CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.5 Mơ hình nghiên cứu đề xuất
2.5.6 Sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
Theo Alshibly và cộng sự (2016), các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS trong các tổ chức chính phủ gồm tính sẵn sàng của công nghệ, sự ủng hộ của cấp lãnh đạo, đào tạo và sự tham gia, sự sẵn sàng của nguồn lực, kỹ thuật, môi trường làm việc và văn hóa.
Theo McLeod và cộng sự (2010), để việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử hiệu quả đòi hỏi sự gắn kết chặt chẽ giữa con người – quy trình – cơng nghệ. Trong đó, yếu tố con người là quan trọng nhất, nhiều thách thức nhất vì nó liên quan đến việc nhận thức, kiến thức, kỹ năng và văn hóa của tổ chức.
Nghiên cứu của Abdulkadhim và cộng sự (2015), Haslina và cộng sự (2014) đã chỉ ra để áp dụng thành cơng hệ thống EDRMS địi hỏi sự kết hợp của nhiều yếu tố như tổ chức, công nghệ và người dùng. Các yếu tố như sự ủng hộ của cấp lãnh đạo, ngân sách/chi phí, hoạch định chiến lược, môi trường pháp lý và sự hợp tác được coi là yếu tố tổ chức. Cơ sở hạ tầng CNTT, nhóm triển khai CNTT, bảo mật và quyền riêng tư/yêu cầu, chất lượng dữ liệu và tích hợp hệ thống là yếu tố cơng nghệ/kỹ thuật. Nhận thức, đào tạo nhân viên được coi là yếu tố người dùng. Ngoài ra, nghiên cứu của Hans (2003) cũng đã chỉ ra rằng để tiến tới chính phủ điện tử địi hỏi cái nhìn tồn diện về tổ chức chính phủ, văn hóa, hệ thống, quy trình và các bên liên quan. Các yếu tố này đều cùng có tác động, ảnh hưởng đến sự thành cơng của việc áp dụng hệ thống EDRMS.
Chính phủ điện tử đặt ra một thách thức mới liên quan đến yếu tố công nghệ về quản lý hồ sơ, tài liệu của chính phủ (khởi tạo, ghi nhận, bảo trì, bảo quản, bảo mật, tính tồn vẹn và khả năng tiếp cận) (Thông tin và truyền thông Bộ Thông tin và Truyền Thông, 7/2018). Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là một trong những nội dung cải cách hành chính để tiến tới chính phủ điện tử như tâm huyết của Nhà nước đã được trao đổi trong các cuộc họp và gần đây nhất là cuộc họp ngày
30/11/2018 giữa Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng, Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Nguyễn Mạnh Hùng về nội dung xây dựng Chính phủ điện tử.
Từ các giả thuyết nêu trên, có thể biểu diễn mơ hình nghiên cứu như sau:
Hình 2.3: Mơ hình nghiên cứu đề xuất các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Tóm tắt chương 2
Chương 2 trình bày các khái niệm về văn bản, hồ sơ điện tử, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, các lý thuyết, cơ sở lý luận về hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, nhu cầu đòi hỏi áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức cơng, lợi ích việc áp dụng và tóm tắt một số các nghiên cứu trước liên quan đến đề tài này. Nhiều nghiên cứu đã khẳng định để triển khai hệ thống CNTT hiệu quả đòi hỏi các yếu tố khác nhau. Trên cơ sở kế thừa kết quả nghiên cứu của các nghiên cứu trước, tác giả đề xuất mơ hình nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh. Chương tiếp theo sẽ trình bày cụ thể phương pháp nghiên cứu và quy trình thực hiện.