Nhìn vào biểu đồ Histogram (hình 4.2) cho thấy một đường cong phân phối chuẩn được đặt chồng lên biểu đồ tần số. Trung bình Mean = 1.56E – 14 (gần bằng 0) và Std. Dev = 0,987 (gần bằng 1). Đồng thời xem kết quả P – P plot (hình 4.3) biểu diễn các điểm quan sát thực tế tập trung khá sát đường chéo những giá trị kỳ vọng, có nghĩa là dữ liệu phần dư có phân phối chuẩn.
4.8 Kiểm định sự khác biệt của các biến định tính
4.8.1 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử theo giới tính văn bản và hồ sơ điện tử theo giới tính
Kiểm định thông qua Independent Sample T-Test, với mức ý nghĩa sig của kiểm định Levene > 0,05 thì tiếp tục kiểm định giá trị sig T-Test của phương sai đồng nhất (Equal variance assumed). Nếu giá trị sig T-Test > 0,05 thì kết luận khơng có sự khác biệt có ý nghĩa thống kê về giới tính.
Dựa vào kết quả bảng 4.10, sig của kiểm định Levene = 0,736 > 0,05 và Sig của Phương sai đồng nhất = 0,97 > 0,05, kết luận khơng có sự khác biệt về giới tính cán bộ cơng chức với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Bảng 4.10: Kiểm định sự khác biệt theo giới tính Independent Samples Test Independent Samples Test
Kiểm định Levene Kiểm định t-test F Sig. t df Sig. (2- tailed) Khác biệt trung bình Khác biệt sai số chuẩn
Khoảng tin cậy 95% của sự khác biệt Thấp hơn Cao hơn
HT Phương sai đồng nhất .114 .736 1.667 191 .097 .113786 .068248 -.020831 .248402 Phương sai không đồng nhất 1.668 186.887 .097 .113786 .068203 -.020761 .248333
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả 4.8.2 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý
văn bản, hồ sơ điện tử giữa các nhóm tuổi khác nhau
Kiểm định thơng qua One-way ANOVA, dựa vào kết quả Test of Homogeity of Variances với mức ý nghĩa sig > 0,05 thì phương sai giữa lựa chọn định tính nhóm tuổi khơng khác nhau. Tiếp tục xem kết quả phân tích bảng ANOVA, nếu sig của ANOVA ≥ 0,05 thì kết luận khơng có sự khác biệt có ý nghĩa thống kê về nhóm tuổi.
Dựa vào kết quả bảng Test of Homogeneity of Vairances (phụ lục 4, bảng 38), sig = 0,606 > 0,05. Tiếp đến kiểm định sig của ANOVA (bảng 4.11) = 0,093 > 0,05. Vì vậy, kết luận khơng có sự khác biệt về nhóm tuổi của cán bộ cơng chức UBND quận Bình Thạnh với sự thành cơng của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Bảng 4.11: Kiểm định sự khác biệt theo nhóm tuổi
ANOVA
HT
Tổng bình phương df Bình phương trung bình F Sig.
Giữa các nhóm 1,442 3 0,481 2,171 0,093
Trong nhóm 41,845 189 0,221
Tổng 43,287 192
4.8.3 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống văn bản và hồ sơ điện tử theo trình độ học vấn
Kiểm định thông qua One-way ANOVA, dựa vào kết quả Test of Homogeity of Variances với mức ý nghĩa sig > 0,05 thì phương sai giữa lựa chọn định tính trình độ học vấn khơng khác nhau. Tiếp tục xem kết quả phân tích bảng ANOVA, nếu sig của ANOVA ≥ 0,05 thì kết luận khơng có sự khác biệt có ý nghĩa thống kê về trình độ học vấn.
Dựa vào kết quả bảng Test of Homogeneity of Vairances (phụ lục 4, bảng 41), sig = 0,314 > 0,05. Tiếp đến kiểm định sig của ANOVA (bảng 4.12) = 0,346 > 0,05. Vì vậy, kết luận khơng có sự khác biệt về trình độ học vấn của cán bộ cơng chức UBND quận Bình Thạnh với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Bảng 4.12: Kiểm định sự khác biệt theo trình độ học vấn
ANOVA
HT
Tổng bình phương df Bình phương trung bình F Sig.
