CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.4 Một số các nghiên cứu trước có liên quan
2.4.3 Nghiên cứu của Abdulkadhim và cộng sự (2015)
Từ việc tổng hợp, phân tích hơn 600 nghiên cứu của các tác giả trước về đề tài áp dụng hệ thống EDRMS trong chính phủ từ lý thuyết đến thực tiễn, tác giả Abdulkadhim và cộng sự (2015) đã chỉ ra 14 yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS trong chính phủ, như sau:
Bảng 2.3: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS trong chính phủ
STT Yếu tố Thang đo
1 Tổ chức Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo
2 Kế hoạch ngân sách dành cho việc áp dụng hệ thống EDRMS 3 Kế hoạch chiến lược bảo đảm của việc áp dụng thành công hệ
thống EDRMS
4 Các quy định EDRMS về việc lưu hành văn bản, quy tắc lưu trữ, chính sách an tồn và vai trị trách nhiệm trách nhiệm của các bên 5 Sự hợp tác, tham gia của các đối tượng hữu quan có liên quan 6 Cơng
nghệ
Hạ tầng CNTT (ví dụ phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng) bảo đảm việc việc hành hệ thống EDRMS một cách hiệu quả
7 Nguồn lực nhân sự CNTT
8 Các chức năng của văn bản, hồ sơ trong hệ thống EDRMS phải bảo đảm không bị thay đổi hay sử dụng trái phép
9 Các yêu cầu của người dùng 10 Chất lượng dữ liệu
11 Tích hợp hệ thống EDRMS với các hệ thống hiện hành của tổ chức
12 Người dùng
Sự nhận thức, thực hành của cán bộ
13 Đào tạo nhân viên
14 Sự chống đối của nhân viên từ việc thay đổi hệ thống từ định dạng giấy sang hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử EDRMS
Nguồn: Abdulkadhim và cộng sự (2015)
Tác giả Abdulkadhim và cộng sự (2015) đã chứng minh rằng sự ủng hộ của cấp lãnh đạo là rất cần thiết do sự phức tạp và quy mô của việc chuyển đổi khơng chỉ quy trình làm việc, thói quen mà cả cách thức hợp tác giữa các bên liên quan, chuyển đổi hệ thống, v.v. Tác giả đã chỉ ra cấp lãnh đạo thể hiện sự ủng hộ thông qua việc ủng hộ cách thức tiếp cận, đưa ra các chỉ đạo gắn kết ứng dụng CNTT vào công tác
quản lý điều hành, yêu cầu toàn thể cán bộ, nhân viên cùng hợp tác, tham gia, yêu cầu nâng cao ý thức chấp hành, chia sẻ kiến thức EDRMS trong toàn tổ chức. Nghiên cứu của tác giả tương tự như kết quả nghiên cứu của Nguyen và Swatman (2009), McLeod và cộng sự (2010), Yaacob và Mapong (2011). Tác giả Abdulkadhim và cộng sự (2015) chỉ ra rằng ngân sách dành cho hệ thống EDRMS, hạ tầng CNTT và nguồn lực nhân sự CNTT thường được công nhận là các yếu tố quan trọng đề cập trong các đề tài nghiên cứu của các tác giả khác về việc áp dụng thành công hệ thống EDRMS vào công tác quản lý, điều hành. Tác giả nêu rõ cần có kinh phí được phân bổ, dành riêng cho việc áp dụng hệ thống EDRMS và đào tạo nhân viên. Một số nghiên cứu khác cũng đồng quan điểm với nghiên cứu của tác giả như nghiên cứu của Studer (2004), Krabina và Stoeckler (2010), Asogwa và Brendan (2012).
Theo Tough và Mohammad (2009), hạ tầng và nhân sự CNTT được coi là các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc áp dụng thành cơng hệ thống EDRMS vì đó là các yếu tố nền, cơ bản, cơ sở hạ tầng cần thiết cho việc thiết lập và bảo đảm việc vận hành hệ thống CNTT, có lộ trình và sáng kiến hoàn thiện cách chức năng, dịch vụ của hệ thống EDRMS.
Bên cạnh đó, tác giả Abdulkadhim và cộng sự (2015) cũng xác định các yếu tố quan trọng khác như kế hoạch chiến lược bảo đảm việc áp dụng thành công hệ thống EDRMS bao gồm kế hoạch hỗ trợ người dùng, kế hoạch nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với hệ thống mới, kế hoạch tuyên truyền, giải thích về hệ thống EDRMS, những sự thay đổi trong vai trò, trách nhiệm của các phòng, của cán bộ, chức năng hệ thống EDRMS, yêu cầu người dùng, chất lượng dữ liệu là các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS. Tác giả cũng chứng minh, các quy định EDRMS như các quy định về việc lưu hành văn bản, hồ sơ điện tử, quy tắc lưu trữ, chính sách an tồn và vai trị trách nhiệm trách nhiệm của các bên, các chương trình đào tạo và các kế hoạch hành động nhằm nâng cao khả năng nhận thức, giảm sự chống đối của của người dùng, việc hợp tác của các bên có liên quan cũng có tác động đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS.