Ký
hiệu
Thang đo gốc Thang đo sau nghiên cứu định tính
Nguồn
CN1 Hệ thống cung cấp các chức năng theo yêu cầu nghiệp vụ của anh/chị
Giữ nguyên McLeod và
cộng sự (2010) CN2 Các tính năng của hệ thống văn
bản, hồ sơ điện tử dễ hiểu, thuận tiện tác nghiệp
Giữ nguyên McLeod và
cộng sự (2010) CN3 Trang thiết bị của anh/chị phù hợp
cho công việc
Giữ nguyên McLeod và
cộng sự (2010) CN4 Tốc độ xử lý của hệ thống đáp ứng
yêu cầu công việc của anh/chị
Giữ nguyên McLeod và
cộng sự (2010) CN5 Anh/chị nhận được sự hỗ trợ khi
hệ thống có vấn đề
Giữ nguyên McLeod và
cộng sự (2010)
Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính 3.2.6 Thang đo sự thành cơng của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện
tử
Các chương trình hồn thiện hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử đã nhận được nhiều sự quan tâm, ủng hộ trong các năm gần đây. Các chỉ tiêu tương tác giữa công dân – nhà nước đều tăng về số lượng, chất lượng, các thể loại bằng hình thức giao dịch điện tử. Điều quan trọng là bằng chứng của các giao dịch điện tử đều được đảm bảo, lưu trữ làm bằng chứng (Dollar, 2000). Nghị quyết số 17/NQ-CP ban hành ngày 7/3/2019 “Về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển chính phủ điện
tử giai đoạn 2019 – 2020, định hướng 2025”, trong đó bao gồm nhiệm vụ gắn kết
chặt chẽ ứng dụng CNTT với cải cách hành chính, đổi mới lề lối, phương thức làm việc phục vụ. Nội dung Nghị Quyết Chính phủ vừa mới ban hành tháng 3/2019, Chính phủ khẳng định tầm quan trọng, ý nghĩa của các chương trình cải cách hành chính, trong đó hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là một trong các chương trình triển khai. Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử gồm năm biến quan sát được kế thừa từ nghiên cứu McLeod và cộng sự (2010) và
Bảng 3.6: Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
Ký hiệu
Thang đo gốc Thang đo sau nghiên cứu
định tính
Nguồn
HT1 Hệ thống quản lý văn bản, điện tử nâng cao hiệu quả làm việc
Giữ nguyên McLeod và cộng sự (2010)
HT2 Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giúp tổ chức tiết kiệm chi phí
Giữ nguyên McLeod và cộng sự (2010)
HT3 Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử hỗ trợ việc ra quyết định
Giữ nguyên McLeod và cộng sự (2010)
HT4 Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giúp tổ chức khai thác tốt hơn nguồn lực của tổ chức
Giữ nguyên McLeod và cộng sự (2010)
HT5 Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tăng hiệu quả truyền thông trong tổ chức
Giữ nguyên McLeod và cộng sự (2010)
Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính
3.3 Thiết kế nghiên cứu định lượng
Nghiên cứu định lượng thực hiện các giai đoạn thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu thu thập được từ bảng câu hỏi khảo sát, dùng phương pháp nhân tố khám phá (EFA) để xác định và phân chia các nhóm yếu tố. Sau đó thực hiện phân tích hồi quy tuyến tính mơ hình nghiên cứu để xác định mối quan hệ của các yếu tố với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.
Để nghiên cứu mối quan hệ giữa các yếu tố đã nêu ở trên với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, đề tài đã sử dụng mơ hình hồi quy tuyến tính để kiểm tra các giả thuyết đã đề xuất. Trong đề tài này, phương pháp bình phương bé nhất (OLS) được sử dụng để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của cơng chức ở các phịng ban chun mơn tại UBND quận Bình Thạnh. Mơ hình tổng quát của đề tài:
Sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND tại Quận Bình Thạnh = β0 + βi * Xi +
Trong đó, X bao gồm các yếu tố: Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo; Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử; Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban; Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức; và Công nghệ.
3.3.1 Thiết kế bảng câu hỏi
Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát gồm 2 phần:
Phần 1: Thông tin cá nhân. Phần này được thiết kế để thu thập các thông tin về người tham gia phỏng vấn như: giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn, chức danh, phịng cơng tác và thâm niên công tác.
Phần 2: Nội dung khảo sát gồm 31 câu hỏi liên quan. Trong đó, có 26 câu hỏi khảo sát các yếu tố ảnh hưởng và 05 câu hỏi khảo sát yếu tố sự thành công của việc áp dụng áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử. Các mục hỏi được đánh giá trên thang đo Likert năm điểm (1: “Hồn tồn khơng đồng ý”, 2: “Khơng đồng ý”, 3: “Không ý kiến”, 4: “Đồng ý”, 5: “Hoàn toàn đồng ý”) để đo lường yếu tố sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử. Cụ thể: Yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo (6 biến quan sát); Yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử (5 biến quan sát); Yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban (5 biến quan sát); Yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức (5 biến quan sát); Yếu tố công nghệ (5 biến quan sát); và Yếu tố sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử (5 biến quan sát). Tham khảo Phụ lục 3 Bảng câu hỏi được sử dụng để khảo sát.
3.3.2 Thu thập số liệu
- Báo cáo tổng quan về UBND quận Bình Thạnh (nguồn phịng Nội vụ)
- Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội 5 năm (2016 - 2020) của UBND quận Bình Thạnh (nguồn phịng Nội vụ).
- Báo cáo tình hình việc ứng CNTT tại UBND quận Bình Thạnh (nguồn Phịng Nội vụ).
3.3.3 Phương pháp lấy mẫu và xác định cỡ mẫu
Tác giả sử dụng phương pháp chọn mẫu thuận tiện, phi xác suất do đối tượng được khảo sát đều làm việc tập trung tại UBND quận Bình Thạnh, Tác giả dễ sắp xếp
gặp gỡ và đối tượng đều sẵn sàng trả lời bảng câu hỏi và phù hợp với phạm vi nghiên cứu.
Để thực hiện phân tích nhân tố khám phá (EFA), theo Tabachnick và Fidell (2007), kích thước mẫu tối thiểu là 50, phù hợp hơn nên là 100 và tỷ lệ quan sát/biến quan sát là 5:1, nghĩa là 1 biến quan sát cần tối thiểu 5 quan sát. Trong nghiên cứu này, tác giả lấy kích thước mẫu theo cơng thức 50 + 8n với n là số biến quan sát trong mơ hình. Nghiên cứu gồm có 5 biến quan sát, như vậy kích thước mẫu tối thiểu là 50 + 8*5 = 90 mẫu. Để đạt được kích thước mẫu đề ra, tác giả thực hiện phát 210 phiếu khảo sát bằng cách thức gửi trực tiếp bảng câu hỏi đến cán bộ công chức đang công tác ở các phịng chun mơn tại UBND quận Bình Thạnh.
3.3.4 Phương pháp phân tích dữ liệu
Số liệu thu thập được xử lý, phân tích trên phần mềm SPSS 20.0. Q trình phân tích dữ liệu được trình tại hình 3.1 Sơ đồ quy trình nghiên cứu, theo đó, quy trình được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1 - Kiểm định độ tin cậy của dữ liệu nghiên cứu: Một thang đo được coi là có giá trị khi khơng có sai lệch mang tính hệ thống và sai lệch ngẫu nhiên. Điều kiện đầu tiên là cần phải có thang đo áp dụng đạt độ tin cậy. Nhiều nhà nghiên cứu đồng ý với Cronbach’s Alpha từ 0.8 trở lên đến gần 1 thì thang đo sẽ tốt hơn và mức độ tương quan sẽ cao hơn. Với Cronbach’s Alpha từ 0.7 đến gần 0.8 là có thể chấp nhận. Cũng theo nhiều nghiên cứu cho rằng Cronbach’s Alpha > 0.6 là có thể chấp nhận được và thích hợp tiến hành các bước phân tích tiếp theo (Nunnally và Burnestein, 1994) và các biến quan sát hệ số tương quan biến tổng (Corrected Item – total correlation) <0.3 sẽ bị loại. Trong nghiên cứu này, tác giả quyết định sử dụng tiêu chuẩn Cronbach’s Alpha ≥ 0.7 và các biến quan sát hệ số tương quan biến tổng <0.3 sẽ bị loại.
Bước 2 - Phân tích nhân tố khám phá (EFA): Mục đích của phân tố nhân tố khám phá (EFA) trả lời câu hỏi các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý, văn bản điện tử có độ kết dính hay khơng và chúng có thể gom lại thành một nhân tố chính đại diện để xem xét hay không. Những biến không đảm bảo
độ tin cậy sẽ bị loại khỏi thang đo. Để làm được điều này, các tham số thống kê trong phân tích khám phá (EFA) cần bảo đảm các tiêu chí:
- Hệ số KMO (Kaiser – Meyer – Olkin) ≥ 0.5 và <1 thì phân tích nhân tố là thích hợp.
- Kiểm định Bartlett dùng để xem xét giả thuyết các biến khơng có tương quan trong tổng thể, có sig ≤0.05 (Hồng Trọng và Chu Nguyễn Mộng Ngọc. Phân tích dữ liệu nghiên cứu với spss, Tập 2, tr. 30, 31 – Năm 2008. NXB Hồng Đức).
- Hệ số tải nhân tố (Factor loading) cần phải ≥ 0.05 đảm bảo giá trị hội tụ giữa các biến. Biến có hệ số tải nhân tố <0.05 thì bị loại. (Nguyễn Đình Thọ, 2011). - Phương pháp trích hệ số sử dụng là Principal Components, phép quay varimax và điểm dừng khi trích các nhân tố có Eigenvalue >1, tổng phương sai trích ≥ 50% (Nguyễn Đình Thọ, 2011).
Bước 3 – Kiểm tra mối tương quan tuyến tính giữa sự thành cơng của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử với các yếu tố ảnh hưởng đến nó. Điều kiện thỏa mãn bước này là giá trị sig phải nhỏ hơn 0.05 trong hệ số tương quan Pearson thể hiện có sự tương quan giữa các biến độc lập và biến phụ thuộc. Nếu sig ≥ 0.05 thì khơng có tương quan giữa các biến độc lập và biến phụ thuộc.
Bước 4 - Phân tích hồi quy tuyến tính bội nhằm xác định mức độ ảnh hưởng của các các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử từ đó đưa ra các giải pháp hiệu quả. Trình tự phân tích như sau:
- Áp dụng phương pháp đưa biến vào phân tích hồi quy bằng phương pháp đưa các biến cùng một lượt (phương pháp Enter).
- Hệ số hồi quy R2 hiệu chỉnh được sử dụng để đánh giá độ phù hợp của mơ hình hồi quy.
- Kiểm định thống kê Durbin-Watson <2.
- Giá trị sig của kiểm định F < 0.05 thì đánh giá mơ hình hồi quy tuyến tính xây dựng được phù hợp với tổng thể.
- Bác bỏ giả thuyết các hệ số hồi quy của tổng thể bằng 0 bằng cách kiểm định t.
- Đánh giá mức độ tác động (mạnh hay yếu) giữa các biến thông qua hệ số Beta. - Kiểm tra độ tin cậy của phương trình hồi quy thơng qua kiểm định phương sai
phần dư khơng đổi, phân phối chuẩn của phần dư, tính độc lập của phần dư và kiểm định đa cộng tuyến.
Bước 5 – Kiểm định sự khác biệt về mức độ ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử theo các đặc điểm cá nhân của đối tượng khảo sát bằng Independent Sample T-test (so sánh giá trị trung bình về một chỉ tiêu nghiên cứu giữa 2 đối tượng) hay One-way ANOVA (so sánh giá trị trung bình về một chỉ tiêu nghiên cứu với nhiều hơn 2 đối tượng).
Tóm tắt chương 3
Chương 3 trình bày quy trình, phương pháp nghiên cứu bao gồm nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng và các bước thực hiện từ bước thiết kế câu hỏi, thu thập số liệu, phương pháp lấy mẫu và xác định cỡ mẫu và phương pháp phân tích dữ liệu. Chương tiếp theo trình bày kết quả nghiên cứu.
CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 3 đã trình bày quy trình nghiên cứu, xây dựng thang đo, thiết kế bảng câu hỏi, thu thập số liệu và phương pháp phân tích dữ liệu. Chương 4 trình bày kết quả phân tích giữa các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trường hợp UBND quận Bình Thạnh thơng qua việc kiểm định thang đo, phân tích nhân tố khám phá (EFA), phân tích hồi quy. Chương này đồng thời phân tích khác biệt kết quả của các thành phần nghiên cứu theo tiêu chí đặc điểm cá nhân của đối tượng khảo sát với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản hồ sơ và điện tử.