Giữa các nhóm 9,481 2 0,241 1,068 0,346
Trong nhóm 42,806 190 0,225
Tổng 43,287 192
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả 4.8.4 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý
văn bản, hồ sơ điện tử theo chức danh
Kiểm định thông qua Independent Sample T-Test, với mức ý nghĩa sig của kiểm định Levene > 0,05 thì tiếp tục kiểm định giá trị sig T-Test của phương sai đồng nhất (Equal variance assumed). Nếu giá trị sig T-Test > 0,05 thì kết luận khơng có sự khác biệt có ý nghĩa thống kê về chức danh.
Dựa vào kết quả bảng 4.13, sig của kiểm định Levene = 0,857 > 0,05 và Sig của Phương sai đồng nhất = 0,64 > 0,05, kết luận khơng có sự khác biệt về chức danh của cán bộ công chức với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Bảng 4.13: Kiểm định sự khác biệt theo chức danh Independent Samples Test Independent Samples Test
Kiểm định Levene Kiểm định t-test F Sig. t df Sig. (2- tailed) Khác biệt trung bình Khác biệt sai số chuẩn
Khoảng tin cậy 95% của sự khác biệt Thấp hơn Upper HT Phương sai đồng nhất 0,032 0,857 -,469 191 0,640 -,058263 ,124206 -,303254 ,186729 Phương sai không đồng nhất -,540 19,017 0,595 -,058263 ,107849 -,283978 ,167453
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả 4.8.5 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý
văn bản, hồ sơ điện tử giữa các phịng ban
Kiểm định thơng qua One-way ANOVA, dựa vào kết quả Test of Homogeity of Variances với mức ý nghĩa sig > 0,05 thì phương sai giữa lựa chọn định tính giữa các phịng ban khơng khác nhau. Tiếp tục xem kết quả phân tích bảng ANOVA, nếu sig của ANOVA ≥ 0,05 thì kết luận khơng có sự khác biệt có ý nghĩa thống kê giữa các phòng ban.
Dựa vào kết quả bảng Test of Homogeneity of Vairances (phụ lục 4, bảng 46), sig = 0,164> 0,05. Tiếp đến kiểm định sig của ANOVA (bảng 4.14) = 0,897 > 0,05. Vì vậy, kết luận khơng có sự khác biệt giữa các phịng ban UBND quận Bình Thạnh với sự thành cơng của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Bảng 4.14: Kiểm định sự khác biệt giữa các phịng ban
ANOVA
HT
Tổng bình phương df Bình phương trung bình F Sig.
Giữa các nhóm 1,294 11 0,118 0,507 0,897
Trong nhóm 41,993 181 0,232
Tổng 43,287 192
4.8.6 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử với thâm niên công tác văn bản, hồ sơ điện tử với thâm niên công tác
Kiểm định thông qua One-way ANOVA, dựa vào kết quả Test of Homogeity of Variances với mức ý nghĩa sig > 0,05 thì phương sai giữa lựa chọn định tính giữa các phịng ban khơng khác nhau. Tiếp tục xem kết quả phân tích bảng ANOVA, nếu sig của ANOVA ≥ 0,05 thì kết luận khơng có sự khác biệt có ý nghĩa thống kê giữa các phòng ban.
Dựa vào kết quả bảng Test of Homogeneity of Vairances (phụ lục 4, bảng 49), sig = 0,602> 0,05. Tiếp đến kiểm định sig của ANOVA (bảng 4.15) = 0,719 > 0,05. Vì vậy, kết luận khơng có sự khác biệt của thâm niên cơng tác với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Bảng 4.15: Kiểm định sự khác biệt theo thâm niên cơng tác ANOVA
HT
Tổng bình phương df Bình phương trung bình F Sig.
