CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.4 Một số các nghiên cứu trước có liên quan
2.4.2 Nghiên cứu của McLeod và cộng sự (2010)
McLeod và cộng sự (2010) đã tập trung nghiên cứu, điều tra các vấn đề, các khó khăn của việc triển khai và áp dụng hệ thống EDRMS. Tác giả đã tập hợp, phân tích các nghiên cứu trước về EDRMS từ năm 1996 đến năm 2009. Hơn 1.700 nghiên cứu trước được xem xét trong đó hơn 500 nghiên cứu được phân tích chi tiết. Tác giả tổ chức các đợt khảo sát, điều tra các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng hệ thống EDRMS, một loạt các hội thảo, tọa đàm với các tổ chức đã áp dụng thực tế. Từ cuộc điều tra, nghiên cứu, tác giả đúc kết các các yếu tố mang lại thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS.
Tác giả chỉ ra ba nhóm yếu tố chính yếu ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS, bao gồm nhóm yếu tố con người, nhóm yếu tố quy trình và nhóm yếu tố cơng nghệ. McLeod và cộng sự nhấn mạnh cả ba nhóm yếu tố này (con người – quy trình – cơng nghệ) được liên kết chặt chẽ với nhau, trong đó nhóm yếu tố con người có tầm ảnh hưởng chủ chốt nhất đến sự thành cơng của việc áp dụng hệ thống EDRMS vì liên quan đến con người luôn mang nhiều thách thức về vấn đề văn hóa tổ chức, nhận thức, kiến thức, kỹ năng và khả năng chấp nhận sự thay đổi.
Theo Nolan và Fung Brown (2002), người dùng sẽ không muốn sử dụng hệ thống thông tin một cách hữu hiệu nhất trừ khi họ cảm thấy các hệ thống được thiết kế vì lợi ích của họ, có sự tham gia của họ. Nghiên cứu của Anderson và cộng sự (2011) cũng đưa ra kết quả nghiên cứu tương tự đồng tình với kết quả nghiên cứu trên. Sự tương tác giữa con người – quy trình – cơng nghệ bao gồm các quy trình cơng nghệ hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ, hoạt động, quản lý, điều hành, ảnh hưởng đến các quy trình hiện có, địi hỏi con người cần có sự thay đổi nhận thức, thói quen,
làm quen và thao tác thực hành trên quy trình điện tử mới. Nhu cầu tích hợp hệ thống EDRMS vào các quy trình và hệ thống nghiệp vụ, quản lý, điều hành sẽ cần tiến hành phân tích lại nghiệp vụ, thực hiện tái cấu trúc, cải tổ quy trình. Điều này dẫn đến việc tổ chức cần ban hành các chính sách, quy chế, quy định mới phù hợp với môi trường công nghệ điện tử.
Bảng 2.2: Các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS tại chính phủ các nước
STT Yếu tố Thang đo
1 Con người Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo
2 Sự hợp tác, cộng tác của các đối tượng hữu quan có liên quan, sự tham gia của người dùng
3 Các cán bộ cần có kiến thức, kỹ năng phù hợp với môi trường làm việc trên nền tảng công nghệ điện tử
4 Huấn luyện và đào tạo
5 Nguồn lực cần thiết cho việc triển khai và vận hành hệ thống EDRMS
6 Quy trình Các chính sách, quy định, hướng dẫn, thủ tục phù hợp với phương thức quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
7 Phân cơng vai trị, trách nhiệm rõ ràng
8 Kiểm soát nhân viên: Ngăn chặn cách làm việc đối phó; yêu cầu / thực thi tuân thủ các quy trình / hệ thống mới
9 Các yêu cầu quản lý sự chuyển đổi về quy trình, cách thức, phương thức làm việc
10 Công nghệ Thiết kế tốt kiến trúc hạ tầng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
11 Tích hợp hệ thống và cơng nghệ 12 Lập kế hoạch và quản lý dự án
13 Nguồn lực cần thiết cho vận hành hệ thống
Nguồn: McLeod và cộng sự (2010)
Nghiên cứu của Alshibly và cộng sự (2016) cho thấy tính sẵn sàng của cơng nghệ, chức năng, hiệu quả thân thiện người dùng, tiện ích, tích hợp hệ thống, sự ủng hộ của cấp lãnh đạo, đào tạo, tham gia người dùng, tính khả dụng của trang thiết bị, chính sách, thủ tục quản lý EDRMS là các yếu tố quan trọng mang đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS. Nghiên cứu cũng đề cập đến việc cần chỉ ra hiệu quả và lợi ích của việc áp dụng EDRMS cho người dùng để thay đổi nhận thức, giảm
sự phản đối người dùng với việc áp dụng hệ thống EDRMS, từ đó sẽ tăng khả năng thành công với việc áp dụng hệ thống EDRMS.