội quy, quy định sử dụng tài liệu, thời gian phục vụ… được đưa lên bản tin Trung tâm, hoặc để bảng hướng dẫn ngay tại quầy phục vụ bạn đọc.
- Về nội dung lớp hướng dẫn: Trung tâm tập trung hướng dẫn cho người sử dụng những kỹ năng cần thiết như kỹ năng sử dụng các bộ máy tra cứu , kỹ năng khai thác thơng tin, kỹ năng tìm kiếm trên internet, kỹ năng đánh giá và lựa chọn thơng tin…
- Về hình thức lớp hướng dẫn: sau khi giới thiệu tại lớp học, nên tổ chức cho các đối tượng trên tham quan thực tế tại Trung tâm, giải đáp thắc mắc và hướng dẫn thêm khi có yêu cầu.
- u cầu cán bộ hướng dẫn phải có trình độ nghiệp vụ và chun mơn vững, có kiến thức sâu về tra cứu và các kiến thức chuyên môn khác.
Hội chợ sách
Dịch vụ này được Trung tâm triển khai thường xuyên vào đầu mỗi năm học nhưng thực tế chất lượng chưa cao do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan. Để triển khai dịch vụ này có hiệu quả Trung tâm cần:
- Lập kế hoạch chi tiết trước khi triển khai dịch vụ: nội dung, đối tượng tham gia, đối tượng khai thác sử dụng, thời gian, địa điểm, các hình thức tổ chức… - Lên kế hoạch quảng cáo, marketing hiệu quả cho hội chợ sách như phát tờ rơi, phát thanh sinh viên, hay hình thức quảng cáo trên Facebook, blog cũng khá hiệu quả trong thời đại công nghệ như hiện nay.
- Duy trì mối quan hệ thường xuyên với các nhà sách, các nhà xuất bản, phát hành…Có chính sách ưu tiên cho những đơn vị hỗ trợ nhiều hoặc tham gia hội chợ thường xuyên, tích cực.
- Phối hợp với Đoàn Thanh Niên, Hội sinh viên, bảo vệ trường trong các công tác vận động, tài trợ và một số công tác khác như: tổ chức, sắp xếp và ổn định trật tự trong hội chợ…