Giữa các nhóm 0,306 3 0,102 0,448 0,719
Trong nhóm 42,981 189 0,227
Tổng 43,287 192
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả
4.9 Thảo luận kết quả nghiên cứu
Kết quả nghiên cứu cho thấy có 05 yếu tố ảnh hưởng tích cực đến sự thành cơng của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh theo các mức độ ảnh hưởng từ cao đến thấp như sau: yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử có tác động mạnh nhất (β = 0,202), yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức có mức tác động thứ hai (β = 0,183), yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phịng ban có mức tác động thứ ba (β = 0,175), yếu tố sự ủng hộ của lãnh đạo có tác động thứ tư (β = 0,162), và yếu tố công nghệ có mức tác động thứ năm (β = 0,136).
Bảng 4.16: Thống kê mô tả giá trị các thang đo Thang đo Số quan Thang đo Số quan
sát Nhỏ nhất Lớn nhất Trung bình Độ lệch chuẩn
Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
193 2 5 4,18 0,609
Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức
193 1 5 3,70 0,931
Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban
193 2 5 4,13 0,676
Sự ủng hộ của lãnh đạo 193 1 5 3,87 0,779
Công nghệ 193 1 5 3,77 0,990
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả 4.9.1 Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử có mức độ tác động mạnh nhất β = 0,202 (bảng 4.8) đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Điểm trung bình của yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là 4,18 (bảng 4.16), cao nhất trong 5 yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Điểm trung bình của bốn trên năm biến quan sát của yếu tố quy trình đạt trên 4 “Đồng ý”, biến thấp nhất có điểm trung bình là 3,96 (bảng 4.17).
Bảng 4.17: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Biến quan sát Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Khơng ý kiến Đồng ý Hồn tồn đồng ý Điểm trung bình Độ lệch chuẩn QT1 1,6% 10,9% 53,4% 34,2% 4,20 0,689 QT2 2,6% 21,8% 52,3% 23,3% 3,96 0,746 QT3 1,0% 15,0% 56,0% 28,0% 4,11 0,680 QT4 1,6% 6,2% 45,6% 46,6% 4,37 0,674 QT5 1,6% 8,3% 52,3% 37,8% 4,26 0,675
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả
Biến quan sát QT4 “Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử được thiết kế phù
hợp với các quy trình xử lý máy tính” được đánh giá cao nhất, với điểm trung bình là
4,37, thể hiện cán bộ cơng chức rất đồng tình về việc các quy chế quản lý đã ban hành đã được cập nhật, phù hợp với phương thức hệ thống văn bản hồ sơ, điện tử xử lý.
Điều này sát với thực tế, lãnh đạo UBND quận đã và đang thực hiện rà soát, xây dựng các quy chế phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (ISO điện tử).
Biến quan sát QT5 “Có sự chuyển đổi của các quy chế quản lý hành chính trên
bản in sang quản lý hành chính trên văn bản, hồ sơ điện tử” với điểm trung bình thứ
hai là 4,26. Điều này có nghĩa UBND quận Bình Thạnh đã triển khai, thực hiện các sự chuyển đổi cách thức quản lý quy chế hành chính từ các bản in, giấy sang các văn bản, hồ sơ được khởi tạo, xử lý, lưu trữ trên hệ thống điện tử. Điều này sát với tình hình thực tế là UBND quận Bình Thạnh đã thơng qua mục tiêu định hướng phát triển CNTT 2016 đến 2020, triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO điện tử. Chính vì thế, biến quan sát này nhận được sự đồng thuận khá cao trong khoảng đánh giá “đồng ý” và “hồn tồn đồng ý” từ phía người tham gia khảo sát.
Biến quan sát QT1 “Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là một phần của
quản lý hành chính của tổ chức” với điểm trung bình thứ ba là 4,20. Điều này thể
hiện người tham gia khảo sát đồng tình khá cao với phát biểu của biến quan sát trong khoảng đánh giá “đồng ý” và “hồn tồn đồng ý” từ phía người tham gia khảo sát. UBND quận Bình Thạnh đã và đang thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. UBND quận Bình Thạnh đã chuyển đổi 57 thủ tục hành chính theo quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử cho nhiều lĩnh vực bao gồm kinh tế, lao động, đô thị. Các quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử đã được chuẩn hóa thành một phần của quy chế quản lý hành chính của UBND quận Bình Thạnh.
