Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

CHƯƠNG 3 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.2 Thang đo

3.2.1 Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo đã được minh chứng là yếu tố quan trọng đảm bảo thành công việc áp dụng hệ thống EDRMS (Ellis, 2005; Dịch vụ dân sự Bắc Ireland, 2006; Wilkins, 2007). Một trong những nhiệm vụ của người lãnh đạo là truyền đạt, xây dựng niềm tin giúp nhân viên có động lực nhằm hồn thành các hoạt động phục vụ mục tiêu tổ chức đề ra (Moynihan và Pandey, 2007). Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo gồm sáu biến quan sát được kế thừa từ nghiên cứu của (Moynihan và Pandey, 2007), McLeod và cộng sự (2010) và được điều chỉnh bổ sung từ nghiên cứu định tính như sau:

Bảng 3.1: Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo Ký Ký

hiệu

Thang đo gốc Thang đo sau nghiên cứu định tính

Nguồn

LĐ1 Người quản lý chỉ đạo gắn kết giữa ứng dụng CNTT với cải cách thủ tục hành chính

Giữ nguyên McLeod

và cộng sự (2010) LĐ2 Lãnh đạo cơ quan đã tạo

động lực, sự cam kết cao từ anh/chị

Người quản lý đã tạo động lực để anh/chị thay đổi thói quen từ quản lý văn bản, hồ sơ trên bản in sang quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Moynihan và

Pandey (2007) LĐ3 Lãnh đạo cơ quan đã tạo

động lực và sự cam kết cao từ anh/chị

Người quản lý đã đặt ra các mục tiêu để anh/chị chuyển đổi từ quản lý văn bản, hồ sơ trên giấy sang quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Moynihan và

Pandey (2007) LĐ4 Cấp trên quan tâm và giúp

đỡ nhân viên giải quyết các vấn đề khó khăn

Người quản lý hướng dẫn cho anh/chị khi gặp khó khăn trong cơng việc áp dụng hệ thống văn bản và hồ sơ điện tử

Moynihan và

Pandey (2007) LĐ5 Người quản lý lắng nghe và

ghi nhận sáng kiến đóng góp của anh/chị

Giữ nguyên Moynihan

và Pandey (2007) LĐ6 Anh/chị hài lòng với sự

ủng hộ của người quản lý trong công tác quản lý, điều hành hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử

Giữ nguyên McLeod

và cộng sự (2010)

Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính 3.2.2 Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Úng dụng tin học vào công tác quản lý văn bản, hồ sơ điện tử cần có những những thay đổi trong quy trình ghi nhận, xử lý cơng việc phù hợp với các bước thao tác, ghi nhận, truy cứu thông tin, dữ liệu, xử lý luồng thơng tin, quy trình phê duyệt trên hệ thống. Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử gồm có năm biến quan sát được kế thừa từ nghiên cứu McLeod và cộng sự (2010) và được bổ sung từ nghiên cứu định tính như sau:

Bảng 3.2: Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Ký Ký

hiệu

Thang đo gốc Thang đo sau nghiên cứu định tính

Nguồn

QT1 Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là một phần của quản lý hành chính của tổ chức

Giữ nguyên McLeod và

cộng sự (2010) QT2 Các nguyên tắc và thực hành

quản lý thông tin/quản lý hồ sơ phù hợp với các chính sách quản lý thông tin của tổ chức

Các quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử phù hợp với các quy định của tổ chức

McLeod và cộng sự (2010) QT3 Vai trò, trách nhiệm của các

phòng được xác định rõ trong quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Vai trò, trách nhiệm của các phòng ban được xác định rõ trong quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

McLeod và cộng sự (2010)

QT4 Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử được thiết kế phù hợp với các quy trình xử lý máy tính

Giữ ngun McLeod và

cộng sự (2010) QT5 Tái cấu trúc quy trình địi hỏi

nghiệp vụ thay đổi, quản lý sự thay đổi

Có sự chuyển đổi của các quy chế quản lý hành chính trên bản in sang quản lý hành chính trên văn bản, hồ sơ điện tử

