CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.5 Mơ hình nghiên cứu đề xuất
2.5.2 Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
Trong phân tích các quy trình quản lý, điều hành có thể phát hiện ra các lĩnh vực phân mảnh quan trọng, cho thấy tiềm năng hợp lý hóa, tiềm năng thay đổi và hợp lý hóa hồn tồn xuất hiện khi phân tích tiến tới các phân tích quy trình chi tiết cơng việc (Alavi và cộng sự, 1995; Scholl, 2002). Phân tích quy trình hoạt động, phân tích quy trình cơng việc và đánh giá các hệ thống CNTT tiềm năng, có thể thể hiện các quy trình cơng việc hợp lý cần được tiến hành song song vì chúng phụ thuộc vào nhau ở một mức độ nhất định (Giaglis, 1999). Trong các cơ quan nhà nước, phân tích quy trình cơng việc chi tiết cũng giúp khám phá các dịng kiểm sốt và quyền sở hữu chính xác của một quy trình và quy trình cơng việc nhất định.
Theo Aalst và Hee (2009), quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử quy định các nguyên tắc từ việc khởi tạo, ghi nhận, xử lý, lưu trữ và bảo quản các văn bản, hồ
sơ điện tử. Các nguyên tắc này cũng chỉ định loại văn bản, hồ sơ được xem là loại văn bản, hồ sơ điện tử như văn bản, hồ sơ dưới định dạng word, email, thông tin dữ liệu trên trên web và các bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Các quy định nhấn mạnh rằng các văn bản, hồ sơ điện tử đã được ký duyệt nên được xem như là bằng chứng tài liệu cho công tác quản lý, điều hành, hoạt động của đơn vị.
Fisher và Wesolkowski (1998) cho rằng việc áp dụng CNTT vào tổ chức địi hỏi cần có sự thay đổi các quy trình. Theo Nguyen (2009), việc kế hoạch quản lý hồ sơ khơng bài bản có ảnh hưởng tiêu cực đến việc áp dụng vì cán bộ cần có thời gian thay đổi, quen thuộc với hệ thống. Hans (2003) nhấn mạnh để áp dụng thành công hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử thì yếu tố quy trình là một trong các yếu tố chủ chốt. Hans (2003) đã chỉ ra các nỗ lực thay đổi quy trình hoạt động, điều hành; quy trình làm việc khi áp dụng chính phủ điện tử sẽ làm tăng tỷ lệ thành cơng. Do vậy, có thể đề xuất giả thuyết quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tác động dương đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Giả thuyết H2: Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tác động dương (+) đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.