4.1 Tổng quan về UBND quận Bình Thạnh
4.1.1 Đặc điểm địa lý, kinh tế, xã hội
Vùng đất Bình Thạnh ở về phía Đơng Bắc Sài Gịn - thành phố Hồ Chí Minh, một quận ven nội thành với diện tích tự nhiên là 2.076 ha, trong đó diện tích nơng nghiệp chiếm gần 44% (900 ha) với 15,3% diện tích đất ao, hồ, sơng, rạch. Với sự phát triển ngày một đi lên của thành phố, diện tích đất nơng nghiệp ngày một giảm xuống: năm 1995 còn 24% (khoảng 500ha) và hiện nay còn 12% (khoảng 253ha). Sơng Sài Gịn là ranh giới tự nhiên giữa Quận Bình Thạnh với quận 2 và quận Thủ Đức về phía Đơng Bắc; ở phía Nam Bình Thạnh giáp quận 1 bởi kênh Nhiêu Lộc - Thị Nghè; về phía Tây - Tây Bắc Bình Thạnh giáp với quận Gò Vấp và quận Phú Nhuận, đã tạo thành một hệ thống đường thủy đáp ứng thông thương với các địa phương khác, tạo cảnh quan môi trường đô thị và phục vụ cho du lịch thuyền nhỏ dọc kênh Nhiêu Lộc – Thị Nghè.
Quận Bình Thạnh là đầu mối giao thông của các quốc lộ và tỉnh lộ: quốc lộ số 1 Hà Nội - Thành phố Hồ Chí Minh đi ra Bắc và xuống miền Tây Nam Bộ, quốc lộ 13 đi Bình Dương sang Campuchia, làm cho vùng đất này có vị trí quan trọng, là cửa ngõ đi vào nội thành từ hướng Đông Bắc. Sau hơn 40 năm với sự nỗ lực không ngừng của Đảng bộ, chính quyền và sự đồn kết thống nhất của nhân dân, quận Bình Thạnh
đã có nhiều chuyển biến rõ nét trên mọi mặt của đời sống xã hội và phát triển bền vững theo định hướng trở thành quận trung tâm của thành phố.
4.1.2 Cơ cấu tổ chức
UBND quận Bình Thạnh gồm 12 phịng ban chun mơn, 13 đơn vị sự nghiệp cơng lập trong đó gồm 04 đơn vị sự nghiệp cơng lập chưa tự chủ (Trung tâm Văn hóa, Trung tâm Thể dục thể thao, Trung tâm Y tế, Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp – giáo dục thường xuyên), 04 đơn vị tự chủ một phần (Bệnh viện, Ban bồi thường giải phóng mặt bằng, Ban đầu tư xây dựng cơng trình, Trường trung cấp nghề) và 05 Ban quản lý chợ (chợ Bà Chiểu, chợ Thị Nghè, chợ Văn Thánh, chợ Thanh Đa, chợ Phan Văn Trị).
4.1.3 Thực trạng đội ngũ cán bộ cơng chức tại UBND quận Bình Thạnh
Năm 2018, số lượng cán bộ cơng chức tại UBND quận Bình Thạnh là 249 người bao gồm 47 lãnh đạo, công chức cấp quản lý, 200 chuyên viên các phòng ban, 2 nhân viên hợp đồng. Tỷ lệ số lượng cán bộ nữ chiếm trên 60%.
Năm 2018, quận đã tổ chức 03 lớp Đại học chuyên ngành, 04 lớp Tiếng Anh và 03 lớp Tin học. 87% cán bộ lãnh đạo, quản lý các phịng, ban chun mơn, đơn vị sự nghiệp thuộc quận đạt trình độ chun mơn; 78,8% đạt trình độ ngoại ngữ, tin học theo tiêu chuẩn quy định đối với từng loại chức danh và vị trí việc làm. Đối với cán bộ chủ chốt có 73,6% có trình độ đại học trở lên; 50% có trình độ lý luận chính trị từ Trung cấp trở lên; 76,3% có bằng cấp, chứng chỉ ngoại ngữ; 79,46% có bằng cấp, chứng chỉ tin học.