McLeod và cộng sự (2010)

Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính 3.2.3 Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban

Tác nghiệp xử lý thơng tin trên hệ thống chắc chắn có nhiều khác biệt với các phương thức làm việc theo hình thức cũ, trên giấy tờ. Hệ thống là một phần mềm ứng dụng, cần có thơng tin đầu vào, ghi nhận trên hệ thống, các bước thao tác, tác nghiệp các tính năng trên hệ thống được phân cơng, phân nhiệm theo vai trị, quyền hạn của từng phòng ban. Một số các quy trình nghiệp vụ có thể được tiến hành xử lý trọn vẹn trong chức năng của một phòng ban. Bên cạnh đó, cũng có những quy trình nghiệp vụ đi ngang qua nhiều phịng ban, cần có sự hợp tác, tham gia của các phịng ban để hồn tất cơng tác xử lý nghiệp vụ. Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phịng ban gồm có năm biến quan sát được kế thừa từ nghiên cứu McLeod và cộng sự (2010) và được bổ sung từ nghiên cứu định tính như sau:

Bảng 3.3: Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban Ký Ký

hiệu

Thang đo gốc Thang đo sau nghiên cứu định tính

Nguồn

TG1 Vai trị, trách nhiệm của các phịng được truyền thơng đến người dùng

Vai trò, trách nhiệm của các phịng ban được truyền thơng đến anh/chị.

McLeod và cộng sự (2010) TG2 Có truyền thơng về các thay

đổi vai trò, trách nhiệm khi áp dụng hệ thống quản lý văn bản, điện tử

Giữ nguyên McLeod và

cộng sự (2010) TG3 Hệ thống quản lý văn bản, hồ

sơ điện tử nâng cao sự tương tác giữa các phòng

Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử nâng cao sự tương tác giữa các phòng ban

McLeod và cộng sự (2010) TG4 Hệ thống quản lý văn bản, hồ

sơ điện tử giúp cải thiện sự tham gia, gắn kết của cán bộ công chức với phòng ban

Giữ nguyên McLeod và

cộng sự (2010) TG5 Các phịng ban hiểu rõ lợi ích

việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử vào công tác quản lý hành chính

Các phịng ban hiểu rõ lợi ích việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử vào cơng tác quản lý hành chính

Nghiên cứu định tính

Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính 3.2.4 Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức

Những thách thức do cơng nghệ mới nói chung và việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử nói riêng địi hỏi các cán bộ công chức phải được trang bị các kỹ năng và năng lực mới thông qua đào tạo hoặc đào tạo lại để có thể vận hành và thực hiện các dự án trong môi trường điện tử một cách hiệu quả. IRMT (2004) chỉ ra rằng khi các dịch vụ của chính phủ điện tử được cung cấp bằng cách sử dụng CNTT mới, các lợi ích dự định sẽ bị tổn hại nếu việc đào tạo khơng được chú trọng. Điều đó có thể dẫn đến giảm hiệu quả của chính phủ điện tử, tăng chi phí vận hành, khơng tối ưu hệ thống, giảm hiệu quả khai thác và phân tích dữ liệu trong việc ra các quyết định điều hành. Vấn đề nâng cao năng lực cán bộ công chức càng trở nên cấp thiết khi các chính phủ ngày càng chịu áp lực minh bạch công tác quản lý điều hành, ngăn chặn tham nhũng, giảm sai sót. Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ cơng chức gồm có năm biến quan sát được kế thừa từ nghiên cứu McLeod và cộng sự (2010) và được

Bảng 3.4: Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức Ký Ký

hiệu

Thang đo gốc Thang đo sau nghiên cứu định tính

Nguồn

ND1 Các chương trình đào tạo, tập huấn của tổ chức giúp anh/chị quen thuộc với hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Giữ nguyên McLeod và

cộng sự (2010) ND2 Các chương trình đào tạo có

các bài tập thực hành rõ ràng, cụ thể

Các chương trình đào tạo có các bài tập thực hành rõ ràng, cụ thể phù hợp với công việc của anh/chị

McLeod và cộng sự (2010) ND3 Anh/chị hài lòng với chương

trình đào tạo, tập huấn hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Anh/chị hài lịng với chương trình đào tạo, tập huấn hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Nghiên cứu định tính

ND4 Anh/chị thường sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trong công việc

Giữ nguyên McLeod và

cộng sự (2010) ND5 Anh/chị hiểu rõ lợi ích của việc

ứng dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Giữ nguyên McLeod và

cộng sự (2010)

Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính 3.2.5 Thang đo công nghệ

Các chức năng dễ hiểu, dễ thao tác, quy trình nghiệp vụ trên hệ thống theo sát thực tế, cán bộ công chức được cung cấp các trang thiết bị phù hợp với nhu cầu công việc, tốc độ xử lý của hệ thống đạt yêu cầu, cán bộ công chức nhận được sự hỗ trợ khi hệ thống có vấn đề, tích hợp với các hệ thống khác v.v là một trong những yếu tố quan trọng quyết định việc áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Thang đo công nghệ gồm năm biến quan sát được kế thừa từ nghiên cứu McLeod và cộng sự (2010) và được bổ sung từ nghiên cứu định tính như sau:

Bảng 3.5: Thang đo công nghệ Ký Ký

hiệu

Thang đo gốc Thang đo sau nghiên cứu định tính

Nguồn

CN1 Hệ thống cung cấp các chức năng theo yêu cầu nghiệp vụ của anh/chị

Giữ nguyên McLeod và

cộng sự (2010) CN2 Các tính năng của hệ thống văn

bản, hồ sơ điện tử dễ hiểu, thuận tiện tác nghiệp

Giữ nguyên McLeod và

cộng sự (2010) CN3 Trang thiết bị của anh/chị phù hợp

cho công việc

Giữ nguyên McLeod và

cộng sự (2010) CN4 Tốc độ xử lý của hệ thống đáp ứng

yêu cầu công việc của anh/chị

Giữ nguyên McLeod và

cộng sự (2010) CN5 Anh/chị nhận được sự hỗ trợ khi

hệ thống có vấn đề

Giữ nguyên McLeod và

cộng sự (2010)

Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính 3.2.6 Thang đo sự thành cơng của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện

tử

Các chương trình hồn thiện hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử đã nhận được nhiều sự quan tâm, ủng hộ trong các năm gần đây. Các chỉ tiêu tương tác giữa công dân – nhà nước đều tăng về số lượng, chất lượng, các thể loại bằng hình thức giao dịch điện tử. Điều quan trọng là bằng chứng của các giao dịch điện tử đều được đảm bảo, lưu trữ làm bằng chứng (Dollar, 2000). Nghị quyết số 17/NQ-CP ban hành ngày 7/3/2019 “Về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển chính phủ điện

tử giai đoạn 2019 – 2020, định hướng 2025”, trong đó bao gồm nhiệm vụ gắn kết

chặt chẽ ứng dụng CNTT với cải cách hành chính, đổi mới lề lối, phương thức làm việc phục vụ. Nội dung Nghị Quyết Chính phủ vừa mới ban hành tháng 3/2019, Chính phủ khẳng định tầm quan trọng, ý nghĩa của các chương trình cải cách hành chính, trong đó hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là một trong các chương trình triển khai. Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử gồm năm biến quan sát được kế thừa từ nghiên cứu McLeod và cộng sự (2010) và

Bảng 3.6: Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Ký hiệu

Thang đo gốc Thang đo sau nghiên cứu

định tính

Nguồn

HT1 Hệ thống quản lý văn bản, điện tử nâng cao hiệu quả làm việc