Biến quan sát QT3 “Vai trị, trách nhiệm của các phòng ban được xác định rõ
trong quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” với điểm trung bình thứ tư là 4,11.
Điều này thể hiện người tham gia khảo sát đồng tình khá cao với phát biểu của biến quan sát trong khoảng đánh giá “đồng ý” và “hoàn toàn đồng ý” từ phía người tham gia khảo sát. Với các tính năng phân quyền minh bạch, rõ ràng trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, các văn bản, hồ sơ đang bị chậm trễ ở khâu nào, phòng nào, thời gian bao lâu đều thể hiện tường minh trên hệ thống. Do đó, các phịng sẽ khơng thể đổ lỗi cho nhau hay viện dẫn các nguyên nhân chậm xử lý văn bản, hồ sơ mà
khơng có lý do chính đáng. Vai trị, trách nhiệm của các phịng ban vì vậy được xác định rõ ràng trong quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Biến quan sát QT2 “Các quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử phù hợp với
các quy định của tổ chức” có điểm trung bình thấp nhất 3,96 (bảng 4.17). Qua trao
đổi với lãnh đạo UBND quận, tình hình thực trạng là một số các văn bản pháp luật, quy định hướng dẫn của Bộ, Ban ngành vẫn chưa nhất quán. Điều đó dẫn đến một số các vướng mắc tại UBND quận khi triển khai thành các quy định hướng dẫn của UBND quận cho các phòng ban thực hiện.
Vấn đề tồn tại: UBND quận Bình Thạnh chỉ mới thiết lập các chỉ số đo lường sự hài lịng của người dân về dịch vụ cơng trực tuyến, tỷ lệ số lượng hồ sơ dịch vụ công trực tuyến được xử lý trên từng lĩnh vực. UBND quận chưa thiết lập các chỉ số đo lường chi tiết hơn, đánh giá mức độ hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
4.9.2 Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức
Nhận thức, thực hành của cán bộ cơng chức có hệ số β = 0,183 (bảng 4.8), đạt giá trị cao thứ hai trong phương trình hồi quy, nên có thể kết luận mức độ ảnh hưởng lớn thứ hai đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Tuy nhiên, điểm trung bình của yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức là 3,70 (bảng 4.16) ở mức khá, thấp nhất trong 5 yếu tố. Điều này thể hiện đây là yếu tố mà UBND quận Bình Thạnh nên xem xét có kế hoạch, chương trình hành động phù hợp nâng cao sự thành cơng của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.
Bảng 4.18: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức Biến quan sát Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Khơng ý kiến Đồng ý Hồn tồn đồng ý Điểm trung bình Độ lệch chuẩn Thang đo ND1 4,7% 10,4% 22,3% 38,3% 24,4% 3,67 1,096 ND2 6,7% 5,2% 23,8% 40,4% 23,8% 3,69 1,097 ND3 5,7% 11,9% 24,4% 37,8% 20,2% 3,55 1,113 ND4 3,6% 13,5% 25,4% 34,7% 22,8% 3,60 1,091 ND5 2,6% 10,9% 15,5% 26,9% 44,0% 3,99 1,127
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả
Biến quan sát ND5 “Anh/chị hiểu rõ lợi ích của việc ứng hệ thống quản lý văn
bản, hồ sơ điện tử” có được đánh giá cao nhất với điểm trung bình là 3,99. Tỷ lệ cán
bộ công chức chủ chốt của UBND quận có trình độ đại học trở lên là 73,6%. Tỷ lệ 94,3% cán bộ công chức tham gia khảo sát có trình độ đại học trở lên. Vì vậy, cán bộ cơng chức đều hiểu rõ lợi ích của việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Biến quan sát ND2 “Các chương trình đào tạo có các bài tập thực hành rõ
ràng, cụ thể phù hợp với công việc của anh/chị” với điểm trung bình đứng thứ hai là