Để thực hiện tốt kế hoạch chăm sóc khách hàng và có kế hoạch chăm sóc khách hàng hiệu quả cần phải xây dựng và quản lý hệ thống thông tin khách hàng. Quản lý hệ thống thông tin khách hàng tốt sẽ giúp cho Ngân hàng có thể hiểu rõ về khách hàng, nắm bắt nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời và nhanh chóng, từ đó có thể đưa ra các chương trình chăm sóc khách hàng một cách phù hợp và thỏa mãn khách hàng.
Trước sự phát triển vượt bậc của thành tựu khoa học công nghệ, trong xu thế hội nhập ngày nay cùng với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các ngân hàng, không chỉ giữa các ngân hàng trong nước với nhau mà còn với cả các ngân hàng nước ngồi, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hệ thống ngân hàng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Và đặc biệt, công tác chăm sóc khách hàng, việc xây dựng và quản lý hệ thống thông tin khách hàng cũng cần phải đẩy mạnh sự ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ.
Một phần mềm cập nhật thơng tin khách hàng đầy đủ và chính xác là điều kiện cần thiết để thực thi các kế hoạch chính sách chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả. Hầu hết các ngân hàng đều có các phần mềm tương ứng để quản lý hệ thống thông tin khách hàng. Tuy nhiên, để tạo được hiệu quả trong chăm sóc khách hàng, cần có phần mềm riêng cập nhật thơng tin khách hàng một cách đầy đủ và chính xác nhất, đặc biệt là các thơng tin về nhu cầu, về sự đóng góp của khách hàng
về dịch vụ để có thể tổng hợp chính xác số liệu và đưa ra các giải pháp phù hợp, đáp ứng đối đa nhu cầu của khách hàng và thực hiện chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất.