CHƯƠNG 3 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1 Quy trình nghiên cứu
Đề tài vận dụng hai phương pháp nghiên cứu: định tính và định lượng. Quy trình nghiên cứu được tóm tắt như sau:
Hình 3.1: Sơ đồ quy trình nghiên cứu
3.1.1 Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu định tính được thực hiện thơng qua phỏng vấn trực tiếp, lấy ý kiến với 2 nhóm gồm: một nhóm cấp quản lý (5 người) và một nhóm cán bộ công chức (5 người) để điều chỉnh và bổ sung các biến quan sát đo các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh. Mục đích của nghiên cứu định tính là điều chỉnh lại thang đo phù hợp với bối cảnh nghiên cứu. Trước buổi phỏng vấn, tác giả đã gửi cơ sở lý thuyết và mơ hình nghiên cứu đến UBND quận Bình Thạnh. Tác giả đã nhận được sự chấp
thuận của Chủ tịch UBND quận thu thập các tài liệu, thông tin về việc triển khai hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử để tác giả thực hiện điều chỉnh, bổ sung các biến quan sát.
Tại buổi phỏng vấn, tác giả thực hiện phỏng vấn với nhóm đối tượng trên. Trên cơ sở ý kiến thu thập của nhóm đối tượng, tác giả điều chỉnh và bổ sung các biến quan sát dùng để đo lường, phù hợp với bối cảnh nghiên cứu của UBND quận Bình Thạnh. Khảo sát mức độ hiểu đúng nghĩa của từng biến quan sát trong bảng câu hỏi phỏng vấn và điều chỉnh cho phù hợp hơn cho lần khảo sát với cỡ mẫu lớn.
Tiếp đến, tác giả tiến hành sử dụng bảng câu hỏi đã được điều chỉnh, trình bày với Chủ tịch UBND quận và nhận được sự nhất trí, ủng hộ hồn tồn về mục tiêu, ý nghĩa, mơ hình và quy trình nghiên cứu. Bảng câu hỏi chính thức khi này sẽ được sử dụng để tiến hành khảo sát cho bộ mẫu cán bộ cơng chức tại UBND quận Bình Thạnh.
Trong nghiên cứu định lượng, tác giả tiến hành khảo sát dữ liệu, phân tích độ tin cậy thang đo, kiểm định thang đo Cronbach’s Alpha. Khi độ tin cậy của thang đo đạt yêu cầu, tác giả thực hiện phân tích nhân tố khám phá (EFA) xác định các nhóm nhân tố. Sau đó, tác giả sử dụng mơ hình hồi quy của SPSS 20.0 xác định các nhóm yếu tố, phân tích sự khác biệt giữa các biến định tính và mức độ ảnh hưởng của các nhóm yếu tố này đến việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.
3.1.2 Kết quả nghiên cứu định tính
Kết quả nghiên cứu định tính cho thấy mơ hình tác giả đề xuất nhận được sự thống nhất cao, đa số các ý kiến đưa ra các thành phần như mơ hình nghiên cứu đề xuất, các biến quan sát không trùng lắp, 5 biến độc lập (gồm 26 biến quan sát) ảnh hưởng đến biến phụ thuộc với 5 biến quan sát. Như vậy, yếu tố nêu ra trong mơ hình lý thuyết nghiên cứu gồm: (1) Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo; (2) Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử; (3) Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban; (4) Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức; và (5) Công nghệ.
Tất cả các thành viên tham gia phỏng vấn đều đồng tình với việc để thực hiện cải cách thủ tục hành chính về chất tại UBND quận Bình Thạnh thì việc áp dụng hệ
thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là điều tất yếu nhằm giảm giấy tờ hành chính, giúp cơng việc tra cứu, lưu trữ hồ sơ được nhanh chóng, rút ngắn thời gian phê duyệt, ra quyết định của lãnh đạo, tiết kiệm nguồn lực. Trong đó, tất cả các yếu tố liên quan đến việc triển khai, ứng dụng hiệu quả hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử không thể thiếu được sự ủng hộ của cấp lãnh đạo, chỉ đạo các phòng ban trong UBND quán triệt tư tưởng, vận dụng tối đa hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử vừa làm giàu cơ sở dữ liệu thông tin số cho UBND, vừa ủng hộ môi trường làm việc xanh, giảm thiểu giấy tờ không cần thiết.
Để triển khai, thực hiện được việc quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trên hệ thống bắt buộc các quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử phải có những tùy chỉnh phù hợp với các bước công việc, kéo theo sự thay đổi về văn hóa hợp tác, tham gia của các phịng ban trong UBND quận Bình Thạnh trong quy trình tiếp nhận, xử lý các văn bản, hồ sơ điện tử. Nhận thức của các cán bộ công chức về tầm quan trọng, lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, bảo đảm các nghiệp vụ được thực hiện chính xác, kịp thời trên hệ thống và hệ thống cung cấp đầy đủ chức năng, tiện ích phục vụ cho công tác, quản lý điều hành của UBND quận Bình Thạnh. Sau khi xác định năm yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử như trên, tác giả tiếp tục thảo luận sâu vào nội dung các biến quan sát của từng yếu tố đó nhằm mục đích bổ sung và hiệu chỉnh thang đo cho phù hợp với bối cảnh nghiên cứu. Kết quả điều chỉnh thang đo sẽ được trình bày cụ thể ở phần 3.2.