CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.5 Mơ hình nghiên cứu đề xuất
2.5.3 Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban
Quản lý thay đổi đã được xác định là một yếu tố quan trọng khác cho dự án triển khai EDRMS vì EDRMS tạo điều kiện thay đổi cách mọi người làm việc, trong khi chính hệ thống (tức là cơng nghệ) là nơi thực thi sự thay đổi đó (Jeffrey-Cook 2005). Để quản lý tốt hơn sự thay đổi này, một số chiến lược có thể được phát triển trong các lĩnh vực gồm có thay đổi văn hóa, thay đổi quy trình, tham vấn và hợp tác về các cách thức làm việc mới (Ellis 2005). Thực hiện một cách tiếp cận chiến lược để quản lý thay đổi làm tăng cơ hội các phòng, ban chấp nhận hệ thống (Miller, 2005). Các phịng, ban nhận thức được lợi ích của hệ thống thay vì coi đó là một nhiệm vụ bổ sung và không mong muốn (Williams, 2005).
Mặc dù rõ ràng là những thay đổi trong quy trình cơng tác, quản lý và tinh thần nhân viên có liên quan đến việc triển khai các hệ thống có mức độ tác động tồn tổ chức (Bingi, Sharma, 1999), yếu tố quan trọng nhất đáng chú ý trong các dự án
EDRMS là làm thế nào quản lý được các phịng, ban thay đổi trong thói quen làm việc hàng ngày của họ. Đặc biệt là trong các tình huống mà việc lưu trữ hồ sơ đã bị xử lý tồi tệ trong một thời gian dài (Boisdeffre, 2006) hoặc bị coi là một công việc nhàm chán bởi những người ở vị trí quyền lực (Hughes, 2003). Đó là quản lý nhận thức về hành vi của những người có liên quan đến cơng tác khởi tạo, ghi nhận, xử lý, lưu trữ văn bản và hồ sơ xác định khả năng thành công của việc áp dụng hệ thống - chứ không phải là công nghệ hoặc bất kỳ khía cạnh nào khác của việc triển khai hệ thống.
Theo Nolan và Fung Brown (2002); Anderson và cộng sự (2011), hệ thống thông tin là do con người tạo nên. Nếu hệ thống không phục vụ cho chính mục đích người dùng thì người dùng sẽ khơng có nhu cầu sử dụng hệ thống. Tuy nhiên, do đặc thù của hệ thống trong các tổ chức không chỉ phục vụ cho một người, một mục đích mà thường phục vụ cho nhiều phịng ban với các mục đích khác nhau. Vì thế, sự tham gia của các phòng ban là yếu tố cần thiết cho sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Tương tự với kết quả nghiên cứu trên, McLeod và cộng sự (2010) cũng chỉ ra rằng, sự hợp tác, cộng tác của các phịng ban có liên quan cũng là yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng thành cơng hệ thống EDRMS trong chính phủ. Do vậy, có thể đề xuất giả thuyết sự tham gia của các phòng ban tác động dương đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Giả thuyết H3: Sự tham gia của các phòng ban tác động dương (+) đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.